Mẹo hoàn thành công việc tại nhà hiệu quả

Làm việc từ xa tất nhiên sẽ có rất nhiều hạn chế trong việc giao tiếp, cộng tác. Tuy nhiên với những mẹo chia sẻ dưới đây, sẽ giúp bạn và đồng nghiệp làm việc hiệu quả tương tự như khi bạn làm việc tại văn phòng.

Thiết lập nhóm để làm việc từ xa

Đảm bảo nhóm của bạn có các công cụ và quy trình phù hợp được thiết lập trước khi bạn chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà. Sau khi chúng được thiết lập, đây là một vài bước bổ sung mà bạn có thể thực hiện trước:

Đặt tên hoặc biệt danh cho nhóm để dễ dàng giữ liên lạc. Một danh sách email trong đó bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm cho phép bạn nhanh chóng chia sẻ thông tin, và một phòng chat có thể được sử dụng để bắt đầu các cuộc thảo luận một cách nhanh chóng.

Kiểm tra quyền chia sẻ trên các tài liệu quan trọng để cộng tác viên có thể chỉnh sửa và nhận xét khi cần. Bạn thậm chí có thể cân nhắc tạo bộ nhớ dùng chung để nhóm của bạn có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp từ bất kỳ thiết bị nào.

Lên lịch cuộc họp ngay để có thể giữ liên lạc sau này. Thiết lập lời mời trên lịch, tạo chương trình làm việc trước thời hạn và đính kèm tài liệu liên quan vào lời mời . Bạn cũng nên đảm bảo rằng mọi người đều quen thuộc với hội nghị truyền hình.

Giữ cho nhóm của bạn được kết nối và tổ chức mỗi ngày

Bây giờ nhóm của bạn đã được thiết lập và sẵn sàng làm việc tại nhà, đây là một số cách để giữ cho mọi người cùng hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Tổ chức các cuộc họp hàng ngày để giữ kết nối với đồng nghiệp của bạn. Làm việc tại nhà có thể bị cô lập đối với một số người và hội nghị truyền hình là một cách tuyệt vời để thu hút mọi người. Cố gắng hiển thị trước camera khi thích hợp, trình bày nội dung có liên quan và đặt câu hỏi để khơi dậy cuộc trò chuyện. Khi múi giờ ngăn mọi người tham gia cuộc họp, hãy ghi lại — sau đó đảm bảo rằng những người tham gia cảm thấy thoải mái khi được ghi lại!

Chia sẻ mục tiêu và cập nhật chúng thường xuyên. Cho dù đó là thông qua một nhóm trò chuyện hay trong một tài liệu được chia sẻ mà mọi người đều cập nhật, bản ghi về những gì đang hoàn thành là một cách tuyệt vời để cảm thấy được kết nối, cập nhật cho mọi người và theo dõi các mục hành động. Bạn cũng có thể thiết lập một trang web nội bộ để hợp nhất thông tin và tài nguyên quan trọng thành một file chung cho nhóm của bạn hoặc để chia sẻ thông tin với tổ chức của bạn một cách rộng rãi hơn.

Tiếp tục thực hiện tốt những kỷ luật như ở nơi làm việc. Chỉ vì nhóm của bạn không có mặt tại văn phòng không có nghĩa là họ không bận. Kiểm tra lịch trước khi lên lịch họp và khi bạn liên hệ qua trò chuyện, hãy bắt đầu bằng cách hỏi xem đây có phải là thời điểm thích hợp để nói chuyện hay không. Bạn cũng có thể chủ động thông báo cho đồng nghiệp về tình trạng rảnh rỗi của mình bằng cách thiết lập giờ làm việc trong lịch. Bằng cách đó, nếu một thành viên trong nhóm cố gắng lên lịch cuộc họp với bạn ngoài giờ làm việc của bạn, họ sẽ nhận được thông báo cảnh báo.

Đừng dành cả ngày cho video. Bạn có thể sử dụng nhiều công cụ để giữ liên lạc với nhóm của mình, cho dù đó là phòng trò chuyện, tài liệu được chia sẻ, khảo sát ngắn hay cuộc gọi hội nghị nhanh. Chọn những gì hoạt động tốt nhất đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ kết nối Internet.

Bộ ứng dụng văn phòng Google Workspace có đầy đủ những tính năng cần thiết để bạn thực hiện được tất cả những điều trên. Một công cụ tuyệt vời cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực, làm việc ở bất cứ đâu. GCS Vietnam tự hào là nhà cung cấp dịch vụ Google Workspace uy tín tại Việt Nam.

Bạn đã sẵn sàng để làm việc tại nhà hay ở bất cứ đâu trong khoảng thời gian khó khăn do dịch bệnh Covid-19 gây ra này? Hãy đến với GCS, mọi khó khăn sẽ được giải quyết để có bạn có chất lượng công việc tốt nhất dù bạn có không đến văn phòng đi chăng nữa.