Tận dụng tối đa Hybrid Work với Google Workspace

Gần đây, bà Laura Mae Martin – với tư cách là Executive Productivity Advisor của Google, đã dành rất nhiều thời gian trong 18 tháng qua để tư vấn cho mọi người về cách trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình trong khi duy trì sức khỏe và làm việc tại nhà. Với Hybrid Work đang nổi lên như một mô hình mới đối với nhiều người trong chúng ta, điều đặc biệt quan trọng là phải tận dụng tối đã dù bạn có làm việc ở nhà hay tại công ty đi chăng nữa. 

Trong bài viết này GCS sẽ giới thiệu cho bạn đọc một số tips tận dụng tối đa Hybrid Work với Google Workspace. 

Tham gia từ mọi nơi bằng Google Meet

Google Meet có một số tính năng mới được thiết kế đặc biệt cho các nhóm làm việc kết hợp, vì vậy bạn có thể cộng tác ở bất kỳ đâu ngay cả khi ở múi giờ khác. 

• Thêm vị trí của bạn vào lời mời họp: khi bạn trả lời lời mời họp, bạn có thể cho mọi người biết bạn sẽ tham dự từ phòng họp trong văn phòng hay bạn sẽ tham gia vào phòng họp ảo. Biết vị trí của mọi người sẽ giúp người trình bày thiết lập cuộc họp để mọi người có thể tham gia bình đẳng. 
• Sử dụng chế độ đồng hành: các cuộc họp kết hợp thường tạo ra cảm giác như có hai cuộc họp khác nhau đang diễn ra – một cuộc họp tại văn phòng và một cuộc họp trực tuyến. Chế độ này cho phép bạn tham gia cuộc họp trong văn phòng từ thiết bị cá nhân của mình trong khi sử dụng hệ thống âm thanh và video trong phòng họp thực. Bên cạnh đó, nó cũng cho phép người dùng tham gia tại văn phòng gửi tin nhắn trò chuyện, giơ tay cho câu hỏi và bỏ phiếu cho các cuộc thăm dò. 
• Bắt đầu Google JamBoard: Jamboard là một bảng trắng ảo cho phép mọi người làm việc nhóm cùng đội nhóm. Đây là một công cụ tuyệt vời để cộng tác kết hợp và bạn có thể sử dụng trực tiếp song song trong cuộc họp Google Meet.

Hợp lý hóa cộng tác với Spaces

Spaces (trước đây là Phòng trong Google Chat) là nơi trung tâm để các nhóm cộng tác trong Google Workspace. Spaces hoạt động với tất cả các công cụ của Workspace như Meet, Lịch, Drive, Docs, Sheets, Slides và Tasks.

Spaces cho phép mọi người làm việc trong thời gian thực trên một dự án hoặc tự làm việc khi họ có thời gian. Tất cả các cuộc hội thoại, ngữ cảnh và nội dung trong Spaces đều được lưu giữ để tham khảo trong tương lai, vì vậy các thành viên trong nhóm có thể tham gia và rời khỏi dự án khi nó phù hợp nhất với họ. Đây là một cách tuyệt vời để tổ chức các dự án của nhóm, vì vậy bạn có thể tập trung vào những gì cần chú ý ngay lập tức trong khi vẫn đạt được tiến bộ cho các nỗ lực của nhóm. 

Cho mọi người biết lịch trống và vị trí của bạn trên Google Calendar

Google Calendar đã được cập nhật để đáp ứng tính linh hoạt cần thiết cho công việc kết hợp. Làm việc tại nhà vào thứ ba? Calendar hiện cho phép bạn hiển thị nơi làm việc vào những ngày cụ thể. Bạn cũng có thể để lịch trống của mình vào các giờ cụ thể trong ngày, cho phép bạn chặn các khoảng thời gian nghỉ để tập trung vào các dự án của riêng mình. 

Chăm sóc sức khỏe bản thân mình

Làm việc từ xa đôi khi có thể giống như một đống cuộc họp và thông báo không bao giờ dừng lại. Và bây giờ, khi nhiều người trong chúng ta bắt đầu điều hướng công việc kết hợp, đây là một vài cách để giảm bớt bất kỳ điểm khó khăn nào trong quá trình chuyển đổi.

• Tìm sự tập trung của bạn: Tình trạng mệt mỏi khi họp có thể trở nên trầm trọng hơn khi bạn có một chút hình ảnh của mình trên màn hình trong các cuộc họp video. Bạn có thể tắt cài đặt đó trong Meet để có thể tập trung vào những người thuyết trình và bản trình bày của họ.
• Lên lịch các cuộc họp nhanh: Trong Calendar, bạn có thể thay đổi cuộc họp mặc định từ 30 phút thành 25 phút. Hoặc lên lịch các cuộc họp kết thúc từ 5 đến 10 phút trước đầu giờ. Nó có vẻ không phải là nhiều thời gian, nhưng nó thường có vẻ như là một món quà bất ngờ, giúp mọi người ổn định lại tinh thần trước lần gặp mặt tiếp theo.
• Sử dụng thông tin chi tiết về thời gian trong Calendar: Thông tin chi tiết về Thời gian trong Calendar cho phép bạn phân tích lượng thời gian bạn đã dành cho các cuộc họp trong những ngày, tuần hoặc tháng qua. Hiểu cách bạn đang phân bổ thời gian có thể giúp bạn lập kế hoạch trước.

Trên đây là những chia sẻ của GCS về tips tận dụng tối đa Hybrid Work với Google Workspace giúp bạn làm việc hiệu quả. Nếu đang có thắc mắc bất kỳ vấn đề gì hãy liên hệ ngay Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ giải đáp tất cả các thắc mắc cho doanh nghiệp bạn.