Hướng dẫn thiết lập bản ghi MX của Google khi dùng Google Workspace

Bài viết này có mọi thứ bạn cần để thiết lập các bản ghi MX và liên kết hộp thư theo tên miền của bạn với Google Workspace.

Đầu tiên, nếu bạn đã mua tên miền của mình thông qua Google trong khi đăng ký Google Workspace, bạn có thể dừng đọc tại đây. Google đã thiết lập các bản ghi MX cho bạn. Nhưng nếu bạn đăng ký tên miền của mình ở nhà đăng ký khác, bạn sẽ cần phải thiết lập các bản ghi MX trên tên miền của mình một cách chính xác để Google Workspace hoạt động với tên miền của bạn.

Vậy trước khi bắt đầu xem xét làm thế nào để làm điều này, hãy lướt qua một số điều cơ bản.

Bản ghi MX là gì và vì sao nó quan trọng ?

• Bản ghi MX – Mail Exchange Record dùng để định hướng email được gửi tới đúng server mail mà bạn đang dùng. Nó là 1 phần của hệ thống tên miền ( Domain Name System – DNS ) của bạn.
• Nếu bạn sử dụng địa chỉ email miễn phí với tên miền gmail.com thì bạn không cần quan tâm đến MX vì Google đã làm việc đó rồi. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền riêng của bạn (Google Workspace) thì bạn cần phải nắm rõ về những bản ghi MX này. Bạn có thể gửi email đi mà không cần bất cứ cài đặt gì, nhưng nếu bạn muốn nhận được email phản hồi thì bạn bắt buộc phải có bản ghi MX trong DNS.

Giá trị bản ghi MX Google Workspace

• Bản ghi MX có thể trỏ đến nhiều máy chủ. Bản ghi MX của Google có 1 giá trị, cho phép cập nhật định kỳ và thời gian chết (downtime) trên máy chủ chính mà không ảnh hưởng đến việc nhận email của khách hàng. Thông tin tất cả các bản ghi MX của Google ở bảng sau :

• Host/Name/Alias: phần tên của bản ghi, tùy theo giao diện thêm bản ghi của mỗi nhà đăng ký tên miền sẽ khác nhau. Có thể bạn để là @ hoặc để trống, trường hợp bạn sử dụng tên miền phụ (subdomain) thì bạn cần để tên sub ở đây.
• Time to live ( TTL ): thời gian máy chủ phải đợi, thường là tính bằng giây (s) hoặc giờ (h) trước khi các thay đổi đối với bản ghi có hiệu lực. Giá trị thường thấy là 3600s hoặc Auto.
• Priority ( Mức ưu tiên ): mức ưu tiên báo cho máy chủ biết bản ghi MX nào sẽ được sử dụng trước. Số càng thấp thì mức ưu tiên càng cao. Nếu hai bản ghi có cùng mức ưu tiên thì sẽ được chọn ngẫu nhiên.
• Destination/Value/Record: giá trị của bản ghi MX.

Hướng dẫn thêm bản ghi MX đơn giản cho người mới

Trước khi bắt đầu đăng ký Google Workspace bạn có thể làm theo hướng dẫn thêm bản ghi MX như sau:

1. Đăng nhập trang quản lý tên miền của bạn.
2. Đi đến phần chỉnh sửa DNS, bạn có thể tìm trong mục Email , DNS, DNS Setting, DNS Management, Advanced DNS, Zone Editor ..v..v tùy theo nhà đăng ký tên miền của bạn.
3. Xóa các bản ghi MX cũ ( nếu có ).
4. Thêm 1 bản ghi MX của Google, bạn có thể copy – paste các giá trị trong bảng sau :

• Một ví dụ khi thêm xong bản ghi MX (ở trang quản lý DNS tên miền của HVN):

Lưu ý: Đối với những khách hàng mới đăng ký Google Workspace từ tháng 4/2023 sẽ chỉ cần sử dụng 1 bản ghi MX. Điều này sẽ giúp người dùng mới kích hoạt Gmail dễ hơn và đặc biệt không ảnh hưởng đến độ tin cậy khi gửi thư.

Cách kiểm tra bản ghi MX đã cập nhật trên DNS

Sau khi đã thêm xong bản ghi MX, có thể sẽ mất vài phút cho đến vài giờ để hệ thống DNS của bạn cập nhật đầy đủ các bản ghi này. Bạn có thể kiểm tra thông qua trang web sau: https://dnschecker.org/

Cách kiểm tra :

• Bạn vào trang https://dnschecker.org/
• Gõ tên miền của bạn ở ô Enter domain name ..
• Chọn loại bản ghi MX
• Bấm Search để kiểm tra bản ghi MX của doanh nghiệp bạn.

• Nếu bạn thấy hầu hết các máy chủ đã hiển thị đủ bản ghi bạn đã thêm nghĩa là DNS của bạn đã cập nhật các bản ghi MX và hệ thống mail Google Workspace của bạn đã sẵn sàng để làm việc.

Nếu bạn thấy trạng thái của tất cả các máy chủ đều là   thì có thể là :

• DNS chưa cập nhật bản ghi MX. Bạn có thể chờ và thử check lại sau vài phút.
• Bạn điền sai tên Host khi cài đặt bản ghi MX.
• Tên miền của bạn đang trỏ NS sang nhà đăng ký khác hoặc tên miền của bạn nằm ở nhà đăng ký khác không phải ở DNS hiện tại bạn đang thêm bản ghi. Lỗi này khá thường gặp, ví dụ khi bạn làm website, tên miền của bạn sẽ trỏ NS sang Hosting thì bạn cần thêm bản ghi MX bên Hosting. Hoặc có thể tên miền của bạn đã chuyển sang nhà đăng ký mới mà bạn chưa kịp cập nhật thông tin mà vẫn đăng nhập trang quản lý cũ để thêm bản ghi.

Khi các bản ghi MX của bạn được thiết lập, bạn sẽ nhận được các email gửi đến Gmail của mình. Giờ đây, bạn có thể theo dõi email với các tiện ích bổ sung của Gmail, tích hợp chúng với các công cụ bán hàng, tiếp thị thân thiện với Google Workspace và lên lịch các cuộc hẹn và cuộc gọi trực tiếp từ Ưmail vào Lịch. Bạn cũng có thể tận dụng các chức năng quản trị Google Workspace, để điều hành tổ chức của mình hiệu quả hơn từ bảng điều khiển trung tâm.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin hướng dẫn thiết lập bản ghi MX của Google khi dùng Google Workspace. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào về phiên bản của G Suite cũ hoặc Google Workspace mới thì hãy liên hệ ngay đội kỹ thuật GCS qua Hotline: 0777.247.777 để kịp thời hỗ trợ bạn xử lý sớm nhất.