Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi cùng Google Workspace

Quyết định hiệu suất công việc và thành công của một dự án chính là nhờ quá trình lập kế hoạch. Không chỉ đối với từ cá nhân, sự phát triển của cả doanh nghiệp cũng xuất phát từ những bản kế hoạch cụ thể, rõ ràng mà ra. Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp cũng có ý nghĩa quan trọng như vậy. Chính vì thế trong bài viết này sẽ gợi ý một số lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi cùng Google Workspace mà bạn nên biết.

Lập kế hoạch làm việc và lên lịch cuộc họp với Google Workspace

Lập kế hoạch làm việc với Google Workspace

Việc đầu tiên khi lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi chính là đưa ra những kế hoạch làm việc cụ thể bằng cách tạo nhiệm vụ và thảo luận về yêu cầu của cuộc họp.

Tạo một nhiệm vụ để lập kế hoạch

• Bước 1: Mở bất kỳ một ứng dụng sau đây của Google Workspace: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, hoặc Slides.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Tasks ở bên phải màn hình để tạo một nhiệm vụ để lên kế hoạch.

Thảo luận về yêu cầu của cuộc họn qua email hoặc Chat

Soạn email mới với nội dung yêu cầu của cuộc họp:

	Mở Gmail.
	Ở bên trái, nhấp vào Soạn .  Thay vào đó, bạn có thể thấy Soạn .
	(Tùy chọn) Để thay đổi kích thước cửa sổ của bạn, ở góc trên, nhấp vào Phóng to   hoặc Thoát toàn màn hình .
	Thêm người nhận và một chủ đề.
	Nhập tin nhắn của bạn. Email bạn bắt đầu viết nhưng không gửi sẽ tự động được lưu trong Thư nháp ở bên trái.
	(Tùy chọn) Thêm tệp đính kèm, chẳng hạn như tệp  hoặc ảnh  trên Drive  .
	Nhấp vào “Gửi“.

Mẹo: Để hủy gửi email, hãy nhấp vào “Hoàn tác” ở cuối cửa sổ. Tùy chọn này xuất hiện trong thời gian ngắn, nhưng bạn có thể thay đổi thời gian tồn tại của nó. Xem hướng dẫn “Hủy gửi email”

Gửi tin nhắn trực tiếp cho toàn bộ nhân sự trong Spaces:

Trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi, ngoài sử dụng Gmail, bạn cũng có thể dùng Google Chat (Google Trò chuyện) để gửi thông tin kế hoạch, yêu cầu cuộc họp một cách đơn giản và dễ dàng. Để làm được điều đó bạn có thể tham khảo những bước cụ thể sau:

• Truy cập Google Trò chuyện hoặc tài khoản Gmail của bạn
• Nếu tên chưa có trong “Trò chuyện”, hãy nhấp vào Bắt đầu trò chuyện
• Nhập tên hoặc địa chỉ email. Đề xuất xuất hiện khi bạn nhập văn bản
• Để gửi tin nhắn 1: 1 cho người nào đó bên ngoài tổ chức của bạn, hãy nhập địa chỉ email của họ.
• Nhấp vào người bạn muốn nhắn tin.
• Nhập tin nhắn, sau đó nhấp vào Gửi .

Lên lịch cuộc họp với Google Workspace

Việc tiếp theo khi lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi chính là lên lịch cuộc họp. Bạn cần phải thêm thành viên tham gia, thiết lập cuộc họp từ xa đồng thời kiểm tra tính xác nhận tham dự của mỗi thành viên để buồi họp được diễn ra đúng như kế hoạch.

Thêm thành viên tham gia cuộc họp

Trong “Add Guest”, hãy nhập địa chỉ email của một người. Các địa chỉ phù hợp trong thư mục của tổ chức bạn xuất hiện khi bạn nhập.

Nhấp vào một đề xuất để thêm người đó vào sự kiện. Nếu không có gợi ý nào xuất hiện, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ của khách của bạn. Sau khi bạn thêm khách vào sự kiện của mình:

• Cuộc họp video trong Google Meet được tự động thêm vào sự kiện.
• Lịch của khách xuất hiện bên cạnh lịch của bạn.

(Tùy chọn) Bạn có thể thêm địa chỉ danh sách gửi thư của Google Groups để mời một nhóm lớn người cùng một lúc.

Thiết lập hội nghị truyền hình từ xa

Việc sử dụng Calendar trong Google Workspace để hỗ trợ lên lịch cuộc họp video trong Google Meet trở nên vô cùng đơn giản và dễ dàng. Bạn chỉ cần thêm một hoặc nhiều khách tùy theo nhu cầu cũng như tình hình thực tế của sự kiện để tự động hoá cuộc họp video.

Kiểm tra xác nhận tham dự của từng thành viên

Trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi, bạn nên nhớ cần kiểm tra xác nhận tham dự của từng người. Việc theo dõi việc tham dự sự kiện của mình có thể giúp bạn biết ngay ai đã chấp nhận hoặc từ chối lời mời của mình và ai đã đề xuất thời gian họp mới. Để làm được điều này hãy thực hiện như dưới đây:

• Trong Calendar, hãy nhấp vào sự kiện.
• Chuyển đến “Guest” để xem danh sách phản hồi từ khách của bạn. Bạn có thể phải nhấp vào Mũi tên xuống để xem câu trả lời.

Tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi với Google Workspace

Với bài viết lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi này, bạn cũng sẽ có thêm một số gợi ý để tổ chức sự kiện được hiệu quả và thành công hơn. Sau đây là một số những việc bạn nên làm khi tổ chức cuộc họp trên nền tảng Google Workspace:

Chia sẻ tài liệu của cuộc họp

Một trong những công việc bắt buộc phải thực hiện khi tổ chức cuộc họp chính là chia sẻ tài liệu. Đây là các giúp người tham dự có thể theo dõi những thông tin quan trọng và giúp buổi họp hiệu quả hơn. Để chia sẻ tài liệu của cuộc họp bạn cần phải:

• Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
• Nhấp vào Chia sẻ hoặc Chia sẻ .
• Trong Chia sẻ với mọi người và nhóm , hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.

Để thay đổi những gì mọi người có thể làm để tập tin của bạn, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống  Viewer, commenter, hoặc editor.

• Chọn để thông báo cho mọi người:
  • Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ tệp với họ , hãy chọn hộp Thông báo cho mọi người . Nếu bạn thông báo cho mọi người, mỗi địa chỉ email bạn nhập sẽ được bao gồm trong email.
  • Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người , hãy bỏ chọn hộp Thông báo cho mọi người .
• Nhấp vào Chia sẻ hoặc Gửi.

Thêm tệp đính kèm vào lời mời tham dự cuộc họp

Việc thêm tệp đính kèm vào trong lời mời tham dự cuộc họp cũng quan trọng không kém khi lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi. Để làm được điều này bạn cần thực hiện những thao tác sau đây:

• Trong phần đặt lịch sự kiện, nhấp vào Thêm mô tả hoặc tệp đính kèm.
• Thêm chi tiết, chẳng hạn như thông tin liên hệ, hướng dẫn hoặc liên kết cho sự kiện của bạn.
• (Tùy chọn) Định dạng mô tả của bạn bằng cách in đậm, in nghiêng, gạch dưới hoặc thêm danh sách và liên kết.

Thêm nhận xét trực tiếp trên tài liệu

Không chỉ cần thêm tệp đính kèm bạn cũng nên biết cách thêm nhận xét trực tiếp trên tài liệu để buổi họp được tổ chức hiệu quả và chất lượng hơn bằng cách:

• Bước 1: Trong Docs, Sheets, hoặc Slides, chọn đoạn văn bản bạn muốn nhận xét.
• Bước 2: Nhấn vào Thêm bình luận.
• Bước 3: Nhập bình luận của bạn vào ô.
• Bước 4: (Tùy chọn) Để hướng dẫn nhiệm vụ của bạn hoặc nhận xét cho một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến tệp.
• Bước 5: (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Chỉ định.
• Bước 6: Nhấp vào Nhận xét hoặc Chỉ định.

Thêm thông tin cập nhật cho cuộc họp của bạn

Thông tin cập nhật thường xuyên và liên tục là một yếu tố tất yếu khi tổ chức cuộc họp để giúp người tham dự có thể không bỏ lỡ những điều quan trọng. Do đó để thêm thông tin cập nhật bạn có thể tham khảo các bước cụ thể sau đây:

• Bước 1: Trong Calendar, hãy nhấp vào tên của sự kiện trong lịch của bạn.
• Bước 2: Nhấp vào Chỉnh sửa   và thực hiện các thay đổi của bạn đối với sự kiện.
• Bước 3: Nhấp vào Lưu.
• Bước 4: Nhập tin nhắn cho khách.
• Bước 5: Nhấp vào Gửi.

Hy vọng bài viết lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp từ mọi nơi cùng Google Workspace sẽ giúp bạn có một kiến thức hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại thông tin ở phần Chatbox hoặc liên hệ tới Hotline: 024.9999.7777 để được các chuyên viên hỗ trợ 24/7.

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại: Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp  Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công