Những tính năng cực hay bạn có thể đã bỏ lỡ trong Google Drive

Bạn sử dụng các dịch vụ của Google hàng ngày, bao gồm cả Google Drive. Bạn sử dụng nó trong công việc cũng như hoạt động đời sống hằng ngày thay thế những cuốn sổ và bút truyền thống. Có thể bạn đã sử dụng Google Drive rất lâu nhưng bạn có chắc bạn biết những tính năng cực hay ho mà GCS sẽ chia sẻ dưới đây.

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến

Bạn cần làm việc trong khi đi làm hoặc những lúc khác khi bạn không kết nối với Internet? Không vấn đề gì. Google Drive cho phép bạn truy cập các tệp của mình khi bạn ngoại tuyến và sau đó nó sẽ đồng bộ hóa các thay đổi của bạn khi bạn trực tuyến trở lại. Bạn sẽ cần sử dụng trình duyệt Chrome và đăng nhập vào tài khoản Google của mình.

Trước tiên, hãy cài đặt tiện ích mở rộng Google Docs Ngoại tuyến cho Chrome. Sau đó, đăng nhập vào Google Drive, mở Cài đặt và chọn hộp cho Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google Docs, Sheets, Slides gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến.

Chuyển đổi tệp sang định dạng Google Docs

Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word trong Google Drive, nhưng đôi khi định dạng trông rất lạ. Nếu bạn muốn chuyển đổi bất kỳ tài liệu Word nào bạn thêm vào Google Drive sang định dạng Google Docsgốc, bạn có thể thiết lập điều đó bằng một vài cú nhấp chuột. Mở Cài đặt và chọn hộp Chuyển đổi tệp đã tải lên sang định dạng trình chỉnh sửa Google Docs. Xong và xong – không còn tài liệu Word nào trong thư viện Google Drive của bạn nữa.

Xem lịch sử chỉnh sửa

Chia sẻ được đưa vào Google Drive: Tối đa 100 người có thể làm việc trên Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày cùng một lúc. Tôi nghi ngờ bạn sẽ gần đạt đến ba chữ số cho số lượng cộng tác viên đồng thời, nhưng thậm chí với một số ít người chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng một lúc, có thể khó biết ai đang thay đổi điều gì.

Để theo dõi các chỉnh sửa khác nhau đang được thực hiện đối với Google Tài liệu, hãy đi tới Tệp > Lịch sử Phiên bản> Xem Lịch sử Phiên bản để mở bảng điều khiển ở bên phải hiển thị ai đã cập nhật tài liệu và khi nào. Bạn có thể nhấp vào từng phiên bản để xem những thay đổi nào đã được thực hiện và bạn có thể nhấp vào nút ba chấm để đổi tên phiên bản cũ hơn nhằm theo dõi dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể tạo một bản sao của các phiên bản trước đó, nếu bạn muốn giữ một bản nháp mà bạn sợ rằng mình có thể mất dấu.

Tắt Đề xuất

Trước đây được gọi là Truy cập nhanh và hiện được gắn nhãn Đề xuất, có một dải hình thu nhỏ trên đầu chế độ xem Drive của tôi hiển thị các tệp được sửa đổi gần đây của bạn. Tôi thấy đây là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn, nhưng giả sử bạn sử dụng Drive tại nơi làm việc và đang cập nhật lý lịch của mình. Bạn có thể không muốn sếp nhìn qua vai và thấy rằng gần đây bạn đang làm CV. Bạn có thể ẩn vành đai hình thu nhỏ này trong cài đặt của Drive. Cuộn đến cuối trang Cài đặt chung và bên cạnh Đề xuất, bỏ chọn hộp Tạo các tệp có liên quan hữu ích khi bạn cần chúng trong Đề xuất và nhấn Xong.

Gửi liên kết đến tệp thay vì tệp đính kèm

Có một biểu tượng Drive nhỏ ở cuối cửa sổ soạn thư của Gmail. Nó cho phép bạn đính kèm các tệp bạn đã lưu trữ trong Drive hoặc chỉ cần gửi một liên kết. Đối với các định dạng Google Drive – Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, v.v. – tùy chọn duy nhất của bạn là gửi liên kết đến tệp. Đối với các loại tệp khác – như PDF, tài liệu Word và hình ảnh – bạn có tùy chọn gửi chúng dưới dạng tệp đính kèm hoặc liên kết Drive, cho phép bạn chia sẻ tệp lớn hơn giới hạn kích thước 25MB của Gmail cho tệp đính kèm.

Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm

Cái này đang ẩn nấp trong tầm mắt. Trong hộp tìm kiếm ở đầu Google Drive, có nút bộ lọc dọc theo cạnh bên phải. Nhấp vào nó và bạn sẽ nhận được một bảng các tùy chọn tìm kiếm để lọc kết quả tìm kiếm của bạn. Nếu bạn đã sử dụng Google Drive trong nhiều năm và đã tích lũy được một thư viện tệp lớn, thì các tùy chọn tìm kiếm này cực kỳ hữu ích để thu hẹp kết quả của bạn. Bạn có thể lọc theo loại tệp, ngày sửa đổi và chủ sở hữu. Đối với tài liệu được chia sẻ, bạn có thể lọc theo người mà bạn đã chia sẻ tệp. Và vì vậy, bạn không để ai đó bị treo, bạn cũng có thể lọc theo các tệp có mục tác vụ được chỉ định cho bạn hoặc có đề xuất đang chờ bạn.

Nhanh chóng xóa định dạng

Bạn có một số tùy chọn để xóa định dạng cho văn bản bạn dán vào Tài liệu. Bạn có thể đánh dấu văn bản và chọn Văn bản bình thường từ thanh công cụ ở trên cùng. Hoặc bạn có thể đi tới Định dạng> Xóa định dạng . (Đối với phần sau, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl- , hoặc Command- cho Mac.)

Bạn có thể tránh quá trình xóa định dạng bằng cách giữ phím Shift khi dán văn bản. Đúng, Ctrl-Shift-V sẽ dán mà không cần bất kỳ định dạng nào. Đó là Command-Shift-V dành cho người dùng Mac.

Sao lưu điện thoại một lần chạm

Bạn muốn sao lưu dữ liệu quan trọng của điện thoại vào Drive? Bạn có thể! Và chỉ với một lần nhấn. Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, đi tới Cài đặt> Sao lưu và chọn những gì bạn muốn sao lưu – danh bạ, sự kiện lịch hoặc ảnh và video (hoặc cả ba). Chỉ cần nhấn vào nút Bắt đầu sao lưu để bắt đầu hoạt động . Có thể sẽ mất một lúc, vì vậy bạn có thể muốn bắt đầu quá trình này qua đêm. Điện thoại của bạn sẽ cần được cắm và kết nối với Wi-Fi.

Sao lưu các thư mục trên PC hoặc Mac

Với ứng dụng Sao lưu và đồng bộ hóa của Google, bạn có thể sao lưu nội dung của máy Mac hoặc PC – hoặc chỉ các thư mục đã chọn. Và bạn có thể làm theo cách khác và đồng bộ hóa các tệp bạn đã lưu trữ trên Google Drive với máy tính của mình để truy cập ngoại tuyến dễ dàng.

Để bắt đầu, hãy tải xuống Sao lưu và đồng bộ hóa xuống máy Mac hoặc PC của bạn và làm theo hướng dẫn để cài đặt và đăng nhập. Ứng dụng sẽ cài đặt một thư mục trên máy tính của bạn có tên là Google Drive và bạn có thể kéo ảnh và tài liệu vào thư mục đó để đồng bộ hóa. nội dung với Google Drive trên máy chủ của Google. Để đồng bộ hóa các thư mục khác trên máy tính của bạn với Drive, hãy mở cài đặt của Sao lưu và đồng bộ hóa và chọn các thư mục bạn muốn đồng bộ hóa, chẳng hạn như Docs hoặc Photo.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.