Sắp xếp bố cục hộp thư đến trong Gmail một cách khoa học

Trong bài viết này GCS sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn chi tiết về thiết lập bố cục trong hộp thư đến Gmail của bạn một cách hiệu quả. Bạn chỉ cần bỏ ra vài phút bạn đã học thêm được quá nhiều kiến thức. Khi bạn tìm hiểu và khám phá nhiều hơn về Gmail thì bạn sẽ biết được nhiều bí mật hơn mà hàng ngày bạn dùng Gmail nhưng bạn lại không biết điều này.

Đối với những tài khoản Gmail mới được đăng kí thì giao diện sẽ được để mặc định. Bạn gặp phải khó khăn lớn khi không biết cách đổi ngôn ngữ và hình nền cho Gmail để dễ dàng hơn khi làm việc. Để giúp bạn điều này GCS sẽ hướng dẫn cách đổi ngôn ngữ cho Gmail.

Tùy chỉnh ngôn ngữ hộp thư đến trong Gmail

bố cục hộp thư đến
  1. Mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Cài đặt.
  3. Nhấp vào Cài đặt.
  4. Trong mục “Ngôn ngữ”, chọn một ngôn ngữ từ menu thả xuống.
  5. Ở dưới cùng của trang, hãy nhấp vào Lưu thay đổi.

Thay đổi hình nền trong Gmail 

Chọn từ các giao diện hiện có

bố cục hộp thư đến
  1. Trên máy tính, hãy mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Cài đặt.
  3. Nhấp vào Chủ đề.
  4. Nhấp vào một giao diện. Bạn có thể thực hiện thay đổi đối với một số giao diện bằng cách nhấp vào biểu tượng Nền văn bản Text Background, biểu tượng Làm mờ nét ảnh Vignette hoặc biểu tượng Làm mờ Blur.
  5. Nhấp vào Lưu.

Sử dụng một trong các ảnh của bạn để làm nền

bố cục hộp thư đến
  1. Trên máy tính, hãy mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Cài đặt.
  3. Nhấp vào Chủ đề.
  4. Ở dưới cùng bên trái, hãy nhấp vào Ảnh của tôi.
  5. Chọn ảnh hoặc nhấp vào Nổi bật. Nếu ảnh của bạn trông có vẻ mờ thì hãy thử tải lên ảnh có kích thước lớn hơn.
  6. Nhấp vào Chọn.
  7. Ở gần dưới cùng, để thực hiện thay đổi đối với giao diện, hãy nhấp vào biểu tượng Nền văn bản Text Background, biểu tượng Làm mờ nét ảnh Vignette hoặc biểu tượng Làm mờ Blur.
  8. Nhấp vào Lưu.

Thiết lập hộp thư đến theo thẻ

Hộp thư đến theo thẻ rất phù hợp cho những người muốn chuyển email ít liên quan hơn như các Email mạng xã hội, quảng cáo, diễn đàn ra khỏi hộp thư đến. Sau khi bạn loại bỏ được các email không liên quan sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng. Các tab xuất hiện ở đầu hộp thư đến của bạn, nơi bạn có thể nhanh chóng di chuyển giữa chúng.

Bật các tab

Bật các tab cho Email mà bạn muốn chuyển ra khỏi hộp thư đến chính của mình. Ví dụ: nếu bạn bật tab Khuyến mại, Gmail sẽ chuyển bất kỳ Email khuyến mại hiện có nào từ hộp thư đến của bạn sang tab Khuyến mại. Bất kỳ thông điệp khuyến mại mới nào đều chuyển trực tiếp đến tab Khuyến mại.

bố cục hộp thư đến
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d4815e3af4 img 601d48168ef07See all settings (Xem tất cả cài đặt).
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Inbox (Hộp thư đến).
  3. Bên cạnh Inbox type (Loại hộp thư đến), chọn Default (Mặc định).
    Lưu ý: Để ẩn tất cả các tab, hãy chọn một loại hộp thư đến khác.
  4. Trong Categories (Danh mục), hãy chọn hộp của các tab mà bạn muốn xem:
  • Primary (Chính) — Email từ những người mà bạn biết và bất kỳ thư nào khác không xuất hiện trong các tab khác.
  • Social (Xã hội) — Tin nhắn từ các mạng xã hội, các trang web chia sẻ phương tiện truyền thông và các trang web xã hội khác.
  • Promotions (Khuyến mãi) — Lời kêu gọi, ưu đãi và Email quảng cáo khác.
  • Updates (Cập nhật) — Thông báo, chẳng hạn như xác nhận, biên nhận, hóa đơn và bảng sao kê.
  • Forums (Diễn đàn) — Tin nhắn từ các nhóm trực tuyến, bảng thảo luận và danh sách gửi thư.
  1. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Sắp xếp hộp thư đến theo thẻ của bạn

Nếu một Email kết thúc trong tab sai, bạn có thể di chuyển nó về đúng mục bạn mong muốn bằng cách kéo Email vào thẻ đó. 

Mẹo: Để nhớ theo dõi Email trong tab khác, hãy đánh dấu Email đó bằng Dấu sao Ngôi sao để Email đó cũng xuất hiện trong tab Chính của bạn.

bố cục hộp thư đến

Thiết lập nhiều hộp thư đến

Nhiều hộp thư đến rất hữu ích cho những người có nhiều tài khoản Email và muốn hợp nhất. Chúng cũng tốt cho những người muốn ưu tiên các công việc hàng ngày hoặc cá nhân.

Ví dụ, bạn có thể:

  • Tạo hộp thư đến cho các công việc có thể thực hiện ngay lập tức, cần theo dõi hoặc có thể đợi sau.
  • Tạo hộp thư đến cho Email từ những người nhất định, chẳng hạn như người quản lý của bạn hoặc một khách hàng quan trọng.
  • Quản lý Email từ các tài khoản khác nhau.

Bật nhiều hộp thư đến

bố cục hộp thư đến
  1. Ở trên cùng Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d4815e3af4.
  2. Trong Inbox Type (Loại hộp thư đến), hãy chọn Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến).

Tạo và tùy chỉnh hộp thư đến

bố cục hộp thư đến
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d4815e3af4 img 601d48168ef07See all settings (Xem tất cả cài đặt).
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Inbox (Hộp thư đến).
  3. Bên cạnh Inbox type (Loại hộp thư đến), chọn Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến).
  4. Trong Search query (Truy vấn tìm kiếm), xác định hộp thư đến của bạn bằng một bộ lọc. Ví dụ: để tạo một hộp thư đến:
    • Từ một nhãn hiện có, nhập label (nhãn): tên nhãn.
    • Dựa trên người gửi, hãy nhập từ: địa chỉ email của người đó. Thêm nhiều người gửi bằng cách nhập từ: địa chỉ của người đó hoặc địa chỉ khác.
    • Đối với email được gửi đến một trong các tài khoản khác của bạn, hãy nhập vào: you@youremail.com.
      Lưu ý: Trước khi có thể tạo hộp thư đến để hiển thị thư cho các tài khoản khác nhau, bạn cần thiết lập Gmail để gửi thư từ một địa chỉ hoặc bí danh khác. 
    • (Tùy chọn) Để nhập tên cho mỗi hộp thư đến, trong Section name (Tên phần), hãy nhập tên.
  5. (Tùy chọn) Để thay đổi vị trí bạn muốn các hộp thư đến bổ sung xuất hiện, bên cạnh Multiple inbox position (Vị trí nhiều hộp thư đến), hãy chọn một vị trí.
  6. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Thêm nhãn trước khi gửi email

Nếu bạn tạo hộp thư đến dựa trên nhãn, hãy thêm nhãn chính xác khi bạn soạn Email. Bằng cách đó, Email của bạn và thư trả lời sẽ tự động chuyển đến đúng hộp thư đến. 

Ví dụ: bạn có thể sử dụng các nhãn sau:

  • Action (Hành động) — Các vấn đề cần chú ý ngay lập tức.
  • Follow-up (Tiếp theo) — Các vấn đề cần cộng tác thêm.
  • Follow-up (Sau) — Các vấn đề không cần chú ý ngay lập tức.

Thêm nhãn vào Email:

bố cục hộp thư đến
  1. Nhấp vào Compose (Soạn).
  2. Ở dưới cùng, nhấp vào img 601d48181ff66img 601d48189a34dLabel (Nhãn) khác và chọn nhãn hiện có, sau đó nhấp vào Apply (Áp dụng).
  3. Nếu nhãn bạn muốn không tồn tại, hãy nhấp vào Create new (Tạo mới).
  4. Trong cửa sổ Nhãn mới, nhập tên nhãn.
  5. (Tùy chọn) Để lồng một nhãn vào một nhãn hiện có, hãy chọn Nest label under (Nhãn lồng trong) và chọn một nhãn chính.
  6. Nhấp vào Create (Tạo).
  7. (Tùy chọn) Để xóa nhãn khỏi email:
    • Nhấp vào Thêm  img 601d48181ff66img 601d48189a34dLabel( Nhãn).
    • Bỏ chọn hộp bên cạnh nhãn, img 601d48192034c nhấp vào Apply (Áp dụng).
  8. Khi bạn đã sẵn sàng gửi email, hãy nhấp vào Send (Gửi).

Thư của bạn và mọi thư trả lời sẽ tự động đi vào hộp thư đến Hành động của bạn.

Thông qua, bài viết này bạn có thể chọn đúng thư đến cho Gmail của mình. Bạn có thể chọn các loại khác nhau cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Nếu bạn đặt ở chế độ Mặc định (danh mục hoặc thẻ) thì hộp thư đến của bạn sẽ được chia thành các thẻ khác nhau, như “Chính”, “Mạng xã hội”, “Quảng cáo” và “Nội dung cập nhật”.  

Thư quan trọng trước tiên thì hộp thư đến sẽ chia thành 2 mục: “Quan trọng” ở trên và “Mọi thứ khác” ở dưới. Thư chưa đọc trước tiên thì hộp thư đến sẽ chia thành hai mục: “Chưa đọc” ở phía trên và “Mọi thứ khác” ở phía dưới. 

Thư có gắn dấu sao trước tiên thì hộp thư đến sẽ chia thành 2 mục: “Có gắn dấu sao” ở trên và “Mọi thứ khác” ở dưới. Nhiều hộp thư đến, thì Gmail sẽ thêm các mục bổ sung vào hộp thư đến của bạn. 

Hộp thư đến ưu tiên, thì hộp thư đến sẽ chia thành nhiều mục. Bạn có thể chọn các mục mình muốn hiển thị, bao gồm “Quan trọng và chưa đọc”, “Có gắn dấu sao”, “Mọi thứ khác” hoặc nhãn mà bạn đã tạo. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top