Sử dụng thành thạo Gmail – Bước đầu tiên để để điều hành doanh nghiệp của bạn trên Internet

“Làm sao để đưa toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp của bạn trên Internet” là một câu hỏi hoàn toàn có thể giải quyết được từ những bước thực hiện đơn giản.

GCS sẽ đồng hành cùng bạn để làm chủ những hoạt động cơ bản và thiết thực nhất để điều hành các hoạt động giao tiếp, liên lạc, lưu trữ dữ liệu và phối hợp công việc trên môi trường internet cho Doanh nghiệp của bạn theo series các bài viết tại đây.

Bước cơ bản đầu tiên đó là Gmail, tuy phổ biến, nhưng chắc hẳn bạn chưa dành đủ thời gian để tìm hiểu và tận dụng được hết sức mạnh của công cụ tuyệt vời này.

Gmail là một dịch vụ email được phát triển bởi Google. Gmail sở hữu nhiều chức năng ưu việt cực kì thuận tiện: 

  • Là công cụ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc và được bảo mật tốt và không có quảng cáo. 
  • Trong hệ sinh thái của Google Suite bạn có thể trò chuyện, gọi video hoặc gọi thoại và luôn nắm bắt được công việc của dự án thông qua các nhiệm vụ và tệp được chia sẻ – tất cả ngay trong Gmail. 

Khi bạn đã đăng ký thành công một tài khoản email, Hãy cùng GCS dành 6 phút để tìm hiểu từng bước cơ bản nhất để sử dụng gmail như một công cụ giao tiếp số 1 tại Doanh nghiệp của bạn.

Cách để tạo và gửi email

Hướng dẫn cách tạo và gửi thư

Bước 1: Mở Gmail: https://mail.google.com/

Bước 2: Ở bên trái, nhấp vào ThêmCompose (Soạn)

Bước 3: (Tùy chọn) Để thay đổi kích thước cửa sổ của bạn, ở góc trên, nhấp vào Phóng to  Mở rộng hoặc thu nhỏ màn hình  Thoát toàn màn hình

Bước 4: Thêm người nhận và một chủ đề.

Bước 5: Nhập tin nhắn của bạn. Email bạn bắt đầu viết nhưng không gửi sẽ tự động được lưu trong Thư nháp (Drafts) ở bên trái.

Bước 6: (Tùy chọn) Thêm tệp đính kèm, chẳng hạn như tệp Drive  Chèn tệp bằng Drive hoặc ảnh  Chèn hình ảnh

Bước 7: Nhấp vào Send (Gửi)

Create and send email 1

Để gửi email theo lịch, hãy nhấp vào img 601d49af49615 ở cuối cửa sổ. Tùy chọn này xuất hiện bạn có thể thay đổi thời gian gửi thư. 

Để huỷ gửi thư bạn nhấn vào thùng giác img 601d49aff2cfd phía bên phải màn hình ở cuối cửa sổ 

Cách để xem email mới được gửi đến trong Gmail của bạn. 

See new email

Email chưa đọc được in đậm . Để mở một email, hãy nhấp vào nó.Theo mặc định, các thư trả lời email được nhóm thành các cuộc hội thoại. Giữ tất cả email cùng nhau trong một chuỗi giúp bạn dễ dàng theo dõi chúng hơn và tiết kiệm dung lượng trong hộp thư đến của bạn.

tạm ẩn mail

Nếu bạn muốn tách email hiện tại của mình khỏi email và xem trong tương lai, bạn có thể tắt chế độ xem cuộc hội thoại.

Tắt chế độ xem cuộc hội thoại trên Gmail bạn hãy thực hiện các bước dưới đây:

tắt chế độ cuộc trò chuyện
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt).
  2. Trong tab General (Chung) , cuộn đến  Conversation View (Chế độ xem cuộc trò chuyện) và chọn  Conversation view off (Tắt chế độ xem cuộc trò chuyện).
  3. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Cách để trả lời email trong Gmail.

các cách để trả lời email

Bước 1: Để trả lời một email hoặc email cuối cùng trong chuỗi, hãy nhấp vào  Đáp lạiReply (Trả lời).

Bước 2: Để trả lời email trong một chuỗi, hãy nhấp vào Reply (Trả lời)Đáp lại.

Bước 3: Để chuyển tiếp một email hoặc email cuối cùng trong một chuỗi, hãy nhấp vàoỞ đằng trướcForward (Chuyển tiếp).

Bước 4: Để chuyển tiếp email trong một chuỗi, hãy nhấp vào Thêm  Hơnvà sau đóForward (Chuyển tiếp).

Bước 5: Để xem email trước đó trong một chuỗi, hãy nhấp vào Hiển thị nội dung đã cắt  Hiển thị nội dung đã cắt.

Bước 6: Để chuyển tiếp toàn bộ cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào Thêm Hơnvà sau đóForward all (Chuyển tiếp tất cả) ở trên cùng.

Bước 7: Để sử dụng Trả lời thông minh, ở cuối email, hãy nhấp vào câu trả lời được đề xuất. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa email trước khi gửi.

Cách để thay đổi, chỉnh sửa, thêm bớt số lượng người nhận hoặc tiêu đề Email.

Thêm và xóa người nhận:

  1. Từ một email đang mở, hãy nhấp vào địa chỉ của người nhận.
  2. Để thêm nhiều người nhận hơn, hãy nhập địa chỉ email của họ.
  3. Để xóa người nhận, bên cạnh địa chỉ email của họ, hãy nhấp vào Xóa X.

Chỉnh sửa chủ đề email:

chỉnh sửa chủ đề email
  1. Bên cạnh Loại phản hồi Đáp lại, nhấp vào Mũi tên xuống Mũi tên thả xuốngvà sau đóEdit subject (Chỉnh sửa chủ đề).
  2. Nhập một chủ đề mới.

Cách để Lưu và in tệp file đính kèm trong Email Gmail.

Khi ai đó gửi cho bạn một tệp đính kèm, chẳng hạn như ảnh hoặc tài liệu, bạn sẽ thấy bản xem trước của tệp đính kèm trong email.

Cách để Lưu và in tệp file đính kèm trong Gmail
  • Xem chế độ xem toàn màn hình và in: Nhấp vào tệp đính kèm để mở chế độ xem toàn màn hình. Để in, hãy nhấp vào Print (In) img 601d49b46923c.
  • Tải xuống hình ảnh hoặc lưu vào Drive: Trỏ đến bản xem trước và nhấp vào Download (Tải xuống)  Tải xuốnghoặc Lưu vào Drive Tệp Drive trực tuyến.

Bạn có thể nhanh chóng thêm hình ảnh và tệp đính kèm vào email của mình bằng cách kéo chúng từ màn hình nền vào cửa sổ soạn thư trong Gmail hoặc kéo ảnh và tệp đính kèm từ email vào máy tính nếu bạn muốn tải chúng xuống.

Sử dụng Email ngay cả khi không có kết nối internet

Chỉ trình duyệt Chrome

Sử dụng Gmail ngoại tuyến để đọc, trả lời và tìm kiếm thư Gmail của bạn khi bạn không kết nối với Internet. Mọi email bạn viết, lưu trữ, gắn nhãn hoặc xóa trong khi ngoại tuyến sẽ được gửi hoặc di chuyển khi bạn trực tuyến trở lại.

Khi bạn bật Gmail ngoại tuyến trên một thiết bị, thư của bạn sẽ đồng bộ hóa với bộ nhớ của trình duyệt trên máy tính bạn đang sử dụng. Bật Gmail ngoại tuyến trên từng thiết bị mà bạn muốn truy cập ngoại tuyến.

Bật Gmail ngoại tuyến:

Bật Gmail ngoại tuyến
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)img 601d49b5d1a4dSee all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt).
  2. Chuyển đến tab Ngoại tuyến (Offline) và chọn hộp Enable offline mail (Bật thư ngoại tuyến).

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.

  1. (Tùy chọn) Bên cạnh Sync settings (Cài đặt đồng bộ hóa), chọn số ngày email bạn muốn lưu trữ ngoại tuyến.
  2. Bên cạnh Security (Bảo mật), chọn giữ hay xóa dữ liệu ngoại tuyến trên thiết bị của bạn.

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.

  1. Nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Bật tắt ứng dụng Email trả lời tự động trong Gmail khi bạn trong kỳ nghỉ.

Bật tắt ứng dụng Email trả lời tự động khi bạn trong kỳ nghỉ
  1. Mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)img 601d49b5d1a4dSee all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt).
  3. Cuộn xuống Vacation responder (Thư trả lời tự động) và chọn Vacation responder on (Bật tự động trả lời thư) hoặc Vacation responder off (Tắt tự động trả lời thư).
  4. Nếu bạn đã bật ứng dụng trả lời kỳ nghỉ, hãy nhập ngày bạn đi vắng và thêm tin nhắn. Sau đó, chọn người sẽ nhận được phản hồi.
  5. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Chỉ với những thao tác đơn giản bạn đã từng bước hiểu hơn về Gmail. Để tạo dựng lòng tin với khách hàng bằng địa chỉ email thật chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn với các miền như priya@yourcompany.com, joe@yourcompany.com, sales@yourcompany.com Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top