Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi cùng Google Workspace

"Không lập kế hoạch có nghĩa là bạn đang lập kế hoạch cho sự thất bại." "Hoặc lập kế hoạch nhưng không phù hợp với năng lực của công ty cũng là đang lập kế hoạch cho sự thất bại. Khám phá bài viết này để hiểu ngay.

Quyết định hiệu suất công việc và thành công của một dự án chính là nhờ quá trình lập kế hoạch. Không chỉ đối với từ cá nhân, sự phát triển của cả doanh nghiệp cũng xuất phát từ những bản kế hoạch cụ thể, rõ ràng mà ra. Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp cũng có ý nghĩa quan trọng như vậy. Chính vì thế trong bài viết này sẽ gợi ý một số lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi cùng Google Workspace mà bạn nên biết.

Lập kế hoạch làm việc và lên lịch cuộc họp với Google Workspace

Lập kế hoạch làm việc với Google Workspace

Việc đầu tiên khi lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi chính là đưa ra những kế hoạch làm việc cụ thể bằng cách tạo nhiệm vụ và thảo luận về yêu cầu của cuộc họp.

Tạo một nhiệm vụ để lập kế hoạch

  • Bước 1: Mở bất kỳ một ứng dụng sau đây của Google Workspace: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, hoặc Slides
  • Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Tasks Nhiệm vụ ở bên phải màn hình để tạo một nhiệm vụ để lên kế hoạch. 
lap ke hoach google workspace 11

Thảo luận về yêu cầu của cuộc họn qua email hoặc Chat

Soạn email mới với nội dung yêu cầu của cuộc họp:

email google workspace
1Mở Gmail.
2Ở bên trái, nhấp vào Soạn Add.  Thay vào đó, bạn có thể thấy Soạn cyIHMLaPQa88L5W4ZCjFNGWWAyRLIZZhdysW.
3(Tùy chọn) Để thay đổi kích thước cửa sổ của bạn, ở góc trên, nhấp vào Phóng to  NieFuDzlfVzsyO7n1tHRyUKFC0zaIjqV9R9Y hoặc Thoát toàn màn hình . Thoát toàn màn hình
4Thêm người nhận và một chủ đề.
5Nhập tin nhắn của bạn. Email bạn bắt đầu viết nhưng không gửi sẽ tự động được lưu trong Thư nháp ở bên trái.
6(Tùy chọn) Thêm tệp đính kèm, chẳng hạn như tệp Chèn tệp bằng Drive hoặc ảnh  trên Drive  Chèn hình ảnh.
7Nhấp vào “Gửi“.

Mẹo: Để hủy gửi email, hãy nhấp vào “Hoàn tác” ở cuối cửa sổTùy chọn này xuất hiện trong thời gian ngắn, nhưng bạn có thể thay đổi thời gian tồn tại của nó. Xem hướng dẫn “Hủy gửi email

Gửi tin nhắn trực tiếp cho toàn bộ nhân sự trong Spaces:

chat google workspace

Trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi, ngoài sử dụng Gmail, bạn cũng có thể dùng Google Chat (Google Trò chuyện) để gửi thông tin kế hoạch, yêu cầu cuộc họp một cách đơn giản và dễ dàng. Để làm được điều đó bạn có thể tham khảo những bước cụ thể sau:

  • Truy cập Google Trò chuyện hoặc tài khoản Gmail của bạn 
  • Nếu tên chưa có trong “Trò chuyện”, hãy nhấp vào Bắt đầu trò chuyện 
  • Nhập tên hoặc địa chỉ email. Đề xuất xuất hiện khi bạn nhập văn bản
  • Để gửi tin nhắn 1: 1 cho người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn, hãy nhập địa chỉ email của họ.
  • Nhấp vào người bạn muốn nhắn tin.
  • Nhập tin nhắn, sau đó nhấp vào Gửi "".

Lên lịch cuộc họp với Google Workspace

Việc tiếp theo khi lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi chính là lên lịch cuộc họp. Bạn cần phải thêm thành viên tham gia, thiết lập cuộc họp từ xa đồng thời kiểm tra tính xác nhận tham dự của mỗi thành viên để buồi họp được diễn ra đúng như kế hoạch.

Thêm thành viên tham gia cuộc họp

Trong “Add Guest”, hãy nhập địa chỉ email của một người. Các địa chỉ phù hợp trong thư mục của tổ chức bạn xuất hiện khi bạn nhập.

Nhấp vào một đề xuất để thêm người đó vào sự kiện. Nếu không có gợi ý nào xuất hiện, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ của khách của bạn. Sau khi bạn thêm khách vào sự kiện của mình:

  • Cuộc họp video trong Google Meet được tự động thêm vào sự kiện.
  • Lịch của khách xuất hiện bên cạnh lịch của bạn.
(Tùy chọn) Bạn có thể thêm địa chỉ danh sách gửi thư của Google Groups để mời một nhóm lớn người cùng một lúc.
lich google workspace 2

Thiết lập hội nghị truyền hình từ xa

Việc sử dụng Calendar trong Google Workspace để hỗ trợ lên lịch cuộc họp video trong Google Meet trở nên vô cùng đơn giản và dễ dàng. Bạn chỉ cần thêm một hoặc nhiều khách tùy theo nhu cầu cũng như tình hình thực tế của sự kiện để tự động hoá cuộc họp video.

Kiểm tra xác nhận tham dự của từng thành viên

Trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi, bạn nên nhớ cần kiểm tra xác nhận tham dự của từng người. Việc theo dõi việc tham dự sự kiện của mình có thể giúp bạn biết ngay ai đã chấp nhận hoặc từ chối lời mời của mình và ai đã đề xuất thời gian họp mới. Để làm được điều này hãy thực hiện như dưới đây:

  • Trong Calendar, hãy nhấp vào sự kiện.
  • Chuyển đến “Guest” để xem danh sách phản hồi từ khách của bạn. Bạn có thể phải nhấp vào Mũi tên xuống Mũi tên xuốngđể xem câu trả lời.
lich google workspace 1

Tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi với Google Workspace

Với bài viết lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi này, bạn cũng sẽ có thêm một số gợi ý để tổ chức sự kiện được hiệu quả và thành công hơn. Sau đây là một số những việc bạn nên làm khi tổ chức cuộc họp trên nền tảng Google Workspace:

Chia sẻ tài liệu của cuộc họp

Một trong những công việc bắt buộc phải thực hiện khi tổ chức cuộc họp chính là chia sẻ tài liệu. Đây là các giúp người tham dự có thể theo dõi những thông tin quan trọng và giúp buổi họp hiệu quả hơn. Để chia sẻ tài liệu của cuộc họp bạn cần phải:

  • Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
  • Nhấp vào Chia sẻ hoặc Chia sẻ "".
  • Trong Chia sẻ với mọi người và nhóm , hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.

Để thay đổi những gì mọi người có thể làm để tập tin của bạn, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống ""và sau đó Viewercommenter, hoặc editor.

  • Chọn để thông báo cho mọi người:
    • Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ tệp với họ , hãy chọn hộp Thông báo cho mọi người . Nếu bạn thông báo cho mọi người, mỗi địa chỉ email bạn nhập sẽ được bao gồm trong email.
    • Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người , hãy bỏ chọn hộp Thông báo cho mọi người .
  • Nhấp vào Chia sẻ hoặc Gửi.

Thêm tệp đính kèm vào lời mời tham dự cuộc họp

Việc thêm tệp đính kèm vào trong lời mời tham dự cuộc họp cũng quan trọng không kém khi lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi. Để làm được điều này bạn cần thực hiện những thao tác sau đây:

  • Trong phần đặt lịch sự kiện, nhấp vào Thêm mô tả hoặc tệp đính kèm.
  • Thêm chi tiết, chẳng hạn như thông tin liên hệ, hướng dẫn hoặc liên kết cho sự kiện của bạn.
  • (Tùy chọn) Định dạng mô tả của bạn bằng cách in đậm, in nghiêng, gạch dưới hoặc thêm danh sách và liên kết.

Thêm nhận xét trực tiếp trên tài liệu

Không chỉ cần thêm tệp đính kèm bạn cũng nên biết cách thêm nhận xét trực tiếp trên tài liệu để buổi họp được tổ chức hiệu quả và chất lượng hơn bằng cách:

  • Bước 1: Trong Docs, Sheets, hoặc Slides, chọn đoạn văn bản bạn muốn nhận xét.
  • Bước 2: Nhấn vào Thêm bình luận"".
  • Bước 3: Nhập bình luận của bạn vào ô.
  • Bước 4: (Tùy chọn) Để hướng dẫn nhiệm vụ của bạn hoặc nhận xét cho một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến tệp.
  • Bước 5: (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Chỉ định.
  • Bước 6: Nhấp vào Nhận xét hoặc Chỉ định.

Thêm thông tin cập nhật cho cuộc họp của bạn

Thông tin cập nhật thường xuyên và liên tục là một yếu tố tất yếu khi tổ chức cuộc họp để giúp người tham dự có thể không bỏ lỡ những điều quan trọng. Do đó để thêm thông tin cập nhật bạn có thể tham khảo các bước cụ thể sau đây:

  • Bước 1: Trong Calendar, hãy nhấp vào tên của sự kiện trong lịch của bạn.
  • Bước 2: Nhấp vào Chỉnh sửa Biên tập  và thực hiện các thay đổi của bạn đối với sự kiện.
  • Bước 3: Nhấp vào Lưu.
  • Bước 4: Nhập tin nhắn cho khách.
  • Bước 5: Nhấp vào Gửi.

Hy vọng bài viết lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi cùng Google Workspace sẽ giúp bạn có một kiến thức hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại thông tin ở phần Chatbox hoặc liên hệ tới Hotline: 024.9999.7777 để được các chuyên viên hỗ trợ 24/7.

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại:

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top