Quản lý các tệp trong bộ nhớ Google Drive

Việc sắp xếp và quản lý file một cách hợp lý vô cùng quan trọng đối với người dùng Google Drive. Google Drive đang ngày càng đưa ra những tính năng nhằm trợ giúp người dùng sắp xếp và quản lý file một cách khoa học nhất có thể. Vậy Google Drive của bạn có gọn gàng và dễ dàng thao tác tìm file chưa? Hãy cùng tham khảo một số cách sau cùng GCS nhé.

Kiểm tra dung lượng bộ nhớ

Để xem bạn còn bao nhiêu dung lượng, trên máy tính, hãy truy cập: https://drive.google.com/settings/storage

Khi tài khoản của bạn đạt đến giới hạn bộ nhớ, bạn không thể gửi hoặc nhận email, cũng như đồng bộ ảnh/video giữa các thiết bị qua Google Photos.

Khi bạn đang sở hữu một bộ nhớ đầy, việc bạn cần làm chính là mua thêm dung lượng bộ nhớ hoặc giải phóng bớt những tài liệu không quan trọng (cách này sẽ không áp dụng được trong thời gian dài)

Xóa tệp theo kích thước trong Google Drive

• Truy cập link để xem dung lượng tệp được liệt kê từ lớn nhất đến nhỏ nhất: https://drive.google.com/#quota
• Xem xét và xóa các tệp không quan trọng vào Thùng rác, sau đó xóa chúng vĩnh viễn.

Trong vòng 24h, các mục đã xóa sẽ hiển thị trong dung lượng khả dụng trong tài khoản Google Drive của bạn.

Gmail

Xóa vĩnh viễn các email lớn:

• Trong hộp tìm kiếm, nhập “has:attachment larger:10M (có thể thay thế 10M bằng số lớn hơn để xóa các tệp lớn hơn)
• Xem xét và lựa chọn những email không quan trọng, sau đó nhấp vào “Xóa”
• Ở bên trái của trang, nhấp vào Menu    Thùng rác
• Ở trên cùng, nhấp vào “Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ”

Xóa vĩnh viễn email trong Spam:

• Ở bên trái, nhấp vào “Thư rác”
• Sau đó chọn “Xóa tất cả tin nhắn rác ngay bây giờ”. Hoặc chọn các email cụ thể, rồi chọn “Xóa vĩnh viễn”

Google Photos

Xóa ảnh và video:

• Truy cập https://photos.google.com/
• Chọn ảnh/video bạn muốn chuyển vào thùng rác
• Trên cùng bên phải, nhấp vào “Xóa”    Chuyển vào Thùng rác

Những file sử dụng không gian lưu trữ của bạn

Các mục chiếm dung lượng

Google Drive

• File PDF
• Ảnh
• Video
• Các mục trong thùng rác

*Lưu ý: Kể từ ngày 01/06/2021, các tệp Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms hoặc Jamboard mới được tính vào bộ nhớ. Các tệp được tạo trước đấy sẽ không bị tính vào bộ nhớ (trừ khi chúng được chỉnh sửa từ ngày 01/06)

Gmail 

• Thư và tệp đính kèm, chẳng hạn như các mục trong Spam và Thùng rác của bạn.

Google Photos 

• Ảnh và video được sao lưu ở chất lượng gốc
• Anh và video được sao lưu ở chất lượng cao.

Xóa dữ liệu ẩn khỏi các ứng dụng trong Google Drive

• Truy cập https://drive.google.com/
• Chọn   Cài đặt .
• Ở bên trái, chọn “Quản lý ứng dụng”
• Nếu có dữ liệu ẩn, bạn có thể tìm thấy số lượng trong phần mô tả ứng dụng
• Để xóa dữ liệu này, chọn Tùy chọn > Xóa dữ liệu ẩn

Các mục không chiếm dung lượng

Google Drive 

• Các tệp trong “Được chia sẻ với tôi” và bộ nhớ dùng chung. Các tệp này chỉ chiếm dung lượng trong Google Drive của chủ sở hữu.
• Google Sites
• Các tệp Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Jamboard và Drawings mà bạn tạo trước ngày 01/06/2021.

Google Photos

• Ảnh và video chất lượng cao được sao lưu trước ngày 01/06/2021

Sự khác biệt về bộ nhớ trong Google Drive

• Các mục trong thùng rác chiếm dung lượng Google Drive nhưng không được đồng bộ hóa với máy tính của bạn.
• Các mục được chia sẻ sẽ chiếm dung lượng trên máy tính của bạn, nhưng không chiếm dung lượng trên Google Drive
• Các mục nằm trong nhiều thư mục sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các thư mục trên máy tính của  bạn, chiếm nhiều dung lượng hơn.
• Nếu bạn chỉ đồng bộ hóa một số thư mục với máy tính của mình, bộ nhớ trên máy tính của bạn sẽ ít hơn bộ nhớ được hiển thị trên Google Drive
• Máy tính của bạn có thể hiển thị kích thước tệp khác với Google Drive tùy thuộc yêu cầu của Mac hoặc PC.

Điều gì xảy ra nếu bạn hết dung lượng

Gmail

• Bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận thư. Tin nhắn được gửi cho bạn sẽ được gửi lại cho người gửi.

Google Drive

• Bạn không thể đồng bộ hóa hoặc tải lên các tệp mới.
• Bạn không thể tạo tệp mới trong Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms, Jamboard. Cho đến khi bạn giảm dung lượng bộ nhớ sử dụng. Bạn và bất kỳ ai khác đều không thể chỉnh sửa hoặc sao chép các tệp bị ảnh hưởng của bạn. Đồng bộ hóa dừng giữa thư mục Google Drive for Desktop và My Drive.

Google Photos 

• Bạn không thể sao lưu bất kỳ ảnh hoặc video nào.

Tăng dung lượng Google Drive bằng cách mua thêm dung lượng

Mặc định tài khoản Google có dung lượng 15GB miễn phí được sử dụng cho các ứng dụng Gmail, Google Drive, và Google Photos, nó phù hợp với đại đa số người dùng thông thường. Tuy nhiên, trong thực tế quá trình sử dụng, bạn có thể sử dụng nhiều hơn bình thường dẫn đến việc quá tải bộ nhớ, không thể tải thêm hoặc gửi nhận email nữa. Dịch vụ nâng cấp dung lượng tài khoản Google của GCS hỗ trợ nhiều gói dung lượng khác nhau để bạn có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hãy đăng ký nâng cấp dung lượng tài khoản Google của bạn ngay hôm nay.

NÂNG CẤP DUNG LƯỢNG NGAY

Tăng dung lượng bằng Google Workspace (trước đây là G Suite)

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một bộ ứng dụng các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây Google Cloud. Google Workspace bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Gmail doanh nghiệp, Google Drive, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Google Meet, Google Chat,… và các ứng dụng nâng cao như Google Vault, Cloud Search, Work Insights,…

Khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có cho mình bộ nhớ không giới hạn (tùy từng phiên bản đăng ký)

ĐĂNG KÝ VỚI GCS NGAY

Lưu ý đặc biệt

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều những lời quảng cáo mua bán dung lượng Drive không giới hạn trọn đời chỉ với vài chục đến vài trăm nghìn đồng. Việc quảng cáo này chỉ là lừa đảo cho người dùng vào một Shared Drive cùng với một đống người dùng khác (và tất nhiên chúng ta không thể biết được ai có ý đồ xấu hay không), chứ không phải là nâng cấp dung lượng có sẵn cho người dùng. Khi bạn sử dụng Shared Drive này, việc bị rò rỉ thông tin dữ liệu là chuyện không thể tránh được, vì người dùng khác cũng có thể truy cập vào file dữ liệu của bạn. Không chỉ thế, nếu một trong số người dùng chung đó có tải lên nội dung vi phạm quy định, Google sẽ xóa tài khoản và tất nhiên, bạn và những người dùng khác cũng sẽ mất luôn hết dữ liệu.

Bạn hãy lựa chọn cho mình những phương pháp phù hợp để có một kho lưu trữ tốt nhất phục vụ cho cuộc sống cũng như công việc của mình nhé. GCS hiện đang cung cấp các gói Google Workspace cho từng cấp độ doanh nghiệp. Bạn hãy kết nối với GCS ngay bằng cách gọi đến Hotline: 024.9999.7777 hoặc truy cập gcs.vn, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.