Tổng quan Google Drive – Những chức năng tuyệt vời bạn nhất định phải sử dụng

Drive một bộ nhớ hữu ích mà không tốn dung lượng. Và Công việc của bạn trên Google Drive luôn hoạt động trơn tru, không sợ lộ hay rò rỉ thông tin. Vì nhắc đến Google thì không thể không để ý đến tính năng bảo mật thông tin cực tốt và vô cùng an toàn.

Các File được lưu trữ trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ chúng với những người khác và truy cập chúng trên mọi máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

chức năng google drive

Khi thay đổi hoặc xóa một File được lưu trữ ở một trong những vị trí này, Drive sẽ thực hiện thay đổi tương tự ở những nơi khác nên bạn không cần phải thực hiện.

Trong bài viết này hãy cùng GCS làm quen tổng quan Google Drive. Những chức năng đem lại mà bạn nhất định phải sử dụng nó.

Các tính năng trong Google Drive bạn được sở hữu

Bước đầu tiên khi hiểu sâu hơn bạn cần biết Google Drive cho phép bạn tải các loại File nào lên bộ nhớ trực tuyến.

Nhấp vào Thêm Mới để…

chức năng google drive

a. Bạn có thể tải lên bất kỳ File nào (chẳng hạn như File Microsoft Outlook, File Adobe PDF và Video) hoặc các thư mục từ máy tính của bạn.

b. Ngoài ra bạn còn tạo tài liệu: Google Docs (Tài liệu), Google Sheets (Trang tính), Google Slides (Trang trình bày),… mới và làm việc ngay trong trình duyệt của bạn.

Biên tập viênDịch vụSử dụng để
Docs Google DocsVăn bản tài liệuĐề xuất, báo cáo, ghi chú cuộc họp được chia sẻ
img 601d484c42a35 Google SheetsBảng tínhKế hoạch dự án, bảng ngân sách
img 601d484cd9416 Google SlidesBài thuyết trìnhSàn quảng cáo chiêu hàng, mô-đun đào tạo, thuyết trình nhóm
Các hình thức Google FormsKhảo sátKhảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, thăm dò ý kiến ​​nhóm
Đang vẽ Google DrawingsHình dạng, biểu đồ và sơ đồLưu đồ, sơ đồ tổ chức, khung trang web, bản đồ tư duy
Các trang web Google SitesTrang webTrang nhóm, trang dự án, trang tiếp tục

Làm việc với các File được lưu trữ trong Drive.

Bức tranh tổng quan Google Drive để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc của mình.

chức năng google drive

Hướng dẫn cách chia sẻ các File và cấp quyền truy cập cho mọi người

Chia sẻ File và thư mục của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Chia sẻ  Chia sẻ, sau đó chọn những thao tác mà cộng tác viên có thể làm với File của bạn. Và họ cũng sẽ nhận được thông báo qua Email. Dưới đây là các thao tác tương ứng với vai trò của từng người trong File đó:

 Xóa File và thư mụcThêm và xóa các File và thư mụcChia sẻ hoặc hủy chia sẻ các File và thư mụcChỉnh sửa FileNhận xét hoặc đề xuất các chỉnh sửa trong FileXem File và thư mục
Owner (Người sở hữu)
Editor (Biên tập viên)
Commenter (Bình luận)     
Viewer (Người xem)     

Cách thêm File bạn được ai đó chia sẻ vào Drive của tôi

chức năng google drive

Bước 1: Việc đầu tiên bạn cần làm là chọn File mình muốn thêm, sau đó giữ chuột trái di File đến My Drive (Drive của tôi).

Bước 2: Di đến thư mục trong My Drive (Drive của tôi) bạn muốn chứa File rồi thả chuột.

Lưu ý: Khi bạn di chuyển một File được chia sẻ vào Drive của tôi, nó chỉ di chuyển File đó trong chế độ xem của bạn, không di chuyển trong chế độ xem của bất kỳ ai khác.

Vậy là bạn đã File bạn muốn được thêm vào My Drive (Drive của tôi). 

Cách truy cập các File trong Google Drive trên các thiết bị

Tính năng không thể thiếu trong chuỗi các tính năng phải nhắc đến trong Google Drive chính là bạn có thể truy cập File của mình mọi lúc lúc mọi nơi, mọi thiết bị bạn có.

Đây là một số thiết bị bạn có thể nhanh chóng dễ dàng truy cập vào Google Drive.

Trình duyệt hoặc thiết bịYêu cầuLàm sao để truy cập
trình duyệt web Trình duyệt web (mọi thiết bị)Cài đặt bất kỳ trình duyệt web nào.Truy cập: drive.google.com.
Máy vi tính Máy vi tínhCài đặt File Drive trực tuyến từ Trung tâm trợ giúp Drive.Nhấp vào File Drive trực tuyến  Tệp Drive trực tuyến và sau đó Mở Google Drive  Thư mục.
Thiết bị di động Thiêt bị di độngCài đặt ứng dụng Drive từ Cửa hàng Play (Android) hoặc App Store (iOS).Mở ứng dụng Drive trên thiết bị của bạn.

Google Drive giải pháp tối ưu cho bạn và doanh nghiệp của bạn đưa hoạt động quản trị trở nên nhanh chóng.

GCS sẽ đem tới bạn một số tính năng mới của Share Drives tới cho mọi người khám phá.

G Suite một sự lựa chọn hoàn hảo cho mọi người giảm bớt áp lực và tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu quả.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top