Cách xoay ngang giấy trong Google Docs – Từ cơ bản đến nâng cao

Bạn muốn trình bày bảng biểu rộng, sơ đồ phức tạp hay đơn giản chỉ muốn tạo điểm nhấn khác biệt cho tài liệu Google Docs của mình bằng cách xoay ngang trang giấy? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất về cách xoay ngang giấy trong Google Docs cho toàn bộ văn bản, một trang cụ thể hoặc thậm chí nhiều trang không liên tiếp sau đây. .

Ưu điểm của việc sử dụng khổ giấy ngang

Bạn cần trình bày một nội dung lớn vào bảng biểu, thay vì phải thu nhỏ kích thước chữ hoặc chia nhỏ bảng ra thành nhiều trang dọc. Bạn có thể sử dụng khổ giấy ngang trong Google Docs, để trình bày toàn bộ thông tin một cách rõ ràng và dễ đọc. 

Sử dụng kiểu giấy khổ ngang còn là sự lựa chọn lý tưởng cho các dạng mục đích khác như là loại hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ tư duy, bản vẽ kỹ thuật có kích thước chiều ngang lớn. Bởi việc xoay ngang giấy trong Google Docs để thực hiện dạng làm này mang lại khá nhiều lợi ích thiết thực như là:

• Giúp tận dụng tối đa không gian hiển thị, tránh tình trạng hình ảnh bị thu nhỏ quá mức hoặc phải kéo dài trên nhiều trang dọc gây khó khăn cho người xem trong việc nắm bắt tổng thể. 
• Mang đến sự khác biệt và độc đáo cho bố cục tài liệu của bạn, cũng như tạo điểm nhấn, thu hút sự chú ý của người đọc vào những nội dung quan trọng.
• Giúp tiết kiệm giấy và tạo ra một sản phẩm có bố cục hài hòa và chuyên nghiệp hơn khi sử dụng vào việc in ấn tài liệu hay poster quảng cáo nhỏ,….

Hướng dẫn từng bước cách xoay ngang giấy trong Google Docs

Bạn đang muốn thay đổi xoay ngang giấy trong Google Docs để phù hợp hơn với nội dung của mình? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này, bao gồm cả cách xoay toàn bộ tài liệu và cách xoay một phần văn bản cụ thể.

Cách xoay ngang toàn bộ tài liệu trong Google Docs

Nếu bạn muốn toàn bộ tài liệu của mình được hiển thị ở khổ giấy ngang, quy trình thực hiện vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Hãy làm theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở tài liệu trong Google Docs. Sau đó, bạn thực hiện vào menu Tệp ở góc bên trái màn hình Docs của thanh công cụ. 

– Bước 2: Tiếp tục, bạn truy cập vào Thiết lập trang bằng cách di chuột xuống và chọn tùy chọn.

– Bước 3:  Trong tùy chọn Thiết lập trạng, bạn chọn vào Hướng giấy với hai sự lựa chọn Khổ đứng và Khổ ngang. Bạn nhấp chuột vào tùy chọn Khổ ngang. 

– Bước 4: Sau khi thực hiện bước chọn Khổ ngang, bạn tiếp tục nhấn chuột vào chữ OK ở phần góc phải dưới cùng của hộp thoại. Cuối cùng, toàn bộ các trang trong tài liệu Google Docs được chuyển sang khổ ngang. 

Cách xoay ngang giấy trong Google Docs một trang cụ thể hoặc một phần văn bản

Hiện nay, Google Docs cũng có cung cấp một tính năng cho phép bạn thực hiện điều này bằng cách sử dụng dấu ngắt đoạn. Dưới đây là các bước chi tiết:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện xác định vị trí trang hoặc phần văn bản muốn xoay ngang. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện xoay ngang một trang cụ thể bằng cách chèn dấu ngắt đoạn ở đầu và cuối trạng đó. Để thực hiện chèn dấu ngắt đoạn, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn, sau đó chọn menu Chèn >> chọn Ngắt >> và sau đó chọn Ngắt mục (trang tiếp theo) hoặc Ngắt mục (liên tục). Ngắt mục (trang tiếp theo) sẽ bắt đầu một trang mới, còn Ngắt mục(liên tục) sẽ giữ nguyên vị trí hiện tại.

– Bước 3: Sau khi chèn Ngắt mục, hãy bôi đen (chọn) phần văn bản hoặc trang nằm giữa hai dấu ngắt đó.

– Bước 4: Tương tự như cách xoay toàn bộ tài liệu, bạn vào menu Tệp và chọn Thiết lập trang. Lần này, thay vì áp dụng cho Toàn bộ tài liệu, bạn hãy tìm đến mục Áp dụng cho và chọn Nội dung đã chọn.

– Bước 5: Trong hộp thoại Thiết lập trang, ở mục Hướng giấy >> hãy chọn Ngang.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấp vào chọn OK và hoàn tất việc xoay ngang khổ giấy trong Google Docs cho một phần tài liệu cụ thể. 

Các tuỳ chọn nâng cao khi xoay ngang giấy

Ngoài việc thực hiện cách xoay ngang giấy trong Google Docs theo dạng toàn bộ tài liệu hoặc một trang cụ thể. Bạn có thể tuỳ chọn nâng cao hơn trong việc xoay ngang giấy để căn chỉnh bố cục trang theo nhu cầu phức tạp hơn như sau:

Xoay ngang nhiều trang không liên tiếp

Bạn có thể xoay ngang nhiều trang không liên tiếp bằng cách kết hợp việc sử dụng dấu ngắt đoạn và thao tác chọn nhiều phần văn bản. Cách thực hiện xoay ngang giấy trong Google Docs theo định dạng này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chèn dấu ngắt đoạn xung quanh từng trang muốn xoay ngang. Tương tự như cách xoay ngang một trang cụ thể, bạn cần chèn dấu ngắt mục (trang tiếp theo) và ngắt mục (liên tục) ở đầu và cuối mỗi trang muốn chuyển khổ ngang.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn đồng thời các phần văn bản (hoặc các trang) đã tạo dấu ngắt. Để chọn nhiều phần văn bản không liên tiếp, bạn hãy giữ phím Ctrl (trên Windows) hoặc phím Command (trên Mac) trong khi nhấp chuột và kéo để chọn từng phần văn bản nằm giữa các dấu ngắt đoạn mà bạn muốn xoay ngang. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn toàn bộ nội dung của trang (hoặc các trang) đó.

 – Bước 3: Tiếp tục, bạn truy cập Thiết lập trang và áp dụng cho phần đã chọn. Sau đó, bạn chọn tất cả phần văn bản muốn xoay ngang vào chọn menu Tệp >> chọn Thiết lập trang >> chọn Áp dụng cho >> chọn Nội dung đã chọn.

– Bước 4: Sau khi chọn tất cả các phần văn bản (các trang) đồng loạt muốn chuyển sang khổ giấy ngang, bạn chọn vào OK và hoàn tất. Cuối cùng, các phần tùy chọn sẽ xoay ngang khổ giấy, phần còn lại sẽ giữ nguyên hướng giấy ban đầu. 

Lưu thiết lập trang mặc định

Google Docs hiện tại không cung cấp tùy chọn để thay đổi thiết lập trang mặc định cho tất cả các tài liệu mới. Mỗi khi bạn tạo một tài liệu mới, nó sẽ mặc định ở khổ giấy dọc. Tuy nhiên, có một cách gián tiếp để bạn có thể tiết kiệm thời gian nếu bạn thường xuyên sử dụng khổ giấy ngang. Đó chính là bạn tạo một tài liệu mẫu (Template) và xoay ngang giấy trong Google Docs. Cách thực hiện cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện tạo một tài liệu Google Docs mới.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện thiết lập trang thành khổ ngang, bằng cách vào Tệp >> chọn Thiết lập trang và chọn Khổ Ngang, sau đó nhấp OK.

– Bước 3: Lưu tài liệu này làm mẫu với cách đặt tên cho tài liệu này là Mẫu Khổ Ngang hoặc một tên dễ nhớ khác.

– Bước 4: Sử dụng mẫu khi cần tạo tài liệu mới với khổ ngang. Thay vì tạo một tài liệu trống mới, hãy mở tài liệu mẫu này, sau đó chọn Tệp >> Tạo bản sao. Bản sao này sẽ giữ nguyên thiết lập khổ giấy ngang, và bạn có thể bắt đầu làm việc với nội dung của mình.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi xoay ngang giấy

Trong quá trình xoay ngang giấy trong Google Docs, đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề không mong muốn. Dưới đây là một số những lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục hiệu quả mà bạn có thể tham khảo như sau:

Toàn bộ tài liệu bị xoay ngang khi chỉ muốn xoay một trang

Bạn chỉ muốn xoay một trang giấy cho một đoạn tài liệu cụ thể nằm ngang. Tuy nhiên, toàn bộ tài liệu trong Docs của bạn bị xoay theo. Đây là lỗi xảy ra phổ biến khi bạn thực hiện sai thao tác hoặc chèn dấu ngắt mục trước và sau trang (phần văn bản) không đúng.

Cách khắc phục tình trang xoay ngang giấy trong Google Docs sai kiểu này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy kiểm tra dấu ngắt đoạn. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chèn dấu ngắt mục ngay trước và ngay sau trang mà bạn muốn xoay ngang. Nếu bạn chưa chèn hoặc chèn sai vị trí, hãy thực hiện lại thao tác chèn dấu ngắt đoạn (vào “Chèn” > > “Ngắt” >> “Ngắt mục).

– Bước 2: Sau khi đã có dấu ngắt đoạn bao quanh trang cần xoay, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn chỉ phần nội dung nằm giữa hai dấu ngắt đó trước khi vào Tệp >> Thiết lập trang và thay đổi hướng giấy. Nếu bạn không chọn phần văn bản cụ thể, Google Docs sẽ áp dụng thay đổi cho toàn bộ tài liệu theo mặc định

– Bước 3: Trong hộp thoại Thiết lập trang, hãy đảm bảo rằng mục Áp dụng cho đang được đặt là Nội dung đã chọn. Nếu nó vẫn đang ở Toàn bộ tài liệu, hãy thay đổi lại.

Không tìm thấy tùy chọn thiết lập trang

Không tìm thấy tùy chọn thiết lập trang là lỗi ít gặp và chủ yếu nó xảy ra khi phiên bản Google Docs quá cũ hoặc do trình duyệt. Để khắc phục tình trạng này khi xoay ngang giấy trong Google Docs, bạn thực hiện như sau:

• Đảm bảo bạn đang sử dụng Google Docs (phiên bản web). Bạn đang truy cập và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến trên trình duyệt web (chứ không phải một ứng dụng độc lập cũ hơn).
• Kiểm tra kết nối internet, vì nếu không ổn định có thể gây ra lỗi hiển thị hoặc thiếu sót các tùy chọn trong menu. 
• Thử đóng và mở lại tab Google Docs hoặc nhấn phím F5 (trên Windows) hoặc Command + R (trên Mac) để làm mới trang.
• Xóa bộ nhớ cache và cookie của trình duyệt, vì nó có thể gây ra xung đột. Hãy thử xóa bộ nhớ cache và cookie của trình duyệt và sau đó truy cập lại Google Docs.
• Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy thử mở tài liệu Google Docs bằng một trình duyệt web khác (ví dụ: Chrome, Firefox, Safari, Edge) để xem liệu tùy chọn Thiết lập trang có hiển thị hay không.

Lỗi hiển thị sau khi xoay ngang

Lỗi hiển thị sau khi xoay ngang trang thường liên quan đến việc nội dung không còn phù hợp với kích thước và tỷ lệ mới của trang. Cách khắc phục lỗi này trong quá trình xoay ngang giấy trong Google Docs, cụ thể như sau:

– Bước 1: Khi xoay ngang trang, chiều rộng có sẵn sẽ tăng lên nhưng chiều cao lại giảm đi. Hãy xem xét lại bố cục của trang và điều chỉnh kích thước, vị trí của các yếu tố nội dung cho phù hợp với khổ giấy ngang.

– Bước 2: Bạn có thể điều chỉnh lề trái, phải, trên và dưới trong hộp thoại Thiết lập trang để tăng không gian hiển thị cho nội dung. Hãy thử giảm kích thước lề để xem có giúp nội dung hiển thị đầy đủ hơn không.

– Bước 3: Nếu văn bản bị tràn, bạn có thể thử giảm kích thước phông chữ hoặc điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng để thu gọn nội dung trong trang.

– Bước 4: Nếu bảng biểu quá rộng, hãy cân nhắc việc thu nhỏ kích thước cột hoặc xoay bảng biểu (nếu có thể). Đối với hình ảnh, hãy điều chỉnh kích thước sao cho nó vừa vặn với chiều rộng mới của trang.

– Bước 5: Đảm bảo bạn đang xem tài liệu ở chế độ Bố cục in để có cái nhìn chính xác nhất về cách trang sẽ được hiển thị khi in hoặc xuất ra PDF.

Một số lưu ý khi xoay ngang giấy trong Google Docs

Việc xoay ngang giấy trong Google Docs có thể giúp bạn trình bày thông tin hiệu quả hơn. Nhưng cũng có một vài điều bạn nên lưu ý để đảm bảo tài liệu của mình trông chuyên nghiệp và dễ đọc.

Xem trước trang sau khi xoay ngang

Google Docs cung cấp tính năng xem trước khi in, cho phép bạn kiểm tra bố cục trang sau khi xoay ngang để đảm bảo mọi thứ đều hiển thị đúng như mong muốn.

Cách xem trước trang sau khi xoay ngang giấy, cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập menu Tệp ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Google Docs.

– Bước 2: Trong menu Tệp, chọn tùy chọn In. Một cửa sổ xem trước khi in sẽ hiện ra trong một tab trình duyệt mới hoặc một cửa sổ pop-up (tùy thuộc vào cài đặt trình duyệt của bạn).

– Bước 3: Trong cửa sổ xem trước, bạn sẽ thấy chính xác cách trang đã xoay ngang sẽ hiển thị khi in. Hãy kiểm tra kỹ xem nội dung có bị tràn lề, cắt xén hoặc hiển thị không đúng cách hay không. Bạn có thể chuyển đổi giữa các trang bằng các nút điều hướng (thường là mũi tên trái và phải).

– Bước 4: Nếu bạn phát hiện bất kỳ vấn đề nào về bố cục trong quá trình xem trước, hãy đóng cửa sổ xem trước và quay lại tài liệu Google Docs để thực hiện các điều chỉnh cần thiết (ví dụ: thay đổi kích thước nội dung, điều chỉnh lề, v.v.). Sau đó, bạn có thể xem trước lại để kiểm tra kết quả.

Cân nhắc nội dung trước khi xoay trang

Không phải loại nội dung nào cũng phù hợp với khổ giấy ngang. Việc lựa chọn hướng giấy phù hợp phụ thuộc rất nhiều vào loại nội dung bạn đang trình bày. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng bạn nên cân nhắc trước khi quyết định xoay ngang giấy trong Google Docs một trang hoặc một phần tài liệu:

• Khổ giấy ngang thường là lựa chọn tối ưu cho các bảng biểu có nhiều cột dữ liệu hoặc các tập dữ liệu lớn trải dài theo chiều ngang. Nó giúp hiển thị đầy đủ thông tin mà không cần phải thu nhỏ quá mức hoặc chia nhỏ bảng ra nhiều trang dọc, làm tăng tính dễ đọc và dễ so sánh.
• Nếu bạn có các hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ tư duy hoặc bản vẽ kỹ thuật có kích thước chiều ngang lớn. Việc xoay ngang trang sẽ giúp tận dụng tối đa không gian hiển thị, làm cho các yếu tố trực quan này trở nên rõ ràng và dễ quan sát hơn.
• Khổ ngang có thể tốt cho việc hiển thị một số loại nội dung trên màn hình, khi in ấn.  Bởi một trang văn bản dài khó đọc được xoay ngang có thể khiến người đọc không phải quá tập trung theo dõi và tìm kiếm cũng như giúp không gây mỏi mắt.

Kiểm tra thiết lập in sau khi xoay trang

Sau khi xoay ngang giấy trong Google Docs theo dạng một hoặc nhiều trang, việc kiểm tra kỹ các thiết lập in là rất quan trọng. Nhằm mục đích để đảm bảo rằng các trang này sẽ được in ra đúng như mong đợi. Dưới đây là những điều bạn cần đặc biệt lưu ý như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, mở tài liệu Google Docs của bạn, vào menu Tệp và chọn In.

– Bước 2: Cửa sổ xem trước bản in sẽ hiển thị cách tài liệu của bạn sẽ được in ra. Hãy đặc biệt chú ý đến các trang mà bạn đã xoay ngang. Đảm bảo rằng chúng hiển thị đúng hướng và nội dung không bị cắt xén.

– Bước 3: Mặc dù bạn đã thiết lập hướng giấy cho từng trang trong tài liệu, một số cài đặt in có thể ghi đè các thiết lập này. Hãy tìm trong phần cài đặt in các tùy chọn liên quan đến hướng giấy (thường nằm trong mục Khổ giấy hoặc Bố cục). Đảm bảo rằng các cài đặt này phù hợp với những gì bạn đã thiết lập trong tài liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn in một trang ngang trên giấy khổ dọc, bạn có thể cần điều chỉnh tỷ lệ hoặc chọn tùy chọn vừa với trang.

– Bước 4: Đảm bảo rằng khổ giấy bạn chọn trong cài đặt in (ví dụ: A4, Letter) phù hợp với khổ giấy bạn đang sử dụng để in. Nếu bạn đang in trên giấy khổ ngang (dù không phổ biến), hãy chọn khổ giấy tương ứng trong cài đặt in.

– Bước 5: Trong một số trường hợp, đặc biệt khi in các trang ngang trên giấy dọc, bạn có thể cần điều chỉnh tỷ lệ in để đảm bảo toàn bộ nội dung vừa với trang giấy mà không bị mất thông tin.

– Bước 6: Nếu bạn không chắc chắn về kết quả in, hãy in thử một trang đã được xoay ngang trước khi in toàn bộ tài liệu. Điều này giúp bạn có thể phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời.

Lời kết

Việc xoay ngang giấy trong Google Docs là một kỹ năng hữu ích giúp bạn linh hoạt hơn trong việc trình bày các loại nội dung khác nhau.  Hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết này đã giúp bạn nắm vững các bước cần thiết để xoay ngang toàn bộ tài liệu, một phần văn bản cụ thể. Và nếu còn bất cứ câu hỏi gì liên quan, các bạn có thể liên hệ ngay với GCS Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777