Thỏa sức cộng tác Google Workspace với những tính năng mới

Google cập nhật những tính năng mới giúp người dùng thỏa sức cộng tác Google Workspace

Cách đây 16 năm, Google đã giới thiệu cho thế giới một cách làm việc mới với Google Docs và Google Sheets. Đối với nhiều người, đây là lần đầu tiên họ làm việc trong cùng một không gian kỹ thuật số cùng nhau trong thời gian thực, mà không phải chịu rủi ro về việc gửi tài liệu qua lại. Cách làm việc linh hoạt đó đã trở nên quen thuộc với hàng tỷ người dùng Google Workspace trên toàn thế giới. 

Kể từ khi Google cho ra mắt smart canvas vào năm ngoái, người dùng đã đón nhận loại canvas thông minh, linh hoạt này để hợp tác. Gần đây, Google đã công bố làn sóng đổi mới tiếp theo trong canvas thông minh, đưa sức mạnh của Ai hàng đầu trong ngành của Google vào họat động để tiếp tục thúc đẩy người dùng thỏa sức cộng tác Google Workspace.

Giới thiệu tóm tắt tích hợp và định dạng không phân trang trong Docs

Luôn cập nhật lượng thông tin khổng lồ trên máy tính làm việc và thiết bị di động của chúng ta có thể là một thách thức. Đối với tài liệu, thật khó để biết tài liệu nào đáng đọc hơn làm thế nào để nắm bắt nhanh những điểm nổi bật mà không cần đọc hết. Đó là lý do mà Google cho ra mắt tính năng “tóm tắt tạo tự động trong Docs” cung cấp tổng quan ngắn gọn về các điểm chính trong tài liệu, vì vậy người dùng có thể nhanh chóng phân tích cú pháp thông tin quan trọng và ưu tiên nơi cần tập trung. Tích hợp thông minh sẽ đề xuất tóm tắt cho người dùng, những người dùng cũng có thể chỉnh sửa tóm tắt theo các thủ công.

cong tac google workspace

Các công cụ đáp ứng nhu cầu làm việc theo cách mới của Google giúp xóa bỏ giới hạn trải nghiệm được thiết kế cho thời đại làm việc cá nhân trên máy tính để bàn văn phòng. Ví dụ: ngắt trang và lề ở các định dạng trình chỉnh sửa tài liệu truyền thống – được thiết kế để tạo điều kiện điều kiện thuận tiện cho việc in tài liệu vật lý – có thể gây khó khăn cho việc cộng tác trên các đoạn kéo dài qua một trang. Để giải quyết vấn đề này, Google đã cho ra mắt tính năng “định dạng không có trang trong Docs”, cho phép bạn xóa ranh giới của một trang để mở rộng không gian cho thiết bị hoặc màn hình của người dùng. 

Với những người dùng chuyển sang làm công việc kết hợp, ít cần in hơn, định dạng không phân trang giúp các nhóm dễ dàng cộng tác trên các tài liệu có bảng rộng, hình ảnh lớn hoặc phải phản hồi chi tiết trong nhân xét. Nếu bạn muốn in hoặc chuyển đổi sang file PDF, có thể dễ dàng chuyển về chế độ xem được phân trang như cũ. 

cong tac google workspace 2

Tăng tốc quy trình làm việc với các khối xây dựng tương tác

Với smart canvas, Google đã giới thiệu các khối xây dựng tương tác – như chip thông minh, mẫu và danh sách kiểm tra – mở ra khả năng cộng tác mới, mạnh mẽ. Ví dụ: thay vì chỉ xem được tên của một người trong Docs, người dùng có thể biết được thông tin vị trí, chức danh, phòng ban của người đó. Với smart canvas, Google giúp cho việc lấy thông tin trực tiếp vào tài liệu của bạn trở nên đơn giản bằng cách sử dụng @ – mentions để chèn chip thông minh cho mọi người, tệp và cuộc họp. Gần đây, Google đã mở rộng menu “@”, giúp bạn chèn những thứ bổ sung như hình ảnh, bảng, template dễ dàng. 

Mới đây, để giúp người dùng dễ dàng cộng tác trên bản nháp email trong Google Docs, Google đã cho ra mắt tính năng mẫu bản nháp email mới. Người dùng có thể đề cập đến những người trong trường nhận bằng cách sử dụng menu @ mà không cần phải nhớ địa chỉ email của họ và cộng tác trên nội dung thư bằng cách sử dụng nhận xét và đề xuất. Khi đã sẵn sàng để gửi, chỉ cần nhấp vào nút được hiển thị cùng bản nháp email. Cửa sổ soạn thư trong Gmail sẽ bật lên, với các trường email (chủ đề, tới, cc, bcc và nội dung) được điền tự động dựa trên bản nháp email trong tài liệu. 

Tương tự, gần đây, Google cũng đã khởi chạy mẫu ghi chú cuộc họp tự động nhập bất kỳ thông tin liên quan nào từ lời mời họp trên Google Calendar, bao gồm cả chip thông minh cho người tham dự và tệp đính kèm. 

cong tac google workspace 3

Google đang ngày càng hoàn thiện để đưa ra cho người dùng làm việc từ xa, kết hợp, hay tại văn phòng những cách thức làm việc mới bằng cách áp dụng các công nghệ, giúp mọi người kết nối dễ dàng hơn. Bắt đầu chuyển đổi cộng tác tại tổ chức của bạn với Google Workspace. Đăng ký ngay hôm nay để dùng thử Google Workspace miễn phí. 

Hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top