Sử dụng 10 mẹo Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở

Với tốc độ phát triển của công nghệ, làm việc trên không gian ảo là một trong những phương thức làm việc phổ biến. Email là một trong những công cụ quan trọng nhất để bạn trao đổi với đội nhóm, khách hàng và đối tác về các quyết định quan trọng, các sáng kiến mới và tiến trình của doanh nghiệp,… Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo sử dụng Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở, để bạn và đội nhóm của mình có thể phát huy hết năng suất làm việc của mình, không để khoảng cách làm rào cản công việc. 

Tổng hợp Những mẹo Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở

Sử dụng các nhãn thông minh hơn trong email của bạn

Gmail nhóm các email có cùng chủ đề lại với nhau trong chuỗi hội thoại. Đặt nhãn thành tiêu đề cụ thể cho từng chủ đề của bạn để các thông điệp phù hợp được liên kết với nhau và dễ tìm hơn. Nếu chủ đề thay đổi sau đó, chỉ cần thay đổi chủ đề cho phù hợp. Bằng cách đó, những email được chọn cho từng nhãn sẽ được gom vào một chỗ, giúp bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin sau này. 

Báo lại Email để trả lời sau

Khi bạn quá bận để trả lời 1001 email? Bạn có thể hoãn email và tạm thời ẩn chúng khỏi hộp thư đến của mình. Email của bạn sẽ trở lại đầu hộp thư đến khi bạn muốn.

Quản lý nhiều chữ ký Email

Chữ ký email có thể coi là một trong những chiêu thức Marketing của các doanh nghiệp. Tại đây, bạn có thể tóm tắt nhanh công việc và thông tin doanh nghiệp của mình đến mọi địa chỉ email. Tạo nhiều chữ ký trong Gmail – bạn có thể cá nhân hóa từng chữ ký bằng các phông chữ, màu sắc, ảnh, liên kết và thông tin khác nhau. Lần tới khi bạn soạn email, chỉ cần chọn mẫu Gmail có chữ ký bạn muốn sử dụng.

Ẩn các cuộc trò chuyện Email không liên quan

Một cuộc trò chuyện mà bạn không còn quan tâm có tiếp tục xuất hiện trong hộp thư đến của bạn không? Ẩn các cuộc trò chuyện trong Gmail để chúng bỏ qua hộp thư đến của bạn và được lưu trữ tự động. Nếu một thư mới trong cuộc trò chuyện được gửi đến bạn mà không phải ai khác hoặc nếu bạn được thêm vào “To” hoặc “Cc” trong một thư mới, thì cuộc trò chuyện sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn. Giờ đây, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào email quan trọng khác.

Thảo luận qua Video hoặc Chat thay vì Email

Nếu một chuỗi email dài hoặc khó hiểu, nói chuyện trực tiếp có lẽ sẽ dễ dàng hơn. Thảo luận trực tiếp với bất kỳ ai ở bất kỳ đâu trên thế giới bằng cách sử dụng Google Meet để bắt đầu cuộc họp video. Hoặc nếu bạn chỉ cần câu trả lời có hoặc không, hãy gửi tin nhắn trò chuyện bằng  Google Chat hoặc Chat trong Gmail. 

Chia sẻ và cộng tác bằng Google Chat

Đừng bao giờ bỏ lỡ một phút động não trong cuộc họp tiếp theo của bạn. Cộng tác với nhóm của bạn bằng Google Chat. Với Chat, các cuộc trò chuyện được sắp xếp thành các chuỗi hội thoại khác nhau trong các phòng chat, vì vậy bạn và nhóm của mình có thể thảo luận nhiều chủ đề cùng một lúc. Trò chuyện với đồng nghiệp của bạn, chia sẻ tệp và các tài nguyên trực tuyến khác, đồng thời làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm.

Lên lịch gặp gỡ với người nhận Email ngay từ hộp thư đến của bạn

Nếu cuộc trò chuyện qua email của bạn chưa đủ để giúp cho bạn và đội nhóm của mình giải quyết công việc ổn thỏa, một cuộc họp mặt có thể là cách hiệu quả hơn để hoàn thành cuộc thảo luận. Với Gmail, bạn có thể lên lịch một cuộc họp ngay từ hộp thư đến của mình. Sự kiện tự động chứa chủ đề email làm tiêu đề, thông báo từ email dưới dạng mô tả và những người trong chuỗi email với tư cách là người tham dự.

Dễ dàng hoàn tác tin nhắn đã gửi

Lỗi đánh máy trong email đã gửi của bạn? Quên thêm người nhận? Email thiếu thông tin? Lấy lại thư bạn vừa gửi trong tối đa 30 giây bằng cách bật tính năng hoàn tác gửi của Gmail. 

Bạn chưa biết cách cài đặt hoàn tác email đã gửi? Xem thêm tại đây. 

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo Spaces của Chat được tích hợp trong toàn bộ hệ thống Google Workspace.

Đính kèm các file tài liệu vào Email

Bạn muốn gửi thêm tài liệu thông tin cho khách hàng hoặc đồng nghiệp qua email? Hãy thêm tệp đính kèm vào email của bạn. Với Gmail, bạn chỉ có thể đính kèm tệp có kích thước tối đa 25MB. Để thêm tệp có dung lượng lên đến 30GB, chẳng hạn như video và tệp thiết kế, hãy tải tệp lên Drive và rồi việc của bạn là gửi đi một đường link mà thôi. 

Tiết kiệm thời gian – nhắn tin cho các nhóm lớn bằng một địa chỉ Email

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người về một dự án hoặc chủ đề, hãy tiết kiệm thời gian cho chính mình bằng cách sử dụng Groups để tạo một nhóm. Sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi thông tin hoặc chia sẻ tệp với mọi người cùng một lúc. Giờ đây, việc gửi đi những thông tin cập nhật cho tất cả những người phù hợp sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Tổng kết

GCS Technology Company Vietnam mong rằng bài chia sẻ về chủ đề “Sử dụng 10 mẹo Google Workspace để cải thiện giao tiếp nơi công sở” sẽ có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Đừng quên theo dõi những bài viết khác chia sẻ mẹo sử dụng Google Workspace ứng dụng vào tăng năng suất công việc của GCS. 

Ngoài ra, chúng tôi mong muốn bạn sẽ gọi tới Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn ở phần Chatbox rồi điền thông tin để có thể liên hệ đội ngũ CSKH khi gặp bất kỳ thắc mắc nào về thông tin hoặc dịch vụ của Google Workspace. 

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại: Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công