Hướng dẫn cách tải file Excel lên Google Sheets từ A – Z

Tải file Excel lên Google Sheet giúp chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu dễ dàng trên nền tảng trực tuyến. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết cách tải file Excel lên Google Sheets từ A – Z, áp dụng cho mọi trường hợp sử dụng. Cùng tìm hiểu ngay. 

04 Lợi ích của việc tải file Excel lên Google Sheets

Việc tải file Excel lên Google Sheets mở ra nhiều tiện ích vượt trội trong quá trình làm việc và quản lý dữ liệu. Đặc biệt, dù sử dụng để cá nhân hóa công việc hay cộng tác trong doanh nghiệp, việc upload file Excel lên Google Sheets còn mang nhiều lợi ích thiết thực khác, như là:

Tăng khả năng cộng tác trực tuyến

Khi tải file Excel lên Google Sheets, nhiều người có thể cùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Tức là, bạn sẽ không cần gửi file qua lại, mọi cập nhật đều hiển thị tức thì. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn trong quá trình làm việc nhóm. 

Ngoài ra, cách up file Excel lên Google Sheets còn giúp bạn dễ dàng kiểm soát ai có quyền xem, chỉnh sửa và nhận xét. Và chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể chia sẻ bảng tính một cách bảo mật và hiệu quả, phù hợp cho môi trường làm việc nhóm. 

Giúp truy cập mọi lúc mọi nơi

Sau khi upload file Excel lên Google Sheets, tài liệu sẽ được lưu trên nền tảng đám mây. Bạn có thể mở và chỉnh sửa file từ máy tính, điện thoại,.. mà không cần phải cài đặt thêm bất kỳ phần mềm Excel.

Việc tải file Excel lên Google Sheets rất phù hợp với xu hướng làm việc trực tuyến hiện nay. Vì dù bạn có đang đi công tác hay làm việc tại nhà, đều có thể truy cập dữ liệu nhanh chóng chỉ cần có một tài khoản Google. 

Lưu trữ và kết nối an toàn trên Google Drive

Khi đưa file Excel vào Google Sheets, dữ liệu sẽ được tự động lưu trên Google Drive. Google Drive được trang bị các biện pháp bảo mật tiên tiến, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và hệ thống sao lưu dự phòng mạnh mẽ. Do đó, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất dữ liệu quan trọng nếu máy tính gặp vấn đề.  Tất cả thông tin của bạn sẽ được lưu trữ một cách an toàn trên các máy chủ của Google. 

Hơn nữa, Google Drive cung cấp tính năng quản lý phiên bản. Khi tải file Excel lên Google Sheets bạn còn có thể dễ dàng theo dõi lịch sử và khôi phục được phiên bản trước đó nếu cần.  

Đặc biệt, tải file Excel lên Google Sheets còn cho phép bạn tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace. Chẳng hạn như Google Docs, Google Slides và Gmail. Bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Google Sheets vào tài liệu Google Docs hoặc trình chiếu Google Slides, hoặc gửi liên kết đến bảng tính qua email trong Gmail. Sự tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn và tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến hiệu quả và thống nhất.

Sử dụng miễn phí

Không giống như các phần mềm bảng tính khác của Excel,..bạn cần phải mua giấy phép để sử dụng. Còn đối với ứng dụng trang tính của Google, bạn không cần trả tiền cho phần mềm vẫn có thể tải file Excel lên Google Sheets và chỉnh sửa mọi lúc, mọi nơi.

Chỉ cần một tài khoản Google, bạn có thể thực hiện cách up file Excel lên Google Sheets bao nhiêu lần tùy thích. Điều này rất phù hợp cho học sinh, sinh viên, giáo viên hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm chi phí vận hành.

Hướng dẫn cách tải file Excel trực tiếp lên Google Sheets

Một trong những cách đơn giản và nhanh chóng nhất là tải file Excel trực tiếp lên Google Sheets. Dưới đây là hai phương pháp tải file Excel lên Google Sheets trực tiếp và hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện. 

Cách up file Excel lên Google Sheets mới

Bạn có một file Excel trên máy tính và muốn chuyển toàn bộ nội dung của nó vào một bảng tính Google Sheets mới? Bạn có thể tiến hành thực hiện theo các bước cụ thể sau đây: 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Sheets và chọn vào phần Bảng tính trống.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn click vào mục Tệp >> chọn vào Mở.

– Bước 3: Sau đó, cửa sổ mở file sẽ xuất hiện và bạn chọn vào Tải lên >> Chọn vào phần Duyệt qua để tải một file Excel từ máy tính lên Google Sheets. 

– Bước 4: Tiếp tục truy cập đến phần danh mục của máy tính và tìm file Excel muốn tải lên >> chọn và click vào Open để bắt đầu quá trình tải tệp.

– Bước 5: Cuối cùng, file Excel sẽ được tải lên Google Sheets hoàn tất theo định dạng trang tính. 

Cách up file Excel lên Google Sheets có sẵn

Nếu bạn đã có một bảng tính Google Sheets và muốn thêm dữ liệu từ một file Excel vào đó. Cụ thể là thêm một trang tính mới hoặc chèn dữ liệu vào một trang tính hiện có. Bạn có thể thực hiện tải file Excel lên Google Sheets có sẵn theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Sheets và mở bảng tính có sẵn để thêm dữ liệu vào.

– Bước 2: Tại bảng tính được mở, bạn click vào chọn Tệp >> chọn tiếp vào phần Nhập. 

– Bước 3: Khi cửa sở mới được mở ra, bạn tiếp tục chọn vào Tải lên >> click vào mục Duyệt qua để tải file Excel từ máy tính lên Google Sheets. 

– Bước 4: Giao diện danh mục trong máy tính hiện ra, bạn chọn file Excel cần tải >> nhấp vào Open để bắt đầu quá trình tải file.

– Bước 5: Tại phần cửa sổ Nhập tệp, bạn có thể lựa chọn các cách tải file phù hợp:

+ Tạo bảng tính mới cho file Excel đã tải lên

+ Chèn trang tính mới vào Google Sheets hiện tại

+ Thay thế trang tính hiện tại với toàn bộ nội dung mới cho Google Sheets 

+ Thêm vào trang tính hiện tại các dữ liệu file Excel

+ Thay thế dữ liệu ở ô đã chọn với các dữ liệu mới của Excel

– Bước 6: Sau khi chọn vào tùy chỉnh phù hợp >> nhấp vào Nhập dữ liệu để bắt đầu quá trình tải hoàn tất.

Hướng dẫn cách up file Excel lên Google Sheets bằng Google Drive

Ngoài cách tải trực tiếp vào Google Sheets, bạn cũng có thể đưa file Excel vào Google Sheets thông qua Google Drive. Đây là một trong những phương pháp tải file Excel lên Google Drive đơn giản và thuận tiện nhất mà đang được khá nhiều người thực hiện.

Dưới đây là các bước upload file excel lên Google Sheets thông qua Google Drive:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào ứng dụng Google Drive.

– Bước 2: Sau đó, bạn tiếp tục click vào mục Mới >> tiếp tục chọn vào Tải tệp lên >> thực hiện tải file Excel lên Drive của tôi.

– Bước 3: Sau khi tải file Excel lên hoàn tất, bạn click chuột phải vào tệp >> chọn vào mục Mở bằng >> chọn tiếp Google Trang tính để mở file.

– Bước 4: Cuối cùng, file Excel sẽ được tải lên và chuyển đổi thành Google Trang tính, cho phép người dùng chỉnh sửa, chia sẻ một cách dễ dàng. 

Lưu ý quan trọng khi tải file Excel lên Google Sheets

Quá trình tải file Excel lên Google Sheets không quá khó khăn. Nhưng các bạn cũng nên lưu ý một số vấn đề quan trọng được nhắc tới sau đây để quá trình thực hiện luôn diễn ra suôn sẻ nhất:

• Định dạng file được hỗ trợ

Google Sheets hỗ trợ tốt nhất cho định dạng file Excel là .xlsx hoặc .xls. Khi bạn tải lên các file ở định dạng này, Google Sheets có khả năng đọc và chuyển đổi dữ liệu hiệu quả. Bảng tính giữ nguyên được cấu trúc và định dạng. 

• Định dạng dữ liệu

Khi tải file Excel lên Google Sheets, định dạng dữ liệu sẽ được giữ nguyên. Bao gồm cả số, ngày tháng, tiền tệ, phần trăm,… Đôi khi một vài định dạng có thể sai lịch và bạn có thể điều chỉnh lại bằng thanh công cụ một cách dễ dàng. 

• Quản lý quyền 

Khi đưa file Excel vào Google Sheets, tệp được lưu trữ trên Google Drive của bạn. Do đó, bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa bảng tính của mình.  Bạn chỉ cần thiết lập quyền hạn của file ở mục Chia sẻ và thay đổi các mục Người xem,  Người nhận xét, Người chỉnh sửa. 

• Kích thước file

Google Drive hỗ trợ lưu trữ nhiều loại file khác nhau. Nhưng đối với file Excel, Drive chỉ cho kích thước tối đa là khoảng 100MB. Nếu dữ liệu lớn hơn thì bạn nên chia nhỏ file ra để tránh quá trình tải lên tránh bị gián đoạn. 

• Tốc độ tải file phụ thuộc vào mạng

Tốc độ tải file excel lên Google Sheets trực tiếp phụ thuộc vào tốc độ và sự ổn định của kết nối internet của bạn. Một kết nối internet nhanh và ổn định sẽ giúp quá trình tải lên diễn ra nhanh chóng và ít bị gián đoạn. Ngược lại, một kết nối chậm hoặc không ổn định có thể khiến thời gian tải lên kéo dài đáng kể và có thể gây ra lỗi trong quá trình tải.

• Tính năng đồng bộ Google Drive

Nếu bạn sử dụng Google Drive để upload file Excel lên Google Sheets, mọi thay đổi đều được tự động đồng bộ trên Drive. Đây là một tiện ích vừa giúp bạn lưu trữ dữ liệu trên đám mây vừa giúp truy cập file từ mọi thiết bị. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà nhiều người thắc mắc trong quá trình tải file Excel lên Google Sheets và câu trả lời chi tiết nhất:

Tôi có thể tải nhiều file Excel lên Google Sheets cùng lúc không?

Google Sheets hiện tại không hỗ trợ việc tải lên nhiều file Excel cùng một lúc. Mỗi file Excel chỉ được tải lên riêng lẻ thông qua các phương pháp được kể tới ở trên. Nếu bạn muốn nhiều file Excel được chuyển đổi thành Google Sheets thì chỉ cần thực hiện tải lên từng file một tuần tự. 

Tại sao một số ký tự đặc biệt trong file Excel của tôi bị lỗi hiển thị sau khi tải lên Google Sheets?

Vấn đề lỗi hiển thị ký tự đặc biệt thường phát sinh do sự khác biệt trong bộ mã hóa ký tự được sử dụng bởi Microsoft Excel và Google Sheets. 

• Excel có thể sử dụng nhiều bộ mã hóa khác nhau tùy thuộc vào ngôn ngữ và cài đặt khu vực.
• Google Sheets chủ yếu sử dụng bộ mã hóa UTF-8, một tiêu chuẩn phổ biến cho việc hiển thị đa ngôn ngữ trên web. 

Khi một file Excel với bộ mã hóa khác được tải lên, Google Sheets có thể không giải thích chính xác các ký tự đặc biệt. Điều này dẫn đến việc chúng hiển thị sai hoặc bị thay thế bằng các ký tự không mong muốn.

Tôi có cần chuyển đổi định dạng file Excel trước khi tải lên Google Sheets không?

Không, bạn không cần phải chuyển đổi định dạng file Excel thành các loại (.xls hoặc .xlsx) trước khi tải lên Google Sheets. Bởi vì, Google Sheets có khả năng đọc và làm việc trực tiếp với các định dạng file Excel phổ biến này. 

Khi bạn tải file Excel lên Google Sheets, Google trang tính sẽ tự động xử lý và chuyển đổi dữ liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức vì bạn không cần phải thực hiện thêm một bước chuyển đổi trung gian.

Chỉnh sửa file Excel đã tải lên trên Google Sheets, liệu file Excel gốc trên máy tính của tôi có bị thay đổi không?

Khi bạn tải file Excel từ máy tính lên Google Sheets, tức là đã tạo ra một bản sao dữ liệu mới vào Google trang tính. Do đó, nếu bạn thực hiện chỉnh sửa nội dung của file trong Google Sheets bị ảnh hưởng còn file Excel gốc trước đó sẽ không bị thay đổi. 

Lời kết

Tóm lại, việc tải file Excel lên Google Sheets mang lại nhiều tiện ích trong quá trình lưu trữ, chia sẻ và làm việc nhóm. Do đó, hãy biết cách sử dụng công cụ này để công việc của mình luôn được thuận lợi và suôn sẻ nhé. Và nếu còn bất cứ câu hỏi thắc mắc nào thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777

.