Tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng kết hợp email Google Workspace và các hệ thống khác

Bạn muốn kết hợp vừa sử dụng email doanh nghiệp của Google (Google Workspace) lại vừa muốn sử dụng email hệ thống khác trên cùng một tên miền doanh nghiệp, vậy phải làm thế nào?

Bạn muốn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hay muốn dịch chuyển dần từ hệ thống cũ sang hệ thống của Google để mọi người có thời gian làm quen thích ứng nhưng bạn chưa tìm được giải pháp? GCS sẽ giúp bạn cách để thực hiện điều tưởng chừng như không thể thành có thể.

GCS hiểu rằng, ở doanh nghiệp có những bộ phận chỉ sử dụng email để nhận thông báo từ các bộ phận khác ví dụ như thông báo lương, thông báo nghỉ lễ,.. và không phải trực tiếp giao dịch ra bên ngoài, nên nếu chỉ sử dụng tính năng email của Google trong bộ giải pháp Google Workspace thì lại hơi lãng phí. Nhưng đối với các bộ phận khác thì việc sử dụng bộ giải pháp của Google Workspace là vô cùng cần thiết. Vậy cách xử lý thông minh nhất là kết hợp 2 giải pháp lại với nhau mà vẫn đảm bảo thông tin được liền mạch. Bài viết này GCS sẽ hướng dẫn các bạn cách để kết hợp 2 hệ thống email khác nhau: 

Cách sử dụng kết hợp Email of Google Workspace và các hệ thống khác

Sử dụng cài đặt định tuyến (Route) cơ bản để đặt Gmail làm máy chủ chính cho tính năng gửi thư kép (Dual Delivery).

1. Thêm định tuyến (Route) cho server cũ của bạn.

• Từ Trang chủ của Admin Console, chuyển đến Apps > Google Workspace > Gmail > Hosts.
• Nhấp vào Add Route.
• Nhập tên định tuyến.
• Chỉ định máy chủ email nào cho định tuyến.
• Nếu bạn chọn Single host, hãy nhập tên máy chủ của tuyến hoặc địa chỉ IP. Nhập số cổng: 25, 587 hoặc một số từ 1024 đến 65535. Cổng 465 không được phép hoặc hỗ trợ cho một máy chủ duy nhất.
• Nếu bạn chọn Multiple hosts, hãy chỉ định nhiều máy chủ chính và phụ cho các mục đích cân bằng tải và chuyển đổi dự phòng.
• Chọn bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn bật cho tuyến đường. Các tùy chọn Đề xuất (Recommended) được bật theo mặc định cho các tuyến đường mới:
  • Perform MX lookup on host — Phân phối tới máy chủ MX được liên kết với tên miền được chỉ định.
  • Require mail to be transmitted over a secure transport (TLS) connection (Recommended) —Đồng bộ hóa thư giữa máy chủ gửi thư và máy chủ thư nhận bằng Bảo mật lớp truyền tải (TLS).
  • Require CA signed certificate (Recommended) —Máy chủ SMTP ứng dụng khách phải xuất trình chứng chỉ do Tổ chức phát hành chứng chỉ được Google tin cậy ký.
  • Validate certificate hostname (Recommended) —Xác minh tên máy chủ nhận khớp với chứng chỉ do máy chủ SMTP cung cấp.
• Nhấp vào Test TLS connection để xác minh kết nối với máy chủ thư nhận.
• Ở dưới cùng, nhấp vào Save. Có thể mất đến 24 giờ để các thay đổi có hiệu lực trong hệ thống.

2. Thực hiện các bước đầu tiên để đăng nhập, chọn tổ chức nếu cần, mở cài đặt Định tuyến (Routing setting) và nhập mô tả cho cài đặt mới.

3. Chọn Inbound hoặc Internal-receiving hoặc cả hai.

4. Thiết lập bộ lọc phong bì (envelope) nếu bạn muốn quy tắc chỉ ảnh hưởng đến người gửi và người nhận trên phong bì cụ thể. Bạn có thể chỉ định từng người nhận bằng cách nhập địa chỉ email cho người dùng đó. 

5. Trong For the above types of messages, hãy chọn Modify message.

6. Trong Also deliver to, hãy chọn Add more recipients, sau đó bấm Add  để thêm tuyến thư phụ.

7. Trong Recipients, nhấp vào Mũi tên xuống và chọn Advanced.

8. Chọn Change route.

9. Từ danh sách, hãy chọn tuyến thư phụ.

10. Cuộn xuống và nhấp vào Save.

11. Định cấu hình thêm các thông số nếu cần.

12. Lưu cấu hình. 

Sau khi hoàn tất quy trình trên, giờ đây bạn có thể kết hợp sử dụng song song cả hệ thống của Google Workspace và các hệ thống khác. Trong quá trình thao tác nếu bạn gặp khó khăn có thể liên lạc với GCS hoặc nếu bạn không muốn mất thời gian thì GCS hiện đang cung cấp sẵn dịch vụ từ A-Z. Mọi chi tiết liên hệ Hotline: 024.9999.7777. GCS đảm bảo rằng bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.