Quản lý các tệp trong bộ nhớ Google Drive

Bài viết dưới đây, GCS Technology muốn chia sẻ toàn những cách quản lý các tệp trong bộ nhớ Google Drive giúp vận hành 1 cách hợp lý hơn. Khám phá ngay

Việc sắp xếp và quản lý file một cách hợp lý vô cùng quan trọng đối với người dùng Google Drive. Google Drive đang ngày càng đưa ra những tính năng nhằm trợ giúp người dùng sắp xếp và quản lý file một cách khoa học nhất có thể. Vậy Google Drive của bạn có gọn gàng và dễ dàng thao tác tìm file chưa? Hãy cùng tham khảo một số cách sau cùng GCS nhé. 

Kiểm tra dung lượng bộ nhớ

google drive

Để xem bạn còn bao nhiêu dung lượng, trên máy tính, hãy truy cập: https://drive.google.com/settings/storage 

Khi tài khoản của bạn đạt đến giới hạn bộ nhớ, bạn không thể gửi hoặc nhận email, cũng như đồng bộ ảnh/video giữa các thiết bị qua Google Photos.

google storage

Khi bạn đang sở hữu một bộ nhớ đầy, việc bạn cần làm chính là mua thêm dung lượng bộ nhớ hoặc giải phóng bớt những tài liệu không quan trọng (cách này sẽ không áp dụng được trong thời gian dài)

Xóa tệp theo kích thước trong Google Drive

  • Truy cập link để xem dung lượng tệp được liệt kê từ lớn nhất đến nhỏ nhất: https://drive.google.com/#quota 
  • Xem xét và xóa các tệp không quan trọng vào Thùng rác, sau đó xóa chúng vĩnh viễn.

Trong vòng 24h, các mục đã xóa sẽ hiển thị trong dung lượng khả dụng trong tài khoản Google Drive của bạn. 

Gmail

Xóa vĩnh viễn các email lớn:

  • Trong hộp tìm kiếm, nhập “has:attachment larger:10M (có thể thay thế 10M bằng số lớn hơn để xóa các tệp lớn hơn) 
  • Xem xét và lựa chọn những email không quan trọng, sau đó nhấp vào “Xóa” Xóa bỏ
  • Ở bên trái của trang, nhấp vào Menu   Thực đơnvà sau đó Thùng rác 
  • Ở trên cùng, nhấp vào “Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ”

Xóa vĩnh viễn email trong Spam: 

  • Ở bên trái, nhấp vào “Thư rác”
  • Sau đó chọn “Xóa tất cả tin nhắn rác ngay bây giờ”. Hoặc chọn các email cụ thể, rồi chọn “Xóa vĩnh viễn”

Google Photos

Xóa ảnh và video:

  • Truy cập https://photos.google.com/ 
  • Chọn ảnh/video bạn muốn chuyển vào thùng rác Lựa chọn
  • Trên cùng bên phải, nhấp vào “Xóa”  Xóa bỏ và sau đó Chuyển vào Thùng rác

Những file sử dụng không gian lưu trữ của bạn

Các mục chiếm dung lượng

Google Drive

  • File PDF 
  • Ảnh 
  • Video 
  • Các mục trong thùng rác

Lưu ý: Kể từ ngày 01/06/2021, các tệp Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms hoặc Jamboard mới được tính vào bộ nhớ. Các tệp được tạo trước đấy sẽ không bị tính vào bộ nhớ (trừ khi chúng được chỉnh sửa từ ngày 01/06) 

Gmail 

  • Thư và tệp đính kèm, chẳng hạn như các mục trong Spam và Thùng rác của bạn. 

Google Photos 

  • Ảnh và video được sao lưu ở chất lượng gốc 
  • Anh và video được sao lưu ở chất lượng cao.

Xóa dữ liệu ẩn khỏi các ứng dụng trong Google Drive

  • Truy cập https://drive.google.com/ 
  • Chọn Cài đặt và sau đó Cài đặt .
  • Ở bên trái, chọn “Quản lý ứng dụng”
  • Nếu có dữ liệu ẩn, bạn có thể tìm thấy số lượng trong phần mô tả ứng dụng
  • Để xóa dữ liệu này, chọn Tùy chọn > Xóa dữ liệu ẩn

Các mục không chiếm dung lượng

Google Drive 

  • Các tệp trong “Được chia sẻ với tôi” và bộ nhớ dùng chung. Các tệp này chỉ chiếm dung lượng trong Google Drive của chủ sở hữu. 
  • Google Sites 
  • Các tệp Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Jamboard và Drawings mà bạn tạo trước ngày 01/06/2021.

Google Photos

  • Ảnh và video chất lượng cao được sao lưu trước ngày 01/06/2021

Sự khác biệt về bộ nhớ trong Google Drive

  • Các mục trong thùng rác chiếm dung lượng Google Drive nhưng không được đồng bộ hóa với máy tính của bạn. 
  • Các mục được chia sẻ sẽ chiếm dung lượng trên máy tính của bạn, nhưng không chiếm dung lượng trên Google Drive 
  • Các mục nằm trong nhiều thư mục sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các thư mục trên máy tính của  bạn, chiếm nhiều dung lượng hơn. 
  • Nếu bạn chỉ đồng bộ hóa một số thư mục với máy tính của mình, bộ nhớ trên máy tính của bạn sẽ ít hơn bộ nhớ được hiển thị trên Google Drive 
  • Máy tính của bạn có thể hiển thị kích thước tệp khác với Google Drive tùy thuộc yêu cầu của Mac hoặc PC.

Điều gì xảy ra nếu bạn hết dung lượng

Gmail

  • Bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận thư. Tin nhắn được gửi cho bạn sẽ được gửi lại cho người gửi.

Google Drive

  • Bạn không thể đồng bộ hóa hoặc tải lên các tệp mới. 
  • Bạn không thể tạo tệp mới trong Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms, Jamboard. Cho đến khi bạn giảm dung lượng bộ nhớ sử dụng. Bạn và bất kỳ ai khác đều không thể chỉnh sửa hoặc sao chép các tệp bị ảnh hưởng của bạn. Đồng bộ hóa dừng giữa thư mục Google Drive for Desktop và My Drive.

Google Photos 

  • Bạn không thể sao lưu bất kỳ ảnh hoặc video nào. 

Tăng dung lượng Google Drive bằng cách mua thêm dung lượng

Mặc định tài khoản Google có dung lượng 15GB miễn phí được sử dụng cho các ứng dụng Gmail, Google Drive, và Google Photos, nó phù hợp với đại đa số người dùng thông thường. Tuy nhiên, trong thực tế quá trình sử dụng, bạn có thể sử dụng nhiều hơn bình thường dẫn đến việc quá tải bộ nhớ, không thể tải thêm hoặc gửi nhận email nữa. Dịch vụ nâng cấp dung lượng tài khoản Google của GCS hỗ trợ nhiều gói dung lượng khác nhau để bạn có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hãy đăng ký nâng cấp dung lượng tài khoản Google của bạn ngay hôm nay.

Tăng dung lượng bằng Google Workspace (trước đây là G Suite)

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một bộ ứng dụng các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây Google Cloud. Google Workspace bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Gmail doanh nghiệp, Google Drive, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Google Meet, Google Chat,… và các ứng dụng nâng cao như Google Vault, Cloud Search, Work Insights,… 

Khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có cho mình bộ nhớ không giới hạn (tùy từng phiên bản đăng ký) 

Lưu ý

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều những lời quảng cáo mua bán dung lượng Drive không giới hạn trọn đời chỉ với vài chục đến vài trăm nghìn đồng. Việc quảng cáo này chỉ là lừa đảo cho người dùng vào một Shared Drive cùng với một đống người dùng khác (và tất nhiên chúng ta không thể biết được ai có ý đồ xấu hay không), chứ không phải là nâng cấp dung lượng có sẵn cho người dùng. Khi bạn sử dụng Shared Drive này, việc bị rò rỉ thông tin dữ liệu là chuyện không thể tránh được, vì người dùng khác cũng có thể truy cập vào file dữ liệu của bạn. Không chỉ thế, nếu một trong số người dùng chung đó có tải lên nội dung vi phạm quy định, Google sẽ xóa tài khoản và tất nhiên, bạn và những người dùng khác cũng sẽ mất luôn hết dữ liệu. 

Bạn hãy lựa chọn cho mình những phương pháp phù hợp để có một kho lưu trữ tốt nhất phục vụ cho cuộc sống cũng như công việc của mình nhé. GCS hiện đang cung cấp các gói Google Workspace cho từng cấp độ doanh nghiệp. Bạn hãy kết nối với GCS ngay bằng cách gọi đến Hotline: 024.9999.7777 hoặc truy cập gcs.vn, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top