Tận dụng tối đa các ứng dụng Google Workspace để có năng suất tốt nhất

Khi sử dụng Google Workspace, một phím tắt đơn giản cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Đây là lý do tại sao GCS đăng tải một số bài chia sẻ mẹo để sử dụng Google Workspace và các ứng dụng của nó như Gmail, Calendar, Google Drive,. Khám phá ngay bài viết chia sẻ về 10 mẹo tận dụng tối đa các ứng dụng Google Workspace để có năng suất làm việc tốt nhất. 

Mẹo 1: Nhập nội dung tài liệu bằng giọng nói

Bạn có thể sử dụng tính năng đọc chính tả bằng giọng nói ngay lập tức trong Google Tài liệu. Đi tới ‘Công cụ’ và sau đó chọn ‘Nhập liệu bằng giọng nói’. Cho phép trình duyệt sử dụng micro của bạn và sau đó bạn có thể chỉ cần nhấn nút ghi âm. Ngoài ra còn có các phím tắt bằng giọng nói mà bạn có thể sử dụng để thêm và xóa dấu chấm câu trong tài liệu của mình nếu bạn muốn hoàn toàn rảnh tay. 

Mẹo 2: Xem lại và đặt tên cho phiên bản tài liệu cũ

Khi bạn đang chia sẻ một tài liệu với nhiều người khác, có thể khó theo kịp ai đã thay đổi cái gì và tại sao. Đây là nơi xuất hiện các bản sửa đổi được đặt tên. Trong bảng lịch sử phiên bản ở bên phải, hãy nhấp vào nút menu (ba dấu chấm) rồi “Đặt tên cho bản sửa đổi này”. 

Mẹo 3: Sử dụng Q&A trong Google Slides

Google Slide là một ngôi sao khác trong bộ công cụ Google Workspace. Hãy kết thúc bài thuyết trình bằng một phần hỏi và trả lời. Chỉ cần bắt đầu bản trình bày, sau đó nhấp vào ‘Bắt ​​đầu Hỏi và Đáp’. Sau đó, Google sẽ hiển thị một URL ở đầu bản trình bày của bạn để mọi người truy cập và gửi câu hỏi.

Mẹo 4: Cá nhân hóa Chrome và phím tắt cho các trang web của bạn

Bạn có biết rằng bạn có thể cá nhân hóa màn hình tìm kiếm của mình trong Google Chrome bằng cách chọn nền và thêm phím tắt không? Chúng tôi cho bạn biết cách thực hiện điều đó chỉ với một vài cú nhấp chuột. Mở tab mới và nhấp vào Tùy chỉnh trang này , bạn có thể tìm thấy tab này đằng sau biểu tượng bút chì ở góc dưới cùng bên phải. Giờ đây, bạn có thể lựa chọn tải lên hình nền của riêng mình hoặc chọn hình ảnh từ Chrome. Nếu bạn muốn thêm một phím tắt, bạn chỉ cần nhấp vào Thêm phím tắt và thêm tên và URL của trang web. 

Mẹo 5: Thu thập và phân tích phản hồi

Bạn muốn thăm dò ý kiến khán giả và nhận kết quả nhanh chóng mà không cần đến chuyên gia phân tích dữ liệu? Hãy tạo một bảng khảo sát tại Forms để làm điều đó. Những kết quả nhận được sẽ được tích hợp liên kết với Google Sheets để người dùng có một cái nhìn tổng quan và bao quát hơn, sau đó tạo đồ thị hoặc biểu đồ để phân tích câu trả lời. Qua đó bạn sẽ biết được những bước tiếp theo doanh nghiệp bạn cần làm gì, xây dựng những chiến lược để tiếp tục phát huy cái tốt và đẩy lùi điểm chưa tốt. 

Mẹo 6: Tạo lịch nhóm cho nhân viên và đội nhóm

Để công bằng năng suất làm việc và để ghi nhận những đóng góp của nhân viên, đội nhóm của mình. Để kiểm soát thời hạn của dự án với khách hàng và đối tác. Để sắp xếp thời gian hợp lý cho một chiến dịch. Tạo lịch nhóm để cập nhật nhanh nhất những lịch trình, thời gian,thời hạn để quản lý thời gian và hiệu suất của nhân viên, đội nhóm hiệu quả hơn. 

Mẹo 7: Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng thư trả lời tự động

Nếu bạn thường xuyên phải trả lời lặp đi lặp lại một mẫu email, thì đây chắc hẳn là thứ bạn cần để tiết kiệm thời gian cho mình. Hãy tạo sẵn những mẫu email bạn hay sử dụng tính năng gửi thư theo mẫu có sẵn để khi thay mặt người quản lý gửi email cho khách hàng mới bạn không còn phải nhập lại những thông tin mỗi lần gửi.  

Mẹo 8: Quản lý chữ ký email

Bạn cần sử dụng các chữ ký khác nhau cho email trong công ty hoặc bên ngoài, với Gmail bạn có thể sử dụng các mẫu để tạo các chữ ký khác nhau để dễ dàng quản lý nhiều chữ ký. Với những lần sau khi cần sử dụng chữ ký, bạn chỉ cần chọn mẫu chữ ký bạn cần. 

Mẹo: GCS vẫn luôn có chương trình tặng miễn phí phần mềm tạo chữ ký email trị giá 199k cho khách hàng đăng ký Google Workspace của GCS, tham khảo thêm tại đây. 

Mẹo 9: Thu thập phản hồi từ đồng nghiệp thông qua Google Forms

Thu thập thông tin nhân viên đơn giản bằng Google Forms mà không cần bất cứ các phần mềm nào khác. Thông tin kết quả từ bảng khảo sát sẽ được đồng qua Google Sheets chỉ với một thao tác. Để bạn có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát nhân viên các phòng ban.  

Mẹo 10: Lưu trữ tài liệu của bạn trên mọi thiết bị

Khi bạn vắng mặt không có ở văn phòng nhưng bạn vẫn muốn truy cập theo dõi nội dung số liệu cập nhật của nhân viên và đội nhóm? Hoặc cập nhật số liệu mới nhất theo thời gian thực cho cấp trên hay đối tác nhưng lại không mang theo máy tính? Đừng lo, khi bạn đã hoạt động trên Google Drive, mọi tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu và cập nhật tự động và bạn có thể truy cập các tệp đó mọi lúc mọi nơi với mọi thiết bị di động vô cùng tiện lợi. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tận dụng tối đa những tính năng của Google Workspace của GCS để mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc cùng như tính cộng tác, thì đây là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ ngay Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ CSKH tư vấn chi tiết. Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm những bài chia sẻ hay và cũng như thông báo hữu ích mới nhất về Google Workspace tại GCS nhé.