Top 16 mẹo và thủ thuật Gmail hay nhất (Phần 1)

Gmail là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất trên thế giới. Tuy nhiên, hầu hết mọi người không sử dụng hết khả năng của nó vì họ không nhận ra được tất cả các tính năng có trong Gmail.

Trong bài viết này, GCS Vietnam sẽ cung cấp cho bạn 16 mẹo hữu ích nhất về cách bạn có thể sử dụng tối đa công dụng của Gmail. Những tips này khá đơn giản, có thể bạn đã biết hoặc chưa biết

Hủy bỏ email

Bạn đã bao giờ gửi một email nhưng sau đó nhận ra rằng bạn đã nhầm lẫn sau khi nhấn nút gửi? Gmail có thể giúp bạn khi điều này xảy ra.

Tính năng Hoàn tác gửi của Gmail cho phép bạn hủy gửi thư đã gửi trong khoảng thời gian tối đa là 30 giây sau khi nhấp vào nút gửi.

Bạn cũng có thể đặt giới hạn thời gian hủy cho việc hủy xóa tin nhắn. Đây là khoảng thời gian bạn có để hủy bỏ một tin nhắn trước khi cuối cùng nó được gửi đi.

Sử dụng tính năng Soạn thư thông minh

Tính năng Soạn thư thông minh của Gmail là tính năng tiện lợi giúp đề xuất các từ / cụm từ để hoàn thành câu của bạn.Khi bạn nhập một thư mới trong cửa sổ Soạn thư, Gmail sẽ cố gắng hiểu thư email của bạn và dự đoán những gì bạn muốn nói. Nhấn phím Tab để chấp nhận các đề xuất của Gmail hoặc bỏ qua chúng và viết văn bản của riêng bạn.

Trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, bạn có thể bật tính năng Soạn thư thông minh thông qua tab Cài đặt chung. Bạn cũng có thể bật tính năng Soạn thư thông minh thông qua ứng dụng Gmail trên các thiết bị iOS và Android của mình. Thậm chí, Gmail còn có thể cá nhân hóa các đề xuất dựa trên văn phong thường ngày của bạn, thật tuyệt vời phải không?

Sử dụng nhiều tài khoản Gmail

Mọi người dùng Gmail đều có thể đăng nhập vào nhiều tài khoản Gmail. Trên phiên bản dành cho máy tính để bàn của ứng dụng Gmail, hãy nhấp vào hình đại diện tài khoản Google của bạn ở trên cùng bên phải của hộp thư đến, sau đó nhấp vào Thêm tài khoản khác. Sau khi bạn thêm nhiều tài khoản, hãy nhấp lại vào hình đại diện tài khoản Google của bạn và chọn tài khoản Gmail bạn muốn sử dụng.

Lên lịch gửi email

Bạn không thể làm việc 24/7 để gửi email đúng thời điểm phải không? Đó là lý do tại sao tính năng lên lịch gửi email của Gmail giúp bạn lập kế hoạch trước cho các email gửi đi! Chỉ cần nhập tin nhắn mới của bạn và nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Gửi. Sau đó, chọn ngày và giờ bạn muốn gửi email của mình và Gmail sẽ xử lý phần còn lại.

Cũng có sẵn trên ứng dụng di động, tips này khá hữu ích khi bạn có người nhận ở múi giờ khác hoặc nếu bạn đang bước ra khỏi văn phòng và cần gửi gấp một số thư quan trọng vào một thời điểm nhất định.

Sử dụng các phím tắt của Gmail

Đây là một mẹo Gmail khác giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu. Gmail cung cấp một số phím tắt giúp quản lý email dễ dàng hơn rất nhiều.

Để truy cập danh sách phím tắt, chỉ cần nhấn “Shift + /” trên bàn phím của bạn. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, bạn sẽ thấy mọi phím tắt được bật và mọi phím tắt đã tắt.

Để bật phím tắt, hãy truy cập:

Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Nâng cao > Phím tắt tùy chỉnh và nhấn Bật.

Khi bạn đã bật phím tắt, một tab mới có tên “ Shortcut ” (phím tắt) sẽ xuất hiện trong tab cài đặt của bạn. Sử dụng tab này để tùy chỉnh từng phím tắt một cách dễ dàng.

Gửi email từ một địa chỉ email khác

Trong Gmail, bạn có thể thiết lập tất cả các tài khoản email của mình ở một nơi và gửi email từ các địa chỉ khác nhau bằng một hộp thư đến.

Chỉ cần vào Settings > Xem tất cả các cài đặt > Tài khoản và Nhập > Gửi Mail Như (Send mail as) và thêm địa chỉ email khác của bạn đến hộp thư hiện tại của bạn

Điều này cho phép bạn thay đổi địa chỉ “From” của mình trong cửa sổ Soạn thành ID email mà bạn muốn email hiển thị. Điều này khác với việc có thể sử dụng nhiều tài khoản Gmail như thế nào? Mặc dù Gmail cho phép bạn chuyển đổi giữa các tài khoản để kiểm tra thư và sắp xếp mọi thứ, nhưng bạn sẽ không phải chuyển đổi giữa các tài khoản để gửi email. Bạn có thể sử dụng cùng một tài khoản để gửi email từ các địa chỉ khác nhau.

Nếu bạn không sử dụng được tính năng này, hãy xem hướng dẫn khắc phục lỗi gửi thư bằng địa chỉ khác.

Sắp xếp email với các nhãn Gmail

Dịch vụ email Gmail cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách thêm nhãn vào tất cả các email của bạn. Bạn có thể tạo một bộ lọc hiệu quả để tách nhiều email trong hộp thư đến của mình, ẩn mọi thứ không liên quan.

Ví dụ: bạn có thể gắn nhãn tất cả các email tiếp thị là “Marketing“. Bằng cách này, khi bạn cần xem qua các email tiếp thị của mình, bạn có thể lọc các thư không liên quan.

Để tạo nhãn mới, cuộn thanh bên trái xuống và nhấp vào Tạo nhãn mới (bộ lọc). Bạn cũng có thể chuyển đến tab Nhãn trong Xem tất cả cài đặt.

Đặt tên cho nhãn của bạn và thậm chí bạn có thể chọn lồng nó làm nhãn phụ dưới bất kỳ nhãn hiện có nào. Ví dụ: bạn có thể tạo hai nhãn Gmail – “Công việc” và “Marketing” – và lồng nhãn Marketing dưới Công việc trong hộp thư đến của bạn.

Đây không phải là một tính năng mới, nhưng nhóm Gmail giúp người dùng lọc ra email của họ dựa trên các tiêu chí cụ thể với bộ lọc Gmail, giúp mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn muốn tập trung vào một nhóm email cụ thể.

Sử dụng mẫu Gmail có sẵn

Không cần phải tự làm kiệt sức mình bằng cách tạo nhiều email và sao chép-dán cùng một nội dung! Với các mẫu của Gmail (câu trả lời soạn trước), bạn có thể nhập trực tiếp các mẫu thư email vào email mà không cần sao chép từ bất kỳ nơi nào khác. Thủ thuật Gmail này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu khi xử lý các email hàng loạt.

Bạn thậm chí có thể nhập trực tiếp các dòng chủ đề vào email của mình. Để bật các mẫu email này, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (biểu tượng bánh răng).
• Đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt.
• Nhấp vào Nâng cao > Mẫu và chuyển nó sang trạng thái Bật.
• Nhấp vào nút Lưu để lưu các thay đổi đối với cài đặt của bạn.

Để lưu các mẫu email:

• Chuyển đến cửa sổ soạn thư và nhập mẫu bạn muốn lưu.
• Nhấp vào dấu ba chấm ở dưới cùng bên phải.
• Chọn Mẫu > Lưu bản nháp làm mẫu.
• Đặt tên cho mẫu và lưu nó.

Tổng Kết

Trên đây là 8 tính năng hữu ích mà vô cùng đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay trong Gmail của mình để tận dụng tối đa công dụng của chúng. 8 mẹo này chưa phải là tất cả tính năng hay ho mà GCS muốn giới thiệu tới bạn. Hãy tiếp tục theo dõi Blog Kiến thức của GCS để đón chờ tiếp 16 mẹo và thủ thuật Gmail hay nhất (Phần 2) nhé.

Nếu tìm hiểu về Google Workspace và gặp nhiều thắc mắc với dịch vụ chuyển đổi số doanh nghiệp này thì hãy kết nối ngay với GCS Technology Company Limited Vietnam bằng cách gọi điện Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn của đội ngũ CSKH ngay.