Thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp quy mô vừa

Những doanh nghiệp có quy mô vừa (khoảng 10 - 300 người dùng), bạn cần chạy thử nghiệm trước khi thực sự thiết lập Google Workspace vào doanh nghiệp của mình.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau, cần có cách thiết lập Google Workspace khác nhau. Với doanh nghiệp nhỏ, bạn không cần chạy thử nghiệm. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn một chút (khoảng 10 – 300 người dùng), bạn cần chạy thử nghiệm trước khi thực sự thiết lập Google Workspace vào doanh nghiệp của mình. 

Nếu bạn có nhiều nhân viên hoặc làm việc với Microsoft Exchange hoặc Outlook, hãy tìm hiểu cách thử nghiệm Gmail với một nhóm nhỏ người dùng. Sau đó, thiết lập các chính sách bảo mật và chia sẻ được đề xuất, đồng thời triển khai Google Workspace cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn.

Truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn

thiet-lap-google-workspace-cho-doanh-nghiep-quy-mo-vua-anh-1

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google là nơi quản trị viên quản lý các dịch vụ của Google cho mọi người trong một tổ chức. Nếu bạn có tài khoản quản trị viên, hãy đăng nhập vào tài khoản quản trị viên của bạn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên từ Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác:

Nhấn vào Trình khởi chạy ứng dụng ở trên cùng bên phải > Chọn Quản trị viên.

Chạy thử nghiệm (tùy chọn)

Dùng thử Google Workspace với một số lượng nhỏ người dùng để đánh giá Gmail, di chuyển dữ liệu và truy cập trên thiết bị di động. Thí điểm không làm gián đoạn dịch vụ thư hiện tại của bất kỳ ai và mọi người tiếp tục sử dụng địa chỉ email hiện tại của họ.

Lưu ý: Để thử nghiệm Gmail, bạn không phải thay đổi bản ghi MX của miền của mình để trỏ tới Google.

Trong khi đăng ký, hãy bỏ qua bước kích hoạt Gmail cho miền của bạn (bạn sẽ thực hiện điều đó sau). Tiếp đó, bạn hãy chạy thử nghiệm 5 bước sau để đánh giá hoạt động của Gmail và các dịch vụ khác trong Google Workspace:

  • Bước 1: Thiết lập Gmail của người dùng thí điểm
  • Bước 2: Đăng nhập và bắt đầu gửi thư
  • Bước 3: Di chuyển dữ liệu của người dùng thí điểm
  • Bước 4: Thiết lập Google Workspace trên thiết bị di động
  • Bước 5: Khám phá các dịch vụ của Google Workspace

Chuẩn bị thông tin liên lạc

Bắt đầu thông báo cho nhóm của bạn về việc chuyển sang Google Workspace. Tùy chỉnh các mẫu template của Google với logo của công ty bạn và chuẩn bị các điều kiện để nhân viên của bạn chuyển đổi qua Google Workspace. Bạn có thể sử dụng các yếu tố xây dựng thương hiệu này trong thông tin liên lạc nội bộ của doanh nghiệp mình. Bằng cách tải xuống, tức là bạn đã đồng ý với các nguyên tắc sử dụng thương hiệu Google.

Thêm những người dùng còn lại

Sau khi thí điểm với một nhóm nhỏ nhân viên trong công ty, bạn hãy thêm tài khoản cho bất kỳ nhân viên còn lại. Bạn có thể thêm từng người dùng hoặc bằng cách tải lên bảng tính. Google Workspace cung cấp các công cụ để đồng bộ hóa tài khoản người dùng với Microsoft Active Directory hoặc một máy chủ LDAP khác, giúp cho việc chuyển đổi người dùng Google Workspace trong doanh nghiệp dễ dàng hơn bao giờ hết.

thiet lap google workspace cho doanh nghiep quy mo vua anh 4

Để mọi người trong doanh nghiệp của bạn sử dụng các dịch vụ Google Workspace, bạn phải cấp cho mỗi người một tài khoản người dùng và giấy phép Google Workspace. Một tài khoản cung cấp cho mỗi người dùng bao gồm: 

  • Tên và mật khẩu để đăng nhập vào các dịch vụ của Google
  • Địa chỉ email tại bất kỳ miền nào của bạn (nếu bạn đang sử dụng Gmail)
  • Hồ sơ hoặc tên liên hệ mà bạn có thể dễ dàng thay đổi sau này.

Tiếp đó, để giới hạn những người mà người dùng có thể tìm thấy trong danh bạ và tìm kiếm, bạn có thể tạo những thư mục tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể thiết lập thư mục tùy chỉnh cho nhân viên tạm thời và cho phép nhân viên full-time tìm thấy tất cả người dùng trong Thư mục. Bạn có thể tạo tối đa 100 thư mục tùy chỉnh như vậy trong doanh nghiệp của mình.

Thiết lập email doanh nghiệp cho miền của bạn

Nếu bạn đã hoàn tất quá trình thử nghiệm và chưa kích hoạt Gmail cho miền của mình, hãy làm nó ngay bây giờ. Bạn cần thay đổi bản ghi MX để chuyển thư trực tiếp đến máy chủ thư của Google. Sau đó, sử dụng bản ghi MX để xác minh tên miền của bạn và thiết lập Gmail làm email chuyên nghiệp của bạn. Sau khi chuyển bản ghi MX của Google, bạn có thể nhận email của mình trong hộp thư đến Gmail hoặc thông qua một ứng dụng email khác như Microsoft Outlook, mail Zoho,…

Thêm bản ghi SPF để đảm bảo gửi thư và ngăn chặn giả mạo, tránh việc thư đến vào mục spam.

Cung cấp cho người dùng một địa chỉ “email alias” bổ sung.

Thiết lập email doanh nghiệp cho miền của bạn

Thêm logo công ty bạn vào Google Workspace: Hãy thêm logo của doanh nghiệp vào một số ứng dụng trong Google Workspace như Gmail, Calendar, Drive để tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp bạn hơn nhé.

Thiết lập xác minh 2 bước: Đây là bước cực kỳ quan trọng để bảo vệ công ty bạn trước những tên tội phạm mạng, những kẻ đang cố gắng đánh cắp tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào dữ liệu kinh doanh. Các doanh nghiệp nhỏ có cần Xác minh 2 bước không? Đương nhiên là có rồi. Những tên tội phạm mạng nhắm vào các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nếu tin tặc xâm nhập vào tài khoản admin của bạn, chúng có thể xem được rất nhiều dữ liệu như email, tài liệu, bảng tính, hồ sơ tài chính,.. của  doanh nghiệp bạn.

thiet-lap-google-workspace-cho-doanh-nghiep-quy-mo-vua-anh-2

Di chuyển thư, lịch và danh bạ của người dùng

Sử dụng các công cụ di chuyển của chúng tôi để nhập các email, sự kiện lịch và danh bạ hiện có của nhóm bạn vào Google Workspace. Bạn có thể di chuyển dữ liệu trực tiếp từ Microsoft Exchange, HCL Notes (trước đây là IBMNotes) hoặc một máy chủ IMAP khác. Hoặc, bạn có thể để nhóm của mình tự nhập dữ liệu của họ.

Thiết lập và quản lý thiết bị di động

Cho phép nhóm của bạn nhận email, sự kiện lịch và tài liệu khi họ đang di chuyển. Bật các tính năng bảo mật và thiết lập nhóm của bạn với Google Workspace trên các thiết bị di động.

Để không gián đoạn công việc ngay cả khi đang di chuyển hoặc khi đi công tác, khi nghỉ dưỡng, bạn nên cho phép những nhân viên sử dụng Google Workspace nhận email, sự kiện lịch và tài liệu; bật các tính năng bảo mật và thiết lập nhóm của bạn với Google Workspace trên các thiết bị di động. 

Quản lý các thiết bị được sử dụng trong tổ chức của bạn với tính năng quản lý điểm cuối của Google. Nhân viên có thể truy cập tài khoản Google Workspace của họ từ một thiết bị cá nhân hoặc công ty sở hữu. Với quản lý điểm cuối của Google, bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào các dịch vụ của Google Workspace, chẳng hạn như Gmail và Google Drive. Bạn cũng có thể thêm và sắp xếp các ứng dụng di động khác mà bạn chọn. Đồng thời, kiểm soát cài đặt để giữ cho nội dung công việc an toàn và bảo mật trên các thiết bị cá nhân và công ty sở hữu.

thiet-lap-google-workspace-cho-doanh-nghiep-quy-mo-vua-anh-3

Đào tạo quản trị viên trong doanh nghiệp

Với tư cách là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Google để được hỗ trợ, qua điện thoại, trò chuyện hoặc email. Các tùy chọn hỗ trợ có thể khác nhau tùy thuộc vào đăng ký của bạn, nhưng luôn có cách để bạn liên hệ. Bạn có thể yêu cầu hỗ trợ bằng nhiều cách khác nhau như: Điện thoại, trò chuyện, Email.

Một số kênh trợ giúp Google Workspace miễn phí trực tuyến:

Hầu hết những kênh hỗ trợ trên đều sử dụng Tiếng Anh. Nếu bạn không quá thạo ngôn ngữ khác, hãy tham gia những group hỗ trợ bằng tiếng Việt trên facebook, chẳng hạn như:

Đào tạo người dùng của bạn

Không chỉ quản trị viên, mà những người dùng trong doanh nghiệp cũng cần hướng dẫn đào tạo để có thể bắt đầu sử dụng Gmail, Google Calendar, Google Docs, Sheets, Slides, Google Meet,… Truy cập Trung tâm kiến thức về Google Workspace của Google hoặc truy cập Blog Kiến Thức của GCS để tìm hiểu chức năng của từng ứng dụng, mẹo sử dụng Google Workspace làm việc tại nhà,…

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top