Thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace – Phần 1

Trong thời đại công nghệ bùng nổ, việc chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, những đường link dài dòng, phức tạp có thể gây khó khăn cho người dùng trong việc ghi nhớ và chia sẻ. Rút gọn link Google chính là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này. Bài viết này của GCS Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cách biến những liên kết dài dòng đó thành những liên kết rõ ràng, ngắn gọn và dễ chia sẻ.

Rút gọn link Google là gì?

Nói một cách dễ hiểu, rút gọn link Google là là một dạng kỹ thuật chuyển đổi sử dụng các công cụ hỗ trợ nhằm chuyển URL dài (Uniform Resource Locators) thành đường link ngắn gọn có định dạng dễ quản lý và thân thiện hơn với người dùng.

Ví dụ bạn có một liên kết kết quả Google Search phức tạp trải dài trên nhiều dòng. Việc chia sẻ một liên kết như vậy trong email, văn bản hoặc bài đăng trên mạng xã hội sẽ sẽ khiến người xem cảm giác không an tâm, kém hấp dẫn và thường bỏ qua. Đây là lúc công cụ rút ngắn liên kết Google ra đời nhằm giải quyết giúp người dùng.

Lịch sử về công cụ rút gọn link goo.gl của Google

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu lịch sử công cụ tiên phong trong việc hỗ trợ người dùng rút gọn link - Goo.gl của Google được phát triển như thế nào và tại sao lại ngừng hoạt động.

• 12/2009: Goo.gl được ra mắt và phát triển nhằm mục đích giúp việc chia sẻ liên kết thuận tiện hơn. 

Điểm đặc biệt của goo.gl bắt nguồn từ sự đơn giản và tính năng của nó. Người dùng có thể xem liên kết rút gọn của họ được nhấp bao nhiêu lần, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất nội dung. Ngoài ra, goo.gl còn cung cấp tính năng tạo mã QR, cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ liên kết ngoại tuyến bằng cách quét mã QR bằng camera điện thoại thông minh.

• 04/2018: Google tuyên bố ngừng hoạt động goo.gl. Việc đăng ký người dùng mới đã bị dừng lại và người dùng hiện có được cung cấp thời gian gia hạn để di chuyển dữ liệu của họ và tìm các dịch vụ rút gọn thay thế. 
• 03/2019: Goo.gl chính thức bị xóa bỏ.

Mặc dù đã ngừng hoạt động, Goo.gl vẫn là công cụ đi tiên phong trong việc rút gọn URL thân thiện với người dùng và đặt ra tiêu chuẩn cho việc tích hợp các tính năng phân tích và theo dõi. Dịch vụ này đã giúp định hình giao tiếp trực tuyến và mở đường cho nhiều công cụ rút gọn URL hiện có ngày nay.

Vì sao người dùng nên rút gọn link Google?

Các liên kết Google dài và phức tạp có thể là một điểm yếu lớn. Chúng cồng kềnh để chia sẻ, không hấp dẫn về mặt hình ảnh và dễ mắc lỗi khi gõ thủ công. Đây là lý do tại sao việc rút ngắn liên kết Google mang lại lợi thế rõ ràng cho người dùng:

1. Nâng cao tính thẩm mỹ và đọc dễ dàng hơn

Thường ngày, chúng ta thường bắt gặp một bài đăng hoặc email trên mạng xã hội chứa đầy những URL phức tạp và dài dòng. Liên kết Google rút gọn sẽ tối ưu hóa các đường link trong bài đăng, email đó, làm cho nội dung của bạn trực quan hơn và dễ đọc hơn. Điều này có thể đặc biệt quan trọng trên các nền tảng có giới hạn ký tự như Instagram, Tiktok..

2. Chia sẻ đơn giản

Các liên kết rút gọn giúp việc chia sẻ trở nên thân thiện hơn với người dùng. Chúng có thể dễ dàng sao chép, dán và truyền bằng lời nói với rủi ro sai sót ít nhất. Điều này thúc đẩy giao tiếp suôn sẻ hơn và phổ biến thông tin rộng rãi hơn.

3. Cung cấp thông tin chi tiết 

Một số dịch vụ rút ngắn liên kết, bao gồm cả dịch vụ trước đây của Google (goo.gl), đã cung cấp khả năng theo dõi nhấp chuột. Điều này cho phép người dùng phân tích số lượng người đã nhấp vào liên kết rút gọn, lưu lượng truy cập bắt nguồn từ đâu và thậm chí cả thông tin nhân khẩu học của người dùng. Dữ liệu có giá trị này có thể được sử dụng để tinh chỉnh các chiến lược Marketing và hiểu phạm vi tiếp cận nội dung.

4. Trải nghiệm người dùng 

Các liên kết rút gọn góp phần mang lại trải nghiệm tải nhanh hơn. Điều này là do trình duyệt có ít dữ liệu hơn để xử lý khi tải một trang web được liên kết thông qua một URL ngắn gọn. Mặc dù có vẻ nhỏ nhưng điều này có thể mang lại trải nghiệm tích cực hơn cho người dùng, đặc biệt là trên các kết nối Internet chậm hơn.

5. Hình ảnh chuyên nghiệp

Các liên kết rút gọn mang lại cảm giác chuyên nghiệp. Chúng có cách thức trình bày thông tin một cách rõ ràng và ngắn gọn. Điều này có thể đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp và tổ chức muốn thiết lập những đường link một cách chuyên nghiệp.

Nhiều dịch vụ rút gọn link hiện nay cũng đã có cung cấp chức năng tương tự như Goo.gl, cho phép người dùng tận dụng những lợi thế của việc sở hữu đường link ngắn gọn. Vì vậy, lần tới khi bạn gặp một liên kết Google dài, hãy cân nhắc việc rút ngắn nó để nâng cao trải nghiệm người dùng và giao tiếp trực tuyến của bạn.

Top 5 công cụ trực tuyến bạn nên sử dụng để rút gọn link Google

Mặc dù dịch vụ rút ngắn liên kết goo.gl của Google đã ngừng hoạt động vào năm 2019 nhưng nhu cầu về rút gọn URL vẫn rất lớn. Dưới đây là 5 công cụ trực tuyến hàng đầu mà bạn có thể sử dụng để biến những liên kết dài dòng đó của Google thành những viên ngọc quý có thể quản lý và chia sẻ:

Bitly

Một cái tên quen thuộc trong lĩnh vực rút ngắn liên kết Google và các link khác, Bitly cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ cho các gói miễn phí và trả phí. Bạn có thể tạo các liên kết ngắn tùy chỉnh, theo dõi số lần nhấp chuột của người dùng, thậm chí tích hợp dịch vụ với các nền tảng Marketing phổ biến. 

Gói miễn phí cung cấp các tùy chọn phân tích và xây dựng thương hiệu cơ bản, phù hợp cho những cá nhân ít sử dụng và không cần quá nhiều tính năng.

Ow.ly

Nền tảng này, đặc biệt phổ biến với người dùng HootSuite, cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với các công cụ quản lý phương tiện truyền thông xã hội. Owly cho phép bạn lên lịch đăng bài, theo dõi hiệu suất và thậm chí rút ngắn các URL. Gói miễn phí cung cấp các tính năng cơ bản, trong khi các gói trả phí mở khóa các tùy chọn quản lý nhóm và phân tích nâng cao.

TinyURL

Đây là một trong những công cụ “kỳ cựu” trong việc rút gọn liên kết được biết đến vì sự đơn giản của nó. Chỉ cần dán URL dài vào thanh nhập đường link và ngay lập tức bạn sẽ nhận được phiên bản rút gọn. Mặc dù TinyURL không cung cấp tùy chỉnh hoặc phân tích rộng rãi nhưng đây là giải pháp nhanh chóng và dễ dàng cho nhu cầu rút ngắn liên kết một lần.

Rebrandly

Nếu tính nhất quán của thương hiệu là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp thì Rebrandly rất đáng là lựa chọn để xem xét. Nền tảng này cho phép bạn tạo miền tùy chỉnh cho các liên kết rút gọn của mình, tăng cường nhận diện và tin cậy thương hiệu. Rebrandly cung cấp gói miễn phí với các tính năng hạn chế, nhưng các cấp trả phí sẽ mở khóa các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao, phân tích chi tiết và các công cụ cộng tác nhóm.

BL.ink

Công cụ mới gia nhập lĩnh vực rút gọn link Google này tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm trực quan hấp dẫn và thân thiện với người dùng. BL.ink cung cấp tính năng rút ngắn URL rõ ràng với khả năng thêm nút kêu gọi hành động (CTA) ở cuối liên kết rút gọn. 

Điều này có thể đặc biệt có giá trị đối với các chiến dịch Marketing hoặc thúc đẩy hành động cụ thể của người dùng. BL.ink có gói miễn phí với các tính năng cơ bản, trong khi các cấp trả phí mở khóa các tùy chỉnh và phân tích nâng cao.

Hãy nhớ rằng, việc chọn đúng công cụ tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể xem xét các yếu tố như khả năng tùy chỉnh, phân tích, tính nhất quán của thương hiệu và giá cả khi đưa ra quyết định.

Hướng dẫn cách rút gọn link Google

Bạn đang cần chia sẻ một đường dẫn Google Docs hay Sheets, Slides dài và phức tạp? Bạn muốn tiết kiệm diện tích khi chia sẻ trên mạng xã hội hoặc email? Phần này sẽ đi sâu vào hướng dẫn bạn cách rút gọn các đường link Google nhanh chóng và đơn giản chỉ với 1 phút thực hiện. Khám phá ngay.

Cách rút gọn link Google Drive

Google Drive là một trong những ứng dụng phổ biến giúp mọi người lưu trữ các tệp tên trên nền tảng đám mây của Google. Vì vậy, việc chia sẻ liên kết với những nhân sự, bộ phận trong công ty là điều mà chúng ta không còn xa lạ gì. GCS Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cách rút gọn link Google Drive nhanh chóng bằng các bước sau đây:

Bước 1: Chọn công cụ rút gọn liên kết của bạn

Hiện có một số dịch vụ rút ngắn liên kết uy tín, mỗi dịch vụ đều có những tính năng riêng. Các tùy chọn phổ biến bao gồm Bitly, TinyURL, Ow.ly và Rebrand.ly. Bạn có thể thoải mái lựa chọn một trong công cụ kể trên.

Bước 2: Chuẩn bị liên kết Google Drive

Tiếp theo, bạn tìm đến file mà bạn muốn rút gọn link và chia sẻ. Nhấp chuột phải vào tệp/thư mục, chọn "Nhận liên kết" và điều chỉnh quyền chia sẻ nếu cần.

Bước 3: Rút gọn link

Đi tới trang web của dịch vụ rút ngắn liên kết mà bạn đã chọn. Xác định vị trí trường được chỉ định để dán URL dài. Dán toàn bộ liên kết Google Drive mà bạn đã sao chép ở bước 2.

Bước 4: Rút gọn và tùy chỉnh (Tùy chọn)

Hầu hết các dịch vụ sẽ tự động tạo phiên bản rút gọn sau khi dán. Một số cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh – bạn có thể tạo URL được cá nhân hóa phản ánh nội dung tệp (ví dụ: "sách công thức nấu ăn" cho tài liệu công thức nấu ăn).

Bước 5: Chia sẻ liên kết rút gọn của bạn

Sau khi rút ngắn, hãy sao chép liên kết mới, ngắn gọn. Giờ đây, bạn có thể chia sẻ nó một cách thoải mái thông qua email, bài đăng trên mạng xã hội hoặc nền tảng nhắn tin. 

Lưu ý:

• Một số dịch vụ rút ngắn liên kết cung cấp các công cụ phân tích. Những công cụ này có thể theo dõi số lần nhấp vào liên kết rút gọn của bạn, giúp bạn biết có bao nhiêu người đang truy cập vào tệp Google Drive được chia sẻ của bạn.
• Hãy lựa chọn dịch vụ rút gọn link uy tín có chính sách bảo mật rõ ràng.
• Đối với các tài liệu nhạy cảm, hãy cân nhắc việc bảo vệ bằng mật khẩu tệp Google Drive của bạn trước khi chia sẻ liên kết rút gọn.

Cách rút gọn link Google Docs

Người dùng có thể rút gọn link Google Docs bằng cách sử dụng các công cụ bổ sung (add-on). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Mở tài liệu Google Docs mà bạn muốn rút gọn link.

Bước 2: Nhấp vào Add-ons trên thanh menu.

Bước 3: Chọn Get add-ons.

Bước 4: Tìm kiếm TinyURL hoặc Bitly.

Bước 5: Chọn add-on bạn muốn sử dụng và cài đặt nó.

Bước 6: Sau khi cài đặt add-on, nhấp vào Add-ons > TinyURL hoặc Bitly.

Bước 7: Chọn phần văn bản trong tài liệu mà bạn muốn rút gọn link.

Bước 8: Nhấp vào Shorten.

Bước 9: Add-on sẽ tạo ra một đường dẫn ngắn gọn cho bạn.

Bước 10: Sao chép đường dẫn ngắn gọn và sử dụng nó để chia sẻ tài liệu của bạn.

Lưu ý:

• Một số add-on có thể yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản Google 
• Bạn có thể tùy chỉnh đường dẫn ngắn gọn bằng cách chọn Options trong add-on.
• Một số add-on có thể cung cấp các tính năng bổ sung như theo dõi số lần click vào đường dẫn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các dịch vụ rút gọn link trực tuyến để rút gọn link Google Docs. Dưới đây là một số dịch vụ phổ biến:

• Bitly: https://bitly.com/
• Ow.ly: https://ow.ly/
• Rebrand.ly: https://rebrand.ly/
• Bl.ink: https://bl.ink/

Cách rút gọn link trong Sheet

Tương tự như cách rút gọn link Google Drive và Docs, bạn có thể sử dụng các công cụ rút gọn link như Bitly, Ow.ly, Rebrand.ly, Bl.ink và thực hiện theo các bước hướng dẫn như trên để có được link dẫn ngắn gọn và nhanh chóng.

Ngoài ra, bạn có thể cài đặt tiện ích add-ons để quá trình rút gọn link Sheets được diễn ra ngay trong quá trình làm mà không cần chuyển sang tab khác.

Cách rút gọn link Google Maps

Tiếp theo chúng ta cùng đến với Google Maps. Sẽ có những trường hợp bạn gửi link địa chỉ trên Google Maps cho người thân, bạn bè để họ có thể tìm thấy dễ dàng hơn. Những lúc như vậy, chúng ta cũng sẽ không muốn đường link quá dài dòng. Sau đây là một số bước hướng dẫn giúp bạn rút gọn link Google Maps đơn giản:

1. Sử dụng nút “Chia sẻ” ngay trên Google Maps

• Mở website chính của Google Maps
• Nhập địa điểm mà bạn muốn chia sẻ liên kết
• Sau đó ấn vào nút “Chia sẻ” ngay trong thông tin địa điểm

• Cuối cùng Google Maps sẽ cho bạn một đường link rút ngắn để bạn có thể copy và chia sẻ với người thân, bạn bè.

2. Sử dụng dịch vụ rút gọn link trực tuyến

• Truy cập dịch vụ rút gọn link trực tuyến như Bitly, Ow.ly, Rebrand.ly, Bl.ink, TinyURL.
• Dán đường dẫn Google Maps vào hộp văn bản.
• Nhấp vào nút Shorten URL.

• Sao chép đường dẫn ngắn gọn được cung cấp.

3. Sử dụng tiện ích mở rộng trình duyệt

• Cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt như Bitly, Google URL Shortener.
• Truy cập vị trí Google Maps bạn muốn rút gọn link.
• Nhấp vào biểu tượng tiện ích mở rộng.
• Sao chép đường dẫn ngắn gọn được cung cấp.

Cách rút gọn link Google Forms

Google Forms là một trong những ứng dụng có đường link được chia sẻ nhiều nhất trong công việc hiện nay. Đó chính là những biểu mẫu khảo sát hay hỏi ý kiến mà chúng ta nhận được mỗi khi cần nghiên cứu thông tin, thị trường, khách hàng. Vậy làm thế nào để rút gọn link Google Forms một cách chuyên nghiệp, tránh dài dòng? Các bạn có thể tham khảo ba cách sau:

Cách 1: Sử dụng tính năng rút ngắn URL của Google Forms

Thay vì sử dụng liên kết dài và phức tạp, Google Forms cung cấp tính năng Rút ngắn URL giúp bạn dễ dàng chia sẻ biểu mẫu.

• Mở trình quản lý Google Form.
• Nhấp vào nút Gửi ở góc trên cùng bên phải.
• Tại mục Đường liên kết, chọn Rút ngắn URL.

• Sao chép liên kết đã rút gọn có dạng https://forms.gle/[p9Yur9TJr7Zb7].

Lưu ý:

• Liên kết rút gọn sẽ tự động được tạo khi bạn chọn Rút ngắn URL.
• Bạn có thể thay đổi liên kết rút gọn bằng cách nhấp vào nút Tùy chỉnh.
• Liên kết rút gọn sẽ hoạt động vĩnh viễn.

Cách 2: Sử dụng Dịch vụ Rút Gọn Link trực tuyến

• Truy cập một dịch vụ rút gọn link uy tín như Bitly, Ow.ly, Rebrand.ly, Bl.ink.
• Dán link Google Forms của bạn vào hộp văn bản.
• Nhấp vào nút Shorten URL.
• Sao chép đường dẫn ngắn gọn và sử dụng nó để chia sẻ biểu mẫu.

Cách rút gọn link Google Slides

Đối với Google Slides - nơi tạo những bản thuyết trình ấn tượng. Chúng ta thường phải chia sẻ link Google Slides khi làm việc đội nhóm, cộng tác để chỉnh sửa bài sao cho đẹp mắt, phù hợp với ý tưởng của từng thành viên. Các bạn có thể làm theo 2 cách tương tự như cách rút gọn link Google Docs: Tải add-on hoặc sử dụng dịch vụ rút gọn link trực tuyến để rút gọn và chia sẻ.

Lợi ích khi rút gọn link Google là gì?

Việc rút ngắn liên kết mang lại vô số lợi ích cho cả người tạo nội dung và người tiêu dùng. Dưới đây là bảng phân tích các ưu điểm chính:

1. Nâng cao tính thẩm mỹ và khả năng đọc

Các URL dài, phức tạp có thể làm lộn xộn email, bài đăng trên mạng xã hội và thậm chí cả tài liệu in. Mặt khác, các liên kết rút gọn lại mang lại vẻ ngoài gọn gàng và chuyên nghiệp. Sự hấp dẫn trực quan này không chỉ cải thiện khả năng đọc mà còn làm cho nội dung trở nên thẩm mỹ hơn, có khả năng tăng mức độ tương tác.

2. Tối ưu hóa không gian trong thời đại kỹ thuật số

Những hạn chế về ký tự trên các nền tảng truyền thông xã hội như Twitter và những hạn chế trong nội dung email và tin nhắn văn bản đặt ra thách thức cho việc chia sẻ các URL dài. Các liên kết rút gọn đã vượt qua trở ngại này, cho phép người dùng chia sẻ thông tin hiệu quả trong khi vẫn ở trong giới hạn ký tự.

3. Tỷ lệ nhấp (CTR) được cải thiện

Các liên kết ngắn hơn thường hấp dẫn trực quan hơn và dễ nhớ hơn so với các liên kết dài. Điều này có thể dẫn đến cơ hội người dùng nhấp vào liên kết cao hơn, đặc biệt là khi được nhúng trong các bài đăng trên mạng xã hội hoặc email có không gian hạn chế.

4. Giảm lỗi

Lỗi chính tả là điều thường xuyên xảy ra, đặc biệt là khi xử lý các URL dài. Các liên kết rút gọn giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗi khiến người dùng không thể đến được đích dự định. Chia sẻ một liên kết dài bằng lời nói cũng có thể dẫn đến hiểu lầm. Với liên kết rút gọn, người dùng có thể tự tin chia sẻ bằng lời nói hoặc bằng văn bản vì biết rằng khả năng xảy ra lỗi sẽ thấp hơn.

5. Theo dõi dữ liệu tùy chọn cho thông tin chi tiết (Có sẵn trước đó)

Dịch vụ rút ngắn liên kết của Google cung cấp khả năng theo dõi số lần nhấp chuột và phân tích mức độ tương tác của người dùng với liên kết. Dữ liệu này có giá trị đối với các nhà tiếp thị và người sáng tạo nội dung. Họ có thể biết có bao nhiêu người đã nhấp vào liên kết, họ đến từ đâu và thậm chí cả thông tin nhân khẩu học của họ. Thông tin này đã giúp họ hiểu được phạm vi tiếp cận của nội dung và điều chỉnh chiến lược tiếp thị hoặc nội dung cho phù hợp.

Mặc dù dịch vụ của Google không còn khả dụng nhưng khái niệm rút ngắn liên kết vẫn còn phù hợp. Nhiều dịch vụ thay thế cung cấp chức năng tương tự, cho phép bạn thu được những lợi ích nêu trên. Bằng cách hiểu được sức mạnh của các liên kết rút gọn, bạn có thể tối ưu hóa giao tiếp trực tuyến của mình và có khả năng tiếp cận nhiều đối tượng hơn.

Một số lưu ý khi rút gọn link Google

Dù rút gọn link rất nhanh chóng và đơn giản, tuy nhiên chúng ta cần lưu ý một số điều sau đây để đảm bảo an toàn cho đường link của mình:

1. Tập trung vào lợi ích

• Cải thiện khả năng đọc: URL dài có thể cồng kềnh và kém hấp dẫn về mặt hình ảnh. Các liên kết rút gọn nâng cao khả năng đọc trong email, văn bản và bài đăng trên mạng xã hội có giới hạn ký tự.
• Giảm lỗi: Lỗi chính tả thường gặp với các URL dài. Các liên kết rút gọn giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗi khiến người dùng không thể đến được đích dự kiến.
• Theo dõi tiềm năng (Tùy chọn): Một số dịch vụ rút ngắn liên kết, bao gồm cả dịch vụ trước đây của Google, cung cấp tính năng theo dõi nhấp chuột để phân tích mức độ tương tác của người dùng với liên kết. Dữ liệu này có thể có giá trị cho mục đích tiếp thị.

2. Khám phá các lựa chọn thay thế

Nhiều dịch vụ thay thế cung cấp chức năng tương tự. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín có chính sách bảo mật rõ ràng. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm Bitly, Ow.ly, Rebrand.ly và Bl.ink.

3. Ưu tiên bảo mật

Hãy thận trọng với các link rút gọn, đặc biệt là những link gặp phải bất ngờ. Những kẻ độc hại có thể sử dụng các liên kết rút gọn để ngụy trang các nỗ lực lừa đảo

4. Xem xét tùy chỉnh

Một số dịch vụ cho phép tùy chỉnh các liên kết rút gọn để xây dựng thương hiệu hoặc khả năng ghi nhớ tốt hơn. Tuy nhiên, hãy ưu tiên sự rõ ràng hơn là việc tùy chỉnh quá mức có thể cản trở sự hiểu biết của người dùng.

Lời kết

Tóm lại, việc hiểu các bước hướng dẫn rút gọn link Google, sẽ giúp bạn sử dụng các dịch vụ thay thế một cách hiệu quả, thuận tiện hơn cũng như chuyên nghiệp trong việc chia sẻ đường link với đồng nghiệp, bạn bè cũng sử dụng hệ sinh thái Google. Nếu bạn mong muốn đăng ký Google Workspace ngay hôm nay, hãy liên hệ với GCS Vietnam qua LiveChat để được nhận hỗ trợ tư vấn tận tình từ đội ngũ CSKH của chúng tôi.

Bạn đã bao giờ cảm thấy như có ai đó lẻn vào nhà mình mà bạn không hề hay biết chưa? Trong thế giới kỹ thuật số, đó chính xác là cuộc tấn công Backdoor (tấn công bằng cửa sau). Các cuộc tấn công này có thể khiến dữ liệu, quyền riêng tư và thậm chí toàn bộ hoạt động của bạn gặp rủi ro. Bài viết này sẽ giải thích Backdoor là gì, chúng hoạt động như thế nào và bạn có thể làm gì để ngăn chặn Backdoor.

Backdoor là gì?

Trong lĩnh vực an ninh mạng, Backdoor(cửa sau) là thuật ngữ đề cập đến một phương pháp ẩn nhằm phá vỡ các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn và rất khó bị phát hiện. Hãy tưởng tượng một ngôi nhà có hệ thống báo động phức tạp và cửa ra vào được gia cố. Backdoor giống như một lối vào bí mật cho phép ai đó truy cập trái phép vào hệ thống nhà đó.

Backdoor có thể có nhiều dạng. Trong bối cảnh phần mềm, chúng có thể là mã độc được nhúng trong quá trình phát triển hoặc các chức năng ẩn khai thác lỗ hổng. Đối với phần cứng, Backdoor có thể là những sửa đổi vật lý như cổng ẩn hoặc phần mềm gián điệp được cài đặt sẵn.

Mục đích đằng sau một Backdoor có thể khác nhau. Phần mềm hợp pháp có thể được tích hợp sẵn các Backdoor nhằm mục đích khắc phục sự cố bởi người có thẩm quyền. Tuy nhiên, các backdoor được ủy quyền này sẽ trở thành rủi ro bảo mật nếu không được triển khai an toàn hoặc nếu sự tồn tại của chúng trở thành thông tin công khai.

Việc sử dụng Backdoor với mục đích xấu thường đến từ tội phạm mạng. Họ sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để cài đặt các Backdoor trên hệ thống. Điều này có thể liên quan đến việc lừa người dùng tải xuống phần mềm độc hại được ngụy trang dưới dạng phần mềm hợp pháp, khai thác điểm yếu trong các hệ thống chưa được vá hoặc thậm chí giả mạo phần cứng về mặt vật lý. Sau khi được thiết lập, Backdoor sẽ cấp cho kẻ tấn công quyền truy cập từ xa.

Trong các phần sau, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về các loại Backdoor khác nhau, cách chúng hoạt động và mối nguy hiểm mà chúng gây ra.

Các loại Backdoor gây hại phổ biến

Các cuộc tấn công Backdoor có nhiều dạng khác nhau, mỗi dạng có phương pháp riêng để đạt được quyền truy cập trái phép. Dưới đây là một số loại phổ biến nhất:

Cách thức hoạt động của tấn công Backdoor

Các cuộc tấn công Backdoor có cách tiếp cận có phương pháp, thường sử dụng quy trình gồm nhiều bước để giành quyền truy cập và thiết lập. Dưới đây là các giai đoạn phổ biến liên quan:

Xâm nhập ban đầu

Bước đầu tiên liên quan đến việc kẻ tấn công giành được chỗ đứng trên hệ thống mục tiêu. Điều này có thể đạt được thông qua các phương pháp khác nhau, chẳng hạn như:

• Email lừa đảo: Những email này thường chứa các tệp đính kèm hoặc liên kết độc hại mà khi nhấp vào sẽ tải xuống và cài đặt chương trình cửa sau.
• Lỗ hổng phần mềm: Kẻ tấn công khai thác những điểm yếu đã biết trong phần mềm hoặc hệ điều hành để tiêm mã độc mở cửa sau.
• Tải xuống theo từng ổ đĩa: Việc truy cập một trang web bị xâm nhập có thể vô tình tải chương trình cửa sau xuống thiết bị của bạn.
• Kỹ thuật lừa đảo: Chiến thuật lừa đảo có thể được sử dụng để lừa người dùng cài đặt phần mềm độc hại hoặc cấp quyền truy cập từ xa.

Triển khai và cài đặt

Khi kẻ tấn công đã có chỗ đứng, chúng sẽ triển khai phần mềm Backdoor. Đây có thể là một chương trình ẩn được ngụy trang dưới dạng phần mềm hợp pháp hoặc một tập lệnh độc hại được đưa vào quy trình hệ thống.

Thiết lập sự kiên trì

Chìa khóa để tấn công Backdoor thành công là sự kiên trì. Những kẻ tấn công sẽ thực hiện các bước để đảm bảo Backdoor vẫn hoạt động ngay cả sau khi khởi động lại hệ thống hoặc thực hiện các biện pháp bảo mật khác. Điều này có thể liên quan đến:

• Thêm Backdoor vào trình tự khởi động: Điều này đảm bảo chương trình sẽ tự động khởi chạy bất cứ khi nào hệ thống khởi động lại.
• Ẩn quá trình Backdoor: Những kẻ tấn công có thể sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để làm cho chương trình cửa sau khó bị phần mềm bảo mật phát hiện.
• Giành được đặc quyền quản trị: Việc nâng cao đặc quyền cho phép Backdoor có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với hệ thống, khiến việc gỡ bỏ khó khăn hơn.

Kết nối và kiểm soát

Sau khi thiết lập Backdoor, kẻ tấn công giờ đây có thể kết nối với máy chủ từ xa, thường được gọi là máy chủ ra lệnh và kiểm soát (C&C). Máy chủ này cho phép kẻ tấn công:

• Ra lệnh: Kẻ tấn công có thể điều khiển từ xa hệ thống bị nhiễm, đánh cắp dữ liệu, cài đặt phần mềm độc hại bổ sung hoặc khởi động các cuộc tấn công tiếp theo.
• Duy trì quyền truy cập: Máy chủ C&C đóng vai trò là kênh liên lạc, cho phép kẻ tấn công duy trì quyền truy cập vào hệ thống bị xâm nhập ngay cả khi vectơ lây nhiễm ban đầu bị vô hiệu hóa.

Bằng cách làm theo các bước này, các cuộc tấn công bằng cửa sau sẽ tạo ra một con đường ẩn để kẻ tấn công khai thác, có khả năng gây tổn hại đến hệ thống của bạn trong thời gian dài.

Vì sao nhiều thiết bị gặp trường hợp tấn công Backdoor?

Có vẻ như có một sự mâu thuẫn: tại sao một thiết bị đã bị phần mềm độc hại xâm nhập lại cố gắng thiết lập một Backdoor khác? Câu trả lời nằm ở những lợi ích tiềm ẩn mà kẻ tấn công có được từ những điểm truy cập bổ sung này. Sau đây là các lý do chính khiến thiết bị nhiễm tấn công Backdoor:

1. Có các lỗ hổng bảo mật

Sự lây nhiễm ban đầu có thể không hoàn toàn ổn định. Có lẽ nó dựa vào một lỗ hổng cụ thể có thể được vá trong tương lai. Bằng cách tạo một Backdoor, kẻ tấn công có thể thiết lập một tuyến truy cập thay thế vẫn hoạt động ngay cả khi việc khai thác ban đầu được giải quyết. Điều này đảm bảo khả năng kiểm soát liên tục đối với thiết bị.

2. Có khả năng phân quyền cao hơn để kiểm soát toàn bộ hệ thống

Phần mềm độc hại ban đầu có thể có quyền truy cập hạn chế trong hệ thống. Backdoor có thể được sử dụng để nâng cao đặc quyền, cấp cho kẻ tấn công quyền kiểm soát hoàn toàn thiết bị. Điều này cho phép họ đánh cắp dữ liệu nhạy cảm, cài đặt thêm phần mềm độc hại hoặc làm gián đoạn các chức năng quan trọng của hệ thống.

3. Lây nhiễm qua nhiều thiết bị liên quan

Một thiết bị bị nhiễm có thể đóng vai trò là bàn đạp cho các cuộc tấn công vào các thiết bị khác trong mạng. Backdoor hoạt động như một cổng ẩn, cho phép kẻ tấn công di chuyển ngang qua mạng, xâm phạm các hệ thống bổ sung và mở rộng phạm vi tiếp cận của chúng.

4. Truyền thông Lệnh và Điều khiển (C&C)

Một số Backdoor hoạt động như các kênh liên lạc giữa thiết bị bị nhiễm và máy chủ Ra lệnh và Điều khiển (C&C) trung tâm. Điều này cho phép kẻ tấn công nhận được hướng dẫn, triển khai các phần mềm độc hại bổ sung hoặc lấy cắp dữ liệu bị đánh cắp.

5. Nhiều lỗ hổng và phương thức ngụy trang

Việc có nhiều Backdoor tạo ra sự dư thừa cho kẻ tấn công. Nếu một điểm truy cập bị chặn, họ vẫn có những điểm truy cập khác để duy trì quyền kiểm soát. Ngoài ra, các Backdoor có thể được ngụy trang để trông giống như các quy trình hệ thống hợp pháp, khiến phần mềm bảo mật khó phát hiện hơn.

Tóm lại, các thiết bị bị nhiễm thiết lập các cửa hậu không phải để thay thế cho lần lây nhiễm ban đầu mà để củng cố và mở rộng quyền kiểm soát của kẻ tấn công. Các điểm truy cập bổ sung này mang lại sự bền bỉ, leo thang đặc quyền, di chuyển ngang và khả năng liên lạc nâng cao, cuối cùng thúc đẩy các mục tiêu độc hại của kẻ tấn công.

Phương pháp ngăn chặn tấn công Backdoor hiệu quả

Các cuộc tấn công bằng cửa sau gây ra mối đe dọa đáng kể cho môi trường doanh nghiệp, gây nguy hiểm cho dữ liệu nhạy cảm và làm gián đoạn hoạt động. May mắn thay, bằng cách triển khai phương pháp bảo mật theo lớp, bạn có thể giảm đáng kể nguy cơ trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công này. Sau đây là thông tin chi tiết về một số phương pháp hiệu quả để ngăn chặn trước các Backdoor:

Thực thi chính sách mật khẩu mạnh

Tuyến phòng thủ đầu tiên là chính sách mật khẩu mạnh. Thực thi các thay đổi mật khẩu bắt buộc theo định kỳ, yêu cầu độ dài mật khẩu tối thiểu và sự kết hợp giữa chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Hãy cân nhắc việc bật xác thực hai yếu tố (2FA) để có thêm lớp bảo mật.

Triển khai bảo mật email nâng cao

Email độc hại là điểm xâm nhập phổ biến cho các cuộc tấn công cửa sau. Sử dụng các bộ lọc thư rác và lừa đảo tích hợp của Google Workspace để chặn các email đáng ngờ. Ngoài ra, hãy xem xét các giải pháp phát hiện mối đe dọa nâng cao có thể xác định các cuộc tấn công email tinh vi đang cố gắng vượt qua các bộ lọc truyền thống.

Hạn chế đặc quyền quản trị

Nguyên tắc đặc quyền tối thiểu quy định rằng người dùng chỉ nên có cấp độ truy cập cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Tránh cấp các đặc quyền quản trị không cần thiết và triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập chi tiết để hạn chế thiệt hại tiềm ẩn nếu cài đặt cửa sau.

Cập nhật phần mềm thường xuyên

Backdoor thường khai thác lỗ hổng trong phần mềm lỗi thời. Thực thi chính sách cập nhật tự động cho các ứng dụng Google Workspace và duy trì lịch cập nhật thường xuyên cho mọi tiện ích bổ sung của bên thứ ba được sử dụng trong Workspace của bạn.

Giáo dục người dùng về các mối đe dọa trên mạng

Hỗ trợ cho người dùng doanh nghiệp bằng chương trình đào tạo nâng cao nhận thức về an ninh mạng là rất quan trọng. Huấn luyện họ cách xác định các nỗ lực lừa đảo, các tệp đính kèm đáng ngờ và các chiến thuật lừa đảo qua mạng. Khuyến khích họ báo cáo bất kỳ điều bất thường nào họ gặp phải.

Giám sát hoạt động của người dùng

Thường xuyên theo dõi nhật ký hoạt động của người dùng để phát hiện các kiểu truy cập bất thường hoặc các lần đăng nhập đáng ngờ. Điều này có thể giúp xác định hoạt động Backdoor tiềm năng ở giai đoạn đầu.

Sử dụng Security Sandbox

Tận dụng Security Sandbox của Google Workspace để kiểm tra các tệp đính kèm và đường liên kết trước khi người dùng tương tác với chúng. Điều này có thể giúp giảm thiểu nguy cơ phần mềm độc hại hoặc Backdoor ẩn trong các tệp có vẻ hợp pháp.

Tiến hành kiểm tra bảo mật

Chủ động xác định các điểm yếu trong tình hình bảo mật trong hệ thống của bạn bằng cách tiến hành kiểm tra bảo mật thường xuyên. Những hoạt động kiểm tra này có thể giúp phát hiện các lỗ hổng Backdoor tiềm ẩn và cho phép bạn giải quyết chúng trước khi chúng bị khai thác.

Bằng cách triển khai các phương pháp hiệu quả này, bạn có thể tăng cường đáng kể khả năng bảo vệ của Google Workspace và giảm thiểu nguy cơ bị tấn công bằng cửa sau. Hãy nhớ rằng, phương pháp bảo mật nhiều lớp kết hợp các biện pháp kiểm soát kỹ thuật với đào tạo nâng cao nhận thức cho người dùng là điều cần thiết để duy trì môi trường Google Workspace an toàn và hiệu quả.

Cài đặt phần mềm bảo mật

Doanh nghiệp có thể tham khảo cài đặt chương trình chống virus và chống phần mềm độc hại có uy tín với khả năng quét theo thời gian thực. Những công cụ này có thể phát hiện và loại bỏ nhiều chương trình backdoor trước khi chúng thiết lập được chỗ đứng.

Ngoài ra, các chuyên viên kỹ thuật cần phải duy trì lịch cập nhật phần mềm nghiêm ngặt. Bản vá kịp thời giải quyết các lỗ hổng bảo mật mà kẻ tấn công khai thác để triển khai các Backdoor, hoặc doanh nghiệp có thể định cấu hình cập nhật tự động bất cứ khi nào có thể để hợp lý hóa quy trình này.

Cài đặt tường lửa

Tường lửa đóng vai trò là người gác cổng, giám sát và lọc lưu lượng truy cập vào và ra. Định cấu hình tường lửa của bạn để hạn chế quyền truy cập vào các cổng không cần thiết và chỉ cho phép các ứng dụng được ủy quyền kết nối.

Tác hại khi bị tấn công Backdoor

Các cuộc tấn công Backdoor không chỉ là một cách lén lút để giành quyền truy cập vào hệ thống; chúng có thể có tác động tàn phá đến các cá nhân, doanh nghiệp và thậm chí cả an ninh quốc gia. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về tác hại mà các cuộc tấn công này có thể gây ra:

1. Trộm cắp toàn bộ dữ liệu quan trọng

Một trong những hậu quả phổ biến nhất của cuộc tấn công cửa sau là đánh cắp dữ liệu. Những kẻ tấn công có thể sử dụng quyền truy cập ẩn của mình để đánh cắp thông tin nhạy cảm như hồ sơ tài chính, dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ và bí mật thương mại. Dữ liệu bị đánh cắp này có thể được sử dụng để đánh cắp danh tính, lừa đảo hoặc bán trên thị trường chợ đen.

2. Gián đoạn và ngừng hoạt động hệ thống

Backdoor có thể được sử dụng để phá vỡ các hệ thống quan trọng và gây ngừng hoạt động. Những kẻ tấn công có thể thao túng dữ liệu, xóa tệp hoặc thậm chí khiến toàn bộ hệ thống ngoại tuyến. Điều này có thể làm tê liệt hoạt động kinh doanh, dẫn đến tổn thất tài chính và gây tổn hại đến danh tiếng của tổ chức.

3. Xâm nhập hạ tầng mạng

Khi một Backdoor được thiết lập trên một thiết bị duy nhất, kẻ tấn công có thể sử dụng nó làm bàn đạp để di chuyển ngang qua mạng. Họ có thể khai thác lỗ hổng trong các hệ thống được kết nối, cuối cùng làm tổn hại đến toàn bộ cơ sở hạ tầng mạng. Điều này có thể khiến một lượng lớn dữ liệu và thiết bị dễ bị tấn công.

4. Gián điệp và Giám sát

Backdoor có thể được sử dụng để gián điệp và giám sát lâu dài. Tin tặc có thể giám sát lưu lượng mạng, đánh cắp thông tin liên lạc bí mật và hiểu rõ hơn về hoạt động của tổ chức hoặc thậm chí thông tin nhạy cảm của chính phủ.

5. Triển khai phần mềm độc hại và phần mềm tống tiền

Ngoài ra, Backdoor có thể được sử dụng làm cổng để triển khai các dạng phần mềm độc hại khác, chẳng hạn như phần mềm tống tiền. Những kẻ tấn công có thể sử dụng backdoor để cài đặt ransomware mà không bị phát hiện, mã hóa dữ liệu quan trọng và yêu cầu tiền chuộc để phát tán nó. Điều này có thể gây tổn hại cho các doanh nghiệp và cá nhân.

6. Phá hoại danh tiếng và niềm tin của Doanh Nghiệp, Tổ chức

Một cuộc tấn công backdoor thành công có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến niềm tin và danh tiếng của tổ chức. Khách hàng và đối tác có thể do dự khi hợp tác kinh doanh với một thực thể không thể bảo vệ đầy đủ dữ liệu nhạy cảm. Thiệt hại về danh tiếng có thể kéo dài và khó sửa chữa.

Đây chỉ là một số tác hại của các cuộc tấn công backdoor. Khi tội phạm mạng tiếp tục phát triển các kỹ thuật tinh vi hơn, điều quan trọng là các cá nhân và tổ chức phải nhận thức được rủi ro và thực hiện các bước để giảm thiểu chúng.

Một số câu hỏi thường gặp về Backdoor

1. Làm cách nào chúng tôi có thể phát hiện Backdoor trong hệ thống của mình?

Thật không may, các Backdoor thường hoạt động khá lén lút. Tuy nhiên, một số dấu hiệu mà bạn có thể để ý hơn bao gồm hoạt động mạng bất thường, hệ thống chạy chậm không rõ nguyên nhân và tài khoản người dùng trái phép. Các công cụ bảo mật như hệ thống phát hiện và phản hồi điểm cuối (EDR) cũng có thể giúp xác định hành vi đáng ngờ.

2. Làm thế nào chúng ta có thể ngăn chặn tốt nhất các cuộc tấn công cửa sau ngay từ đầu?

Cách tiếp cận bảo mật nhiều lớp là đáp án. Điều này bao gồm thực thi các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ, cập nhật phần mềm, triển khai đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật và sử dụng phân đoạn mạng để hạn chế bề mặt tấn công.

3. Kế hoạch ứng phó sự cố của tổ chức nên đề cập đến vấn đề gì liên quan đến ngăn chặn Backdoor?

Kế hoạch nên phác thảo các quy trình phát hiện, ngăn chặn, diệt trừ và phục hồi sau các cuộc tấn công bằng cửa sau. Nó cũng nên chỉ định vai trò và trách nhiệm cho các thành viên khác nhau trong nhóm trong một sự cố như vậy.

Lời kết

Tóm lại, các cuộc tấn công Backdoor gây ra mối đe dọa đáng kể đối với tình trạng an ninh mạng của bất kỳ tổ chức nào. Bằng cách hiểu rõ Backdoor là gì, các phân loại khác nhau của nó và những chiến thuật mà kẻ tấn công sử dụng thì doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện nhiều phương pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro. Đừng ngần ngại chia sẻ những vấn đề bảo mật của doanh nghiệp với GCS Vietnam bằng Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự trợ giúp và tư vấn nhanh chóng bởi đội ngũ chuyên gia ngay.

Bạn có bao giờ cảm thấy những công việc hiện tại cần quá nhiều công đoạn trong khi bản thân phải di chuyển nhiều, đồng thời thực hiện nhiều công việc cùng một lúc? Hãy sử dụng Gemini for Google Workspace, trợ lý AI mạnh mẽ giúp bạn tối ưu hóa cách làm việc. Nhưng để thực sự phát huy hết tiềm năng của nó, điều then chốt là phải thành thạo nghệ thuật đặt câu lệnh (prompt). Ngay trong bài viết viết này, GCS Vietnam sẽ gửi đến nhân sự các phòng ban doanh nghiệp Hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace để đạt được hiệu quả tối đa trong công việc. Khám phá ngay.

Một số tính năng trong Gemini for Google Workspace

Như trợ lý AI thông minh hỗ trợ bạn trong toàn bộ tác vụ với Google Workspace, Gemini giúp tinh gọn quy trình làm việc và tăng năng suất với bộ tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) sáng tạo. Hãy cùng khám phá chi tiết các khả năng đặc biệt của Gemini trong từng ứng dụng:

Gemini in Docs: Giải phóng khả năng sáng tạo nội dung

- Cỗ máy sáng tạo nội dung:  Bạn đang cần một trợ lý viết nội dung hấp dẫn mà không tốn quá nhiều thời gian? Gemini là đối tác brainstorm lý tưởng của bạn. Bạn chỉ cần cung cấp cho Gemini các từ khóa hoặc một câu lệnh mở đầu, Gemini có thể tạo ra các định dạng văn bản sáng tạo như thơ, đoạn trích mã code, kịch bản, tác phẩm âm nhạc và thậm chí cả tài liệu kinh doanh với nhiều phong cách và giọng điệu khác nhau. 

- Nghiên cứu, phân tích tài liệu:. Gemini đơn giản hóa quá trình kiểm tra và nghiên cứu thông tin bằng cách mô hình AI mạnh mẽ. Chỉ cần cung cấp một chủ đề hoặc một câu ý kiến của luận văn, Gemini sẽ tìm kiếm trên web các bài báo, dữ liệu và trích dẫn đáng tin cậy để hỗ trợ lập luận.

Gemini in Sheets: Phân tích, trực quan hóa dữ liệu

- Phân tích dữ liệu: Cụ thể, Gemini xác định các xu hướng và mẫu hình, đồng thời đề xuất các biểu đồ và đồ họa phù hợp để trực quan hóa hiệu quả các kết quả. Bạn đang cần dọn dẹp các tập dữ liệu lộn xộn? Gemini có thể đề xuất các phương pháp làm gọn dữ liệu và thậm chí viết các công thức để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu.

- Trực quan hóa dữ liệu chuyên nghiệp: Gemini thậm chí có thể đề xuất các cách sáng tạo để trình bày thông tin của bạn, chẳng hạn như tạo ra các infographic hoặc bảng phân tích dữ liệu, để mang đến trải nghiệm hấp dẫn hơn cho người xem.

Gemini in Gmail: Trợ lý Soạn email

Giờ đây, bạn sẽ không cần phải nghĩ ngợi quá nhiều về hình thức hay giọng điệu viết email như thế nào cho phù hợp với tình huống và đối tượng cụ thể. Gemini hoạt động như trợ lý viết email mạnh mẽ, cụ thể về mục đích và người nhận email, Gemini có thể tạo lời chào được cá nhân hóa, soạn thảo nội dung email ngắn gọn và rõ ràng dựa trên giọng điệu mong muốn của bạn, và thậm chí đề xuất các phản hồi email hoàn chỉnh, tất cả đều dựa theo phong cách viết mà bạn đặt câu lệnh.

Gemini in Slides: Thiết kế bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn

Việc tạo ra các bài thuyết trình hấp dẫn về mặt hình ảnh và nội dung sẽ khiến bạn phải suy nghĩ mất nhiều thời gian. Giờ đây bạn không cần lo lắng về điều này nữa, Gemini for Google Workspace sẽ đơn giản hóa quá trình này. Bạn chỉ cần đặt prompt cung cấp mô tả hình ảnh, chủ đề hoặc dàn ý, Gemini có thể tạo ra các bố cục slide cùng hình ảnh sáng tạo, vừa đẹp mắt về mặt thẩm mỹ vừa có bố cục nội dung đầy đủ.

Gemini in Meet: Nâng cao hiệu quả cộng tác

Với tính năng này, Gemini for Google Workspace đảm bảo các cuộc họp của bạn diễn ra hiệu quả và năng suất. Gemini hoạt động như một trợ lý ghi chú AI ghi lại các điểm chính, tóm tắt các cuộc thảo luận theo thời gian thực và tự động tạo các mục hành động để mọi người cùng nắm được nội dung. Điều này giúp bạn tập trung vào cuộc trò chuyện và thúc đẩy khả năng cộng tác, kết nối với mọi người.

Hướng dẫn cách viết Prompt trong Gemini for Google Workspace

Hướng dẫn tổng quát cách viết Prompt trong Gemini for Google Workspace

Để mang lại kết quả tốt nhất trong các ứng dụng Google Workspace, Gemini cần những Prompts (câu lệnh) rõ ràng và súc tích. Dưới đây là hướng dẫn tổng quát để tạo ra các yêu cầu hiệu quả và khai thác hết tiềm năng của Gemini:

1. Sử dụng Ngôn Ngữ Tự Nhiên

Bỏ qua các mệnh lệnh máy móc và thuật ngữ kỹ thuật. Nói chuyện với Gemini như bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp. Khung yêu cầu của bạn dưới dạng câu hỏi hoặc mô tả về những gì bạn muốn Gemini đạt được.

Có bốn yếu tố chính để xem xét nhằm viết ngôn ngữ prompts hiệu quả trong Gemini for Google Workspace. Bạn không cần phải đưa vào cả 4 yếu tố này nhưng nếu có thể, thì bạn hãy sử dụng một vài yếu tố trong số đó.

• Mô tả người (Persona)
• Nhiệm vụ (Task)
• Bối cảnh (Context)
• Định dạng (Format)

Dưới đây là ví dụ về câu lệnh khi sử dụng cả bốn yếu tố trên:

Tôi là Trưởng phòng Quản lý sản phẩm. Hãy soạn thảo một email tóm tắt quá trình phân phối sản phẩm tới [người cụ thể] dựa trên [chi tiết về tài liệu có liên quan]. Viết theo dạng thêm các dấu gạch đầu dòng khi nói về quá trình.

Trong ví dụ trên, chúng ta thấy được câu lệnh đã hội tụ đủ 4 yếu tố chi tiết để mô hình AI Gemini có thể đọc được và xử lý yêu cầu cụ thể, chính xác. Như vậy, bạn sẽ không phải thất vọng vì kết quả không được như mong đợi.

2. Cần viết bối cảnh cụ thể

Nêu ngắn gọn các chi tiết liên quan như mục tiêu dự án, đối tượng mục tiêu hoặc phong cách cụ thể mà bạn thích.

Ví dụ (thiếu bối cảnh):

Tóm tắt tài liệu này.

Ví dụ (có bối cảnh):

Tài liệu này nêu bật các tính năng chính của chiến dịch truyền thông xã hội mới của chúng tôi. Bạn có thể tóm tắt các điểm chính cho bài thuyết trình trước nhóm marketing không?

Ở ví dụ trên, bối cảnh chính là nêu lên tài liệu này đã nói về điều gì để Gemini có thể phân tích kỹ hơn nhằm thực hiện câu lệnh nhiệm vụ ở sau đó.

3. Tận dụng từ khóa chính

Bạn cần xác định đâu là từ khóa chính liên quan đến mục tiêu, mong muốn trong yêu cầu của bạn khi đặt câu lệnh với Gemini for Google Workspace. Điều này giúp tinh chỉnh sự hiểu biết của AI và định hướng nó đến thông tin bạn cần.

Ví dụ (chung chung):

Viết một bài đăng trên blog.

Ví dụ (có từ khóa):

Tôi muốn tạo bài đăng trên blog về những lợi ích của việc sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây cho các doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể giúp tôi viết phần giới thiệu và một số điểm chính không?

Ở ví dụ này, ngoài việc nêu yêu cầu, chúng ta thấy rằng từ khóa chính là lợi ích sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây. Sau đó chính là phần nhiệm vụ “viết phần giới thiệu và một số điểm chính” của bài đăng có từ khóa đó. Đó chính là sự rõ ràng cần thiết giúp Gemini hiểu rõ hơn vấn đề. 

4. Chia nhỏ các câu lệnh phức tạp

Đối với các yêu cầu phức tạp, hãy cân nhắc chia chúng thành các yêu cầu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này cho phép tập trung hơn và mang lại kết quả tốt hơn từ Gemini.

Ví dụ (phức tạp):

Tạo báo cáo tài chính với phân tích dữ liệu và biểu đồ.

Ví dụ (được chia nhỏ):

Prompt 1:

Bạn có thể giúp tôi phân tích dữ liệu bán hàng trong quý vừa qua không? Xác định bất kỳ xu hướng hoặc mẫu hình nào.

Prompt 2:

Dựa trên phân tích, bạn có thể tạo biểu đồ để trực quan hóa hiệu suất bán hàng không?*

Prompt 3:

Cuối cùng, tôi muốn bạn soạn thảo một báo cáo ngắn gọn tóm tắt các thông tin tài chính chính.

5. Tinh chỉnh và Lặp lại chi tiết

Yêu cầu ban đầu có thể sẽ chưa đem lại kết quả như bạn mong muốn. Đừng ngại tinh chỉnh yêu cầu của bạn dựa trên phản hồi của Gemini. Cung cấp thêm chi tiết hoặc diễn đạt lại yêu cầu của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu cụ thể.

Lưu ý: Bằng cách tuân theo các hướng dẫn này và nuôi dưỡng cách tiếp cận tự nhiên, trò chuyện, bạn sẽ khai thác được hết tiềm năng của trí tuệ nhân tạo sáng tạo của Gemini for Google Workspace.

Hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace cho từng vị trí, phòng ban

Trước hết, bạn cần đọc lại hướng dẫn tổng quát một lần nữa để hiểu cấu trúc của Prompt sẽ bao gồm những yếu tố nào, từ đó áp dụng được vào những trường hợp cụ thể. Đối với những vị trí cụ thể của từng phòng ban doanh nghiệp, câu lệnh cũng sẽ dựa vào cấu trúc đó. Tuy nhiên, GCS Vietnam sẽ dẫn ra từng trường hợp cụ thể đi kèm với ví dụ để bạn có thể hiểu thêm về cách đặt câu lệnh.

Cách viết Prompt trong Quản lý dự án (Project Manager)

Trong khi phần mềm quản lý dự án truyền thống phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu và điều hướng thủ công, các công cụ tích hợp trợ lý AI như Gemini có thể tinh gọn quy trình làm việc của bạn thông qua các lời nhắc (prompt). Về cơ bản, đây là những hướng dẫn bạn cung cấp cho Gemini để tự động hóa tác vụ hoặc tạo nội dung liên quan đến dự án của mình. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để quản lý dự án với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên là xác định kết quả mong muốn. Ví dụ: tạo báo cáo, lên lịch họp, lập danh sách việc cần làm hay brainstorming ý tưởng? Giữ mục tiêu rõ ràng trong đầu sẽ giúp bạn xây dựng một lời nhắc ngắn gọn và tập trung.

• Cung cấp bối cảnh

Hiểu rõ bối cảnh là điều cần thiết cho Gemini. Hãy đề cập ngắn gọn tên dự án, các bên liên quan, thời hạn và bất kỳ chi tiết nào khác có thể ảnh hưởng đến kết quả mong muốn. Thông tin bổ sung này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi theo các nhu cầu cụ thể của dự án bạn.

• Sử dụng động từ hành động

Bắt đầu lời nhắc của bạn bằng động từ hành động để truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ bạn muốn Gemini thực hiện. Ví dụ như "tạo", "lập", "liệt kê", "tóm tắt", "soạn thảo" hoặc "lên lịch".

• Cụ thể:

Lời nhắc càng cụ thể, phản hồi của Gemini càng chính xác và hữu ích. Bao gồm các chi tiết như ngày, giờ, tên hoặc định dạng báo cáo cụ thể để hướng dẫn Gemini đến kết quả mong muốn.

• Ví dụ về Prompt Quản lý dự án

"Tạo báo cáo tình trạng hàng tuần cho dự án 'Chiến dịch Marketing', nêu bật những thành tích then chốt và các cột mốc sắp tới." (gemini.google.com)

"Lập danh sách việc cần làm cho cuộc họp 'Ra mắt Sản phẩm' vào ngày 1 tháng 5, phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm liên quan." (gemini.google.com)

"Soạn email cho John Smith yêu cầu cập nhật về 'Đánh giá Thiết kế' trước thứ Sáu." (Gemini in Gmail)

"Tóm tắt những nội dung chính từ 'Cuộc họp Khách hàng' vào ngày 15 tháng 3." (Gemini in Docs)

Cách viết Prompt trong Quản lý nhân sự (Human Resources)

Những ngày tháng lặp lại các tác vụ và giấy tờ HR vô tận đã qua đi. Các công cụ như Gemini, với trợ lý AI tích hợp, có thể tinh gọn quy trình làm việc của bạn thông qua các lời nhắc (prompt). Về cơ bản, đây là những hướng dẫn bạn cung cấp cho Gemini để tự động hóa tác vụ hoặc tạo nội dung dành riêng cho các chức năng nhân sự. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để quản lý nhân sự với Gemini for Google Workspace:

• Xác định mục tiêu

Bắt đầu bằng cách xác định kết quả mong muốn của bạn. Ví dụ:

• Soạn thảo mô tả công việc?
• Tạo đánh giá hiệu suất?
• Liệt kê các câu hỏi phỏng vấn?
• Tóm tắt kết quả khảo sát nhân viên?

Mục tiêu rõ ràng giúp bạn xây dựng một lời nhắc ngắn gọn và tập trung cho Gemini.

• Cung cấp bối cảnh

Là một người quản lý nhân sự viết Prompt cho Gemini, bạn có thể đề cập ngắn gọn các chi tiết như chức danh công việc, tên nhân viên, phòng ban hoặc các câu hỏi khảo sát cụ thể. Thông tin bổ sung này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi theo các nhu cầu nhân sự cụ thể của bạn.

• Chi tiết hóa

Prompt cụ thể cho bộ phận Quản lý Nhân sự gồm các chi tiết như kỹ năng, trình độ kinh nghiệm (đối với mô tả công việc) hoặc các lĩnh vực cần tập trung (đối với đánh giá hiệu suất).

• Ví dụ về Prompt Quản lý Nhân sự (HR)

"Tạo mô tả công việc cho vị trí 'Kỹ sư Phần mềm' yêu cầu kỹ năng Java và Python vững chắc." (gemini.google.com)

"Soạn đánh giá hiệu suất cho 'Sarah Jones' thuộc 'Phòng Marketing,' tập trung vào các phẩm chất lãnh đạo của cô ấy." (Gemini in Docs)

"Liệt kê 10 câu hỏi phỏng vấn theo tình huống để đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên." (gemini.google.com)

"Tóm tắt các chủ đề chính từ cuộc khảo sát nhân viên gần đây về 'Văn hóa Nơi Làm việc.'" (Gemini in Docs)

Bằng cách nắm vững hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace, bạn có thể tận dụng sức mạnh của Gemini trong các công cụ quản lý nhân sự của mình. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc và mang lại quy trình nhân sự hiệu quả hơn.

Cách viết Prompt trong Điều hành doanh nghiệp (Executives and Entrepreneurs)

Giám đốc điều hành và doanh nhân thường đảm nhiệm nhiều vai trò, liên tục xoay xở giữa chiến lược, phân tích và ra quyết định. Các công cụ như Gemini, với khả năng AI, có thể là bước ngoặt cho việc tinh gọn hoạt động kinh doanh thông qua các câu lệnh(prompt). Sau đây là hướng dẫn viết prompt trong Gemini for Google Workspace cho hoạt động kinh doanh với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu khi bạn cần Gemini trong việc xử lý các công việc điều hành doanh nghiệp. Ví dụ:

• Phân tích xu hướng bán hàng và xác định cơ hội tăng trưởng?
• Dự báo hiệu suất tài chính và xác định các rủi ro tiềm ẩn?
• Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực để đạt hiệu quả tối đa?
• Tạo báo cáo cho các cuộc họp với bên liên quan?

Nhờ đó, bạn có thể tạo được Prompt rõ ràng để Gemini thực hiện theo và đạt được kết quả chính xác.

• Cung cấp bối cảnh kinh doanh

Bối cảnh là yếu tố then chốt cho kết quả chính xác. Hãy đề cập ngắn gọn các chi tiết liên quan như ngành nghề, thị trường mục tiêu, quy mô công ty hoặc các mục tiêu cụ thể. Thông tin nền tảng này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi theo bối cảnh kinh doanh riêng biệt của doanh nghiệp. 

• Sử dụng Ngôn ngữ dựa trên Dữ liệu:

Hoạt động kinh doanh phụ thuộc nhiều vào dữ liệu. Khi xây dựng lời nhắc của bạn, hãy bao gồm các số liệu, chỉ số hoặc điểm dữ liệu liên quan. Ví dụ, thay vì nói "phân tích xu hướng bán hàng", bạn có thể nói "phân tích dữ liệu bán hàng trong năm qua, nêu bật các lĩnh vực tăng trưởng chính và thị trường tiềm năng để mở rộng."

• Chi tiết hóa

Tính chi tiết sẽ mang lại độ chính xác cao trong phản hồi của Gemini. Bao gồm các chi tiết như khung thời gian mong muốn, tùy chọn hiển thị dữ liệu (biểu đồ, đồ họa) hoặc định dạng báo cáo cụ thể. Điều này đảm bảo Gemini tạo ra các đầu ra đáp ứng trực tiếp nhu cầu của bạn.

• Điều chỉnh Prompt theo vai trò

Giám đốc điều hành và doanh nhân có thể có những ưu tiên khác nhau. Giám đốc điều hành có thể tập trung vào các câu lệnh chiến lược cấp cao như "xác định các thương vụ mua bán tiềm năng để mở rộng thị phần". 

Doanh nhân có thể tập trung vào các nhiệm vụ vận hành như "tạo lộ trình dự án để ra mắt dòng sản phẩm mới".

• Ví dụ về câu lệnh hiệu quả

Giám đốc điều hành: "Tạo báo cáo dự báo tài chính cho năm tài chính tới, tính đến những biến động kinh tế tiềm năng và bao gồm các chiến lược giảm thiểu rủi ro." (Gemini in Sheets)

Doanh nhân: "Phân tích dữ liệu lưu lượng truy cập trang web trong quý trước, xác định đặc điểm dân số người dùng và tối ưu hóa trang đích để có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn." (Gemini in Sheets)

Bằng cách nắm vững nghệ thuật viết Prompt, bạn có thể tận dụng sức mạnh của Gemini trong các công cụ hoạt động kinh doanh của mình. Điều này giúp đưa ra quyết định tốt hơn, cải thiện hiệu quả và mang lại những thông tin giá trị thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển hơn nữa.

Cách viết Prompt trong Online Marketing

Thế giới marketing online luôn thay đổi, đòi hỏi việc tạo nội dung và tối ưu hóa chiến dịch liên tục. Các công cụ như Gemini, với khả năng AI vượt trội, có thể trở thành vũ khí bí mật của bạn. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để thành công trong marketing online với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Tương tự như hướng dẫn viết Prompt cho các phòng ban ở trên, chúng ta sẽ bắt đầu với việc xác định mục tiêu câu lệnh:

• Tạo các bài đăng mạng xã hội hấp dẫn để tăng tương tác?
• Soạn thảo nội dung quảng cáo thuyết phục cho các chiến dịch nhắm mục tiêu?
• Tối ưu hóa nội dung trang web để có thứ hạng cao hơn trên công cụ tìm kiếm (SEO)?
• Phát triển các chiến dịch email marketing để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng?

Mục tiêu rõ ràng giúp bạn xây dựng một lời nhắc tập trung cho Gemini.

• Cung cấp bối cảnh đối tượng, thị trường

Hiểu rõ đối tượng mục tiêu là điều quan trọng. Hãy đề cập ngắn gọn các chi tiết như nhân khẩu học, sở thích, điểm yếu hoặc nền tảng ưa thích. Bối cảnh này cho phép Gemini điều chỉnh phản hồi để phù hợp với đối tượng cũng như đề xuất các chiến lược cụ thể cho kế hoạch Marketing online.

• Sử dụng Động từ Hành động

Bắt đầu lời nhắc của bạn bằng động từ hành động truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ bạn muốn Gemini thực hiện. Ví dụ như "tạo", "soạn thảo", "chế tác", "tối ưu hóa", "phát triển" hoặc "phân tích".

• Chi tiết hóa

Tính chi tiết sẽ đem đến cho bạn những kết quả chính xác, đúng như yêu cầu của bộ phận Marketing. Bao gồm các chi tiết như từ khóa mục tiêu để tối ưu hóa SEO, các nền tảng truyền thông xã hội cụ thể để tạo nội dung hoặc mục tiêu chiến dịch mong muốn (ví dụ như nhận biết thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng).

• Ví dụ Prompt hiệu quả trong Marketing Online

"Tạo 5 bài đăng Instagram hấp dẫn quảng bá ứng dụng thể dục mới của chúng tôi, nhắm mục tiêu đến thế hệ Y quan tâm đến lối sống lành mạnh." (gemini.google.com)

"Soạn thảo nội dung quảng cáo hấp dẫn cho chiến dịch Facebook quảng bá chương trình giảm giá mùa hè của chúng tôi, nêu bật các ưu đãi giảm giá và miễn phí vận chuyển." (Gemini in Docs)

"Tối ưu hóa mô tả sản phẩm cho trang 'Tai nghe không dây' của chúng tôi, sử dụng các từ khóa mục tiêu 'chống ồn' và 'chất lượng âm thanh vượt trội.” (Gemini in Docs)

"Phát triển một chiến dịch email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đã tải xuống ebook của chúng tôi về 'Xu hướng Marketing Truyền thông Xã hội.” (gemini.google.com)

Cách viết Prompt trong dịch vụ khách hàng (Customer Service)

Lĩnh vực dịch vụ khách hàng luôn năng động, đòi hỏi phản hồi nhanh chóng và giải pháp cá nhân hóa. Các công cụ như Gemini, với khả năng AI vượt trội, có thể trở thành vũ khí bí mật của bạn. Bằng cách tận dụng lời nhắc (prompt), bạn có thể hướng dẫn Gemini tự động hóa các tác vụ hoặc tạo nội dung phù hợp với các nhu cầu dịch vụ khách hàng của mình. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết lời nhắc hiệu quả để đạt được dịch vụ khách hàng tuyệt vời với Gemini:

• Xác định mục tiêu

Các mục tiêu khi một người quản lý hoặc nhân viên bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ hỏi có thể là:

• Tạo các phản hồi được cá nhân hóa cho các câu hỏi thường gặp (FAQ)?
• Soạn thảo các email cảm thông để trả lời khiếu nại của khách hàng?
• Tóm tắt các chi tiết kỹ thuật phức tạp cho bài viết trong cơ sở tri thức?
• Phát triển kịch bản để xử lý các câu hỏi thường gặp của khách hàng qua chat.

Từ những mục tiêu này, bạn có thể tạo được câu lệnh đầy đủ các yếu tố cơ bản để Gemini hiểu và đưa ra kết quả chính xác.

• Cung cấp bối cảnh Khách hàng:

Hiểu tình huống của khách hàng là điều quan trọng. Hãy đề cập ngắn gọn các chi tiết như bản chất của yêu cầu (ví dụ: sự cố về sản phẩm, câu hỏi về thanh toán), cảm xúc của khách hàng (bực bội, bối rối) và bất kỳ lịch sử liên quan nào (các tương tác trước đó). Bối cảnh này cho phép Gemini cá nhân hóa phản hồi của mình và đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của khách hàng.

• Sử dụng sự đồng cảm và chuyên nghiệp

Các tương tác dịch vụ khách hàng phụ thuộc vào sự đồng cảm và tính chuyên nghiệp. Trong khi tạo lời nhắc của bạn, hãy sử dụng ngôn ngữ thể hiện sự thấu hiểu và tôn trọng. Tránh các câu trả lời máy móc hoặc chung chung. Gemini có thể chuyển đổi ý định của bạn thành giao tiếp lấy khách hàng làm trung tâm.

• Chi tiết hóa

Bạn có thể làm cụ thể hơn câu lệnh bao gồm các thông tin sản phẩm liên quan (số model, thông báo lỗi), các vấn đề cụ thể của khách hàng hoặc định dạng phản hồi mong muốn (dấu đầu dòng, danh sách được đánh số). Bạn càng chi tiết, phản hồi của Gemini càng có mục tiêu và hữu ích hơn.

• Ví dụ về Prompt trong Dịch vụ chăm sóc khách hàng

"Tạo một email phản hồi được cá nhân hóa cho khách hàng thất vọng vì đơn hàng bị trễ, đồng cảm với tình huống của họ và cung cấp giải pháp với mã giảm giá." (Gemini in Gmail)

"Soạn thảo một bài viết tài liệu tóm tắt các bước khắc phục sự cố cho 'Sự cố kết nối Wi-Fi' trên mẫu router mới nhất của chúng tôi, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản, ngắn gọn” (Gemini in Docs)

"Phát triển một kịch bản chat để xử lý các yêu cầu về đổi trả sản phẩm, bao gồm hướng dẫn rõ ràng về quy trình đổi trả và thời gian xử lý dự kiến." (gemini.google.com)

Lưu ý khi viết prompt trong Gemini for Google Workspace

Để tận dụng tối đa sức mạnh của Gemini trong Google Workspace, hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau:

1. Tham khảo tài liệu và ví dụ

Nhiều ứng dụng trong Google Workspace cung cấp tài liệu và ví dụ về cách viết lời nhắc cho Gemini. Tham khảo các tài liệu này để học các kỹ thuật hữu ích và cải thiện kỹ năng viết lời nhắc của bạn.

2. Kiểm tra Chính tả

Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi lời nhắc cho Gemini. Lỗi chính tả có thể khiến Gemini hiểu sai ý định của bạn và cung cấp phản hồi không chính xác.

3. Kiên nhẫn và thử nghiệm

Hãy kiên nhẫn khi học cách sử dụng Gemini. Thử nghiệm với các loại lời nhắc khác nhau để xem điều gì hiệu quả nhất cho bạn. Gemini là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó hoạt động tốt nhất khi bạn hiểu cách giao tiếp với nó hiệu quả.

4. Luôn cập nhật

Gemini được cập nhật thường xuyên với các tính năng mới và cải tiến. Hãy theo dõi các bản cập nhật mới nhất để tận dụng tối đa khả năng của công cụ này.

5. Chi tiết nhưng không phức tạp

Như đã nói ở trên, câu lệnh cần đủ từ 2-3 yếu tố trong số 4 yếu tố sau: mô tả người, nhiệm vụ, bối cảnh, định dạng dữ liệu. Chỉ cần theo những yếu tố này, câu lệnh của bạn sẽ đủ để Gemini có thể hiểu mà không bị phức tạp, gây nhầm lẫn kết quả cũng như phải thực hiện nhiều câu lệnh khác.

6. Trò chuyện với Gemini như đồng nghiệp

Khi mới làm quen với Gemini for Google Workspace, nhiều người sẽ không biết phải mở đầu cuộc đối thoại như thế nào và nối tiếp ra sao để có được kết quả phản hồi như mong muốn. Tuy nhiên bạn không cần phải quá lo lắng về vấn đề này bởi khi bạn viết những câu lệnh có liên quan tiếp nối nhau, Gemini sẽ tự động hiểu đó là cùng một nội dung và phải thêm hoặc chỉnh sửa theo đúng ý của bạn. Mẹo là hãy thoải mái như khi bạn trò chuyện với bạn bè.

Một số câu hỏi thường gặp khi viết prompt trong Gemini for Google Workspace

1. Prompt nên có độ dài như thế nào?

Dựa trên những gì GCS Vietnam đã tìm hiểu được trong Workspace Labs, những câu lệnh thành công nhất có trung bình khoảng 21 từ.

2. Tôi có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc ngôn ngữ thân mật trong Prompt của mình không?

Mặc dù Gemini có thể hiểu được cảm xúc đằng sau một số biểu tượng cảm xúc, nhưng nhìn chung sẽ an toàn hơn nếu sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp để có độ chính xác tối ưu. 

3. Điều gì xảy ra nếu tôi mắc lỗi trong lời nhắc của mình?

Đừng lo lắng, bạn hoàn toàn có thể xảy ra lỗi chính tả và ngữ pháp! Nếu xảy ra sai sót, bạn luôn có thể sửa lại lời nhắc và gửi lại cho Gemini.

4. Tôi nên cụ thể hóa từ khóa của mình như thế nào?

Từ khóa của bạn càng chính xác thì Gemini càng có thể hiểu ý định của bạn tốt hơn. Bao gồm các điểm dữ liệu, số liệu hoặc định dạng mong muốn có liên quan (ví dụ: biểu đồ, bảng) để hướng Gemini đến kết quả chính xác mà bạn hình dung.

5. Tôi có thể sử dụng Gemini cho các công việc cá nhân riêng trong Google Workspace không?

Có. Có thể bạn đã hiểu Gemini chỉ được thiết kế chủ yếu cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc nhưng bạn chắc chắn có thể khám phá các khả năng của nó cho mục đích sử dụng cá nhân trong các ứng dụng Google Workspace của mình.

Lời kết

Bằng cách làm theo những hướng dẫn viết Prompt trong Gemini for Google Workspace trên đây, doanh nghiệp có thể tạo ra những lời nhắc rõ ràng, ngắn gọn và giàu ngữ cảnh để giúp Gemini tự động hóa các nhiệm vụ, tạo nội dung và cuối cùng là hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Ngoài ra, nếu có thêm bất kỳ thắc mắc nào về Gemini for Google Workspace, hãy liên hệ đến GCS Vietnam qua LiveChat hoặc Hotline để được giải đáp thắc mắc tận tình, chi tiết hơn.

Ngày nay, Google Workspace đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp. Pooled Storage là tính năng lưu trữ dung lượng chung cho toàn bộ tổ chức trong Google Workspace. Tuy nhiên, nếu Pooled Storage bị đầy, người dùng sẽ gặp phải nhiều hạn chế trong việc sử dụng các dịch vụ của Google Workspace. Sau đây, GCS Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý khi Pooled Storage trong Google Workspace bị đầy, giúp bạn đảm bảo hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn và tối ưu hóa việc sử dụng dịch vụ Google Workspace.

Thay đổi về lưu trữ trong Google Workspace và ảnh hưởng đến Gói Business Starter (Tháng 3/2023)

Vào tháng 3 năm 2023, Google đã giới thiệu các thay đổi đối với các gói Workspace, chuyển Gói Business Starter sang mô hình Pooled Storage (lưu trữ chung). Sự thay đổi này đồng nghĩa với việc không còn bán các gói dung lượng cá nhân riêng lẻ. Điều này ảnh hưởng đến bạn như thế nào tùy thuộc vào tình trạng hiện tại.

Nếu bạn nâng cấp lên gói có Pooled Storage hoặc gói hiện tại được nâng cấp để bao gồm Pooled Storage:

• Dung lượng cũ không được cộng dồn: Dung lượng lưu trữ cá nhân trước đây của bạn (legacy storage) sẽ không được cộng dồn vào dung lượng lưu trữ chung của tổ chức.
• Hủy tự động các gói dung lượng cũ: Bất kỳ gói dung lượng cá nhân (legacy storage subscriptions) nào bạn đang sử dụng sẽ tự động bị hủy bỏ.
• Vượt quá giới hạn lưu trữ tiềm ẩn: Nếu tổ chức bạn có bất kỳ tiện ích bổ sung về dung lượng cũ (chẳng hạn như Drive Storage) thì việc nâng cấp lên gói có Pooled Storage có thể khiến tổng dung lượng sử dụng vượt quá giới hạn lưu trữ mới. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhận được email thông báo từ Google và tài khoản sẽ được đặt vào thời gian gia hạn (grace period).

Thời gian gia hạn (Grace Period) có nghĩa là gì?

Thời gian gia hạn là khoảng thời gian tạm thời cho phép bạn giải quyết vấn đề vượt quá dung lượng. Trong thời gian này, các tính năng của Google Workspace vẫn hoạt động bình thường. Tuy nhiên, sau khi thời gian gia hạn kết thúc, nếu bạn vẫn vượt quá giới hạn lưu trữ, người dùng trong tổ chức có thể gặp các hạn chế, chẳng hạn như không thể tải lên tệp mới hoặc gửi email.

Dấu hiệu Pooled Storage bị đầy

Pooled Storage là một mô hình lưu trữ chung dành cho Google Workspace, cho phép các tổ chức chia sẻ dung lượng lưu trữ giữa tất cả người dùng. Tuy nhiên, nếu Pooled Storage bị đầy, người dùng có thể gặp nhiều hạn chế trong việc sử dụng các dịch vụ của Google Workspace như Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides,... Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy Pooled Storage có thể bị đầy:

Thông báo lưu trữ

Google Workspace sẽ gửi thông báo cho quản trị viên và người dùng khi dung lượng Pooled Storage sắp đầy hoặc đã đầy. Thông báo này sẽ hiển thị trên bảng điều khiển quản trị viên và trong thông báo email cho người dùng.

Hạn chế sử dụng

Khi Pooled Storage bị đầy, người dùng có thể gặp các hạn chế sau:

• Không thể tải lên tệp mới: Người dùng sẽ không thể tải lên tệp mới đến Drive, Docs, Sheets, Slides hoặc Gmail.
• Không thể gửi Email: Người dùng sẽ không thể gửi email mới.
• Không tạo tài liệu mới: Người dùng sẽ không thể tạo tài liệu mới trong Docs, Sheets hoặc Slides.
• Không sao chép tệp: Người dùng sẽ không thể sao chép tệp trong Drive.
• Không khôi phục những tệp đã xóa: Người dùng sẽ không thể khôi phục tệp đã xóa khỏi thùng rác Google Drive.

Theo dõi sử dụng dung lượng

Quản trị viên có thể theo dõi việc sử dụng dung lượng Pooled Storage trên bảng điều khiển quản trị viên. Bảng điều khiển sẽ hiển thị tổng dung lượng Pooled Storage, dung lượng đã sử dụng và dung lượng còn lại. Quản trị viên cũng có thể xem dung lượng sử dụng của từng người dùng hoặc nhóm.

Kiểm tra nhật ký thông báo

Quản trị viên có thể kiểm tra nhật ký Google Workspace để xem các thông báo liên quan đến Pooled Storage, chẳng hạn như khi dung lượng Pooled Storage sắp đầy hoặc đã đầy.

Phản hồi từ người dùng

Người dùng có thể báo cáo với quản trị viên nếu họ gặp bất kỳ hạn chế nào trong việc sử dụng các dịch vụ của Google Workspace. Quản trị viên có thể sử dụng thông tin này để xác định xem Pooled Storage có bị đầy hay không.

Dấu hiệu khác

• Hiệu suất của Pooled Drive có thể chậm lại khi gần đầy dung lượng. Việc truy cập, tải xuống hoặc tải lên tệp có thể mất nhiều thời gian hơn bình thường.
• Gặp lỗi xảy ra khi truy cập hoặc chỉnh sửa tệp trên Google Drive là một dấu hiệu khác cho thấy Pooled Storage đang gần đầy.

Lưu ý:

• Các dấu hiệu Pooled Storage bị đầy có thể khác nhau tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ Pooled Drive của bạn và cách sử dụng của nhóm.
• Nếu bạn gặp bất kỳ dấu hiệu nào trong số này, hãy kiểm tra dung lượng lưu trữ Pooled Drive và thực hiện các biện pháp giải quyết phù hợp để đảm bảo hoạt động của nhóm không bị ảnh hưởng.

Bằng cách theo dõi các dấu hiệu này, quản trị viên có thể xác định xem Pooled Storage có bị đầy hay không và thực hiện các bước cần thiết để giải quyết vấn đề.

Làm thế nào để khắc phục sự cố Pooled Storage bị đầy?

Để giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước cần thiết, bao gồm:

Xác định nguyên nhân

• Theo dõi mức sử dụng dung lượng
• Truy cập Bảng điều khiển quản trị viên (Admin Console) của Google Workspace.
• Di chuyển đến Apps > Drive > Storage.
• Xem báo cáo Team Drive Usage để biết dung lượng sử dụng của từng nhóm.
• Xem báo cáo User Storage Usage để biết dung lượng sử dụng của từng người dùng.

Phân tích dữ liệu sử dụng dung lượng

Sử dụng công cụ Google Workspace Reports để phân tích dữ liệu sử dụng dung lượng theo các tiêu chí như:

• Loại tệp: Xác định loại tệp nào chiếm nhiều dung lượng nhất (*ví dụ: tài liệu, hình ảnh, video).
• Kích thước tệp: Xác định các tệp có kích thước lớn nhất.
• Người dùng/nhóm: Xác định người dùng hoặc nhóm nào sử dụng nhiều dung lượng nhất.

Kiểm tra các tiện ích bổ sung

Nếu tổ chức có sử dụng bất kỳ tiện ích bổ sung nào về dung lượng (chẳng hạn như Drive Storage), hãy kiểm tra xem dung lượng sử dụng của các tiện ích này có góp phần khiến Pooled Storage bị đầy hay không.

Giải phóng dung lượng

1. Xóa tệp và dữ liệu không cần thiết

Trước tiên, doanh nghiệp nên khuyến khích người dùng xóa tệp, email và tài liệu cũ, không còn sử dụng. Sử dụng công cụ Google Drive Retention Policy để tự động xóa dữ liệu sau một khoảng thời gian nhất định. Xóa các bản sao dự phòng cũ, các tệp tạm thời và các tệp không cần thiết khác.

2. Di chuyển dữ liệu sang bộ nhớ ngoài

Nếu có nhiều dữ liệu cần lưu trữ lâu dài, hãy di chuyển dữ liệu này sang bộ nhớ ngoài như Google Cloud Storage hoặc ổ cứng ngoài. Sử dụng các công cụ di chuyển dữ liệu của Google để đơn giản hóa quá trình di chuyển.

3. Giảm chất lượng hình ảnh và video

Nếu tổ chức lưu trữ nhiều hình ảnh và video, hãy cân nhắc giảm chất lượng của các tệp này để tiết kiệm dung lượng. Sử dụng các công cụ chỉnh sửa ảnh và video để giảm kích thước tệp mà không ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng.

Tăng dung lượng lưu trữ

1. Nâng cấp gói Workspace

Nếu tổ chức cần nhiều dung lượng hơn, hãy nâng cấp lên gói Workspace có dung lượng lưu trữ cao hơn như Google Workspace Enterprise. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên so sánh các gói Workspace khác nhau và chọn gói phù hợp với nhu cầu của tổ chức.

2. Mua thêm gói dung lượng lưu trữ Google Workspace Additional Storage

Bạn có thể mua thêm Pooled Storage cho toàn tổ chức. Dung lượng bổ sung sẽ được cộng dồn vào bộ nhớ chung của tổ chức. Dung lượng này được chia sẻ giữa tất cả thành viên trong nhóm và có thể được sử dụng để lưu trữ tệp, email, v.v.

Dưới đây là một số thông tin chi tiết về gói Google Workspace Additional Storage:

• Kích thước: 10 TB dung lượng lưu trữ Pooled Drive bổ sung
• Giá cả: $300 USD/tháng
• Thanh toán: Đăng ký gói theo năm.
• Phù hợp cho: Tổ chức cần thêm dung lượng lưu trữ cho Pooled Drive
• Phiên bản Google Workspace hỗ trợ: Business Starter, Business Standard, và  Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, và Education Plus

Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng gói Business Starter, Business Standard hoặc Business Plus, thì việc nâng cấp gói thường tiết kiệm chi phí hơn so với mua thêm dung lượng lưu trữ.

Áp dụng các biện pháp ngăn chặn

1.Giáo dục người dùng

• Nâng cao nhận thức của người dùng về tầm quan trọng của việc quản lý dung lượng lưu trữ.
• Khuyến khích người dùng xóa tệp và dữ liệu không cần thiết thường xuyên.
• Cung cấp hướng dẫn và tài nguyên cho người dùng về cách quản lý dung lượng lưu trữ hiệu quả.

2.Thiết lập giới hạn lưu trữ

Ngoài ra, để tránh vấn đề pooled storage bị đầy, quản trị viên có thể thiết lập giới hạn lưu trữ cho từng người dùng hoặc nhóm để đảm bảo việc sử dụng dung lượng hợp lý. Giới hạn lưu trữ có thể được thiết lập theo dung lượng lưu trữ tổng thể hoặc theo loại tệp.

3.Theo dõi dung lượng thường xuyên

Quản trị viên nên theo dõi mức sử dụng dung lượng thường xuyên và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết. Sử dụng các báo cáo và thông báo của Google Workspace để theo dõi mức sử dụng dung lượng.

Một số câu hỏi liên quan về Pooled Storage bị đầy

1. Làm cách nào tôi có thể xác định tệp nào trong Bộ nhớ gộp đang chiếm nhiều dung lượng nhất?

Bạn có thể sử dụng công cụ quản lý hạn ngạch bộ nhớ Google Drive để xem tệp nào lớn nhất.

2. Trục trặc kỹ thuật có thể khiến Bộ nhớ gộp xuất hiện đầy không?

Mặc dù không phổ biến nhưng vẫn có thể xảy ra sự cố kỹ thuật. Hãy liên hệ với bộ phận CSKH của GCS Vietnam qua Livechat để hỗ trợ Google Drive nếu bạn nghi ngờ có trục trặc.

3. Việc nâng cấp bộ nhớ của nhóm có tốn kém không?

Không, nếu bạn phân bổ dung lượng lưu trữ phù hợp với những phương án ban đầu. Google Workspace cung cấp nhiều cấp bộ nhớ khác nhau. Hãy liên hệ với GCS Vietnam để được tư vấn giải pháp cụ thể phù hợp cho từng nhu cầu doanh nghiệp khác nhau.

4. Có cách nào để tự động giải phóng dung lượng lưu trữ khi Pooled Storage gần hết dung lượng không?

Hiện tại Google chưa có giải pháp tự động. Tuy nhiên, bạn có thể đặt cảnh báo bộ nhớ để thông báo cho quản trị viên khi bộ nhớ sắp hết dung lượng.

5. Có báo cáo nào về việc sử dụng Bộ nhớ gộp không?

Mặc dù không có sẵn trực tiếp trong Drive, nhưng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace có thể cung cấp các báo cáo về mức sử dụng bộ nhớ tổng thể cho nhóm của bạn.

6. Điều gì xảy ra với Dung lượng lưu trữ bổ sung Google Workspace của tôi nếu tôi chuyển đổi gói?

Nếu bạn thay đổi gói của tổ chức sang gói không có Pooled Storage, chẳng hạn như Business Starter hoặc Cloud Identity, dung lượng lưu trữ của bạn vẫn được cộng dồn và bất kỳ dung lượng lưu trữ nào từ gói bổ sung Google Workspace Additional Storage vẫn có sẵn.

Lời kết

Bằng cách áp dụng các giải pháp được trình bày trong bài viết này, bạn có thể xử lý hiệu quả tình trạng Pooled Storage trong Google Workspace bị đầy và đảm bảo hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn. Đồng thời, việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng dịch vụ Google Workspace và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, để giải quyết nhanh chóng tình trạng Pooled Storage bị đầy, quý doanh nghiệp nhắn lại thông tin ở Livechat cho GCS Vietnam để được đội ngũ tư vấn về các giải pháp hiệu quả, tối ưu nhất.