Ngành Tài chính – Kế toán sử dụng Google Workspace sao cho đúng?

Cùng với sự phát triển của xã hội, vai trò của đồng tiền càng trở nên quan trọng và ngày càng phức tạp, từ đó “tài chính” mới ra đời. Tài chính là một ngành chủ chốt có vai trò quan trọng trong sự phát triển của một nền kinh tế. Các bạn đang công tác tại ngành tài chính hẳn là phải đối mặt với lượng giấy tờ tài liệu, con số vô cùng lớn, các bạn còn loay hoay xử lý hoặc tìm kiếm chúng không? Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho các bạn những mẹo áp dụng Google Workspace vào công việc giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức hơn nhé. Bắt đầu thôi!

Xây dựng mô hình tài chính để đánh giá dự án

Để tìm hiểu xem dự án của bạn có thật sự hoàn hảo hay chưa, hãy tạo những biểu đồ tài chính bằng Google Sheets. Tại đây, bạn có thể tính tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR), lợi tức đầu tư (ROI), và giá trị hiện tại ròng (NPV),. Hãy chờ đón những ảnh hưởng tích cực sau khi bạn sử dụng mô hình minh họa cho dự án của bạn.

Hiển thị các biến động bằng cách sử dụng bảng tổng hợp hoặc biểu đồ

Xem lợi nhuận của doanh nghiệp thay đổi như thế nào hàng tháng, hàng quý, hàng năm bằng cách sử dụng biểu đồ. Trong Sheets, tính năng “Khám phá” giúp bạn dễ dàng thêm bảng tổng hợp, biểu đồ và đồ thị siêu nhanh và dễ dàng chỉ bằng một cú click chuột.

Tạo và cộng tác trên các đề xuất ngân sách

Dự thảo đề xuất ngân sách cho một dự án và nhận phản hồi từ nhóm của bạn bằng Google Docs. Những người mà bạn chia sẻ bản nháp có thể thêm nhận xét và đề xuất chỉnh sửa nội dung. Sau đó, bạn có thể trả lời những nhận xét đó. Trong lịch sử sửa đổi, bạn sẽ xem được ai là người đã thực hiện thay đổi nào và bạn có thể hoàn nguyên lại phiên bản đó bất cứ lúc nào.

Suy nghĩ chiến lược ngân sách trong thời gian thực

Sau khi xác nhận ngân sách dự án của mình, hãy mời những thành viên trong nhóm của bạn tham gia cuộc họp video trên Google Meet. Chia sẻ liên kết trong cuộc họp tới bảng tính ngân sách của bạn ở Google Sheets, để mọi người có thể chỉnh sửa và sử dụng để cùng đóng góp ý tưởng. Trong suốt cuộc họp, hãy cùng nhau lập chiến lược và viết ra những ý tưởng để mọi người đều ở trên cùng một trang tài liệu.

Chia sẻ và quản lý quyền truy cập file cho các phòng ban khác

Các nhóm tài chính thường làm việc theo chức năng chéo với các bộ phận khác, chẳng hạn như marketing và sales. Giữ liên lạc với tất cả mọi người có thể là một thách thức, cho dùng bạn đang tổ chức một cuộc thảo luận nội bộ với các nhân viên hay giao tiếp với các phòng ban khác. “Groups” giúp bạn dễ dàng giao tiếp nhanh chóng với mọi người cùng một lúc. Bạn cũng có thể giới hạn các thông tin dự án bí mật bằng cách chỉ thêm một số người nhất định vào nhóm.

Tạo báo cáo tài chính với các mẫu có sẵn

Trong thư viện mẫu của Google Sheets hiện đang có sẵn một số mẫu tạo báo cáo tài chính và cân đối sổ sách từ phần mềm kế toán Xero và Intuit Quickbooks để theo dõi thu nhập và chi phí hàng năm của bạn.

Sắp xếp các thông tin với các function

Google Sheets giúp dễ dàng mang lại thứ tự và ý nghĩa cho từng dữ liệu tài chính. Người dùng có thể di chuyển dữ liệu tài chính từ nhiều bảng tính vào một bảng tính duy nhất với chức năng IMPORTRANGE. Thêm giá cổ phiếu để trực quan hóa xu hướng với chức năng GOOGLEFINANCE.

Tiến hành khảo sát nội bộ

Nếu phòng tài chính của bạn đang cung cấp dịch vụ cho một bộ phận khác, bạn có thể đo lường chất lượng của những dịch vụ đó bằng một cuộc khảo sát nội bộ. Hoặc, giúp ưu tiên các dự án bằng cách gửi cho các bên liên quan một cuộc khảo sát để thu thập dữ liệu tài chính. Bạn cũng có thể hợp lý hóa các hoạt động của mình bằng cách sử dụng khảo sát nội bộ để xác định các quy trình hoặc thủ tục dư thừa có giá trị biên. Sử dụng Forms để xây dựng và gửi bản khảo sát của bạn. Sau đó, nhanh chóng phân tích các câu trả lời được ghi lại trong Sheets để thông báo các quyết định mới của nhóm.

Tạo bản trình bày cho các đề xuất và mục tiêu lập kế hoạch

Khi bắt đầu một dự án, hãy soạn thảo một đề xuất trong Google Slides, bạn thậm chí có thể bắt đầu với một mẫu hiện có để tiết kiệm thời gian. Thêm các mục tiêu chính, các mốc quan trọng của dự án, các sáng kiến ​​lập kế hoạch và bất kỳ bản cập nhật nào. Chia sẻ bản trình bày với nhóm của bạn để mọi người có thể thêm phản hồi của họ. Sau đó, trình bày đề xuất cho các phòng ban khác bất cứ lúc nào.

Tips: Thương hiệu UIX.vn – Nhà cung cấp template Việt Nam, hiện đang có chương trình khuyến mãi mừng khai trương. Các bạn hãy truy cập UIX để tham gia chương trình khuyến mãi để nhận được nhiều ưu đãi nhé.

Lưu trữ dữ liệu nội bộ

Khi làm việc với các thành viên ở phòng ban khác, các thành viên trong nhóm thường cần các số liệu chính về các chủ đề, chẳng hạn như ngân sách, ROI và lợi nhuận. Tạo một trang web nhóm nội bộ trong Sites để lưu trữ dữ liệu này cũng như các liên kết đến các tài liệu quan trọng. Sau đó, sử dụng quyền và Groups để kiểm soát quyền truy cập vào thông tin cần được bảo mật.

GCS mong rằng những mẹo sử dụng Google Workspace này có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Hãy cùng theo dõi những mẹo để tối ưu quy trình làm việc, tận dụng mọi tính năng cũng như tiết kiệm thời gian cùng với Google Workspace.

GCS cung cấp các dịch vụ của Google Workspace với nhiều mức giá ưu đãi. Hãy đăng ký Google Workspace ngay để nhận được giá tốt nhất tại GCS Vietnam.

ĐĂNG KÝ NGAY

Cuối cùng, GCS mong rằng nội dung trên đây sẽ giúp bạn có thể sử dụng Google Workspace thật đúng cách và hiệu quả trong ngành tài chính – kế toán. Nếu vẫn còn đang băn khoăn về thông tin trên đây thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhanh nhất trong vòng 24h.