5 lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp nên biết 2024

Google Vault chắc chắn là một công cụ cần thiết cho hoạt động của nhóm quản lý công ty đối với người dùng phiên bản Google Workspace Business và Enterprise. Nhiều công ty sẵn sàng trả nhiều tiền hơn cho Vault dưới dạng tiện ích bổ sung. Chính xác thì lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu nhé!

Giới thiệu chung về Google Vault

Theo giới thiệu của Google, Vault là một công cụ quản lý thông tin và khám phá kỹ thuật dành cho Google Workspace trên hệ thống Cloud. Bạn có thể lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu Google Workspace của người dùng bằng Vault.

Ngay cả sau khi dữ liệu đã bị xóa, bạn vẫn có thể theo dõi và phân tích cách người dùng của mình sử dụng các ứng dụng Google Workspace bằng cách sử dụng Vault. Vault dành cho các doanh nghiệp có thể cần sử dụng dữ liệu của mình để giải quyết các tranh chấp pháp lý và/hoặc lưu giữ dữ liệu đó cho các mục đích pháp lý và quản lý trong một khoảng thời gian xác định trước. Đây cũng chính là một phần lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp.

Là thành phần chính của Google Workspace (trước đây là G Suite), Google Vault cung cấp cho bạn khả năng tìm kiếm và xuất nhanh để bạn có thể đảm bảo dữ liệu phù hợp với các yêu cầu tuân thủ và eDiscovery của mình. Nó cũng cho phép bạn quyết định nội dung nào được giữ lại.

Google Vault luôn luôn được áp dụng vào để bảo vệ và lưu trữ cho các loại dữ liệu sau:

• Tin nhắn trong Gmail
• Các file của Google Drive
• Tin nhắn trong Google Chat (Điều kiện là lịch sử phải được bật)
• Các bản ghi từ Google Meet cùng với các cuộc trò chuyện, hỏi đáp và nhật ký thăm dò ý kiến có liên quan
• Tin nhắn từ Google Groups
• Bản ghi cuộc gọi, bản chép lời thư thoại và tin nhắn văn bản được gửi qua Google Voice dành cho Google Workspace
• Các nội dung mới trên Web của Google Sites

Điều này được hiểu rằng bạn có thể sử dụng Vault để xem những thứ như email đã xóa. Thay vì xóa người dùng, bạn phải tạm dừng tài khoản của họ để họ không thể sử dụng tài khoản đó nếu bạn muốn Vault hoạt động.

Dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ vì chỉ những người cụ thể có khả năng quản trị mới có thể truy cập Vault. Vault không phải là phương tiện khôi phục các tệp bị mất vì nó không thể được sử dụng làm bản sao lưu cho dữ liệu của bạn. Nhóm pháp lý của bạn chỉ có thể truy cập các tệp cụ thể trong Vault để duy trì đường dẫn dữ liệu.

Xem thêm: Google Vault là gì? Hướng dẫn thiết lập Google Vault cho tổ chức của bạn

Tính năng của Google Vault

Trước khi đến với những lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp, bạn phải làm quen với thuật ngữ và cách vận hành của Vault để có thể đánh giá đầy đủ những ưu điểm của nó.

• Lưu trữ (Achieving): Hỗ trợ quản trị viên thiết lập các chính sách lưu giữ quy định thời lượng lưu trữ dữ liệu trước khi xóa dữ liệu đó khỏi cả tài khoản của người dùng và cơ sở dữ liệu của Google. 

Quản trị viên có thể sử dụng tính năng này để lưu giữ và bảo vệ dữ liệu trong khoảng thời gian doanh nghiệp cần, ngay cả trong trường hợp người dùng đã xóa tài liệu, tin nhắn hoặc dữ liệu khác khỏi thùng rác. Ngoài ra, quản trị viên có thể cài đặt Vault để xóa thông tin cá nhân khỏi tài khoản của người dùng khi không còn cần thiết.

• Lưu giữ pháp lý (Legal hold): Tạm giữ tài khoản của người dùng để đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ hoặc nghĩa vụ pháp lý hoặc để bảo mật vĩnh viễn dữ liệu của người dùng đó.
• Tìm kiếm (Search): Tra cứu dữ liệu công ty bằng từ khóa, ngày tháng, đơn vị tổ chức hoặc tài khoản người dùng cá nhân.
• Xuất (Export): Xuất dữ liệu để hỗ trợ xử lý thông tin và phân tích. Quản trị viên có thể xuất kết quả tìm kiếm sang định dạng PST hoặc mbox.
• Báo cáo kiểm tra hoạt động (Audit Report): để tìm hiểu thêm về những gì người dùng Vault – những người có quyền truy cập vào Vault – đã làm, quản trị viên có thể kiểm tra các hành động cụ thể của họ trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm ai đã tạo chính sách lưu giữ, sửa đổi lệnh lưu giữ và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác bằng cách kiểm tra báo cáo kiểm tra.

Lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp

Google cung cấp giải pháp có tên Google Vault giúp các doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và tìm thấy dữ liệu của họ. Sau đây là một số lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp:

1. Quản lý lưu trữ dữ liệu

Một trong những lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp đó chính là Google Vault cung cấp cho các công ty khả năng kiểm soát và lưu giữ dữ liệu của họ trong khoảng thời gian cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định. Điều này có thể đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng không bị thất lạc hoặc bị xóa và các công ty có thể chứng minh rằng họ đang tuân thủ các nguyên tắc lưu giữ dữ liệu.

2. Sẵn sàng về mặt pháp lý và tuân thủ quy định

Các tính năng tìm kiếm và khám phá mạnh mẽ của Google Vault có thể hỗ trợ các công ty đáp ứng lệnh của tòa án về dữ liệu hoặc thực hiện các yêu cầu nội bộ. Bằng cách này, các công ty có thể đảm bảo rằng họ sẵn sàng đáp ứng mọi nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định mới. Lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp ở đây là bảo mật pháp lý và thực sự cần thiết cho các tổ chức, doanh nghiệp.

3. Quản lý thông tin trong doanh nghiệp

Tiếp theo, lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp đáng để kể đến đó là quản lý lượng lớn thông tin quan trọng. Google Vault cung cấp nền tảng tập trung dựa trên đám mây để quản lý thông tin cho phép truy cập và quản lý dữ liệu từ bất kỳ vị trí hoặc thiết bị nào.

4. Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp

Google Vault là một lựa chọn lưu trữ và tìm thông tin ở định dạng điện tử (eDiscovery) có giá cả phải chăng, đặc biệt dành cho những công ty đã sử dụng Google Workspace. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong việc triển khai và bảo trì quy trình lưu trữ và eDiscovery bằng cách sử dụng các công nghệ và nền tảng hiện có.

5. Bảo mật nâng cao cho tổ chức và doanh nghiệp

Để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, Google Vault cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến như mã hóa, giới hạn truy cập và quy trình kiểm tra. Điều này có thể hỗ trợ các công ty trong việc duy trì tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu của họ cũng như đảm bảo tuân thủ luật bảo mật và quyền riêng tư.

Nhìn chung, lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp là giúp các tổ chức quản lý dữ liệu của họ hiệu quả hơn, đảm bảo tuân thủ các quy định và cung cấp lớp bảo mật bổ sung. Vì vậy, những trường hợp nên sử dụng Google Vault là những doanh nghiệp đang phát triển có lượng lớn thông tin cần bảo mật cao về mặt pháp lý.

Một số lưu ý khi sử dụng Google Vault

Sau khi đã tìm hiểu lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp, có một số điểm chính cần cân nhắc mà người tiêu dùng nên thực hiện khi sử dụng Google Vault:

1. Thiết lập chính sách bảo mật

Để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ đầy đủ, công ty của bạn nên thiết lập các chính sách bảo mật rõ ràng trước khi sử dụng Google Vault. Bảo mật của Google Workspace gồm có các tính năng mà doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng như Tính năng xác thực đa yếu tố, Bảo vệ chống phishing (ngăn chặn các hành động lừa đảo trực tuyến), Mã hóa dữ liệu,…

2. Đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Đảm bảo rằng nhân viên hệ thống được đào tạo về Google Vault để họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chính xác và hiệu quả.

3. Thực hiện kiểm tra định kỳ

Thường xuyên xác minh rằng các nguyên tắc và chính sách bảo mật đang được tuân thủ để đảm bảo Google Vault hoạt động như dự kiến.

4. Liên hệ Google hoặc các đối tác ủy quyền của Google để được hỗ trợ tư vấn

Vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google nếu người dùng gặp bất kỳ sự cố nào khi sử dụng Google Vault.

Hơn nữa, GCS Technology Limited Company Vietnam là Đối tác cao cấp của Google với một nhóm chuyên gia đã được Google đào tạo và luôn sẵn sàng hỗ trợ các công ty về các gói dịch vụ. Nếu bạn cần hỗ trợ về gói quản trị doanh nghiệp Google Workspace hoặc gặp vấn đề với các gói dịch vụ của Google nói riêng, Google Vault nói chung, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi. 

Bảng giá Google Vault trong Google Workspace

Nếu bạn sử dụng các gói Google Workspace phiên bản Business Plus và Enterprise, bạn sẽ không phải trả thêm tiền cho Google Vault. Bạn có thể sử dụng Vault với chi phí giấy phép thông thường mà bạn phải trả hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng.

Với giá $5/tháng và $60/năm, bạn có thể tải Google Vault làm tiện ích bổ sung nếu tài khoản Google Workspace hiện tại của bạn không chứa tiện ích bổ sung này. Hãy nhớ rằng giấy phép của bạn sẽ bị hủy và dữ liệu của bạn sẽ bị xóa vì các chính sách lưu giữ sẽ không được tuân thủ nếu bạn không thực hiện thanh toán Google Vault đúng hạn. 

Tại GCS Technology Company Limidted Vietnam có các mức giá ưu đãi hàng tháng và hàng năm cho các ứng dụng cũng như tiện ích bổ sung của Google Workspace, các bạn có thể liên hệ qua Hotline: 024.9999.7777 để có thể tham khảo mức giá Google Vault hấp dẫn ngay.

Ngoài ra, bạn phải thận trọng để tránh xóa dữ liệu quan trọng nếu nâng cấp tài khoản Google Workspace của mình lên phiên bản tự động cấp giấy phép Vault cho tất cả người dùng của bạn.

Lời kết

Google Vault là một công cụ thiết yếu để giám sát, lưu giữ và bảo vệ dữ liệu thương mại và tổ chức quan trọng. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu luôn được bảo mật và tuân thủ luật pháp hiện hành.  Hy vọng những chia sẻ vừa rồi đã giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về các lợi ích của Google Vault cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn hỗ trợ và tư vấn về tiện ích Google Vault, hãy liên hệ ngay GCS Vietnam qua số Hotline: 024.9999.7777 để nhận những thông tin hữu ích cũng như mức giá ưu đãi hấp dẫn nhé.