Thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace – Phần 2

Trước khi bắt đầu thực hiện, bạn cần xem lại phần chuẩn bị thêm tuyến email cho Google Workspace tại phần 1.

Hướng dẫn cách định tuyến email tuân thủ

Nội dung tuân thủ và nội dung bị phản đối

Một số email được gửi theo một cách cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể muốn chuyển các tin nhắn có loại nội dung nhất định đến bộ phận pháp lý của mình. Khi đó, cần thiết lập điểm đến chính mới hoặc thêm điểm đến phù hợp với các chuỗi hoặc mẫu văn bản cụ thể. Bạn có thể thiết lập đối xứng nội dung bí mật và thay đổi đích chính thành máy chủ hỗ trợ mã hóa.

Tuân thủ tệp đính kèm

Để xác định đích chính mới hoặc thêm đích cho các thư khớp với một loại tệp đính kèm cụ thể, hãy sử dụng cài đặt tuân thủ Tệp đính kèm trên tab Tuân thủ.

Yêu cầu kết nối an toàn hơn trước khi định tuyến thư email

Bạn có thể yêu cầu truyền thư qua TLS khi người dùng khớp với các miền và địa chỉ email được chỉ định. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập cài đặt tuân thủ TLS của đơn vị tổ chức và cho thư đến và đi. 

• Nếu một miền cụ thể không hỗ trợ TLS, thư đến sẽ bị từ chối và thư đi sẽ không được gửi. 
• Nếu bạn thiết lập máy chủ cổng đi sử dụng TLS, các thư đi trong danh sách TLS được thực thi sẽ được gửi đến các miền không hỗ trợ TLS.

Cách định tuyến email đi như thế nào?

Gửi tất cả thư qua máy chủ cổng

Để định tuyến thư đi, cần phải thiết lập máy chủ cổng đi. Trước khi gửi đi, máy chủ cổng thường xử lý các thông báo.

Cách Thiết lập cổng đi bằng cách sử dụng cài đặt định tuyến email như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace, bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google xuất hiện. Từ trang chủ, đi tới Apps > Google Workspace > Gmail > Máy chủ.

Bước 2: Chọn Thêm tuyến. Sau đó nhập tên tuyến cho máy chủ cổng vào Tên, nhập địa chỉ máy chủ cổng đi vào trường Nhập tên máy chủ hoặc IP rồi mở chọn các tùy chọn bạn muốn bật:

• Thực hiện tra cứu MX trên máy chủ: Phân phối tới máy chủ MX được liên kết với tên miền được chỉ định.
• Yêu cầu thư được truyền qua kết nối truyền tải an toàn (TLS): Đồng bộ hóa thư giữa máy chủ gửi thư và nhận bằng Bảo mật lớp truyền tải (TLS).
• Yêu cầu chứng chỉ do CA ký: Máy chủ SMTP ứng dụng khách phải xuất trình chứng chỉ do Tổ chức phát hành chứng chỉ được Google tin cậy ký.
• Xác thực tên máy chủ chứng chỉ: Xác minh tên máy chủ nhận khớp với chứng chỉ do máy chủ SMTP cung cấp.

Bước 3: Nhấp vào Kiểm tra kết nối TLS để xác minh kết nối với máy chủ thư nhận rồi bấm Lưu. Các thay đổi sẽ có hiệu lực trong vòng 24h kể từ khi thực hiện.

Thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến email qua máy chủ Gmail

Nếu tổ chức của bạn sử dụng máy chủ không phải Gmail, chẳng hạn như Microsoft hoặc dịch vụ SMTP, bạn có thể thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến email đi qua Gmail. Bằng cách sử dụng cài đặt dịch vụ chuyển tiếp SMTP, thư rác và vi rút sẽ được lọc trước khi chúng đến tay người nhận bên ngoài. Cài đặt này cũng cho phép bạn áp dụng cài đặt bảo mật thư trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Cách thiết lập chuyển tiếp SMTP để định tuyến email như sau:

Bước 1: Thiết lập chuyển tiếp SMTP trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google

Bước 2: Thiết lập máy chủ tại chỗ của bạn để trỏ tới Google. 

Các sự cố thường gặp khi thiết lập định tuyến email

Các tuyến email xung đột nhau

Bạn có thể thiết lập chính sách định tuyến email trên toàn miền cho các thư đến. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xác định lộ trình phân phối dựa trên nội dung hoặc tệp đính kèm của tin nhắn. Để tìm hiểu cài đặt định tuyến nào được ưu tiên, hãy chuyển đến  Điều chỉnh cài đặt Gmail cho tổ chức của bạn .

Nếu có xung đột với các điều khiển định tuyến cũ, mọi cài đặt định tuyến được mô tả ở đây sẽ ghi đè mọi cài đặt cũ.

Định tuyến email hoặc gửi thư đi không thành công

Nếu email được chuyển từ máy chủ Gmail hoặc Google Workspace đến máy chủ người nhận bên ngoài và không thể thực hiện kết nối, Gmail sẽ giữ thư. Các lý do cho kết nối không thành công bao gồm hết thời gian chờ, từ chối hoặc lỗi 400-series.

Gmail cố gắng gửi lại thư vài phút một lần, trong thời hạn 7 ngày. Sau 7 ngày, tin nhắn sẽ được trả lại cho người gửi.

• Nếu bạn thêm máy chủ mới trong khi Gmail đang cố gắng gửi lại thư, thư đó sẽ được chuyển đến máy chủ ban đầu.
• Nếu có lỗi chuỗi 500, thư sẽ bị từ chối ngay lập tức. 

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về cách thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace mà GCS Technology VietNam đã chia sẻ. Nếu bạn còn điều gì thắc mắc về Google Workspace, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ, tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.