Cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar

Vì Google Calendar và Outlook Calendar là hai loại lịch phổ biến nhất nên rất có thể bạn đã phần nào quen thuộc với cả hai loại lịch này. Ngày nay, hơn 70% người dùng trên thế giới sử dụng lịch kỹ thuật số. Tuy nhiên, bạn đã biết cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar chưa? Hãy cùng GCSVN tìm hiểu những lợi ích cũng như hướng dẫn các bước để các bạn có thể tham khảo đồng bộ dữ liệu giữa Outlook Calendar và Google Calendar một cách tiện lợi nhất.

Giới thiệu chung về Google Calendar và Outlook Calendar

1. Google Calendar

Google Calendar là ứng dụng được liên kết với tài khoản Google và cũng nằm trong bộ tiện ích mà Google Workspace cung cấp gồm có các tính năng tích hợp hỗ trợ người dùng cải thiện năng suất công việc hàng ngày. Bạn có thể tìm thấy nó trong Google Apps. Bởi vì mọi thứ bạn lên lịch trên điện thoại hoặc các ứng dụng khác được liên kết với tài khoản Google của bạn đều xuất hiện trên Google Calendar, vì lý do đó, đây là một trong những lịch đơn giản nhất để sử dụng. Nó có thể được tìm thấy trên hệ điều hành iOS và Android.

Ngoài ra, Google Calendar cung cấp cho bạn một bản tóm tắt rõ ràng và đơn giản về tất cả các ngày và nhiệm vụ quan trọng đã được lên kế hoạch. Một cuộc hẹn, mục tiêu hoặc kế hoạch mới có thể được tạo đơn giản bằng cách chỉ cần nhấp vào một ngày nhất định và đặt tiêu đề nội dung cuộc hẹn, ấn Lưu. Như vậy là bạn đã tạo một lịch hẹn thành công, ngoài ra bạn có thể chia sẻ lịch đó cho đồng nghiệp trong công ty cũng như là đối tác hẹn gặp.

Ứng dụng này cũng tự động hiển thị các ngày lễ quan trọng trong khu vực của bạn. Nó cũng hiển thị thiệp sinh nhật trong cả năm và truy xuất ngày sinh từ các kết nối Google.

Sau đây GCSVN sẽ giới thiệu một số tính năng chính của Google Calendar, cụ thể:

• Tạo và chỉnh sửa sự kiện đơn giản: bạn có thể lên lịch các sự kiện của mình vào một thời điểm nhất định trong ngày hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn “cả ngày” nếu bạn không chắc chắn khi nào sự kiện sẽ bắt đầu hoặc kết thúc.
• Thêm màu: Để phân biệt sự kiện này với sự kiện khác, bạn có thể áp dụng các màu khác nhau cho sự kiện đó. Nếu không biết chi tiết cụ thể, thật đơn giản để hình dung lịch trình của bạn và chỉ định một số sự kiện nhất định, chẳng hạn như lần khám răng của bạn có màu xanh lam hoặc bữa tối sau giờ làm việc của bạn có màu vàng.
• Thông báo: Bạn có thể định cấu hình Google Calendar của mình để nhận thông báo về các sự kiện. Không những vậy, ứng dụng này cũng có chức năng đếm ngược 5 phút hoặc 24 giờ cho đến ngày đến hạn của chúng.
• Lời mời: Bạn có thể thêm những người dùng Google Calendar khác vào lịch của mình để giúp bạn nhớ những người mà bạn đã lên lịch hoạt động cùng mỗi tuần.
• Lịch gia đình (Family Calendar): Tính năng này cho phép bạn dễ dàng thiết lập hoặc xem tất cả các hoạt động đã lên lịch với gia đình mình bằng cách đồng bộ hóa lịch, tính năng này rất hữu ích nếu bạn có kế hoạch với các thành viên gia đình cũng sử dụng Google Calendar.

Các lịch khác: Google Calendar cho phép bạn kết nối và đồng bộ hóa nó với các ứng dụng khác của Google Workspace như Google Docs, Gmail, Google Meet.

2. Outlook Calendar

Nếu bạn sử dụng Outlook làm dịch vụ email chính của mình và bạn là người dùng Outlook, bạn có thể sẽ quen với việc sử dụng Outlook Calendar. Vì phần lớn các doanh nghiệp và cá nhân bắt đầu sử dụng Outlook ngay khi Microsoft phát hành nó nên phần mềm này được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi nói đến đây, các bạn chắc cũng đã biết Outlook Calendar là một trong những ứng dụng thuộc hệ điều hành Microsoft và cũng được tích hợp trong các ứng dụng của Microsoft 365.

Bạn có thể tìm thấy Lịch Outlook dưới dạng tiện ích trên trang web Outlook của mình và cách sử dụng nó cũng khá đơn giản. Bạn có thể quản lý thời gian, dự án, kế hoạch và email của mình bằng nhiều cài đặt khác nhau.

Sau đây là một số tính năng chính của Outlook Calendar:

• Tạo cuộc hẹn và sự kiện: chọn khoảng thời gian, nhập thông tin sự kiện và cho phép đồng bộ hóa với các lịch khác.
• Tổ chức cuộc họp: Outlook Calendar cho phép bạn đặt cuộc họp vào một thời điểm nhất định và bao gồm những người tham gia khác mà bạn mời cũng sẽ tham dự cuộc họp cùng với bạn.
• Tạo lịch nhóm: nhanh chóng thiết lập các cuộc họp phù hợp với mọi người bằng cách tạo lịch kết hợp các lịch trình và nhiệm vụ khác nhau của một nhóm cá nhân cụ thể trong một lịch hẹn.
• Chế độ xem lịch song song: Tính năng này cho phép bạn xem tất cả các lịch bạn đã tạo cùng một lúc. Việc này sẽ giúp bạn có nhìn tổng quan tất cả các nhiệm vụ và sự chuẩn bị mà bạn đã hoàn thành trước đó.
• Chia sẻ lịch: Outlook cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với bất kỳ người nhận email nào nhưng bạn có thể quyết định những thông tin nào sẽ được chia sẻ.

Hướng dẫn cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar trên web

Chỉ cần có liên kết Outlook để đồng bộ hóa hai lịch vì các ứng dụng này có cùng định dạng trên tất cả các nền tảng. Sau đây GCS sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar. Các hành động bạn nên thực hiện như sau:

Bước 1: Điều hướng đến Cài đặt (Settings) → Sau đó chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View All Outlook Settings).

Bước 2: Ấn chọn Lịch (Calendar) → chọn Lịch được chia sẻ (Shared Calendars)

Bước 3: Đi đến phần Xuất bản lịch (Publish Calendar).

Bước 4: Chọn Calendar (Lịch), sau đó chọn “Can view all details” → Ấn chọn “Publish”

Bước 5: Sau đó Outlook sẽ tổng hợp các định dạng HTML và ICS → Chọn sao chép đường link ICS.

Bước 6: Điều hướng đến website Google Calendar

Bước 7: Nhấp vào Other calendars (lịch khác). Tiếp theo chọn From URL.

Bước 8: Dán đường link ICS mà đã copy từ Outlook Calendar → nhấn chọn Add calendar (Thêm lịch)

Bạn sẽ phải đợi trước khi các mục Outlook Calendar hiển thị trên Google Calendar.

Để sửa đổi tên, thay đổi múi giờ và điều chỉnh cài đặt thông báo, hãy nhấp vào menu ba chấm bên cạnh Outlook Calendar để truy cập Cài đặt (Settings). Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đổi tên lịch nếu bạn muốn thêm nhiều lịch Outlook vào Google. Vậy là chúng ta đã hoàn thành quá trình đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar.

Hướng dẫn cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar trên Mac

Outlook Calendar đã có ứng dụng trên Windows và MacOS. Ứng dụng h có thể được sử dụng để đồng bộ hóa Google Calendar với nó. Hướng dẫn bên dưới dành cho người dùng Mac gồm các bước đơn giản như sau.

Bước 1: Outlook có thể được tải xuống từ Mac App Store. Mở Outlook và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập từ tài khoản Microsoft của bạn.

Bước 2: Ở trên cùng của giao diện Outlook, mở Cài đặt (Settings)

Bước 3: Chọn mục Tài khoản (Accounts)

Bước 4: Nhấn vào dấu “+” và chọn Thêm tài khoản (Add an account)

Bước 5: Đăng nhập tài khoản Google của bạn

Bước 6: Chuyển đến phần Thẻ lịch (Calendar tab) và mở rộng menu Gmail

Bước 7: Trong phần này, bạn có thể kiểm tra lịch cá nhân cũng như của mọi người. Chọn vào thanh lịch chi tiết mà bạn muốn xem.

Quy trình đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar trên máy Mac đã hoàn tất!

So sánh Google Calendar và Outlook Calendar

Mặc dù có nhiều điểm tương đồng nhưng Google Calendar và Outlook Calendar có một số điểm khác biệt khiến những ứng dụng này trở thành tiện ích xem và tạo lịch tốt nhất hiện có. Sau đây chúng ta sẽ đi vào chi tiết so sánh điểm giống và khác của Google Calendar và Outlook Calendar nhé.

1. Giống nhau

• Google Calendar và Outlook Calendar đều miễn phí sử dụng.
• Mục đích chính của cả hai đều là lên kế hoạch cho các sự kiện, quản lý thời gian và đưa ra lời nhắc.
• Bạn có thể truy cập từng lịch bằng một phần mềm riêng biệt (chẳng hạn như Gmail hoặc Outlook).
• Đều có ứng dụng riêng dành cho thiết bị di động.
• Cả hai đều có thể hoạt động ngoại tuyến và trực tuyến.
• Cả hai đều cung cấp tùy chọn cho một số lịch.

2. Khác nhau

Bên cạnh những điểm giống nhau, Google Calendar và Outlook Calendar có những điểm khác biệt sau:

Lợi ích khi đồng bộ Outlook Calendar sang Google Calendar

Hiện nay, nhiều cá nhân và doanh nghiệp đã dần chuyển sang sử dụng Google Calendar vì khả năng tích hợp cũng như giao diện dễ sử dụng hơn so với Outlook Calendar. 

Nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ của Google Calendar với các ứng dụng Google Workspace khác nên việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện với đồng nghiệp trở nên thật dễ dàng. Ví dụ: thanh bên Google Calendar trong Gmail cho phép bạn xem các hoạt động đã lên lịch của mình và thêm các sự kiện mới ngay từ Gmail. 

Không những vậy, khi sử dụng Google Calendar, người dùng có thể tạo nhắc nhở các cuộc họp dễ dàng hơn và cũng thuận tiện hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ và thêm lịch đã có sẵn trong Google Calendar vào trình soạn thảo văn bản Google Docs. Hơn thế nữa, ứng dụng này cũng tích hợp với Google Meet để bạn và đồng nghiệp có thể tham gia ngay khi có thông báo từ Calendar.

Lời kết

Mong rằng qua bài viết trên đây, người dùng đã có thể biết cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar để có được trải nghiệm tốt hơn và thuận tiện hơn với các ứng dụng trong Google Workspace. Nếu có thắc mắc liên quan đến bài viết hoặc cần sự tư vấn về các dịch vụ Google Workspace thì hãy nhắn tin ở phần Livechat bên dưới website để được hỗ trợ tư vấn một cách tốt nhất.