Tùy chỉnh giao diện hộp thư đến trong Gmail để phù hợp và thuận tiện cho bạn

Gmail cung cấp cho bạn rất nhiều định dạng để tùy chỉnh giúp bạn thiết lập giao diện hộp thư đến trong Gmail một cách khoa học và thuận tiện nhất cho công việc của bạn. Cho dù bạn muốn tự động ưu tiên thư (hộp thư ưu tiên), phân loại email (hộp thư đến theo tab) hay hiển thị nhiều hộp thư đến trong một chế độ xem (nhiều hộp thư đến), bạn có thể tùy chỉnh Gmail để phù hợp và thuận tiện với bạn nhất.

hộp thư đến trong Gmail

Bạn muốn sử dụng loại hộp thư đến nào trong Gmail?

  • Đặt một Email nào đó bạn muốn xem đầu tiên để thuận tiện dễ dàng tìm kiếm, chẳng hạn như Email chưa đọc hoặc những Email được đánh dấu sao là quan trọng,…
  • Thêm các danh mục bổ sung để tùy chỉnh hộp thư đến của bạn.
  • Di chuyển Email ít liên quan hơn như các Email mạng xã hội, quảng cáo, diễn đàn ra khỏi hộp thư đến của bạn.
  • Nhận các tab ở đầu hộp thư đến của bạn, nơi bạn có thể nhanh chóng di chuyển giữa chúng.
  • Bạn có nhiều tài khoản Email và muốn hợp nhất chúng.
  • Bạn muốn ưu tiên các nhiệm vụ hàng ngày hoặc cá nhân nhất định. Ví dụ, bạn có thể: Tạo hộp thư đến cho các công việc cần phải hoàn thành hôm nay, ngày mai và tuần sau. Tạo hộp thư đến cho Email từ những người nhất định, chẳng hạn như người quản lý của bạn hoặc một khách hàng quan trọng. 

Dưới đây, GCS sẽ hướng dẫn bạn chọn từng loại thư đến cho Gmail của bạn. 

Cách thiết lập hộp thư đến mặc định của bạn

Xem Email quan trọng, chưa đọc hoặc có gắn dấu sao trước tiên

Chọn loại Email bạn muốn xem ở đầu hộp thư đến của mình:

hộp thư đến trong Gmail

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt img 601d481708f22.

Bước 3: Trong Loại hộp thư đến, bấm vào Mặc định và chọn một tùy chọn:

  • Quan trọng đầu tiên.
  • Chưa đọc trước.
  • Đầu tiên có gắn dấu sao.
    Lưu ý: Bạn sẽ thấy các phần Important (Quan trọng), Unread (Chưa đọc), và Starred (Có gắn dấu sao) xuất hiện ở đầu hộp thư đến của mình. Bạn có thể xem phần còn lại của Email của mình trong Everything else (Mọi thứ khác).

Bước 4: (Tùy chọn) Để ẩn Email trong một phần, bên cạnh tiêu đề phần, hãy nhấp vào Mũi tên lênimg 601d4817cb47d.

Bước 5: Để hiển thị lại email, hãy nhấp vào Mũi tên xuống img 601d48186ac7d.

Tổ chức Email trong hộp thư đến của bạn để tìm kiếm dễ dàng hơn

hộp thư đến trong Gmail

Để sắp xếp Email trong hộp thư đến mặc định của mình, bạn có thể:

  • Chuyển sang nhãn từ các thư mục.
  • Tạo và áp dụng nhãn.
  • Chuyển Email ra khỏi hộp thư đến của bạn.
  • Gắn dấu sao cho Email quan trọng.
  • Xóa hoặc lưu trữ Email không mong muốn.

Hướng dẫn cách thiết lập Hộp thư ưu tiên

Hộp thư ưu tiên hữu ích nếu bạn muốn Gmail sắp xếp và ưu tiên Email cho bạn. Bạn có thể thêm các danh mục bổ sung để tùy chỉnh hộp thư đến của mình.

Bật hộp thư ưu tiên trong Gmail

hộp thư đến trong Gmail

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt img 601d4818e0024.

Bước 3: Trong Inbox type (Loại hộp thư đến), nhấp vào Priority inbox (Hộp thư ưu tiên).
Lưu ý: Theo mặc định, hộp thư ưu tiên tách Email quan trọng thành 3 phần: Quan trọng và chưa đọc, Có gắn dấu sao và Mọi thứ khác.

Bước 4: (Tùy chọn) Nếu bạn muốn thay đổi các cài đặt khác, hãy nhấp vào Customize (Tùy chỉnh).

Bước 5: (Tùy chọn) Để ẩn Email trong một phần, bên cạnh tiêu đề phần, hãy nhấp vào Mũi tên lên img 601d4819822d2. Để hiển thị lại email, hãy nhấp vào Mũi tên xuống img 601d481a07e2f.

Sắp xếp lại các phần hiện có

hộp thư đến trong Gmail

Bước 1: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d481a81ec6 img 601d481b2041bSee all settings (Xem tất cả cài đặt).

Bước 2; Ở trên cùng, nhấp vào Inbox (Hộp thư đến).

Bước 3: Đi tới phần Hộp thư đến và bên cạnh phần bạn muốn thay đổi, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn).

Bước 4: Chọn phần mới bạn muốn sử dụng.
Lưu ý: Phần Mọi thứ khác luôn xuất hiện sau cùng.

Bước 5: Ở cuối trang, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Tạo danh mục mới giúp bạn quản lý email dễ dàng

Tạo các nhãn để tìm kiếm Email nhanh chóng:

hộp thư đến trong Gmail
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d481a81ec6 img 601d481b2041bSee all settings (Xem tất cả cài đặt).
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Labels (Nhãn).
  3. Cuộn xuống Nhãn và nhấp vào Create new label (Tạo nhãn mới).
  4. Đặt tên cho nhãn của bạn.
  5. Nhấp vào Create (Tạo).

Thêm nhãn dưới dạng danh mục:

hộp thư đến trong Gmail
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d481a81ec6 img 601d481b2041bSee all settings (Xem tất cả cài đặt).
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Inbox (Hộp thư đến).
  3. Bên cạnh phần hộp thư đến mà bạn muốn gắn nhãn, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn) hoặc Add section (Thêm phần).
  4. Nhấp vào More options (Tùy chọn khác).
  5. Nhấp vào nhãn bạn muốn sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm để tìm tên nhãn.
  6. Nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Email ưu tiên, đánh dấu là quan trọng 

hộp thư đến trong Gmail

Gmail sử dụng nhiều tín hiệu khác nhau để ưu tiên các thư đến của bạn, chẳng hạn như người mà bạn nhận được nhiều Email hoặc trò chuyện nhiều nhất. Gmail cũng theo dõi các từ khóa xuất hiện thường xuyên trong thư.

Nếu Hộp thư ưu tiên nhầm lẫn Email là quan trọng hoặc không gắn cờ Email quan trọng đối với bạn, bạn có thể hướng dẫn Email đó để lựa chọn tốt hơn.

  • Mark a message as important (Đánh dấu thư là quan trọng) — Nhấp vào Quan trọng img 601d481be3e28 Quan trọng bên cạnh tên của người gửi. Điểm đánh dấu màu vàng có nghĩa là một tin nhắn quan trọng.
  • Correct a message mistakenly marked important (Sửa một thư bị đánh dấu nhầm là quan trọng) — Nhấp vào Quan trọng img 601d481c9a5ef để xóa thư đó.

Khi bạn biết cách sắp xếp hộp thư đến phù hợp với ý thích của bạn nhất thì mọi công việc của bạn trên Gmail sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Trong phần tiếp theo của bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập bố cục Email theo các thẻ và cách thiết lập nhiều hộp thư đến: Sắp xếp bố cục hộp thư đến trong Gmail một cách khoa học

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top