Sử dụng Google Workspace hiệu quả trong môi trường làm việc kết hợp

Những cách tận dụng sử dụng Google Workspace hiệu quả để duy trì và nâng cao năng suất làm việc dù bạn có ngồi làm việc tại văn phòng hay không.

Hybrid work (làm việc kết hợp) – đã trở nên quen thuộc với hầu hết các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Công nghệ lên ngôi, điện toán đám mây lên ngôi, các nhân viên văn phòng giờ đây có thể làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị bất kỳ lúc nào.

Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho các bạn những cách tận dụng sử dụng các ứng dụng của Google Workspace để duy trì và nâng cao năng suất làm việc dù bạn có ngồi làm việc tại văn phòng hay không. 

Thu hẹp khoảng cách bằng Google Meet

 

Google Meet sẽ giúp bạn thu hẹp khoảng cách cho dù đồng nghiệp, đối tác của bạn có làm việc tại các văn phòng, múi giờ, địa điểm khác nhau. 

su dung google workspace hieu qua 1

Sử dụng Meet cho các cuộc gọi điện video trực tiếp

  • Giảm thiểu tiếng ồn âm thanh trong cuộc họp: hãy đảm bảo rằng âm thanh được tắt trong cuộc họp khi bạn không nói chuyện và bật tính năng khử tiếng ồn để giảm thiểu phiền nhiễu trong cuộc họp. 
  • Sử dụng phụ đề trong cuộc họp: Nếu bạn đang không thể nghe được đối tác, đồng nghiệp của mình nói gì, hãy bật phụ đề. Phụ đề hiển thị những gì đang được nói trong cuộc họp dưới dạng văn bản ở cuối màn hình, giúp bạn tiếp cận cuộc họp dễ dàng hơn. 
  • Thêm vị trí khi trả lời lời mời tham gia cuộc họp: cho người tham gia biết liệu bạn sẽ tham gia cuộc họp từ phòng họp trong văn phòng hay tham gia trực tuyến để chuẩn bị tài liệu đầy đủ cho mỗi người tham gia. 
  • Cải thiện khả năng cộng tác trong các cuộc họp bằng chế độ Companion: khi có một cuộc họp hỗn hợp (trực tuyến và trực tiếp), những người tham gia trực tuyến có thể sẽ gặp bất lợi hơn (không thể thảo luận riêng lẻ). Hãy kết nối chế độ Companion (đồng hành) để mọi người có thể tham gia vào các hoạt động với nhau.

Chia sẻ ý tưởng và phản hồi theo thời gian thực trong các cuộc họp video

  • Cộng tác bằng Google Jamboard: Jamboard là một bảng trắng ảo giúp mọi người có thể thảo luận, brainstorm trực tiếp với đội nhóm. 
  • Sử dụng hình thức giơ tay: khuyến khích người tham gia giơ tay để biết họ có ý kiến muốn chia sẻ cũng như tránh làm gián đoạn bài trình bày của người khác. 
  • Sử dụng breakout room: chia nhỏ đội nhóm của mình để brainstorm về từng chủ để khác nhau giúp mọi người chủ động chia sẻ được nhiều ý kiến hơn.

Cộng tác trong các dự án bằng Google Chat

 

Trong Google Chat, bạn có thể tạo không gian trực tuyến để đội nhóm của mình có thể làm việc cùng nhau bất cứ lúc nào và bằng thiết bị nào.

su dung google workspace hieu qua 2

Sử dụng Chat giúp bạn: 

  • Chia sẻ thông tin: có nhiều cuộc trò chuyện liên tục về một chủ đề trong Chat. Hãy bắt đầu các cuộc họp trên Google Meet và lên lịch các sự kiện nhóm ngay từ Google Chat. 
  • Quản lý tệp dự án: dành cho các nhóm thường xuyên cần cộng tác trên các bản kế hoạch, bảng tính, bản trình bày. Người dùng có thể mở, chỉnh sửa và tạo tài liệu, trang tính, trang trình bày trực tiếp trong không gian chat của mình. 
  • Giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu: tạo và quản lý các nhiệm vụ trong nhóm Chat của bạn. Khi ai đó tạo, giao hoặc hoàn thành một nhiệm vụ, một thông báo sẽ xuất hiện. 

Quản lý lịch biểu của bạn bằng Google Calendar

Trong môi trường làm việc hỗn hợp, mọi người thường có lịch trình linh hoạt để đáp ứng các trách nhiệm cá nhân cũng như nghề nghiệp. Hãy sử dụng Calendar để: 

  • Cho đồng nghiệp biết khi bạn rảnh: hiển thị giờ làm việc của bạn trên lịch. Bạn có thể chỉ định các giờ khác nhau cho mỗi ngày trong tuần, để đội nhóm có thể sắp xếp lịch cùng bạn một cách dễ dàng. 
  • Cho đồng nghiệp biết nơi để tìm bạn: bạn có thể đặt vị trí của mình để đội nhóm có thể biết bạn đang ở nhà riêng, văn phòng,..
su dung google workspace hieu qua 3

GCS hy vọng bạn có thể tham khảo và ứng dụng những mẹo sử dụng Google Workspace hiệu quả để có thể hoàn thành công việc trong môi trường làm việc kết hợp. 

GCS.vn hiện đang cung cấp các phiên bản Google Workspace theo từng cấp độ doanh nghiệp. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top