Những mẹo và thủ thuật Gmail giúp bạn vượt trội trong công việc (Phần 2)

Ở Những mẹo và thủ thuật thay đổi các bạn dùng Gmail (Phần 1), GCS Vietnam đã giới thiệu cho bạn 8 mẹo vô cùng đơn giản giúp bạn gửi nhận email đơn giản và linh hoạt hơn. Bạn có nhận thấy thay đổi tích cực khi sử dụng những mẹo đơn giản đó không? Nếu có, hãy tiếp tục theo dõi bài viết này, vì GCS Vietnam còn rất nhiều mẹo hay trong Gmail muốn giới thiệu tới bạn.

Tùy chỉnh Hiển thị hộp thư đến của bạn

Bạn không thích các tin nhắn đến của mình được chia thành các tab khác nhau như Hòm thư Chính, Mạng Xã hội hay Cập nhật? Gmail cho phép bạn tùy chỉnh hiển thị hộp thư đến theo sở thích của mình!

Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải phía trên > chọn Loại hộp thư đến > Tùy chỉnh.

Khi hộp thoại bật lên, bạn có thể chọn các danh mục thư Gmail bạn muốn trong tab hộp thư đến của mình.

Bạn muốn xem các email quan trọng và tin nhắn chưa đọc trước? Bật cài đặt Gmail cho hộp thư đến ưu tiên – cài đặt này hiển thị tất cả các email quan trọng và email chưa đọc của bạn trước tiên, email được gắn dấu sao thứ hai và mọi thứ khác ở dưới cùng.

Bạn có thể bật hộp thư ưu tiên bằng cách sử dụng biểu tượng cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở trên cùng bên phải.

Báo lại thông báo qua email

Không ai muốn bị làm phiền với một dòng thông báo vô tận của điện thoại di động và máy tính để bàn về email, phải không?

Khi người dùng Gmail không muốn trả lời hoặc kiểm tra một chuỗi email vào lúc này, họ có thể kích hoạt tính năng báo lại của Gmail. Thao tác này sẽ ẩn email khỏi hộp thư đến của bạn và nó sẽ xuất hiện lại giống như một tin nhắn chưa đọc tại thời điểm bạn chọn.

Để báo lại các thư đến, hãy di chuột qua email và nhấp vào biểu tượng đồng hồ ở bên phải. Sau đó, chọn ngày và giờ bạn muốn email bật lên một lần nữa. Mọi email bạn đã tạm ẩn sẽ được lưu trữ trong thư mục Đã tạm ẩn (có thể được truy cập từ thanh bên trái).

Bạn thậm chí có thể tạo các tác vụ của Google từ email để đảm bảo rằng bạn nhớ trả lời những email đã tạm ẩn này. Chỉ cần kéo một email vào vùng Nhiệm vụ của thanh công cụ bên phải và nhiệm vụ cho email đó sẽ tự động được tạo.

Tắt tiếng và lưu trữ email

Cần một giải pháp lâu dài hơn để tạm ẩn email? Cố gắng tắt tiếng các cuộc trò chuyện hoặc lưu trữ chúng. Khi bạn ẩn một chuỗi email, bạn sẽ ngừng nhận được thông báo mới về chuỗi cụ thể đó. Và khi một email được lưu trữ, nó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn và được lưu trữ riêng

• Để tắt tiếng một cuộc trò chuyện, hãy chọn email, bấm vào dấu ba chấm, sau đó bấm vào Tắt tiếng.
• Để bật tiếng một chuỗi email, hãy làm theo các bước tương tự – tùy chọn Tắt tiếng bây giờ sẽ được thay đổi thành Bật tiếng.

Để lưu trữ một email, hãy chọn nó và nhấp vào nút lưu trữ ở bên phải. Để tìm một email đã lưu trữ, bạn sẽ phải mở tab Tất cả thư từ thanh bên trái. Để chuyển email trở lại hộp thư đến, hãy chuyển đến email và nhấp vào biểu tượng Chuyển đến hộp thư đến bên dưới thanh tìm kiếm.

Tạo sự kiện từ lịch email

Gmail cho phép mọi người dùng Gmail tạo sự kiện Google Calendar ngay từ hộp thư đến của họ. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để tạo lời nhắc cho các cuộc họp và các sự kiện quan trọng khác cho chính bạn và bất kỳ ai nhận được email.

Để tạo sự kiện từ hộp thư đến của bạn, hãy chuyển đến thông báo email mà bạn muốn tạo sự kiện từ đó. Sau đó, nhấp vào ba dấu chấm bên dưới thanh tìm kiếm của Gmail và nhấp vào tạo sự kiện khi hộp thoại xuất hiện. Một cửa sổ Google Calendar sẽ xuất hiện và bạn có thể nhập các chi tiết liên quan

Tìm kiếm email theo công thức toán học

Việc sắp xếp hàng tấn email để tìm một thông điệp cụ thể có thể là một thách thức. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng ứng dụng email khách của Google, bạn có thể hợp lý hóa quá trình này với các toán tử tìm kiếm. Dưới đây là một số toán tử tìm kiếm hữu ích mà bạn có thể nhập vào hộp tìm kiếm của Gmail:

• “ Size: xm ” (thay x bằng một số) – Ví dụ: nếu bạn nhập “ size: 5m ” vào thanh tìm kiếm của Gmail, mọi thư Gmail trên 5MB sẽ xuất hiện.
• “ + ” (Dấu cộng) – tìm kiếm một từ chính xác trong hộp thư đến của bạn. Ví dụ: nhập “+ xem” sẽ trả về mọi đề cập đến “xem” trong hộp thư đến của bạn.
• “ Older_than: xd ” (thay x bằng một số) – xem các email cũ hơn x số ngày. Thật hữu ích khi lọc ra và xóa các email cũ.
• “ Is: Chat ” – xem tin nhắn trò chuyện từ các ứng dụng của Google như Google Chat.

Lưu ý: Google Meet và Google Trò chuyện đã thay thế ứng dụng nhắn tin trong Hangouts, vì vậy tin nhắn của bạn sẽ được chuyển sang Trò chuyện.

Chặn người gửi thư rác

Mọi người đều có một thư mục thư rác chứa đầy các email không mong muốn, phải không? Mặc dù bạn có thể để mặc các tin nhắn rác, nhưng các tin nhắn rác chưa đọc sẽ tiếp tục chồng chất cho đến khi Gmail xóa chúng sau 30 ngày. Và việc có một thư mục spam lớn có thể làm giảm dung lượng lưu trữ Gmail hiện có của bạn.

May mắn thay, bạn có thể dễ dàng chặn những người gửi thư rác , vì vậy họ không thể gửi cho bạn bất kỳ email mới nào. Chỉ cần vào thư mục Thư rác của bạn , chọn một email của người gửi mà bạn muốn chặn và nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải. Sau đó, nhấp vào Chặn “(Tên).”

Sử dụng Gmail ngoại tuyến

Gmail cho phép bạn đọc, tìm kiếm và trả lời email ngay cả khi không có kết nối internet. Nhưng để sử dụng chức năng này, bạn cần có trình duyệt Chrome.

Bạn có thể bật Gmail ngoại tuyến bằng cách đi tới Cài đặt Gmail > Xem tất cả cài đặt > Ngoại tuyến.

Nhấp vào Bật thư ngoại tuyến, sau đó chọn cài đặt của bạn, số lượng email bạn muốn đồng bộ hóa trong ngày và các tùy chọn bảo mật của bạn.

Gửi email bí mật

Gửi thông tin nhạy cảm qua email? Với chế độ bảo mật của Gmail , bạn sẽ không phải lo lắng về việc nó lọt vào tay kẻ xấu!

Để gửi một tin nhắn bí mật, hãy mở cửa sổ Soạn mới và nhập email của bạn. Ở dưới cùng, nhấp vào biểu tượng ổ khóa và đặt ngày hết hạn cho email. Bạn có thể cấp quyền truy cập vào email thông qua mật mã được gửi đến người nhận qua SMS hoặc email. Người nhận sẽ không có tùy chọn sao chép, in, chuyển tiếp hoặc tải xuống email.

Lưu ý : Cả email và mọi tệp đính kèm sẽ bị xóa khi hết hạn.

Mỗi ngày, Google không ngừng cải tiến, cho ra mắt thêm nhiều tính năng mới để đáp ứng nhu cầu của từng người dùng. Có thể ngay bây giờ bạn chưa thấy chúng hữu ích với bạn, nhưng chắc chắn với sự phát triển của công nghệ, những tính năng này sẽ trở thành xu hướng mới. Vì vậy, bạn hãy là người đón đầu xu hướng ngay từ hôm nay với những tính năng cải tiến có trong Gmail, giúp giải quyết công việc của dễ dàng và nhanh gọn hơn rất nhiều.

Trong những tính năng GCS Technology Company Limited Vietnam giới thiệu cho bạn ở trên, có một số chỉ sử dụng được khi bạn sở hữu tài khoản Google Workspace. Nếu bạn đang dùng tài khoản Gmail có nhân, hãy nhấn nút đăng ký Google Workspace ngay dưới đây để trải nghiệm được tất cả tính năng của Gmail nhé.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY NGAY

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ chia sẻ hữu ích của GCS Vietnam về những mẹo và thủ thuật Gmail bổ ích cho công việc của bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về những mẹo hữu ích trên thể để lại Comment ở bên dưới để giải đáp. Ngoài ra nếu cần tư vấn về các dịch vụ Google Workspace cho doanh nghiệp mình thì hãy nhắn tin trực tiếp ở phần Livechat ngay.