Hướng dẫn tạo thời khóa biểu trên Google Calendar và chia sẻ nhanh chóng

Google Calendar là công cụ mạnh mẽ giúp bạn thực hiện việc sắp xếp lịch học tập, làm việc và các hoạt động cá nhân một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bạn đã biết cách sử dụng công cụ này hữu ích hay chưa? Nếu chưa thì đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết về cách tạo thời khóa biểu trên Google Calendar cũng như giúp bạn khám phá những tính năng nâng cao của công cụ này. Cùng tìm hiểu ngay nhé. 

Lợi ích của việc tạo thời khóa biểu trên Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng cho phép bạn kiểm soát lịch làm việc của mình cũng như tạo lịch hẹn hay gửi thông báo lời mời tới người khác. Tất cả các chức này có trong Calendar hoàn toàn miễn phí. Do đó, ứng dụng này được sử dụng rất hữu hiệu cho đối tượng văn phòng và các trường học. Khi sử dụng chức năng tạo thời khóa biểu trên Google Calendar, bạn sẽ giảm thiểu được thời gian thông báo lịch tới mọi người, tối ưu thời gian quản lý của bản thân. Đồng thời Calendar còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

Dễ dàng truy cập và đồng bộ trên mọi thiết bị 

Bạn có thể truy cập vào Google Calendar mọi lúc, mọi nơi, ở mọi thiết bị nếu như đã được đồng bộ hóa tài khoản Google. Chỉ cần kết nối internet ổn định, bạn sẽ xem, chỉnh sửa và quản lý lịch trình của mình trên cả được máy tính và điện thoại. Điều này không chỉ đảm bảo rằng bạn luôn nắm bắt trong tay lịch trình mới nhất khi đã tạo thời khóa biểu trên Google Calendar mà nó giúp bạn không lo bỏ lỡ bất kỳ sự kiện quan trọng nào ở bất kỳ nơi nào. 

Tính năng nhắc nhở thông minh và linh hoạt

Google Calendar trang bị hệ thống nhắc nhở thông minh và vô cùng linh hoạt. Do đó, khi bạn tạo thời khóa biểu trên Google Calendar sẽ không bao giờ làm bạn bị bỏ lỡ. Tuy nhiên, bạn phải tùy chỉnh thời gian và phương thức nhắc nhở cho từng sự kiện một cách thủ công. Calendar hoàn toàn không hỗ trợ tự động cài đặt thông báo. 

Chia sẻ thời khóa biểu dễ dàng với người khác

Google Calendar được xem là công cụ quản lý lịch cá nhân hiệu quả. Đây cũng là phương tiện giúp hợp tác và phối hợp lịch trình với người khác tiện lợi, hữu ích và rất dễ dàng. 

Nếu đã tạo thời khóa biểu trên Google Calendar, bạn có thể chia sẻ toàn bộ lịch trình của mình hoặc một sự kiện cụ thể với bạn bè, đồng nghiệp và bất kỳ ai bản thân muốn. Ngoài ra, tính năng này còn giúp tạo sự minh bạch trong giao tiếp và phối hợp công việc, học tập và làm việc nhóm hiệu quả. Bởi tính năng chia sẻ lịch cung cấp cả tính năng chỉnh quyền truy cập cho từng người có thể thêm/chỉnh sửa sự kiện. 

Nhắc nhở công việc qua email

Ngoài các thông báo trực tiếp trên thiết bị, Google Calendar còn cung cấp tính năng gửi lời nhắc nhở công việc qua email. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn không thường xuyên kiểm tra lịch trên các thiết bị. Email nhắc nhở giống như một lớp bảo vệ thứ hai, đảm bảo cho bạn rằng mọi thông tin được thông báo ngay cả khi không có thời gian mở Calendar. 

Đặc biệt, bạn còn có thể tùy chỉnh tần suất và thời điểm nhận email nhắc nhở qua từng sự kiện. Bạn sẽ chủ động hơn rất nhiều trong việc nắm bắt lịch trình sau khi thực hiện tạo thời khóa biểu trên Google Calendar.

Gửi lời mời tham gia sự kiện của mình với người khác

Google Calendar giúp việc mời người khác tham gia các sự kiện bạn tạo trở nên vô cùng đơn giản và tiện lợi hơn. Khi tạo thời khóa biểu trên Google Calendar, bạn chỉ cần nhập địa chỉ email của người muốn mời. Sau đó, lời mời được gửi trực tiếp vào email của người đó, họ có thể đồng ý hoặc từ chối lời mời theo tùy chỉnh. 

Nếu như người nhận đồng ý lời mời, sự kiện tự động được thêm vào lịch của họ và giúp mọi người nắm bắt thông tin rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thêm quyền khách mời, cho phép người nhận đó mời thêm người khác hoặc xem danh sách tham gia. 

Tích hợp hiệu quả với các ứng dụng khác của Google

Một ưu thế của Google Calendar mà khiến nhiều người ưa chuộng, đó chính là khả năng tích hợp mượt mà với hệ sinh thái Google khi đăng ký Google Workspace. Khi tích hợp với các ứng dụng như Gmail, Google Meet, Google Drive,… bạn sẽ tối ưu hoá quy trình làm việc và quản lý thông tin tập trung hơn. 

Ví dụ như, bạn có thể tạo thời khóa biểu trên Google Calendar với cuộc họp Google Meet trực tiếp từ Calendar và mời mọi người tham gia qua email. Sự tiện lợi về liên kết này còn giúp tối ưu hoá và tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các nền tảng, tăng hiệu suất làm việc hiệu quả hơn. 

Hướng dẫn từng bước tạo thời khóa biểu trên Google Calendar 

Để tạo thời khóa biểu trên Google Calendar, bạn có thể thực hiện theo 2 cách. Thứ nhất là bấm nút Tạo trên lịch tháng ở góc phía bên trái màn hình. Hoặc bấm vào hình tam giác nhỏ bên phải Lịch muốn thêm sự kiện và chọn Tạo sự kiện trên lịch. Thứ hai là bạn chọn trực tiếp khoảng thời gian trên lịch tuần và kéo thả các thao tác. 

Cách 1 – Tạo thời khóa biểu trên Google Calendar bằng nút Tạo của giao diện

Để tạo thời khóa biểu trên Google Calendar bằng cách thức này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trình duyệt web và chọn ứng dụng Google Calendar. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tìm và nhấp chuột vào nút Tạo “+” để mở cửa sổ đăng ký sự kiện.

– Bước 3: Sau đó, bạn nhấp Sự kiện và thêm các thông tin cần thiết vào, bao gồm như tiêu đề, thời gian bắt đầu và kết thúc, địa điểm, nhắc nhở, mô tả, màu sắc, khách mời, tệp đính kèm và chế độ hiển thị.

– Bước 4: Sau đó bạn hoàn tất các thông tin và nhấn nút Lưu để thêm sự kiện vào lịch. 

Cách 2 – Tạo thời khóa biểu trên Google Calendar trực tiếp trên giao diện lịch

Cách thức hai là cách thực hiện tạo thời khóa biểu trên Google Calendar đơn giản nhất. Bởi nó không yêu cầu quá nhiều thao tác. Bạn chỉ cần thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trình duyệt web và chọn ứng dụng Google Calendar của thiết bị.

– Bước 2: Trên chế độ xem ngày, tuần hoặc tháng, bạn có thể nhấp chuột (hoặc chạm) trực tiếp vào ô thời gian mà sự kiện của bạn sẽ bắt đầu. Một cửa sở nhỏ xuất hiện cho phép bạn nhập tiêu đề nhanh về thời gian về tiêu đề.  Sau đó, bạn chỉ cần nhấp và kéo chuột vào khoảng thời gian mà sự kiện sẽ diễn ra. 

– Bước 3: Trong cửa sổ tạo sự kiện, bạn cần điền thông tin về Tiêu đề, Thời gian bắt đầu và kết thúc, Tùy chọn khác (nếu cần).

– Bước 4: Cuối cùng, bạn click vào Lưu để hoàn thành thao tác tạo thời khóa biểu trên Calendar. 

Cách tùy chỉnh và tối ưu hóa thời khóa biểu

Sau khi tạo thời khóa biểu trên Google Calendar với các sự kiện, bạn có thể tùy chỉnh và tối ưu chúng để phù hợp với nhu cầu và giúp việc quản lý thời gian được hiệu quả hơn. Dưới đây là hướng dẫn tùy chỉnh thời khóa biểu một cách tối ưu nhất:

Thay đổi màu sắc sự kiện

Thay đổi màu sắc để giúp bạn dễ dàng phân biệt được các loại sự kiện khác nhau trong thời khóa biểu. Ví dụ màu xanh cho lớp học, màu đỏ cho bài tập, màu vàng cho hoạt động ngoại khóa. 

Để thực hiện thay đổi màu sắc sự kiện trong thời khóa biểu bạn cần:

• Đầu tiên, bạn nhấp chuột vào phần sự kiện muốn thay đổi màu.
• Tiếp theo, bạn chọn vào màu sắc mong muốn từ bảng màu và thay đổi.

Thêm thông báo nhắc nhở

Thêm thông báo nhắc nhở mục đích là để bạn không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện nào trong thời khóa biểu. Để thực hiện thêm thông báo sau khi tạo thời khóa biểu trên Google Calendar thành công, bạn cần:

• Đầu tiên, bạn nhấp vào sự kiện muốn thêm thông báo.
• Tiếp theo, bạn chọn vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện .
• Sau đó, trong mục Thông báo bạn chọn Thêm nhiều thông báo khác nhau/Chọn thời điểm thông báo/chọn hình thức thông báo.
• Cuối cùng, thực hiện nhấp vào Lưu và hoàn tất.

Thêm mô tả hoặc file đính kèm

Mục đích của việc thêm mô tả hoặc file đính kèm là để cung cấp thông tin sự kiện được chi tiết. Ví dụ trong thời khóa biểu là các nội dung bài học, tài liệu tham khảo,… Cách thức để thực hiện thêm mô tả hoặc tệp đính kèm như sau:

• Đầu tiên, bạn thực hiện nhấp vào thêm mô tả hoặc file đính kèm trong sự kiện .
• Tiếp theo, bạn chọn vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện .
• Sau đó, trong mục Thêm mô tả bạn nhập thông tin chi tiết. Hoặc nhấp vào biểu tượng Thêm tệp đính kèm và thêm file.
• Cuối cùng, bạn nhấp chọn vào lưu và hoàn tất. 

Tùy chỉnh thời gian

Tùy chỉnh thời gian để xem lịch theo ngày, tuần và tháng hoặc lịch trình trong thời khóa biểu được tổng quan hơn. Cách thực hiện tùy chỉnh thời gian rất đơn giản, bạn chỉ cần tùy chọn ở góc bên phải giao diện Google Calendar và thay đổi

Cách chia sẻ thời khóa biểu với bạn bè hoặc giáo viên

Bạn có thể tùy chỉnh rất nhiều cách khác nhau để chia sẻ sau khi thực hiện tạo thời khóa biểu trên Google Calendar thành công. 

Cách 1 – Chia sẻ toàn bộ lịch

Với cách này, bạn cho phép người khác xem tất cả sự kiện trong lịch của bạn với quyền tùy chỉnh. Cách thức để chia sẻ toàn bộ lịch thời khóa biểu trên Google Calendar như sau:

– Bước 1: Bạn di chuyển chuột qua tên lịch muốn chia sẻ trong mục Lịch của tôi.

– Bước 2: Tại đây, bạn nhấp vào dấu ba chấm Tùy chọn bên cạnh tên lịch.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn chọn vào Cài đặt và chia sẻ.

– Bước 4: Sau đó, bạn chọn mục Đã chia sẻ với những người hoặc nhóm cụ thể, nhấp vào Thêm người dùng và nhóm.

– Bước 5: Lúc này, bạn chỉ cần nhấp vào địa chỉ email người muốn chia sẻ. Sau đó, bạn chọn thiết lập quyền.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấp vào Gửi và hoàn tất.

Cách 2 – Chia sẻ một sự kiện cụ thể

Cách này là mời người khác tham gia vào sự kiện cụ thể trong lịch của bạn. Cách thức triển khai thực hiện cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp vào sự kiện bạn muốn chia sẻ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào biểu tượng hình cây bút Chỉnh sửa sự kiện.

– Bước 3: Trong mục Thêm khách, bạn nhập email của người muốn mời.

– Bước 4: Bạn thiết lập quyền tùy chỉnh sự kiện trong thời khóa biểu cho khách.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấn Lưu và email sẽ gửi lời mời cho họ.

Các tính năng nâng cao khi tạo thời khóa biểu trên Google Calendar

Sau khi tạo thời khóa biểu trên Google Calendar thành công, bạn hoàn toàn có thể sử dụng. Tuy nhiên, để quá trình áp dụng Calendar được tối ưu hoá và quản lý lịch trình được thuận tiện, bạn nên biết về các tính năng nâng cao của công cụ. Dưới đây là một số tính năng của Google Calendar, bạn nên biết:

Sử dụng nhiều lịch để phân loại

Google Calendar cho phép bạn tạo nhiều lịch khác nhau và hiển thị riêng lẻ cho từng khía cạnh. Ví dụ, bạn có thể tạo một lịch cho Công việc, một lịch cho Học tập. Sau đó bạn chỉ cần gán màu sắc khác nhau cho từng lịch để phân biệt chúng dễ dàng khi xem ở chế độ tổng hợp. Ngoài ra, bạn có thể chọn ẩn hoặc hiển thị một lịch cụ thể tùy theo từng nhu cầu. 

Chia sẻ lịch với bạn bè, đồng nghiệp, giáo viên

Tính năng chia sẻ lịch trên Google Calendar không chỉ dành cho một người với một sự kiện. Bạn có thể chia sẻ cho toàn bộ lịch của mình với người khác và thiết lập các quyền truy cập khác nhau. Người nhận được lịch chia sẻ của bạn có thể xem thông tin, chỉnh sửa và quản lý trực tiếp lịch. Điều này thực sự hữu ích cho làm việc nhóm, lên lịch họp,…

In thời khóa biểu

Nếu bạn muốn theo dõi tiện lợi hoặc mang theo bên mình lịch làm việc, có thể in ra một bản cứng từ Calendar. Bạn có thể in theo ngày, tuần, tháng và cả năm. Ngoài ra còn có thể tùy chỉnh màu sắc, chi tiết sự kiện và từng khổ giấy trước khi in. 

Lưu ý quan trọng khi tạo thời khóa biểu trên Google Calendar đạt hiệu quả

Để tận dụng được tối đa sức mạnh của Google Calendar và tạo ra thời khóa biểu thực sự hiệu quả, cần lưu ý các vấn đề quan trọng sau đây:

• Đặt tên sự kiện rõ ràng

Tiêu đề sự kiện là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất giúp bạn nhanh chóng xác định nội dung trong lịch. Do đó, bạn nên đặt tiêu đề dễ dàng nhận biết để không bị nhầm lẫn với các sự kiện khác. Ngoài ra, việc này còn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm sự kiện với các từ khoá. 

Ví dụ thay vì đặt chung chung là Cuộc họp, bạn nên đặt Cuộc họp Báo cáo quý 3. 

• Sử dụng màu sắc phân biệt

Màu sắc không chỉ làm cho lịch của bạn trở nên trực quan mà còn giúp bạn dễ dàng phân loại sự kiện. Hãy gán màu sắc khác nhau cho từng loại hoạt động. Khi đó, xem lại lịch hoạt động sẽ thấy được cái nhìn tổng quan và trực quan hơn về lịch trình. Đồng thời, điều này còn giúp bạn quản lý tốt thời gian hoạt động của mình. 

• Thiết lập nhắc nhở tránh bỏ lỡ

Hãy tận dụng tối đa tính năng nhắc nhở của Google Calendar bằng cách thiết lập trong từng sự kiện quan trọng. Lưu ý, bạn có thể thiết lập nhiều loại nhắc nhở khác nhau cho cùng một sự kiện, đặt lịch nhắc trước vài giờ và thậm chí là một ngày trước. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời cụ thể về những thắc mắc thường gặp liên quan đến việc tạo thời khóa biểu trên Google Calendar. 

1 – Tôi có thể tạo thời khóa biểu theo tuần chẵn/lẻ được không?

Có, Google Calendar cho phép bạn tạo các sự kiện lặp lại theo chu kỳ khác nhau, bao gồm cả tuần chẵn/lẻ. Khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện, bạn thấy tùy chọn Lặp lại >> click vào Tuỳ chỉnh và thiết lập.

2 – Làm thế nào để thay đổi múi giờ cho thời khóa biểu?

Google Calendar cho phép bạn thiết lập múi giờ chính cho lịch của mình. Để thay đổi giờ chính, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cài đặt góc phải giao diện, chọn Cài đặt >> tuỳ chỉnh Múi giờ >> sau đó thiết lập đúng múi giờ  cho từng sự kiện. 

3 – Tôi có thể thêm tệp đính kèm vào sự kiện thời khóa biểu được không?

Có, bạn hoàn toàn có thể thêm tệp đính kèm vào các sự kiện trên Google Calendar. Khi tạo hoặc chỉnh sửa một sự kiện, ở biểu tượng Đính kèm, bạn chỉ cần tải tệp từ máy tính lên hoặc từ Google Drive. 

4 – Có giới hạn về số lượng sự kiện tạo không?

Về cơ bản, Google Calendar không áp đặt một giới hạn cứng nhắc về số lượng sự kiện có thể tạo. Trong thực tế, người dùng cá nhân và thậm chí các doanh nghiệp nhỏ hiếm khi gặp phải vấn đề về giới hạn số lượng sự kiện. Bạn có thể thoải mái tạo và quản lý hàng ngàn sự kiện trong lịch của mình mà không cần lo lắng về việc vượt quá hạn mức.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách thức tạo thời khóa biểu trên Google Calendar chi tiết tiết và đầy đủ nhất. Hy vọng rằng bài viết sẽ cung cấp những thông tin và kiến thức hữu ích, cần thiết để bạn tự tin tạo và quản lý thời khóa biểu của mình trên Google Calendar hiệu quả nhất. Nếu trong quá trình tìm hiểu thông tin, bạn cần GCS Việt Nam hỗ trợ bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ đến:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777