Thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace – Phần 2

Ở phần trước, bạn đã được tìm hiểu tùy chọn định tuyến email đến cho Google Workspace. Trong phần 2 này, hãy cùng GCS tìm hiểu cách thiết lập định tuyến email tuân thủ và định tuyến email đi.

Trước khi bắt đầu thực hiện, bạn cần xem lại phần chuẩn bị thêm tuyến email cho Google Workspace tại phần 1.

Hướng dẫn cách định tuyến email tuân thủ

Nội dung tuân thủ và nội dung bị phản đối

Một số email được gửi theo một cách cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể muốn chuyển các tin nhắn có loại nội dung nhất định đến bộ phận pháp lý của mình. Khi đó, cần thiết lập điểm đến chính mới hoặc thêm điểm đến phù hợp với các chuỗi hoặc mẫu văn bản cụ thể. Bạn có thể thiết lập đối xứng nội dung bí mật và thay đổi đích chính thành máy chủ hỗ trợ mã hóa.

Tuân thủ tệp đính kèm

Để xác định đích chính mới hoặc thêm đích cho các thư khớp với một loại tệp đính kèm cụ thể, hãy sử dụng cài đặt tuân thủ Tệp đính kèm trên tab Tuân thủ.

tuân thủ tệp đính kèm

Yêu cầu kết nối an toàn hơn trước khi định tuyến thư email

Bạn có thể yêu cầu truyền thư qua TLS khi người dùng khớp với các miền và địa chỉ email được chỉ định. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập cài đặt tuân thủ TLS của đơn vị tổ chức và cho thư đến và đi. 

  • Nếu một miền cụ thể không hỗ trợ TLS, thư đến sẽ bị từ chối và thư đi sẽ không được gửi. 
  • Nếu bạn thiết lập máy chủ cổng đi sử dụng TLS, các thư đi trong danh sách TLS được thực thi sẽ được gửi đến các miền không hỗ trợ TLS.

Cách định tuyến email đi như thế nào?

Gửi tất cả thư qua máy chủ cổng

Để định tuyến thư đi, cần phải thiết lập máy chủ cổng đi. Trước khi gửi đi, máy chủ cổng thường xử lý các thông báo.

Cách Thiết lập cổng đi bằng cách sử dụng cài đặt định tuyến email như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace, bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google xuất hiện. Từ trang chủ, đi tới Apps > Google Workspace > Gmail > Máy chủ.

Bước 2: Chọn Thêm tuyến. Sau đó nhập tên tuyến cho máy chủ cổng vào Tên, nhập địa chỉ máy chủ cổng đi vào trường Nhập tên máy chủ hoặc IP rồi mở chọn các tùy chọn bạn muốn bật:

  • Thực hiện tra cứu MX trên máy chủ: Phân phối tới máy chủ MX được liên kết với tên miền được chỉ định.
  • Yêu cầu thư được truyền qua kết nối truyền tải an toàn (TLS): Đồng bộ hóa thư giữa máy chủ gửi thư và nhận bằng Bảo mật lớp truyền tải (TLS).
  • Yêu cầu chứng chỉ do CA ký: Máy chủ SMTP ứng dụng khách phải xuất trình chứng chỉ do Tổ chức phát hành chứng chỉ được Google tin cậy ký.
  • Xác thực tên máy chủ chứng chỉ: Xác minh tên máy chủ nhận khớp với chứng chỉ do máy chủ SMTP cung cấp.

Bước 3: Nhấp vào Kiểm tra kết nối TLS để xác minh kết nối với máy chủ thư nhận rồi bấm Lưu. Các thay đổi sẽ có hiệu lực trong vòng 24h kể từ khi thực hiện.

chứng chỉ tls

Thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến email qua máy chủ Gmail

Nếu tổ chức của bạn sử dụng máy chủ không phải Gmail, chẳng hạn như Microsoft hoặc dịch vụ SMTP, bạn có thể thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến email đi qua Gmail. Bằng cách sử dụng cài đặt dịch vụ chuyển tiếp SMTP, thư rác và vi rút sẽ được lọc trước khi chúng đến tay người nhận bên ngoài. Cài đặt này cũng cho phép bạn áp dụng cài đặt bảo mật thư trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Cách thiết lập chuyển tiếp SMTP để định tuyến email như sau:

Bước 1: Thiết lập chuyển tiếp SMTP trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google

Bước 2: Thiết lập máy chủ tại chỗ của bạn để trỏ tới Google. 

dinh tuyen email 6

Các sự cố thường gặp khi thiết lập định tuyến email

Các tuyến email xung đột nhau

Bạn có thể thiết lập chính sách định tuyến email trên toàn miền cho các thư đến. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xác định lộ trình phân phối dựa trên nội dung hoặc tệp đính kèm của tin nhắn. Để tìm hiểu cài đặt định tuyến nào được ưu tiên, hãy chuyển đến  Điều chỉnh cài đặt Gmail cho tổ chức của bạn .

Nếu có xung đột với các điều khiển định tuyến cũ, mọi cài đặt định tuyến được mô tả ở đây sẽ ghi đè mọi cài đặt cũ.

Định tuyến email hoặc gửi thư đi không thành công

Nếu email được chuyển từ máy chủ Gmail hoặc Google Workspace đến máy chủ người nhận bên ngoài và không thể thực hiện kết nối, Gmail sẽ giữ thư. Các lý do cho kết nối không thành công bao gồm hết thời gian chờ, từ chối hoặc lỗi 400-series.

Gmail cố gắng gửi lại thư vài phút một lần, trong thời hạn 7 ngày. Sau 7 ngày, tin nhắn sẽ được trả lại cho người gửi.

  • Nếu bạn thêm máy chủ mới trong khi Gmail đang cố gắng gửi lại thư, thư đó sẽ được chuyển đến máy chủ ban đầu.
  • Nếu có lỗi chuỗi 500, thư sẽ bị từ chối ngay lập tức. 

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về cách thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace GCS.VN đã chia sẻ. Nếu bạn còn điều gì thắc mắc về Google Workspace, hãy liên hệ ngay với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ, tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!