Thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace – Phần 1

Bạn có thể gửi thư cho người dùng không được nhận dạng chuyển đến hoặc muốn các tin nhắn được gửi đến một người dùng cụ thể được tự động Cc’d cho một người dùng khác. Bạn cũng có thể yêu cầu một số người dùng nhận thư trong Gmail, trong khi những người khác nhận thư từ máy chủ của bạn.

Bên cạnh đó, Gmail cũng có thể quét thư đến được lưu trữ trên máy chủ tại chỗ của bạn để tìm thư rác. Sử dụng cài đặt định tuyến email để thiết lập các tùy chọn phân phối đến, đi và nội bộ, điều chỉnh chúng cho phù hợp với những người và nhóm khác nhau bằng cách sử dụng các đơn vị tổ chức.

Thao tác chuẩn bị: Thêm tuyến email

Trước khi bạn thiết lập bất kỳ cài đặt định tuyến email và phân phối nào, hãy tạo danh sách các tuyến thư trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Quản trị viên của Google Workspace. Từ trang chủ Bảng điều khiển, đi tới Máy chủ Gmail của Apps > Google Workspace > Thêm đường tuyến.

Bước 2: Nhập tên tuyến đường. Sử dụng tên giúp bạn nhớ tuyến đường.

Bước 3: Chỉ định bất kỳ máy chủ email nào cho tuyến thư.

• Nếu bạn chọn Máy chủ duy nhất, hãy nhập tên máy chủ của tuyến thư hoặc địa chỉ IP. Nhập số cổng: 25, 587 hoặc từ 1024 đến 65535. Cổng 465 không được phép hoặc không được hỗ trợ cho một máy chủ.
• Nếu bạn chọn Nhiều máy chủ, hãy chỉ định máy chủ chính và phụ cho các mục đích cân bằng tải và chuyển đổi dự phòng. Để thêm nhiều máy chủ hơn, hãy nhấp vào Thêm, sau đó nhập tên máy chủ, số cổng và phần trăm tải của từng máy chủ. Phần trăm tải phải cộng tối đa 100% trong mỗi danh mục (chính và phụ). 

Bước 4: Bật tùy chọn đề xuất cho tuyến thư. Các tùy chọn được bật theo mặc định cho các tuyến thư mới:

• Thực hiện tra cứu MX trên máy chủ: Phân phối tới máy chủ MX được liên kết với tên miền được chỉ định.
• Yêu cầu thư được truyền qua kết nối truyền tải an toàn (TLS): Đồng bộ hóa thư giữa máy chủ gửi thư và máy chủ thư nhận bằng Bảo mật lớp truyền tải (TLS).
• Yêu cầu chứng chỉ do CA ký: Máy chủ SMTP ứng dụng khách phải xuất trình chứng chỉ do Tổ chức phát hành chứng chỉ được Google tin cậy ký.
• Xác thực tên máy chủ chứng chỉ: Xác minh tên máy chủ khớp với chứng chỉ do máy chủ SMTP cung cấp.

Bước 5: Nhấp vào Kiểm tra kết nối TLS để xác minh kết nối với máy chủ thư nhận.

Bước 6: Ở dưới cùng, nhấp chọn Lưu. Có thể mất tới 24 giờ để các thay đổi có hiệu lực.

Các bước định tuyến email đến

Bạn có thể định tuyến email đến bằng các phương thức gửi khác nhau. Nếu tổ chức của bạn chỉ đang sử dụng Gmail, hãy sử dụng cấu hình mặc định. Gmail sẽ gửi tới hộp thư đến của người nhận. Các tin nhắn được gửi đến những người dùng không thuộc miền của bạn sẽ bị xóa. Bạn có thể tùy chọn thiết lập một địa chỉ nhận toàn bộ thư.

Nếu tổ chức của bạn sử dụng máy chủ thư tại chỗ để lưu trữ và gửi email, trước tiên Gmail sẽ xử lý các thư đến. Gmail sẽ lọc thư rác và các thư có vấn đề, sau đó định tuyến email đến máy chủ tại chỗ.

Định tuyến email với phân phối nhiều lần

Sử dụng phân phối nhiều lần để gửi thư đến đến hộp thư Gmail hoặc hộp thư đến của hệ thống tại chỗ, tùy thuộc vào người nhận. Nếu một số người dùng của bạn sử dụng Gmail và những người khác sử dụng hệ thống thư khác, hãy cân nhắc sử dụng phân phối nhiều lần. Bạn có thể cần lưu trữ các thư được gửi đến bộ phận pháp lý của mình trên máy chủ thư đặt tại trụ sở.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, bấm chọn Định tuyến Gmail của Apps > Google Workspace > Gmail > Định tuyến.

Bước 2: Trên tab Định tuyến email, cuộn đến Định tuyến. Sau đó chọn Định cấu hình hoặc Thêm một quy tắc khác. Hộp cài đặt Thêm sẽ mở ra.

Bước 3: Để tác động vào email, hãy chọn Gửi đến hoặc Nhận nội bộ hoặc cả hai.

Bước 4: Trong Đối với các loại tin nhắn trên…, hãy chọn Sửa đổi tin nhắn. 

• Trong phần Sửa đổi thông báo, cuộn đến Tuyến và nhấp vào Thay đổi tuyến.
• Trong Thay đổi tuyến, hãy chọn một máy chủ bên ngoài từ danh sách. Nhấp chọn Hiển thị tùy chọn.

Bước 5: Đối với các loại Tài khoản sẽ bị ảnh hưởng, hãy chọn hộp Không nhận dạng/Đã nhận toàn bộ.

Bước 6: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc cho người gửi và người nhận cụ thể, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn và chọn một hoặc nhiều tùy chọn bộ lọc thư.

Bước 7: Ở cuối hộp Thêm cài đặt, nhấp chọn Lưu.

Định tuyến email với phân phối kép

Thiết lập phân phối kép khi bạn cần gửi thư đến 2 hoặc nhiều hộp thư đến. Chẳng hạn, người dùng có thể nhận thư trong hộp thư đến Gmail và hộp thư đến khác.

Thiết lập địa chỉ nhận toàn bộ thư

Địa chỉ nhận toàn bộ thư đảm bảo rằng các thư được gửi đến một địa chỉ email không chính xác miền vẫn được nhận.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Định tuyến Gmail của Apps > Google Workspace > Gmail > Định tuyến.

Bước 2: Nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm Quy tắc khác. Hộp cài đặt Thêm sẽ mở ra.

Để ảnh hưởng đến thư Email , hãy chọn hộp Đến .

• Trong Đối với loại tin nhắn ở trên…, hãy chọn Sửa đổi tin nhắn.
• Trong Người nhận trên bìa thư, hãy bấm chọn Thay đổi người nhận trên thư.

Bước 3: Chọn Thay thế tên người dùng và nhập tên người dùng mới.

Bước 4: Cuộn xuống và nhấp vào Hiển thị tùy chọn.

Bước 5: Trong Loại tài khoản cần ảnh hưởng: 

• Chọn Không nhận dạng được/Nhận tất cả.
• Bỏ chọn Người dùng và Nhóm.

Bước 6: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc cho người gửi và người nhận cụ thể, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn và chọn một hoặc nhiều tùy chọn bộ lọc thư.

Bước 7: Ở cuối hộp Thêm cài đặt, nhấp vào Lưu để hoàn tất quá trình.

Định tuyến email đến những người nhận khác

Các bước dưới đây sẽ giúp bạn định tuyến được email đến những người nhận khác như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Định tuyến Gmail của Apps > Google Workspace > Gmail > Định tuyến.

Bước 2: Trên tab Định tuyến email, cuộn đến Định tuyến.

Bước 3: Nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm Quy tắc khác. Hộp cài đặt Thêm sẽ mở ra. Để ảnh hưởng đến thông báo email, hãy chọn Gửi đến hoặc Nhận nội bộ hoặc cả hai.

Bước 4: Trong Đối với các loại tin nhắn trên…, hãy chọn Sửa đổi tin nhắn.

Bước 5: Trong Đồng thời gửi tới, hãy chọn hộp Thêm người nhận khác :

• Trong bảng Người nhận, bấm Thêm. 
• Ở đầu hộp cài đặt, xác nhận chọn Cơ bản. 
• Nhập địa chỉ email của người nhận và chọn Lưu.

Bước 6: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc cho người gửi và người nhận cụ thể, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn và chọn một hoặc nhiều tùy chọn bộ lọc bìa thư.

Bước 7: Ở cuối hộp Thêm cài đặt, nhấp vào Lưu.

Thiết lập gửi hộp thư không phải Gmail

Sử dụng cài đặt hộp thư Không phải Gmail trên tab Định tuyến để định tuyến các thư không phải spam đến máy chủ đặt tại trụ sở và giữ thư rác trong trung tâm thư hoặc báo cáo cách ly. Cài đặt này sẽ có nhiều tính năng hơn các quy tắc định tuyến email.

Người dùng có thể xem xét xem thư có phải là thư rác và có nên được gửi đến máy chủ hay không. Người dùng đăng nhập vào Trung tâm Thông báo hoặc xem lại các báo cáo liệt kê các tin nhắn rác. Sau đó, bạn có thể quyết định thư nào an toàn và được gửi đến hộp thư không phải Gmail. Những người dùng này không có quyền truy cập vào Gmail. Họ nhận được tin nhắn của mình từ máy chủ tại chỗ.

Trên đây là cách thiết lập các tùy chọn định tuyến email đến cho Google Workspace mà GCS đã chia sẻ. Nếu bạn còn băn khoăn gì về các bước thực hiện hay các dịch vụ Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi tới số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.