Hướng dẫn thiết lập bản ghi MX của Google khi dùng Google Workspace

Bài viết này có mọi thứ bạn cần để thiết lập các bản ghi MX của Google và liên kết hộp thư theo tên miền công ty của bạn với Google Workspace. Bạn sẽ cần phải thiết lập các bản ghi MX trên tên miền của mình một cách chính xác để Google Workspace hoạt động với tên miền của bạn.

Bài viết này có mọi thứ bạn cần để thiết lập các bản ghi MX và liên kết hộp thư theo tên miền của bạn với Google Workspace.

Đầu tiên, nếu bạn đã mua tên miền của mình thông qua Google trong khi đăng ký Google Workspace, bạn có thể dừng đọc tại đây. Google đã thiết lập các bản ghi MX cho bạn. Nhưng nếu bạn đăng ký tên miền của mình ở nhà đăng ký khác, bạn sẽ cần phải thiết lập các bản ghi MX trên tên miền của mình một cách chính xác để Google Workspace hoạt động với tên miền của bạn.

Vậy trước khi bắt đầu xem xét làm thế nào để làm điều này, hãy lướt qua một số điều cơ bản.

Bản ghi MX là gì và vì sao nó quan trọng ?

huong dan thiet lap ban ghi mx cua google khi dung g suite 1

  • Bản ghi MX – Mail Exchange Record dùng để định hướng email được gửi tới đúng server mail mà bạn đang dùng. Nó là 1 phần của hệ thống tên miền ( Domain Name System – DNS ) của bạn.
  • Nếu bạn sử dụng địa chỉ email miễn phí với tên miền gmail.com thì bạn không cần quan tâm đến MX vì Google đã làm việc đó rồi. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền riêng của bạn (Google Workspace) thì bạn cần phải nắm rõ về những bản ghi MX này. Bạn có thể gửi email đi mà không cần bất cứ cài đặt gì, nhưng nếu bạn muốn nhận được email phản hồi thì bạn bắt buộc phải có bản ghi MX trong DNS.

Giá trị bản ghi MX Google Workspace

  • Bản ghi MX có thể trỏ đến nhiều máy chủ. Bản ghi MX của Google có 1 giá trị, cho phép cập nhật định kỳ và thời gian chết (downtime) trên máy chủ chính mà không ảnh hưởng đến việc nhận email của khách hàng. Thông tin tất cả các bản ghi MX của Google ở bảng sau :
Host/Name/AliasTTLPriorityDestination/Value/Record
@ hoặc để trống3600 / Auto1SMTP.GOOGLE.COM
  • Host/Name/Alias: phần tên của bản ghi, tùy theo giao diện thêm bản ghi của mỗi nhà đăng ký tên miền sẽ khác nhau. Có thể bạn để là @ hoặc để trống, trường hợp bạn sử dụng tên miền phụ (subdomain) thì bạn cần để tên sub ở đây.
  • Time to live ( TTL ): thời gian máy chủ phải đợi, thường là tính bằng giây (s) hoặc giờ (h) trước khi các thay đổi đối với bản ghi có hiệu lực. Giá trị thường thấy là 3600s hoặc Auto.
  • Priority ( Mức ưu tiên ): mức ưu tiên báo cho máy chủ biết bản ghi MX nào sẽ được sử dụng trước. Số càng thấp thì mức ưu tiên càng cao. Nếu hai bản ghi có cùng mức ưu tiên thì sẽ được chọn ngẫu nhiên.
  • Destination/Value/Record: giá trị của bản ghi MX.

Hướng dẫn thêm bản ghi MX đơn giản cho người mới

Trước khi bắt đầu đăng ký Google Workspace bạn có thể làm theo hướng dẫn thêm bản ghi MX như sau:

  1. Đăng nhập trang quản lý tên miền của bạn.
  2. Đi đến phần chỉnh sửa DNS, bạn có thể tìm trong mục Email , DNS, DNS Setting, DNS Management, Advanced DNS, Zone Editor ..v..v tùy theo nhà đăng ký tên miền của bạn.
  3. Xóa các bản ghi MX cũ ( nếu có ).
  4. Thêm 1 bản ghi MX của Google, bạn có thể copy – paste các giá trị trong bảng sau :

Destination/Value/Record
(Giá trị của bản ghi)

Priority
(Mức ưu tiên)

SMTP.GOOGLE.COM

1

  • Một ví dụ khi thêm xong bản ghi MX (ở trang quản lý DNS tên miền của HVN):

Một ví dụ khi thêm xong bản ghi MX ở trang quản lý DNS tên miền của HVN

 

Lưu ý: Đối với những khách hàng mới đăng ký Google Workspace từ tháng 4/2023 sẽ chỉ cần sử dụng 1 bản ghi MX. Điều này sẽ giúp người dùng mới kích hoạt Gmail dễ hơn và đặc biệt không ảnh hưởng đến độ tin cậy khi gửi thư.

 

Cách kiểm tra bản ghi MX đã cập nhật trên DNS

Sau khi đã thêm xong bản ghi MX, có thể sẽ mất vài phút cho đến vài giờ để hệ thống DNS của bạn cập nhật đầy đủ các bản ghi này. Bạn có thể kiểm tra thông qua trang web sau: https://dnschecker.org/

Cách kiểm tra :

  • Bạn vào trang https://dnschecker.org/
  • Gõ tên miền của bạn ở ô Enter domain name ..
  • Chọn loại bản ghi MX
  • Bấm Search để kiểm tra bản ghi MX của doanh nghiệp bạn.

cách nhấn kiểm tra bản ghi MX (1)

  • Nếu bạn thấy hầu hết các máy chủ đã hiển thị đủ bản ghi bạn đã thêm nghĩa là DNS của bạn đã cập nhật các bản ghi MX và hệ thống mail Google Workspace của bạn đã sẵn sàng để làm việc.

Cách kiểm tra bản ghi MX đã cập nhật trên DNS

Nếu bạn thấy trạng thái của tất cả các máy chủ đều là check4  thì có thể là :

  • DNS chưa cập nhật bản ghi MX. Bạn có thể chờ và thử check lại sau vài phút.
  • Bạn điền sai tên Host khi cài đặt bản ghi MX.
  • Tên miền của bạn đang trỏ NS sang nhà đăng ký khác hoặc tên miền của bạn nằm ở nhà đăng ký khác không phải ở DNS hiện tại bạn đang thêm bản ghi. Lỗi này khá thường gặp, ví dụ khi bạn làm website, tên miền của bạn sẽ trỏ NS sang Hosting thì bạn cần thêm bản ghi MX bên Hosting. Hoặc có thể tên miền của bạn đã chuyển sang nhà đăng ký mới mà bạn chưa kịp cập nhật thông tin mà vẫn đăng nhập trang quản lý cũ để thêm bản ghi.

Cách kiểm tra bản ghi MX đã cập nhật trên DNS-1

Khi các bản ghi MX của bạn được thiết lập, bạn sẽ nhận được các email gửi đến Gmail của mình. Giờ đây, bạn có thể theo dõi email với các tiện ích bổ sung của Gmail, tích hợp chúng với các công cụ bán hàng, tiếp thị thân thiện với Google Workspace và lên lịch các cuộc hẹn và cuộc gọi trực tiếp từ Ưmail vào Lịch. Bạn cũng có thể tận dụng các chức năng quản trị Google Workspace, để điều hành tổ chức của mình hiệu quả hơn từ bảng điều khiển trung tâm.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin hướng dẫn thiết lập bản ghi MX của Google khi dùng Google Workspace. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào về phiên bản của G Suite cũ hoặc Google Workspace mới thì hãy liên hệ ngay đội kỹ thuật GCS qua Hotline: 0777.247.777 để kịp thời hỗ trợ bạn xử lý sớm nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top