03 Cách thay đổi địa chỉ email nhanh gọn bạn nên biết

Làm sao để có thể thay đổi địa chỉ email? Một trong những câu hỏi được khá nhiều người thắc mắc, bởi vì thực tế Gmail không cho phép bạn thay đổi địa chỉ của mình. Nhưng đừng lo, bạn có thể làm được khi biết 03 phương pháp mà GCS Việt Nam chia sẻ ngay trong bài viết sau đây.  

Tại sao bạn muốn thay đổi địa chỉ email ?

Thông thường, địa chỉ email sẽ theo bạn suốt nhiều năm, gắn liền với công việc, học tập, cũng như nhiều nền tảng ứng dụng trực tuyến khác. Tuy nhiên, theo thời gian có thể nhu cầu thay đổi địa chỉ email sẽ phát sinh từ nhiều lý do khác nhau.

• Có thể là địa chỉ email không còn phù hợp với độ tuổi hay vai trò hiện tại. Ví dụ như bạn lấy địa chỉ với cái tên “hoangtu_tinhyeu@gmail.com”
• Có thể là địa chỉ email đã bị lộ quá nhiều, dẫn đến tình trạng nhận spam tràn lan trong hộp thư đến, gây khó chịu và mất thời gian xử lý. 
• Bạn nghi ngờ địa chỉ email cũ đã bị xâm nhập, muốn tăng cường bảo mật cho tài khoản. 

Dù là nguyên nhân nào đi chăng nữa, việc tìm hiểu cách thay đổi địa chỉ email là một cách hiệu quả để đảm bảo an toàn và không làm gián đoạn các hoạt động trực tuyến của bạn. 

Có thể đổi được địa chỉ Gmail không?

Mặc dù mong muốn thay đổi nhưng nhiều người vẫn đặt ra câu hỏi đó là có đổi được địa chỉ Gmail không? Bạn sẽ có thể thay đổi địa chỉ Gmail theo từng trường hợp như sau:

Các trường hợp không thể thay đổi địa chỉ email

Đối với những tài khoản cá nhân kết thúc bằng @gmail.com thường không thể thay đổi được. Đây là một quy tắc cố định của Google đối với các tài khoản Gmail thông thường.

Bởi vì những lý do cơ bản như sau

• Địa chỉ email cá nhân là một Mã định danh duy nhất

Giống như căn cước công dân, số điện thoại, địa chỉ email như một mã định danh duy nhất trên hệ thống mà nhà cung cấp Google tạo cho bạn. Mỗi tài khoản email có một địa chỉ riêng biệt, không trùng lặp với bất kỳ tài khoản nào. Khi bạn tạo một địa chỉ email, toàn bộ thông tin được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu. Nếu cho phép thay đổi địa chỉ email sẽ ảnh hưởng liền mạch đến toàn bộ vấn đề này. Do đó, việc duy trì email cố định luôn được xem là cách để hệ thống hoạt động ổn định. 

• Vấn đề bảo mật đối với tài khoản email cá nhân

Nếu người dùng có thể thay đổi địa chỉ email tùy ý, sẽ trở thành một lỗ hổng cho các hoạt động gian lận và lạm dụng phát triển. Kẻ xấu sẽ chiếm đoạt tài khoản email, sau đó thay đổi địa chỉ để mạo danh người khác để lừa đảo hoặc gây rối. Do đó, để đảm bảo  an toàn cho người dùng và tính toàn vẹn của hệ thống, các nhà cung cấp dịch vụ buộc phải đặt ra quy tắc địa chỉ email phải được giữ cố định. 

• Phức tạp trong việc cập nhật các dịch vụ liên kết

Địa chỉ email không chỉ dùng để gửi thư mà còn được sử dụng để đăng nhập vào các tài khoản trực tuyến. Cụ thể như là mạng xã hội, ngân hàng, mua sắm online, dịch vụ y tế, giáo dục,…. Địa chỉ email thường được sử dụng làm username duy nhất để liên kết tất cả dữ liệu của bạn trên dịch vụ đó. Nếu địa chỉ email gốc thay đổi, đồng nghĩa với việc dịch vụ mà bạn liên kết phải cập nhật lại. Với tài khoản email liên kết với hàng triệu dịch vụ trực tuyến mà thay đổi như thế thì không thể thực hiện được. Do đó, việc duy trì email cố định sẽ không tạo ra gánh nặng về kỹ thuật hay dữ liệu cho chính người dùng. 

Các trường hợp có thể thay đổi địa chỉ email (đối với Tài khoản doanh nghiệp/tổ chức)

Bạn có thể thay đổi địa chỉ email đối với tài khoản doanh nghiệp/tổ chức, tức là khi bạn đã sử dụng dịch vụ Google Workspace. Tuy nhiên, đối với các tài khoản Google được cấp thông qua cơ quan, trường học hoặc một nhóm khác, việc thay đổi địa chỉ email sẽ phụ thuộc vào quyền hạn của tài khoản cấp cao nhất (quản trị viên).

• Tài khoản được cấp phép chỉnh sửa: Nếu tài khoản của bạn có quyền chỉnh sửa, bạn có thể tự thay đổi địa chỉ email như bình thường theo các bước được hướng dẫn.
• Tài khoản không được cấp phép thay đổi: Nếu bạn không có quyền thay đổi địa chỉ email, bạn cần liên hệ với quản trị viên của mình để được hỗ trợ.

Cách kiểm tra tài khoản có thay đổi địa chỉ email được không?

Để xác định xem tài khoản của bạn có thể thay đổi địa chỉ email hay không, hãy thực hiện các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào Tài khoản Google của bạn.

– Bước 2: Trong trình đơn bên trái, hãy nhấp vào mục Thông tin cá nhân

– Bước 3: Trong phần Thông tin liên hệ, hãy nhấp vào Email >> chọn Email Tài khoản Google. Nếu bạn không thể mở tùy chọn Email Tài khoản Google, là do bạn không thay đổi được email.

• Nếu địa chỉ email của tài khoản của bạn kết thúc bằng @gmail.com, bạn thường không thể thay đổi địa chỉ đó.
• Nếu đang sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hoặc nhóm khác, bạn có thể nhờ quản trị viên của bạn trợ giúp.

Tóm lại, bạn có thể thay đổi địa chỉ email trực tiếp khi có quyền hạn với tài khoản doanh nghiệp/tổ chức. Bạn không thể thực hiện thay đổi địa chỉ email trực tiếp khi tài khoản cá nhân kết thúc bằng @gmail.com . Bạn chỉ có thể thực hiện cách đổi địa chỉ Gmail gián tiếp. Tuy nhiên, trước khi thực hiện quá trình thay đổi địa chỉ email bằng cách trực tiếp hay gián tiếp, bạn cũng cần lưu ý khá nhiều vấn đề. Để biết rõ, bạn hãy theo dõi tiếp nội dung sau nhé. 

Một số lưu ý cơ bản trước khi thực hiện cách đổi địa chỉ Gmail

Dưới đây là những lưu ý cơ bản trước khi thực hiện cách đổi địa chỉ Gmail mà bạn cần biết:

Thời gian cần thiết để có thể cập nhật mọi thứ

Ngay cả khi bạn đã tạo một địa chỉ email mới để thay thế cho địa chỉ Gmail cũ. Bạn cũng cần phải có thời gian cập nhật thông tin trên tất cả các tài khoản trực tuyến mà mình đang sử dụng. Thời gian có thể mất vài ngày đến vài tuần, hoặc thậm chí lâu hơn. 

Khi cập nhật lại mọi thứ, bạn nên chú ý đến các trang web, dịch vụ và ứng dụng sau:

• Mạng xã hội: Facebook, Zalo, Instagram, LinkedIn, X (Twitter), TikTok…
• Dịch vụ tài chính: Ngân hàng trực tuyến, ví điện tử (MoMo, ZaloPay), tài khoản chứng khoán, bảo hiểm…
• Mua sắm trực tuyến: Shopee, Lazada, Tiki, Amazon, eBay, các trang thương mại điện tử khác…
• Dịch vụ đám mây và công việc: Google Drive, Dropbox, Microsoft 365, Slack, Jira, các công cụ quản lý dự án…
• Các trang web đăng ký nhận tin: Newsletter, diễn đàn, blog mà bạn là thành viên…
• Hóa đơn điện tử: Điện, nước, internet, truyền hình cáp…
• Các ứng dụng và trò chơi di động: Game online, ứng dụng nghe nhạc/xem phim có tài khoản riêng…

Sao lưu toàn bộ dữ liệu quan trọng trước khi thực hiện

Mặc dù, bạn không thể thay đổi địa chỉ Gmail hiện tại sang một cái tên khác. Nhưng việc chuyển đổi sang một địa chỉ mới thì vẫn đòi hỏi bạn phải đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình. 

Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thay đổi địa chỉ email, hãy đảm bảo bạn đã sao lưu tất cả dữ liệu quan trọng. Bạn hãy chuẩn bị cho bản thân một bản sao dự phòng về các thông tin trong trường hợp có sự cố hay muốn dùng dữ liệu cũ. 

Thông báo cho người thân, bạn bè, đồng nghiệp về địa chỉ mới

Khi bạn đã quyết định chuyển sang sử dụng địa chỉ email mới, việc thông báo cho những người quan trọng rất cần thiết. Nhằm mục đích chính để đảm bảo rằng họ biết cách liên hệ với bạn qua địa chỉ mới. Bạn có thể tiến hành thực hiện việc này thông qua một vài các cách sau:

• Gửi email thông báo hàng loạt
• Cập nhật chữ ký email
• Thông báo qua các kênh khác như Zalo, Messenger, WhatsApp,….

Vấn đề bảo mật liên quan đến việc thay đổi email

Việc thay đổi địa chỉ email có thể ảnh hưởng đến bảo mật tài khoản của bạn nếu không được thực hiện cẩn thận. Khi bạn cập nhật địa chỉ email trên các dịch vụ khác, luôn cẩn thận:

• Luôn đảm bảo rằng bạn đang truy cập vào trang web chính thức của dịch vụ đó.
• Luôn ưu tiên kiểm tra kỹ địa chỉ URL trên thanh địa chỉ của trình duyệt.
• Không bao giờ cung cấp mật khẩu qua email/tin nhắn.
• Thực hiện cách đổi địa chỉ Gmail đã hoàn tất, hãy cân nhắc việc cập nhật mật khẩu mới cho tài khoản Gmail mới.
• Hãy kích hoạt xác minh 2 bước cho tất cả các tài khoản quan trọng, đặc biệt là tài khoản email mới của bạn.

Cách thay đổi địa chỉ email trực tiếp

Nếu bạn đã xác định rằng mình có thể thay đổi địa chỉ email, hãy làm theo các bước sau:

– Bước 1: Truy cập vào trang admin console 

– Bước 2: Truy cập theo đường dẫn Directory >> Users, sau đó chọn vào người dùng muốn thay đổi email.

– Bước 3: Nhấn vào Update user ở thanh bên trái người dùng.

– Bước 4: Sau đó, bạn thực hiện thay đổi email người dùng. Sau khi đổi tên cho người dùng, nhấp Update User để cập nhật thông tin người dùng.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn quay lại kiểm tra lại tên đã thay đổi như hình dưới đây.

*Lưu ý: Người có quyền thay đổi được email của các doanh nghiệp/tổ chức là những đối tượng quản trị viên. Do đó, nếu bạn là thành viên của tổ chức, hãy liên hệ trực tiếp với quản trị viên để được hỗ trợ. 

03 Cách thực hiện thay đổi địa chỉ email gián tiếp

Như đã đề cập, đối với các tài khoản @gmail.com việc thay đổi địa chỉ Gmail trực tiếp là điều không thể. Nhưng nếu bạn vẫn băn khoăn rằng có thể thay đổi địa chỉ Gmail không? Bạn có thể tham khảo 03 cách cách thay đổi địa chỉ Gmail gián tiếp được giới thiệu dưới đây.

Tạo tài khoản email mới và thiết lập sang điều hướng

Đây là phương pháp mà bạn sẽ tạo ra một địa chỉ email hoàn toàn mới. Bạn cũng sẽ dễ dàng trả lời được câu hỏi là đổi địa chỉ Gmail được không một cách dễ dàng. Khi thực hiện cách này, bạn sẽ phải chuyển hướng sử dụng từ tài khoản cũ sang tài khoản mới. 

Để tạo một tài khoản email mới, bạn thực hiện các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Gmail và chọn vào tạo một tài khoản mới. Bạn cần điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu, bao gồm họ và tên, tên người dùng, mật khẩu. Sau đó, bạn nhấp vào Next. 

– Bước 2: Lúc này, giao diện Google sẽ hỏi bạn một số thông tin và yêu cầu điền địa chỉ email >> chọn tiếp Next.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn chấp nhận điều khoản dịch vụ và chính sách riêng tư của Google. Nhưng tiếp tục , bạn phải thực hiện bước thiết lập chuyển tiếp thư để nhận các thư được gửi đến địa chỉ cũ xuất hiện tài khoản mới.

– Bước 4: Bạn vào phần cài đặt, và chọn Xem tất cả chế độ cài đặt

– Bước 5: Lúc này, bạn tới tab Chuyển tiếp và POP/IMAP >> chọn Thêm địa chỉ chuyển tiếp

– Bước 6: Bạn nhập địa chỉ đã được tạo trước đó, để tất cả thư nhận từ tài khoản trước sẽ chuyển đến địa chỉ email mới. Sau đó, bạn chọn Tiếp theo. 

– Bước 7: Sau đó, Google sẽ tiến hành gửi mã xác nhận để địa chỉ Gmail mới mà bạn đã tạo trước đó >> mở xác minh và nhấp vào liên kết trong tin nhắn đó >>  nhấp vào chọn Xác nhận.

– Bước 8: Quay lại tài khoản cũ và thực hiện làm mới trình duyệt. Trong tab Chuyển tiếp và POP/IMAP, bạn chọn vào Tiếp tục.

– Bước 9: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn vào Lưu thay đổi và hoàn tất. 

Thêm alias vào tài khoản Gmail 

Thêm alias vào tài khoản Gmail là cách để quản lý nhiều địa chỉ email dưới một hộp thư duy nhất mà không cần tạo tài khoản mới. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng phương pháp này sẽ không thực sự thay đổi địa chỉ Gmail chính của bạn. Bởi nó chỉ cho phép bạn gửi và nhận email bằng một địa chỉ khác trong cùng một tài khoản Gmail hiện có. 

Các alias thường được dùng khi bạn có email có tên miền riêng và muốn quản lý email từ tên miền đó thông qua Gmail. Hoặc khi bạn có nhiều địa chỉ email và muốn chúng hội tụ về một nơi. Phương pháp này không giúp bạn đổi địa chỉ Gmail theo nghĩa thay đổi tên @gmail.com mà là thêm một tên khác của email của bạn. 

Các bước để thêm địa chỉ email khác để gửi thư từ tài khoản Gmail của bạn như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập tài khoản Gmail của mình.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải, sau đó chọn Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).

– Bước 3: Bạn chọn tab Tài khoản và Nhập (Accounts and Import).

– Bước 4: Trong phần Gửi thư bằng địa chỉ (Send mail as), nhấp vào liên kết Thêm một địa chỉ email khác (Add another email address).

– Bước 5: Một cửa sổ bật lên (Add another email address you own) sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần nhập Tên và Địa chỉ email.

– Bước 6: Bạn sẽ thấy tùy chọn Coi là bí danh và nhấn Bước tiếp theo (Next Step).

– Bước 7: Sau đó, Google sẽ gửi mail và xác minh tới tài khoản phụ mà bạn đã nhập. Người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản đó để nhấp vào mục liên kết xác nhận là hoàn thành.

*Lưu ý quan trọng: Đây không phải là cách thay đổi địa chỉ Gmail gốc của bạn. Địa chỉ Gmail ban đầu của bạn vẫn tồn tại và hoạt động bình thường. Phương pháp này chỉ giúp bạn quản lý việc gửi và nhận email từ nhiều địa chỉ khác nhau tập trung về một hộp thư duy nhất.

Đổi tên liên kết địa chỉ email của Gmail

Bạn không thể thay đổi địa chỉ Gmail tức là đổi tên người dùng của tài khoản hiện có. Do đó đổi tên chỉ là việc thay đổi tên hiển thị khi gửi email. Để thực hiện đổi tên liên kết địa chỉ email của Gmail, bạn cần thao tác các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Gmail và nhấp vào Cài đặt chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào Tài khoản và nhập >> chọn chỉnh sửa thông tin.

– Bước 3: Một cửa sổ bật lên (Add another email address you own) sẽ xuất hiện, bạn cần nhập Tên 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn Lưu thay đổi và hoàn tất. 

Tóm lại, bạn có thể tham khảo 03 phương pháp thay đổi email được giới thiệu trên đây. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là thay đổi địa chỉ email một cách triệt để và sở hữu một tên người dùng mới, cách đổi địa chỉ Gmail hiệu quả nhất là tạo một tài khoản mới và thiết lập chuyển tiếp. Các phương pháp alias hoặc đổi tên liên kết tài khoản chỉ giúp bạn quản lý tốt hơn với địa chỉ hiện có hoặc các địa chỉ khác, chứ không phải là thay đổi tên người dùng Gmail gốc.

Lời kết

Mặc dù bạn không thể trực tiếp thay đổi địa chỉ Gmail hiện có, nhưng qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau khám phá 03 giải pháp thay thế hiệu quả. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và quá trình thay đổi địa chỉ email của bạn diễn ra suôn sẻ và thành công! Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào khác về việc quản lý email, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ chính thức dưới đây để được hỗ trợ chi tiết nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777