Thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp quy mô vừa

Mỗi doanh nghiệp khác nhau, cần có cách thiết lập Google Workspace khác nhau. Với doanh nghiệp nhỏ, bạn không cần chạy thử nghiệm. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn một chút (khoảng 10 – 300 người dùng), bạn cần chạy thử nghiệm trước khi thực sự thiết lập Google Workspace vào doanh nghiệp của mình. 

Nếu bạn có nhiều nhân viên hoặc làm việc với Microsoft Exchange hoặc Outlook, hãy tìm hiểu cách thử nghiệm Gmail với một nhóm nhỏ người dùng. Sau đó, thiết lập các chính sách bảo mật và chia sẻ được đề xuất, đồng thời triển khai Google Workspace cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn.

Truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google là nơi quản trị viên quản lý các dịch vụ của Google cho mọi người trong một tổ chức. Nếu bạn có tài khoản quản trị viên, hãy đăng nhập vào tài khoản quản trị viên của bạn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên từ Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác:

Nhấn vào Trình khởi chạy ứng dụng ở trên cùng bên phải > Chọn Quản trị viên.

Chạy thử nghiệm (tùy chọn)

Dùng thử Google Workspace với một số lượng nhỏ người dùng để đánh giá Gmail, di chuyển dữ liệu và truy cập trên thiết bị di động. Thí điểm không làm gián đoạn dịch vụ thư hiện tại của bất kỳ ai và mọi người tiếp tục sử dụng địa chỉ email hiện tại của họ.

Lưu ý: Để thử nghiệm Gmail, bạn không phải thay đổi bản ghi MX của miền của mình để trỏ tới Google.

Trong khi đăng ký, hãy bỏ qua bước kích hoạt Gmail cho miền của bạn (bạn sẽ thực hiện điều đó sau). Tiếp đó, bạn hãy chạy thử nghiệm 5 bước sau để đánh giá hoạt động của Gmail và các dịch vụ khác trong Google Workspace:

• Bước 1: Thiết lập Gmail của người dùng thí điểm
• Bước 2: Đăng nhập và bắt đầu gửi thư
• Bước 3: Di chuyển dữ liệu của người dùng thí điểm
• Bước 4: Thiết lập Google Workspace trên thiết bị di động
• Bước 5: Khám phá các dịch vụ của Google Workspace

Chuẩn bị thông tin liên lạc

Bắt đầu thông báo cho nhóm của bạn về việc chuyển sang Google Workspace. Tùy chỉnh các mẫu template của Google với logo của công ty bạn và chuẩn bị các điều kiện để nhân viên của bạn chuyển đổi qua Google Workspace. Bạn có thể sử dụng các yếu tố xây dựng thương hiệu này trong thông tin liên lạc nội bộ của doanh nghiệp mình. Bằng cách tải xuống, tức là bạn đã đồng ý với các nguyên tắc sử dụng thương hiệu Google.

Thêm những người dùng còn lại

Sau khi thí điểm với một nhóm nhỏ nhân viên trong công ty, bạn hãy thêm tài khoản cho bất kỳ nhân viên còn lại. Bạn có thể thêm từng người dùng hoặc bằng cách tải lên bảng tính. Google Workspace cung cấp các công cụ để đồng bộ hóa tài khoản người dùng với Microsoft Active Directory hoặc một máy chủ LDAP khác, giúp cho việc chuyển đổi người dùng Google Workspace trong doanh nghiệp dễ dàng hơn bao giờ hết.

Để mọi người trong doanh nghiệp của bạn sử dụng các dịch vụ Google Workspace, bạn phải cấp cho mỗi người một tài khoản người dùng và giấy phép Google Workspace. Một tài khoản cung cấp cho mỗi người dùng bao gồm: 

• Tên và mật khẩu để đăng nhập vào các dịch vụ của Google
• Địa chỉ email tại bất kỳ miền nào của bạn (nếu bạn đang sử dụng Gmail)
• Hồ sơ hoặc tên liên hệ mà bạn có thể dễ dàng thay đổi sau này.

Tiếp đó, để giới hạn những người mà người dùng có thể tìm thấy trong danh bạ và tìm kiếm, bạn có thể tạo những thư mục tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể thiết lập thư mục tùy chỉnh cho nhân viên tạm thời và cho phép nhân viên full-time tìm thấy tất cả người dùng trong Thư mục. Bạn có thể tạo tối đa 100 thư mục tùy chỉnh như vậy trong doanh nghiệp của mình.

Thiết lập email doanh nghiệp cho miền của bạn

Nếu bạn đã hoàn tất quá trình thử nghiệm và chưa kích hoạt Gmail cho miền của mình, hãy làm nó ngay bây giờ. Bạn cần thay đổi bản ghi MX để chuyển thư trực tiếp đến máy chủ thư của Google. Sau đó, sử dụng bản ghi MX để xác minh tên miền của bạn và thiết lập Gmail làm email chuyên nghiệp của bạn. Sau khi chuyển bản ghi MX của Google, bạn có thể nhận email của mình trong hộp thư đến Gmail hoặc thông qua một ứng dụng email khác như Microsoft Outlook, mail Zoho,…

Thêm bản ghi SPF để đảm bảo gửi thư và ngăn chặn giả mạo, tránh việc thư đến vào mục spam.

Cung cấp cho người dùng một địa chỉ “email alias” bổ sung.

Thiết lập email doanh nghiệp cho miền của bạn

Thêm logo công ty bạn vào Google Workspace: Hãy thêm logo của doanh nghiệp vào một số ứng dụng trong Google Workspace như Gmail, Calendar, Drive để tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp bạn hơn nhé.

Thiết lập xác minh 2 bước: Đây là bước cực kỳ quan trọng để bảo vệ công ty bạn trước những tên tội phạm mạng, những kẻ đang cố gắng đánh cắp tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào dữ liệu kinh doanh. Các doanh nghiệp nhỏ có cần Xác minh 2 bước không? Đương nhiên là có rồi. Những tên tội phạm mạng nhắm vào các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nếu tin tặc xâm nhập vào tài khoản admin của bạn, chúng có thể xem được rất nhiều dữ liệu như email, tài liệu, bảng tính, hồ sơ tài chính,.. của  doanh nghiệp bạn.

Di chuyển thư, lịch và danh bạ của người dùng

Sử dụng các công cụ di chuyển của chúng tôi để nhập các email, sự kiện lịch và danh bạ hiện có của nhóm bạn vào Google Workspace. Bạn có thể di chuyển dữ liệu trực tiếp từ Microsoft Exchange, HCL Notes (trước đây là IBMNotes) hoặc một máy chủ IMAP khác. Hoặc, bạn có thể để nhóm của mình tự nhập dữ liệu của họ.

Thiết lập và quản lý thiết bị di động

Cho phép nhóm của bạn nhận email, sự kiện lịch và tài liệu khi họ đang di chuyển. Bật các tính năng bảo mật và thiết lập nhóm của bạn với Google Workspace trên các thiết bị di động.

Để không gián đoạn công việc ngay cả khi đang di chuyển hoặc khi đi công tác, khi nghỉ dưỡng, bạn nên cho phép những nhân viên sử dụng Google Workspace nhận email, sự kiện lịch và tài liệu; bật các tính năng bảo mật và thiết lập nhóm của bạn với Google Workspace trên các thiết bị di động. 

Quản lý các thiết bị được sử dụng trong tổ chức của bạn với tính năng quản lý điểm cuối của Google. Nhân viên có thể truy cập tài khoản Google Workspace của họ từ một thiết bị cá nhân hoặc công ty sở hữu. Với quản lý điểm cuối của Google, bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào các dịch vụ của Google Workspace, chẳng hạn như Gmail và Google Drive. Bạn cũng có thể thêm và sắp xếp các ứng dụng di động khác mà bạn chọn. Đồng thời, kiểm soát cài đặt để giữ cho nội dung công việc an toàn và bảo mật trên các thiết bị cá nhân và công ty sở hữu.

Đào tạo quản trị viên trong doanh nghiệp

Với tư cách là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Google để được hỗ trợ, qua điện thoại, trò chuyện hoặc email. Các tùy chọn hỗ trợ có thể khác nhau tùy thuộc vào đăng ký của bạn, nhưng luôn có cách để bạn liên hệ. Bạn có thể yêu cầu hỗ trợ bằng nhiều cách khác nhau như: Điện thoại, trò chuyện, Email.

Một số kênh trợ giúp Google Workspace miễn phí trực tuyến:

• Trung tâm trợ giúp dành cho quản trị viên: Tìm kiếm tài liệu để quản lý người dùng và dịch vụ của Google Workspace.
• Google Workspace status dashboard: Xem trạng thái của các dịch vụ chính (Gmail, Lịch, v.v.).
• Diễn đàn trợ giúp dành cho quản trị viên Google Workspace: Tiếp cận với các chuyên gia và các quản trị viên khác trong cộng đồng Google Workspace.
• Cộng đồng Google Cloud: Tham gia cộng đồng chính thức dành cho quản trị viên Google Workspace. Xem tin tức và tài nguyên mới nhất, bao gồm các cuộc trò chuyện ngang hàng, thông báo ra mắt, cập nhật sản phẩm, bản đồ đường đi và hơn thế nữa.

Hầu hết những kênh hỗ trợ trên đều sử dụng Tiếng Anh. Nếu bạn không quá thạo ngôn ngữ khác, hãy tham gia những group hỗ trợ bằng tiếng Việt trên facebook, chẳng hạn như:

• Group Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt: Cập nhật thông tin, trả lời tất cả những câu hỏi, thắc mắc của bạn về Google Workspace.
• Group Góc Công Nghệ: Cộng đồng chia sẻ kiến thức giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

Đào tạo người dùng của bạn

Không chỉ quản trị viên, mà những người dùng trong doanh nghiệp cũng cần hướng dẫn đào tạo để có thể bắt đầu sử dụng Gmail, Google Calendar, Google Docs, Sheets, Slides, Google Meet,… Truy cập Trung tâm kiến thức về Google Workspace của Google hoặc truy cập Blog Kiến Thức của GCS để tìm hiểu chức năng của từng ứng dụng, mẹo sử dụng Google Workspace làm việc tại nhà,…