Hướng dẫn cách thay đổi định dạng mặc định của Google Docs từ A – Z

Bạn mệt mỏi với việc lặp lại định dạng văn bản mỗi khi mở Google Docs? Hãy khám phá ngay hướng dẫn chi tiết cách thay đổi định dạng mặc định của Google Docs từ A – Z trong bài viết sau đây. Bạn chắc chắn sẽ tiết kiệm được thời gian của bản thân và tối ưu sự chuyên nghiệp cho bộ tài liệu của mình. 

Lợi ích của việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs 

Việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs không đơn thuần là việc giúp trải nghiệm soạn thảo văn bản được thuận tiện mà còn mang tới nhiều lợi ích thiết thực khác. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của việc thiết lập định dạng mặc định trong Google Docs: 

Soạn thảo văn bản theo hướng cá nhân hóa

Việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs cho phép bạn thiết lập tùy chọn với kiểu soạn thảo văn bản mà mình yêu thích. Đồng thời, kiểu định dạng soạn thảo văn bản này chỉ cần thực hiện một lần duy nhất và áp dụng chúng cho tất cả các tài liệu mới. 

Với tính năng hữu ích này, bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi làm việc cùng với Google Docs theo định dạng mà mình thích. Đồng thời, việc định dạng kiểu soạn thảo văn bản theo cá nhân hoá còn giúp thể hiện tính chuyên nghiệp và nhất quán trong từng tài liệu của bạn. Đặc biệt là khi bạn chia sẻ tài liệu của mình tới những người khác. 

Tiết kiệm thời gian thiết lập cho tài liệu mới

Thay đổi định dạng mặc định của Google Docs mang tới lợi ích thiết thực nhất, đó chính là tiết kiệm thời gian thiết lập. Thay vì bạn phải thao tác thay đổi thủ công, tạo lại định dạng cho tài liệu của mình sau mỗi lần thực hiện soạn thảo. Giờ đây, bạn chỉ cần thực hiện thiết lập thay đổi định dạng mặc định trong Google Docs phù hợp với một lần duy nhất.

Sau đó, mỗi khi bạn mở tài liệu mới, nó sẽ thiết lập sẵn bản soạn thảo đó. Bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức để điều chỉnh từng font chữ, kích thước, căn lề và khoảng cách. Thời gian còn lại, bạn có thể tăng năng suất vào công việc của mình nhiều hơn. 

Đảm bảo tính nhất quán trong từng văn bản 

Đối với những người thường xuyên làm việc với Google Docs, một bộ tài liệu với font chữ, kích thước, căn lề và kiểu tiêu đề đồng nhất rất quan trọng. Bởi nó không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn thấy được sự cẩn thận trong việc tổ chức của chính bản thân người tạo ra tài liệu. Ngoài ra, việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs còn giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin khi theo dõi tài liệu của bạn. 

Hướng dẫn từng bước thay đổi định dạng mặc định của Google Docs từ A – Z

Để thay đổi định dạng mặc định của Google Docs, bạn chỉ cần thực hiện một số bước đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cụ thể trong từng khía cạnh thay đổi định dạng, bạn có thể tham khảo ngay:

Thay đổi định dạng mặc định về font chữ, kích thước chữ, kiểu chữ

Để thay đổi định dạng mặc định về font chữ, kích thước chữ và kiểu chữ trong Google Docs, bạn chỉ cần làm theo các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở tài liệu Google Docs trống để thiết lập một định dạng mặc định mới.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn chọn một đoạn văn bất kỳ để trong tài liệu nhằm mục định thực hiện định dạng.

– Bước 3: Ở bước tiếp theo, bạn vào thanh công cụ chọn font chữ có sẵn mà mình muốn làm mặc định. 

– Bước 4: Bên cạnh mục font chữ, bạn tiếp tục thực hiện chọn kích thước chữ (thường hiển thị một con số, ví dụ: 11). 

– Bước 5: Sau đó, bạn thực hiện chọn vào các biểu tượng In đậm, In nghiêng và Gạch Chân bên cạnh để thay đổi định dạng mới. 

– Bước 6: Khi đã thay đổi được kiểu định dạng soạn thảo văn bản ưng ý, bạn nhấp chọn vào Định dạng trên menu thanh công cụ >> chọn Kiểu đoạn và thực hiện Cập nhật từng kiểu để khớp với lựa chọn. 

– Bước 7: Cuối cùng, bạn thực hiện chọn vào Định dạng trên menu >> chọn Kiểu đoạn >> di chuyển chuột chọn Tùy chọn >> chọn Lưu làm kiểu mặc định của tôi và hoàn tất.

Lưu ý, sau khi đã thực hiện thiết lập thay đổi định dạng mặc định của Google Docs trong bài tài liệu thì bạn phải chọn vào mục lưu lại ngay. Có như vậy thì tất cả các tài liệu Google Docs tiếp theo khi bạn mở tệp mới ra để soạn thảo văn bản khi các kiểu chữ, font chữ, kích thước mới được giữ nguyên như đã thiết lập. 

Thay đổi định dạng mặc định về căn lề, khoảng cách dòng, thụt lề

Ngoài font chữ, các thiết lập về căn lề, khoảng cách dòng và thụt lề cũng rất cần thiết để tạo ra một văn bản dễ đọc và có cấu trúc rõ ràng. Bạn có thể thiết lập thay đổi định dạng mặc định về căn lề, khoảng cách dòng và thụt lề ngay trong Google Docs theo các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở phần tài liệu Google Docs chọn hiển thị một đoạn văn bản mới. 

– Bước 2: Tiếp tục, bạn chọn vào các biểu tượng căn trái, căn phải, căn đều, căn giữa trên thanh công cụ. 

– Bước 3:  Sau đó, bạn nhấp vào biểu tượng Khoảng cách dòng và đoạn văn trên thanh công cụ (thường là biểu tượng hai mũi tên lên xuống). Bạn thực hiện tùy chọn khoảng cách dòng có sẵn để thiết lập dòng cho đoạn văn trong tài liệu. 

– Bước 4: Tiếp theo, bạn điều chỉnh thụt lề, sử dụng thước kẻ ngang ở phía trên tài liệu. Kéo các thanh trượt trên thước kẻ để thiết lập thụt lề trái, thụt lề phải và thụt lề dòng đầu tiên. Ngoài ra, bạn có thể vào menu Định dạng >> vào Căn chỉnh và thụt lề >> tiếp tục vào Tùy chọn thụt lề…để có các tùy chọn chi tiết hơn.

– Bước 5: Bước cuối cùng bạn chỉ cần nhấn vào menu Định dạng >> tiếp tục chọn Kiểu văn bản >> Cập nhật văn bản. Sau đó mới vào lại Định dạng >> chọn ngay Kiểu đoạn văn bản  >> tùy chọn Tùy Chọn >> và lưu làm kiểu mặc định của tôi. 

Thay đổi định dạng mặc định cho các tiêu đề (Heading, Heading 2,…)

Việc thiết lập định dạng mặc định cho các tiêu đề giúp tài liệu của bạn có cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn có thể tùy chỉnh font chữ, kích thước, kiểu chữ, màu sắc và khoảng cách cho từng cấp độ tiêu đề (Heading 1, Heading 2, Heading 3,…). Để thay đổi định dạng mặc định của Google Docs cho các tiêu đề, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở tài liệu Google Docs trống và có đoạn văn bản muốn  sử dụng.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn vào menu chọn Kiểu mà mình muốn chỉnh sửa. 

– Bước 3: Sau khi áp dụng kiểu tiêu đề, hãy tiến hành điều chỉnh font chữ, kích thước, kiểu chữ, màu sắc, căn lề, khoảng cách dòng và các thuộc tính khác cho tiêu đề.

– Bước 4: Khi đã hài lòng, bạn nhấp vào Định dạng trên menu thanh công cụ >> tiếp tục chọn Kiểu đoạn >> thực hiện cập nhật Tiêu đề.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn vào lại menu Định dạng >> chọn Kiểu đoạn >> nhấp vào Tùy chọn >> chọn mục Lưu làm kiểu mặc định của tôi và hoàn tất.

Với các heading còn lại thực hiện tùy chỉnh tương tự. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo là các tiêu đề phải được thống nhất trong một hệ thống có tính nhất quán và phân cấp rõ ràng. 

Lưu ý quan trọng khi thay đổi định dạng mặc định

Khi thay đổi định dạng mặc định của Google Docs, có một vài điểm quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như mong muốn:

• Chỉ áp dụng cho tài liệu mới

Các thay đổi bạn thực hiện đối với định dạng mặc định sẽ chỉ có hiệu lực đối với các tài liệu mới được tạo sau thời điểm bạn lưu các thay đổi đó. Các tài liệu hiện có sẽ không bị ảnh hưởng bởi các thiết lập mặc định mới. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng mới cho các tài liệu cũ, bạn cần chọn toàn bộ nội dung của tài liệu đó và thực hiện các điều chỉnh định dạng thủ công.

• Thực hiện trên một tài liệu trống

Cách tốt nhất để thay đổi định dạng mặc định là bắt đầu với một tài liệu Google Docs hoàn toàn trống. Điều này giúp tránh việc các định dạng không mong muốn từ các tài liệu khác có thể ảnh hưởng đến quá trình thiết lập của bạn.

• Kiểm tra kỹ sau khi lưu

Sau khi bạn đã lưu các kiểu mặc định mới, hãy thử tạo một vài tài liệu để đảm bảo thiết lập đã chính xác. Điều này cũng giúp bạn phát hiện sớm nếu có bất kỳ sai sót nào và điều chỉnh kịp thời.

Cách khôi phục định dạng mặc định ban đầu của Google Docs

Google Docs cho phép bạn có thể khôi phục lại các kiểu mặc định ban đầu nếu muốn quay lại thiết lập gốc. Quá trình thực hiện khôi phục định dạng mặc định ban đầu của Google Docs cơ bản cũng đơn giản và theo các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở tài liệu Google Docs trống. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấp vào menu và chọn Định dạng trên thanh công cụ.

– Bước 3: Di chuột đến tùy chọn Kiểu đoạn và chọn mục Tùy chọn.

– Bước 4: Cuối cùng nhấp vào tùy chọn Đặt lại kiểu và hoàn tất.

Sau khi bạn chọn tùy chọn này, Google Docs sẽ thiết lập lại tất cả các kiểu đoạn văn bản (bao gồm cả văn bản thường và các tiêu đề) về trạng thái mặc định ban đầu. Các tài liệu mới bạn tạo sau đó sẽ sử dụng các thiết lập mặc định này. Lưu ý rằng thao tác này không ảnh hưởng đến các tài liệu bạn đã tạo trước đó.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về thay đổi định dạng mặc định của Google Docs

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs:

Thay đổi định dạng mặc định có ảnh hưởng đến các tài liệu cũ không?

Không, việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs chỉ áp dụng cho tài liệu mới được tạo sau khi bạn lưu các thay đổi. Các tài liệu bạn đã tạo trước đó sẽ giữ nguyên định dạng ban đầu của chúng. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng mới cho các tài liệu cũ, bạn cần thực hiện các điều chỉnh thủ công trên từng tài liệu đó.

Tôi có thể thay đổi định dạng mặc định cho riêng một tài liệu cụ thể không?

Không, bạn không thể thay đổi định dạng mặc định chỉ cho một tài liệu cụ thể. Các thiết lập mặc định là các tùy chọn chung áp dụng cho tất cả các tài liệu mới bạn tạo. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh định dạng của từng tài liệu riêng lẻ mà không ảnh hưởng đến các thiết lập mặc định.

Tại sao tùy chọn Lưu mặc định của tôi không xuất hiện

Tùy chọn Lưu làm kiểu mặc định của tôi chỉ xuất hiện khi bạn đã thực hiện các thay đổi đối với một kiểu đoạn văn bản cụ thể (ví dụ: Văn bản thường, Tiêu đề 1, Tiêu đề 2,…). Bạn cần chọn một đoạn văn bản, điều chỉnh định dạng của nó, sau đó cập nhật kiểu đoạn văn bản tương ứng để khớp với lựa chọn.

Việc thay đổi định dạng mặc định trên trình duyệt web có đồng bộ với ứng dụng Google Docs trên điện thoại hoặc máy tính bảng không?

Có, các thay đổi bạn thực hiện đối với định dạng mặc định của Google Docs trên trình duyệt web sẽ được đồng bộ hóa với ứng dụng Google Docs trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn (và ngược lại). Điều này hiển nhiên và miễn là bạn đăng nhập vào cùng một tài khoản Google, để đảm bảo tính nhất quán về định dạng trên tất cả các thiết bị của bạn.

Có giới hạn về số lần tôi có thể thay đổi định dạng mặc định của Google Docs không?

Không có giới hạn về số lần bạn có thể thay đổi định dạng mặc định của Google Docs. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh các thiết lập này bao nhiêu lần tùy ý để phù hợp với nhu cầu và sở thích của mình. Google Docs không áp đặt bất kỳ giới hạn nào về số lần bạn thực hiện việc lưu hoặc khôi phục các kiểu mặc định.

Lời kết

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về cách thay đổi định dạng mặc định của Google Docs này sẽ giúp ích cho tất cả các bạn. Hãy thử trải nghiệm ngay và nếu còn có thắc mắc gì về vấn đề này thì đừng ngại ngần liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777