Sử dụng Google Workspace hiệu quả trong môi trường làm việc kết hợp

Hybrid work (làm việc kết hợp) – đã trở nên quen thuộc với hầu hết các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Công nghệ lên ngôi, điện toán đám mây lên ngôi, các nhân viên văn phòng giờ đây có thể làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị bất kỳ lúc nào.

Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho các bạn những cách tận dụng sử dụng các ứng dụng của Google Workspace để duy trì và nâng cao năng suất làm việc dù bạn có ngồi làm việc tại văn phòng hay không. 

Thu hẹp khoảng cách bằng Google Meet

Google Meet sẽ giúp bạn thu hẹp khoảng cách cho dù đồng nghiệp, đối tác của bạn có làm việc tại các văn phòng, múi giờ, địa điểm khác nhau. 

Sử dụng Meet cho các cuộc gọi điện video trực tiếp

• Giảm thiểu tiếng ồn âm thanh trong cuộc họp: hãy đảm bảo rằng âm thanh được tắt trong cuộc họp khi bạn không nói chuyện và bật tính năng khử tiếng ồn để giảm thiểu phiền nhiễu trong cuộc họp. 
• Sử dụng phụ đề trong cuộc họp: Nếu bạn đang không thể nghe được đối tác, đồng nghiệp của mình nói gì, hãy bật phụ đề. Phụ đề hiển thị những gì đang được nói trong cuộc họp dưới dạng văn bản ở cuối màn hình, giúp bạn tiếp cận cuộc họp dễ dàng hơn. 
• Thêm vị trí khi trả lời lời mời tham gia cuộc họp: cho người tham gia biết liệu bạn sẽ tham gia cuộc họp từ phòng họp trong văn phòng hay tham gia trực tuyến để chuẩn bị tài liệu đầy đủ cho mỗi người tham gia. 
• Cải thiện khả năng cộng tác trong các cuộc họp bằng chế độ Companion: khi có một cuộc họp hỗn hợp (trực tuyến và trực tiếp), những người tham gia trực tuyến có thể sẽ gặp bất lợi hơn (không thể thảo luận riêng lẻ). Hãy kết nối chế độ Companion (đồng hành) để mọi người có thể tham gia vào các hoạt động với nhau.

Chia sẻ ý tưởng và phản hồi theo thời gian thực trong các cuộc họp video

• Cộng tác bằng Google Jamboard: Jamboard là một bảng trắng ảo giúp mọi người có thể thảo luận, brainstorm trực tiếp với đội nhóm. 
• Sử dụng hình thức giơ tay: khuyến khích người tham gia giơ tay để biết họ có ý kiến muốn chia sẻ cũng như tránh làm gián đoạn bài trình bày của người khác. 
• Sử dụng breakout room: chia nhỏ đội nhóm của mình để brainstorm về từng chủ để khác nhau giúp mọi người chủ động chia sẻ được nhiều ý kiến hơn.

Cộng tác trong các dự án bằng Google Chat

Trong Google Chat, bạn có thể tạo không gian trực tuyến để đội nhóm của mình có thể làm việc cùng nhau bất cứ lúc nào và bằng thiết bị nào.

Sử dụng Chat giúp bạn: 

• Chia sẻ thông tin: có nhiều cuộc trò chuyện liên tục về một chủ đề trong Chat. Hãy bắt đầu các cuộc họp trên Google Meet và lên lịch các sự kiện nhóm ngay từ Google Chat. 
• Quản lý tệp dự án: dành cho các nhóm thường xuyên cần cộng tác trên các bản kế hoạch, bảng tính, bản trình bày. Người dùng có thể mở, chỉnh sửa và tạo tài liệu, trang tính, trang trình bày trực tiếp trong không gian chat của mình. 
• Giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu: tạo và quản lý các nhiệm vụ trong nhóm Chat của bạn. Khi ai đó tạo, giao hoặc hoàn thành một nhiệm vụ, một thông báo sẽ xuất hiện. 

Quản lý lịch biểu của bạn bằng Google Calendar

Trong môi trường làm việc hỗn hợp, mọi người thường có lịch trình linh hoạt để đáp ứng các trách nhiệm cá nhân cũng như nghề nghiệp. Hãy sử dụng Calendar để: 

• Cho đồng nghiệp biết khi bạn rảnh: hiển thị giờ làm việc của bạn trên lịch. Bạn có thể chỉ định các giờ khác nhau cho mỗi ngày trong tuần, để đội nhóm có thể sắp xếp lịch cùng bạn một cách dễ dàng. 
• Cho đồng nghiệp biết nơi để tìm bạn: bạn có thể đặt vị trí của mình để đội nhóm có thể biết bạn đang ở nhà riêng, văn phòng,..

GCS hy vọng bạn có thể tham khảo và ứng dụng những mẹo sử dụng Google Workspace hiệu quả để có thể hoàn thành công việc trong môi trường làm việc kết hợp. 

GCS.vn hiện đang cung cấp các phiên bản Google Workspace theo từng cấp độ doanh nghiệp. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện ngay Hotline: 024.9999.7777, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.