Thiết lập các tùy chọn định tuyến email cho Google Workspace – Phần 1

Với tư cách là quản trị viên Google Workspace, người dùng có thể tùy chỉnh cách định tuyến email và lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Cùng GCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Bạn có thể gửi thư cho người dùng không được nhận dạng chuyển đến hoặc muốn các tin nhắn được gửi đến một người dùng cụ thể được tự động Cc’d cho một người dùng khác. Bạn cũng có thể yêu cầu một số người dùng nhận thư trong Gmail, trong khi những người khác nhận thư từ máy chủ của bạn.

Bên cạnh đó, Gmail cũng có thể quét thư đến được lưu trữ trên máy chủ tại chỗ của bạn để tìm thư rác. Sử dụng cài đặt định tuyến email để thiết lập các tùy chọn phân phối đến, đi và nội bộ, điều chỉnh chúng cho phù hợp với những người và nhóm khác nhau bằng cách sử dụng các đơn vị tổ chức.

Thao tác chuẩn bị: Thêm tuyến email

Trước khi bạn thiết lập bất kỳ cài đặt định tuyến email và phân phối nào, hãy tạo danh sách các tuyến thư trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Quản trị viên của Google Workspace. Từ trang chủ Bảng điều khiển, đi tới Máy chủ Gmail của Apps > Google Workspace > Thêm đường tuyến.

Bước 2: Nhập tên tuyến đường. Sử dụng tên giúp bạn nhớ tuyến đường.

Bước 3: Chỉ định bất kỳ máy chủ email nào cho tuyến thư.

  • Nếu bạn chọn Máy chủ duy nhất, hãy nhập tên máy chủ của tuyến thư hoặc địa chỉ IP. Nhập số cổng: 25, 587 hoặc từ 1024 đến 65535. Cổng 465 không được phép hoặc không được hỗ trợ cho một máy chủ.
  • Nếu bạn chọn Nhiều máy chủ, hãy chỉ định máy chủ chính và phụ cho các mục đích cân bằng tải và chuyển đổi dự phòng. Để thêm nhiều máy chủ hơn, hãy nhấp vào Thêm, sau đó nhập tên máy chủ, số cổngphần trăm tải của từng máy chủ. Phần trăm tải phải cộng tối đa 100% trong mỗi danh mục (chính và phụ). 

Bước 4: Bật tùy chọn đề xuất cho tuyến thư. Các tùy chọn được bật theo mặc định cho các tuyến thư mới:

  • Thực hiện tra cứu MX trên máy chủ: Phân phối tới máy chủ MX được liên kết với tên miền được chỉ định.
  • Yêu cầu thư được truyền qua kết nối truyền tải an toàn (TLS): Đồng bộ hóa thư giữa máy chủ gửi thư và máy chủ thư nhận bằng Bảo mật lớp truyền tải (TLS).
  • Yêu cầu chứng chỉ do CA ký: Máy chủ SMTP ứng dụng khách phải xuất trình chứng chỉ do Tổ chức phát hành chứng chỉ được Google tin cậy ký.
  • Xác thực tên máy chủ chứng chỉ: Xác minh tên máy chủ khớp với chứng chỉ do máy chủ SMTP cung cấp.
ssl và tls

Bước 5: Nhấp vào Kiểm tra kết nối TLS để xác minh kết nối với máy chủ thư nhận.

Bước 6: Ở dưới cùng, nhấp chọn Lưu. Có thể mất tới 24 giờ để các thay đổi có hiệu lực.

Các bước định tuyến email đến

Bạn có thể định tuyến email đến bằng các phương thức gửi khác nhau. Nếu tổ chức của bạn chỉ đang sử dụng Gmail, hãy sử dụng cấu hình mặc định. Gmail sẽ gửi tới hộp thư đến của người nhận. Các tin nhắn được gửi đến những người dùng không thuộc miền của bạn sẽ bị xóa. Bạn có thể tùy chọn thiết lập một địa chỉ nhận toàn bộ thư.

Nếu tổ chức của bạn sử dụng máy chủ thư tại chỗ để lưu trữ và gửi email, trước tiên Gmail sẽ xử lý các thư đến. Gmail sẽ lọc thư rác và các thư có vấn đề, sau đó định tuyến email đến máy chủ tại chỗ.

Định tuyến email với phân phối nhiều lần

Sử dụng phân phối nhiều lần để gửi thư đến đến hộp thư Gmail hoặc hộp thư đến của hệ thống tại chỗ, tùy thuộc vào người nhận. Nếu một số người dùng của bạn sử dụng Gmail và những người khác sử dụng hệ thống thư khác, hãy cân nhắc sử dụng phân phối nhiều lần. Bạn có thể cần lưu trữ các thư được gửi đến bộ phận pháp lý của mình trên máy chủ thư đặt tại trụ sở.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, bấm chọn Định tuyến Gmail của Apps > Google Workspace > Gmail > Định tuyến.

Bước 2: Trên tab Định tuyến email, cuộn đến Định tuyến. Sau đó chọn Định cấu hình hoặc Thêm một quy tắc khác. Hộp cài đặt Thêm sẽ mở ra.

Bước 3: Để tác động vào email, hãy chọn Gửi đến hoặc Nhận nội bộ hoặc cả hai.

Bước 4: Trong Đối với các loại tin nhắn trên…, hãy chọn Sửa đổi tin nhắn

  • Trong phần Sửa đổi thông báo, cuộn đến Tuyến và nhấp vào Thay đổi tuyến.
  • Trong Thay đổi tuyến, hãy chọn một máy chủ bên ngoài từ danh sách. Nhấp chọn Hiển thị tùy chọn.

Bước 5: Đối với các loại Tài khoản sẽ bị ảnh hưởng, hãy chọn hộp Không nhận dạng/Đã nhận toàn bộ.

Bước 6: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc cho người gửi và người nhận cụ thể, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn và chọn một hoặc nhiều tùy chọn bộ lọc thư.

Bước 7: Ở cuối hộp Thêm cài đặt, nhấp chọn Lưu.

Định tuyến email với phân phối kép

Thiết lập phân phối kép khi bạn cần gửi thư đến 2 hoặc nhiều hộp thư đến. Chẳng hạn, người dùng có thể nhận thư trong hộp thư đến Gmail và hộp thư đến khác.

định tuyến email với phân phối kép

Thiết lập địa chỉ nhận toàn bộ thư

Địa chỉ nhận toàn bộ thư đảm bảo rằng các thư được gửi đến một địa chỉ email không chính xác miền vẫn được nhận.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Định tuyến Gmail của Apps > Google Workspace > Gmail > Định tuyến.

Bước 2: Nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm Quy tắc khác. Hộp cài đặt Thêm sẽ mở ra.

Để ảnh hưởng đến thư Email , hãy chọn hộp Đến .

  • Trong Đối với loại tin nhắn ở trên…, hãy chọn Sửa đổi tin nhắn.
  • Trong Người nhận trên bìa thư, hãy bấm chọn Thay đổi người nhận trên thư.

Bước 3: Chọn Thay thế tên người dùng và nhập tên người dùng mới.

Bước 4: Cuộn xuống và nhấp vào Hiển thị tùy chọn.

Bước 5: Trong Loại tài khoản cần ảnh hưởng: 

  • Chọn Không nhận dạng được/Nhận tất cả.
  • Bỏ chọn Người dùng và Nhóm.

Bước 6: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc cho người gửi và người nhận cụ thể, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn và chọn một hoặc nhiều tùy chọn bộ lọc thư.

Bước 7: Ở cuối hộp Thêm cài đặt, nhấp vào Lưu để hoàn tất quá trình.

Định tuyến email đến những người nhận khác

Các bước dưới đây sẽ giúp bạn định tuyến được email đến những người nhận khác như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên Google Workspace. Từ Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Định tuyến Gmail của Apps > Google Workspace > Gmail > Định tuyến.

Bước 2: Trên tab Định tuyến email, cuộn đến Định tuyến.

Bước 3: Nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm Quy tắc khác. Hộp cài đặt Thêm sẽ mở ra. Để ảnh hưởng đến thông báo email, hãy chọn Gửi đến hoặc Nhận nội bộ hoặc cả hai.

Bước 4: Trong Đối với các loại tin nhắn trên…, hãy chọn Sửa đổi tin nhắn.

Bước 5: Trong Đồng thời gửi tới, hãy chọn hộp Thêm người nhận khác :

  • Trong bảng Người nhận, bấm Thêm
  • Ở đầu hộp cài đặt, xác nhận chọn Cơ bản. 
  • Nhập địa chỉ email của người nhận và chọn Lưu.

Bước 6: Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy tắc cho người gửi và người nhận cụ thể, hãy nhấp vào Hiển thị tùy chọn và chọn một hoặc nhiều tùy chọn bộ lọc bìa thư.

Bước 7: Ở cuối hộp Thêm cài đặt, nhấp vào Lưu.

dinh tuyen email 3

Thiết lập gửi hộp thư không phải Gmail

Sử dụng cài đặt hộp thư Không phải Gmail trên tab Định tuyến để định tuyến các thư không phải spam đến máy chủ đặt tại trụ sở và giữ thư rác trong trung tâm thư hoặc báo cáo cách ly. Cài đặt này sẽ có nhiều tính năng hơn các quy tắc định tuyến email.

Người dùng có thể xem xét xem thư có phải là thư rác và có nên được gửi đến máy chủ hay không. Người dùng đăng nhập vào Trung tâm Thông báo hoặc xem lại các báo cáo liệt kê các tin nhắn rác. Sau đó, bạn có thể quyết định thư nào an toàn và được gửi đến hộp thư không phải Gmail. Những người dùng này không có quyền truy cập vào Gmail. Họ nhận được tin nhắn của mình từ máy chủ tại chỗ.

Trên đây là cách thiết lập các tùy chọn định tuyến email đến cho Google Workspace mà GCS đã chia sẻ. Nếu bạn còn băn khoăn gì về các bước thực hiện hay các dịch vụ Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi tới số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top