SMTP là gì? Bản ghi MX liên quan đến SMTP Server như nào?

Để thuận tiện cho việc gửi hợp đồng hoặc giấy tờ tới các đối tác trong nước và quốc tế, mỗi tổ chức đều có địa chỉ email riêng. Để thuận tiện cho việc gửi và nhận email, tất cả các doanh nghiệp đều phải triển khai hệ thống SMTP trong Google Workspace. Vậy thì giao thức cho SMTP là gì? Nó đóng vai trò gì? Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu về SMTP server với GCS nhé!

SMTP là gì? Máy chủ SMTP là gì?

1. SMTP là gì?

SMTP (hay Simple Mail Transfer Protocol) là hệ thống giao thức TCP/IP (viết tắt của Transmission Control Protocol/Internet Protocol và là một giao thức mạng thiết yếu để truyền dữ liệu qua mạng) chịu trách nhiệm nhận và gửi dữ liệu trong email của người dùng. Hệ thống chỉ có thể gửi và nhận tin nhắn email thông qua các thiết bị trực tuyến. Các ứng dụng email phổ biến nhất sử dụng SMTP là Gmail, Outlook, Apple Mail và Yahoo Mail.

Bạn có thể đang sử dụng ứng dụng gửi thư trên iPhone, định cấu hình cài đặt Gmail SMTP trong Thunderbird hoặc Outlook trên máy mới hoặc bạn có thể muốn thiết lập quyền truy cập vào máy chủ Gmail SMTP để có thể quản lý email cho trang web công ty của mình. 

SMTP thường được sử dụng cùng với Giao thức truy cập tin nhắn Internet (IMAP) hoặc Giao thức bưu điện 3 (POP3), cho phép người dùng lưu trữ tin nhắn trong hộp thư máy chủ và nhận chúng từ máy chủ định kỳ, do khả năng hạn chế của SMTP đối với xếp hàng tin nhắn ở đầu nhận. Thông thường, chỉ có thể gửi tin nhắn từ người gửi đến người nhận bằng SMTP. 

2. Máy chủ SMTP là gì?

Các bạn đã hiểu SMTP là gì, vậy thì máy chủ SMTP là gì? Một ứng dụng hoặc máy tính truyền, nhận và chuyển tiếp email được gọi là máy chủ SMTP. Thông thường, TCP được sử dụng trên cổng 25 hoặc 587 bởi các máy chủ này. Khi mạng hoặc giao tiếp internet được định tuyến đến máy chủ, số cổng sẽ chỉ định các quy trình cụ thể. Tất cả các thiết bị kết nối mạng đều có các cổng được tiêu chuẩn hóa với một số duy nhất được cài đặt. Mỗi số có một công dụng và chức năng cụ thể liên quan đến một giao thức nhất định.

Khi máy chủ phát hiện kết nối TCP từ máy khách, quy trình SMTP sẽ mở kết nối tới cổng 25 để truyền email. Máy chủ SMTP được cấu hình để nghe liên tục.

Tin nhắn của người dùng được gửi bởi máy chủ SMTP gửi đi. Ứng dụng email khách được sử dụng để gửi và nhận email cũng cần biết địa chỉ Giao thức Internet (IP) của máy chủ SMTP. Quản trị viên dịch vụ phải hạn chế những khách hàng nào được phép sử dụng dịch vụ để giải quyết các vấn đề như thư rác. Họ có thể thực hiện điều này bằng cách giới hạn người dùng dựa trên địa chỉ IP của họ hoặc thường xuyên hơn bằng cách thực thi chỉ thị yêu cầu xác thực ứng dụng khách.

Hệ thống hoạt động của SMTP trong Google Workspace

Khái niệm SMTP là gì cũng đã một phần nào giải thích được cách hệ thống hoạt động của SMTP trong Google Workspace. Hệ thống SMTP sẽ tự động dựa vào địa chỉ email do doanh nghiệp cung cấp và gửi thông báo đến máy chủ SMTP khi có email được gửi. Để xác định tên miền gốc tại Tên máy chủ trong máy chủ SMTP, tín hiệu được truyền giữa máy chủ SMTP và máy chủ DNS sau khi máy chủ SMTP nhận được.

Thực hiện theo các quy trình nói trên, máy chủ sẽ xác minh xem địa chỉ người dùng và địa chỉ email có khớp hay không. Nếu chúng giống nhau, công ty sẽ gửi và nhận lượng dữ liệu đáng kể qua email bằng cách sử dụng phần mềm.

Mô hình client-server được SMTP hoạt động như sau:

• • Một ứng dụng email sẽ gửi thư đến một máy chủ email khác thông qua SMTP, được sử dụng bởi các máy chủ email.

• • Để gửi email đến máy chủ email nhận, máy chủ email sử dụng SMTP làm dịch vụ chuyển tiếp.

• • Máy chủ email nhận tải xuống thư đến qua IMAP và lưu trữ nó trong hộp thư đến của người nhận.

Ví dụ: Kết nối TCP tới máy chủ SMTP được hình thành khi người dùng nhấp vào nút “gửi”. Quá trình SMTP bắt đầu kết nối qua cổng 25 để truyền email khi máy chủ SMTP nhận được kết nối TCP từ máy khách.

Từ thời điểm này trở đi, máy khách SMTP sẽ hướng dẫn máy chủ những việc cần làm với dữ liệu như địa chỉ email của người gửi và người nhận cũng như văn bản của email. Tiếp theo, nếu cả hai địa chỉ email đều thuộc cùng một miền email thì đại lý chuyển thư (MTA) sẽ xác minh điều này. Email được gửi nếu cả hai máy chủ đều thuộc cùng một miền; nếu không, máy chủ sẽ xác định miền của người nhận bằng hệ thống tên miền (DNS) và chuyển tiếp nó đến máy chủ thích hợp. Sau đó, người nhận sẽ nhận được email thông qua giao thức POP3 hoặc IMAP.

Sau đó, người nhận sẽ nhận được email thông qua giao thức POP3 hoặc IMAP.

Với SMTP, các lệnh được gửi tự động; người dùng không cần phải nhập chúng. Ví dụ: một ứng dụng email tự xác định chính nó với máy chủ được thực hiện thông qua lệnh HELO. Các lệnh bổ sung cho SMTP như sau:

• • MAIL: Quá trình chuyển tin nhắn được bắt đầu bằng lệnh này. Điều này báo hiệu cho máy chủ SMTP sự bắt đầu của một giao dịch mới.

• • RCPT: MAIL đứng trước lệnh này. Địa chỉ email sao chép được xác định bởi nó.

• • DATA: Luồng dữ liệu giữa máy khách và máy chủ được bắt đầu bằng lệnh này. Máy chủ SMTP nhận nội dung của tin nhắn.

• • QUIT: Máy khách hướng dẫn máy chủ ngắt kết nối ngay khi email được gửi.
  • RESET: Giao dịch thư có thể được dừng bằng lệnh này. Máy chủ nhận lệnh và xóa toàn bộ dữ liệu liên quan đến email.

Bản ghi MX liên quan gì SMTP Server trong Google Workspace?

1. Bản ghi MX là gì?

Phần DNS được gọi là bản ghi MX (Bản ghi trao đổi thư) là phần cho phép các máy chủ thư nhận dạng tên miền. Việc phản hồi các email được gửi bằng tên miền của chính bạn sẽ bị ảnh hưởng. Một máy chủ thư khác cần định vị bản ghi MX để liên lạc lại với máy chủ email của bạn.

Nhiều bản ghi MX có thể được gán cho một tên miền, do đó ngay cả khi hoạt động email dừng lại, dữ liệu trong đó vẫn được bảo tồn và bảo vệ.

Bản ghi MX không phải lúc nào cũng liên kết với máy chủ, dịch vụ lưu trữ hoặc mạng riêng ảo (VPS) của công ty. Bạn sẽ sử dụng bản ghi MX mà dịch vụ thư của bên thứ ba cung cấp.

>> Tham khảo thêm: Hướng Dẫn Thiết Lập Bản Ghi MX Của Google Khi Dùng Google Workspace

2. Bản ghi MX liên quan đến SMTP Server trong Google Workspace như thế nào?

Hiểu được khái niệm SMTP là gì rồi thì bản ghi MX có liên quan như thế nào với SMTP Server? Bản ghi MX và SMTP Server sẽ liên quan đến nhau vô cùng mật thiết với cơ chế hoạt động bảo mật của Email trong Google Workspace. Sau khi thư đã được gửi từ máy chủ thư đi SMTP và đã hoàn tất toàn bộ quá trình xác minh, SMTP thư đi sẽ xếp email vào Hàng đợi gửi đi. Máy chủ SMTP tra cứu bản ghi DNS của tên miền và truy xuất thông tin bản ghi MX của máy chủ người nhận (Bản ghi A trong trường hợp không tìm thấy bản ghi MX).

Trong trường hợp máy chủ SMTP tự gửi email dưới dạng tin nhắn trống khi bạn gửi nó đến một miền hợp lệ nhưng không có bản ghi MX hoặc bản ghi A hợp lệ cho miền (máy chủ DNS không trả về dữ liệu). lúc đó hãy tìm hiểu xem người nhận hoặc quản trị viên của họ có biết vấn đề này hay không. Trong trường hợp khẩn cấp, hãy tra cứu địa chỉ email dự phòng và gửi tin nhắn đến địa chỉ đó. Sự cố này chỉ liên quan đến miền của người nhận và quản trị viên của người nhận có thể khắc phục.

Hướng dẫn cấu hình SMTP cho người dùng Google Workspace

Sau khi đã tìm hiểu được tất cả những khái niệm liên quan đến SMTP là gì, bây giờ chúng ta cùng đến với phần hướng dẫn cấu hình SMTP nhé. Gmail có thể được sử dụng làm máy chủ SMTP của bạn chỉ với vài bước đối với nhiều người đăng ký Google Workspace. Nhưng nếu cấu hình của bạn phức tạp hơn, bạn có thể phải sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP mà chúng ta sẽ nói đến sau.

1. Chi tiết cụ thể về máy chủ Email

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Quản trị viên Google Workspace của bạn, hãy chọn Cài đặt rồi Cài đặt trang. Trong khu vực Máy chủ SMTP đi của cửa sổ Email, hãy cung cấp dữ liệu cần thiết.

• • Máy chủ: smtp.gmail.com

• • Cổng: 465 (nếu bạn đang sử dụng mã hóa SSL) hoặc 587 (nếu bạn đang sử dụng mã hóa TLS)

• • Sử dụng Xác thực SMTP: Hầu hết người dùng sẽ muốn kích hoạt xác thực.

• • Tên người dùng: Nhập địa chỉ email cho tài khoản Google của bạn

• • Mật khẩu: Nhập mật khẩu tài khoản Google của bạn.

• • Bảo mật kết nối SMTP: Nhấp vào nút có loại mã hóa bạn đang sử dụng (nếu có)

2. Tắt các ứng dụng kém an toàn hơn

Khi bạn thiết lập SMTP, tài khoản của bạn có thể dễ bị tấn công nếu ai đó trong công ty bạn sử dụng ứng dụng email không có cài đặt bảo mật đăng nhập. Từ đó, bạn có thể ngăn các ứng dụng kém an toàn này truy cập vào cài đặt SMTP của Google Workspace khi đã tắt quyền truy cập của chúng.

Để tắt quyền truy cập người dùng hãy mở bảng Bảo mật từ trong cài đặt Quản trị viên. Khi đó, quyền truy cập ứng dụng kém an toàn hơn xuất hiện, hãy cuộn xuống để xem. Sau đó hãy lọc ra những ứng dụng kém an toàn cần thiết hoặc không cần thiết, rồi trượt thanh sang vị trí bật hoặc tắt.

3. Hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập SMTP trong Admin

Dưới đây là các bước cần thực hiện để thiết lập SMTP nhằm định tuyến thư đi của bạn thông qua dịch vụ chuyển tiếp nhanh chóng từ Google. (Google khuyên bạn nên sử dụng SMTP khi muốn xác định chính xác thiết bị nào trong tổ chức sẽ có quyền truy cập vào máy chủ email gửi đi khi dùng Google Workspace để sử dụng với ứng dụng email khách của bên thứ ba)

*Lưu ý: một số hướng dẫn mà chúng tôi đưa vào có thể sẽ không áp dụng được trong trường hợp của bạn và tùy thuộc vào loại máy chủ email bạn đang sử dụng hiện tại.

Bước 1: Đăng ký làm Quản trị viên.

Thay vì sử dụng tài khoản Gmail để định cấu hình cài đặt SMTP, bạn phải sử dụng tài khoản quản trị viên Admin của mình để thực hiện các thay đổi có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức Google Workspace của mình. Trên màn hình tiếp theo, lần lượt nhấp theo thứ tự sau:

• • Các ứng dụng (Apps) > Google Workspace > Gmail  > Các cài đặt nâng cao (Advanced Settings)

Chọn thứ hạng cao nhất của tổ chức trong danh sách.

Bước 2: Đặt dịch vụ chuyển tiếp SMTP

Bây giờ bạn sẽ xác định thiết bị nào có thể sử dụng SMTP thông qua Google Workspace. Xem phần Định tuyến của gmail (Routing) trong giao diện Google Admin, cuộn xuống để tìm (SMTP Relay Service) Dịch vụ chuyển tiếp SMTP . Sau đó bấm vào Cấu hình (Configure).

Bước 3: Chọn thiết bị được phép gửi

Bạn có thể đặt giới hạn đối với những người có thể sử dụng SMTP bằng cách sử dụng khu vực này để chọn những người dùng có thể gửi tin nhắn qua nó. Các lựa chọn bao gồm:

• • Chỉ những người dùng ứng dụng đã đăng ký trên miền của tôi (Only Registered Apps Users in My Domain): Bạn nên bật cài đặt này vì nó đảm bảo rằng người dùng đã đăng ký chỉ có thể sử dụng máy chủ SMTP nếu họ là một phần của một trong các miền của bạn.

• • Chỉ những địa chỉ trong Miền của tôi (Only Addresses in My Domains): Khi có ứng dụng của bên thứ ba yêu cầu gửi tin nhắn. Người gửi phải là thành viên trong miền của bạn ngay cả khi họ không phải là người đăng ký Google Workspace để cài đặt này hoạt động.

• • Tất cả các địa chỉ (Any Addresses): Google khuyên không nên bật cài đặt này. Bất kể thiết bị có được đăng ký theo miền của bạn hay không, nó sẽ cho phép địa chỉ người gửi đến từ bất kỳ thiết bị nào. Điều này có thể khiến bạn dễ bị virus hoặc các mối đe dọa khác tấn công hơn.

Bước 4: Chọn cấp độ mã hóa

Tiếp theo, bạn sẽ cần quyết định sử dụng loại mã hóa nào. Để bắt đầu, hãy tìm hiểu xem mã hóa TLS (bảo mật lớp truyền tải) có được máy chủ email của bạn hỗ trợ hay không. Có thể máy chủ của bạn không hỗ trợ TLS, mặc dù thực tế đó là giao thức bảo mật phổ biến được sử dụng trong nhiều loại thiết bị gửi và nhận dữ liệu qua Internet.

Để sử dụng mã hóa TLS cho thông tin liên lạc của bạn trong dịch vụ chuyển tiếp SMTP, hãy chọn tùy chọn có nhãn Yêu cầu mã hóa TLS nếu máy chủ của bạn hỗ trợ.

Đừng đánh dấu vào ô này nếu máy chủ của bạn không hỗ trợ TLS; nếu không, Google sẽ từ chối tất cả các thư không được mã hóa, điều này có thể gây hại nghiêm trọng cho hệ thống của bạn. Bạn có thể có tùy chọn sử dụng mã hóa SSL (lớp cổng bảo mật) trên một số máy chủ SMTP.

Bước 5: Hoàn tất toàn bộ quá trình

Để hoàn thành các lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào Lưu. Trên trang Định tuyến (Routing) hoặc Cài đặt nâng cao (Advanced Settings), các tùy chọn cấu hình bổ sung này giờ đây sẽ hiển thị với bạn. Để hoàn tất toàn bộ quá trình, hãy nhấp vào Lưu (Save) ở cuối trang.

*Lưu ý: Quá trình kích hoạt các cài đặt SMTP Google Workspace cập nhật này có thể mất tới 24 giờ.

Bước 6: Cài đặt cấu hình Máy chủ email gửi đi để sử dụng với Google

Ngay cả khi bạn sử dụng các ứng dụng email khác, giờ đây bạn nên định cấu hình máy chủ gửi email của mình để thực hiện cài đặt Gmail của Google Workspace. Phần lớn các tình huống dịch vụ chuyển tiếp SMTP có thể được giải quyết bằng các quy trình sau; tuy nhiên, tùy thuộc vào loại máy chủ email gửi đi mà bạn đang sử dụng, bạn có thể cần phải điều chỉnh cài đặt.

• • Tên của máy chủ: Địa chỉ của máy chủ email gửi đi tại chỗ là smtp-relay.gmail.com.

• • Cổng: Cổng(Port) bạn sẽ chọn tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng mã hóa SSL hay TLS (như chúng ta đã thảo luận trước đó).

→ Nếu bạn đang sử dụng mã hóa TLS, bạn sẽ cần sử dụng cổng 587.

→ Nếu bạn đang sử dụng mã hóa SSL, bạn sẽ cần sử dụng cổng 465.

→ Nếu bạn không sử dụng bất kỳ mã hóa nào, bạn có thể sử dụng cổng 25, 465 hoặc 587.

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của GCS Technology Company Vietnam đã giúp bạn hiểu thêm về SMTP là gì và biết được bản ghi MX trong Google workspace liên quan như nào tới SMTP Server. Đừng ngần ngại và hãy liên hệ ngay GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp hỗ trợ 24/7 khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi sử dụng Google Workspace.