Làm sao biết email đã gửi thành công? Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Làm sao biết email đã gửi thành công hay chưa? Nếu bạn đang thắc mắc rằng email của mình có thực sự được gửi đi hay chưa, hay vẫn bị lỗi, kẹt trong hộp thư hoặc rơi vào mục spam. Bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn cách kiểm tra vấn đề này từ A – Z. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Vì sao cần phải xác nhận email đã gửi thành công?

Email là một công cụ giao tiếp không thể thiếu trong công việc. Mỗi email được gửi đi đều chứa những thông tin quan trọng. Như là báo giá, hồ sơ, tài liệu, thậm chí có thể là giao dịch pháp lý. Mặc dù, khá nhiều người dùng email để trao đổi thông tin quan trọng, nhưng họ lại chủ quan sau khi nhấn nút Gửi và không kiểm tra lại. 

Thực chất, việc xác nhận email đã gửi thành công rất cần thiết. Bởi vì những lý do sau đây:

Giúp kiểm soát tốt nội dung, thời gian người nhận

Khi email đã gửi thành công, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng nội dung đã đến được tay người nhận đúng thời điểm. Lúc này, nếu email của bạn chứa tài liệu, báo cáo hay hợp đồng quan trọng, sẽ yên tâm rằng nó được gửi đúng người, đúng lúc.

Bên cạnh đó, khi xác nhận được email được gửi thành công thì bạn cũng dễ dàng theo dõi được tiến độ phản hồi từ người nhận. Nếu email đã được gửi nhưng người nhận trả lời trong thời gian quá lâu, bạn có thể gửi lại hoặc liên hệ bằng hình thức khác. 

Tránh trường hợp email bị kẹt trong Hộp thư đi

Thông thường, khi gửi email đi thì bạn có thể gặp phải các trường hợp như là email bị kẹt trong hộp thư đi. Có thể là do kết nối internet không ổn định, cấu hình máy chủ gửi (SMTP) sai hoặc hết phiên đăng nhập, hay ứng dụng email bị treo hoặc gửi trong chế độ ngoại tuyến (offline). 

Nếu bạn không kiểm tra lại, bạn có thể tưởng rằng email đã được gửi nhưng thực tế nó vẫn đang nằm chờ xử lý. Vấn đề này sẽ gây chậm trễ thậm chí khiến bạn lỡ cơ hội quan trọng khi không phát hiện kịp thời. 

Bảo đảm thông tin được gửi đi đầy đủ và kịp thời 

Email được xem như là công cụ giúp bạn giao tiếp giữa các cá nhân và tổ chức. Khi bạn thực hiện xác nhận email đã được gửi đi thành công, đồng nghĩa với việc:

• Bạn sẽ chắc chắn được rằng nội dung trong email được gửi đến địa chỉ đích
• Bạn đảm bảo được rằng thông tin email không bị lỗi định dạng, lỗi hình ảnh hoặc bị mất nội dung.

Quan trọng hơn, khi bạn cần truy xuất lại thông tin đã gửi, việc biết chính xác email đã được gửi thành công sẽ giúp quá trình tra cứu trở nên đơn giản, nhanh chóng và đáng tin cậy.

Cách để biết làm sao biết email đã gửi thành công

Làm sao biết email đã gửi thành công? Có khá nhiều cách để bạn thực hiện xác minh email của mình đã được gửi đi hay chưa. 

Các nền tảng email như Gmail hay Outlook đều cung cấp tính năng giúp bạn kiểm tra được trạng thái email của mình. Hãy cùng khám phá chi tiết về các bước để làm sao biết email đã gửi thành công trên hai nền tảng Gmail và Outlook được GCS Việt Nam cập nhật dưới đây. 

Trên Gmail

Bạn có thể dễ dàng xác nhận email đã được gửi hay chưa khi kiểm tra thư mục “Đã gửi” trong Gmail. Bởi thông thưởng, sau khi bạn nhấn nút Gửi trên Gmail thì tin sẽ được xử lý trong giây lát. Nếu mọi thứ suôn sẻ, nó sẽ lập tức nằm ở thư mục Đã gửi. Còn ngược lại, nếu có trục trặc trong quá trình gửi thì email đó sẽ không được chuyển đi và bị kẹt trong thư mục. 

Để kiểm tra email đã được gửi thành công hay chưa trên Gmail, bạn cần thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Gmail và truy cập vào mục Đã gửi.

– Bước 2: Nếu bạn thấy email xuất hiện trong mục này, tức là thư đã được Gmail gửi hoàn tất và chuyển đi thành công. 

Trong trường hợp, bạn không thấy hãy kiểm tra Hộp thư đi trên Gmail trên ứng dụng di động. Bởi vì thư có thể đang chờ được gửi đi và bị đẩy đến thư mục này. 

Trên Outlook

Outlook là phiên bản ứng dụng trên desktop. Nó trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp, cá nhân. Khác với Gmail, Outlook còn giúp hiển thị trạng thái của email sau khi được gửi. Để làm sao biết email đã gửi thành công thông qua Outlook, bạn có thể tham khảo cách sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Outlook và truy cập vào mục Các mục đã gửi. Tất cả email đã gửi sẽ tự động được lưu tại đây trong từng tài khoản. 

– Bước 2: Nếu bạn thấy email không xuất hiện, có thể do cài đặt chỉ lưu email từ một khoảng thời gian nhất định hoặc email bị xóa auto. Bạn hãy kiểm tra lại thời gian đồng bộ. Trường hợp, nếu vẫn không thấy thì bạn hãy khởi động lại Outlook hoặc kiểm tra lại thiết lập tài khoản nếu lỗi vẫn tiếp diễn.

Các cách nâng cao để xác nhận email đã được gửi và đọc

Ngoài việc kiểm tra để biết email đã gửi thành công hay chưa, bạn có thể sử dụng thêm các phương pháp nâng cao để biết được email đó được đọc chưa. Đó là phương pháp sử dụng tính năng Read receipt cũng như là tiện ích mở rộng Email Tracker dành phổ biến cho Gmail.

Sử dụng tính năng Read receipt

Read receipt là một tính năng để thông báo cho người gửi khi email của họ đã được mở bởi người nhận. Khi người gửi bật tính năng này cho một email, người nhận sẽ nhận được một thông báo hỏi xem họ có đồng ý gửi xác nhận đã đọc lại hay không. Nếu người nhận đồng ý, người gửi sẽ nhận được một email tự động thông báo rằng email đã được mở vào thời gian cụ thể.

Tính năng này có sẵn trên nền tảng Outlook và Gmail thuộc tài khoản Google Workspace. 

*Đối với Outlook

Để bật tính năng Read receipt trên Outlook, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Outlook

– Bước 2: Sau đó, bạn vào cửa sổ thư mới, chọn thẻ Options >> chọn vào Request a Read Receipt >> chọn Send để hoàn tất.

*Đối với Gmail

Đối với Gmail tính năng Read receipt chỉ khả dụng với những tài khoản Google Workspace. Tính năng này cũng sẽ được quản lý bởi quản trị tên miền. Khi quản trị viên kích hoạt thì bạn mới thấy được tùy chọn yêu cầu xác nhận đã đọc trước khi gửi thư đi. 

Các bước để bật tính năng Read receipt trên tài khoản Gmail như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng thực hiện mở Gmail. 

– Bước 2: Bạn tiến hành soạn một thư mới >> sau đó chọn vào biểu tượng dấu ba chấm ở cuối trang >> tiếp tục chọn Request read receipt >> cuối cùng Send và hoàn tất.

Sử dụng ngay tiện ích mở rộng Email Tracker

Tiện ích mở rộng Email Tracker cũng là một giải pháp, công cụ để bạn theo dõi việc email đã gửi thành công cũng như đã được mở đọc hay chưa. Email Tracker hoạt động bằng cách chèn một pixel theo dõi vô hình vào email của bạn. Khi người nhận mở email, pixcel đó sẽ được tải xuống. Từ đó, máy chủ của tiện ích theo dõi ghi lại sự kiện đó và gửi thông tin lại cho bạn. 

Lợi ích tuyệt vời của Email Tracker là khả năng cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy hơn về tương tác của người nhận với email của người gửi. Bạn cũng có thể biết chính xác thời điểm email được mở, số lần mở, các liên kết nào đã được nhấp,…. 

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý rằng sử dụng Email Tracker có thể gây ra một số lo ngại về quyền riêng tư đối với người nhận. Bởi một số người dùng có thể sử dụng công cụ chặn pixel để theo dõi người khác. 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước sử dụng một công cụ Email Tracker phổ biến như Mailtrack trên trình duyệt Chrome, giúp bạn dễ dàng theo dõi email của mình.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở trình duyệt Google Chrome và tìm kiếm trên thanh công cụ với từ khoá Mailtrack.

– Bước 2: Bạn thực hiện Cài đặt ứng dụng. 

– Bước 3: Kết nối Mail Track với tài khoản Gmail theo các thao tác cấp quyền hướng dẫn.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần sử dụng tiện ích khi soạn email mới. Để kiểm tra biểu tượng Mailtrack đã kích hoạt trên thư mới chưa? Bạn sẽ thấy biểu tượng của Mailtrack xuất hiện, thường là một dấu tích hoặc một biểu tượng nhỏ ở gần nút Gửi. 

Xử lý các trường hợp email gửi không thành công

Đôi khi, bạn đã sử dụng các phương pháp kiểm tra nâng cao, nhưng email vẫn không thể đến với người nhận như mong muốn. Tuy nhiên, vấn đề này vẫn có thể khắc phục nếu như bạn biết rõ nguyên nhân tại sao:

Email bị trả lại

Email bị trả lại là những email không thể gửi đến được người nhận và bị máy chủ trả lại cho người gửi kèm theo thông báo lỗi. Các thông báo thường sẽ cung cấp lý do tại sao email không thể đến được đích. Và nguyên nhân là do:

• Lỗi tạm thời và có thể khắc phục: Do hộp thư của người nhận đã đầy, máy chủ email của người nhận tạm thời không khả dụng. Hoặc kích thước email quá lớn so với giới hạn của máy chủ nhận. Trong trường hợp này, hệ thống email của bạn thường sẽ thử gửi lại email trong thời gian nhất định và sau vài lần thử không thành công sẽ gây ra lỗi này. 
• Lỗi vĩnh viễn và không thể khắc phục được: Lý do là địa chỉ email người nhận không tồn tại vì sai chính tả, tài khoản đã bị xoá. Hoặc do tên miền email không hợp lệ, email của bạn bị chặn hoàn toàn bởi máy chủ của người nhận. 

Để xử lý được lỗi email bị trả lại, bạn cần xác định rõ nguyên nhân. Nếu lỗi tạm thời có thể chờ đợi và gửi lại. Còn lỗi vĩnh viễn, bạn có thể liên hệ lại với người nhận và gửi bằng cách khác.

Email bị rơi vào thư mục Spam của người nhận

Khi gửi email và email không đến được hộp thư người nhận mà bị chuyển tới thư mục Spam là lỗi thường gặp của nhiều tài khoản. Nguyên nhân của lỗi email bị rơi vào thư mục Spam của người nhận là:

• Nội dung email sử dụng quá nhiều từ khóa liên quan đến “khuyến mãi”, “miễn phí”, “giảm giá”, hoặc các từ ngữ mang tính chất quảng cáo quá mức.
• Các tệp đính kèm có đuôi không an toàn như .exe, .zip chứa mã độc) hoặc tệp đính kèm quá lớn.
• Hình ảnh quá nhiều so với văn bản hoặc liên kết dẫn tới các trang không uy tín.
• Máy chủ gửi email của bạn (hoặc địa chỉ IP của nó) có thể đã bị các nhà cung cấp dịch vụ email lớn đánh dấu là nguồn gửi thư rác.
• Người nhận sẽ đánh dấu email của bạn là spam.

Để hạn chế việc email bị rơi vào thư mục Spam, bạn cần phải:

• Viết nội dung email rõ ràng, chuyên nghiệp, tránh các từ ngữ cường điệu hoặc giật gân.
• Cân bằng giữa văn bản và hình ảnh, sử dụng phông chữ dễ đọc, tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc chữ in hoa.
• Đảm bảo tất cả các liên kết đều hợp lệ và an toàn, chỉ gửi các tệp đính kèm cần thiết và tin cậy.
• Đảm bảo tên miền của bạn có các bản ghi xác thực email như SPF, DKIM, DMARC. Có như vậy, các máy chủ mới nhận biết email của bạn là hợp lệ và đáng tin cậy.

Lời khuyên để đảm bảo email được gửi và nhận thành công

Để đảm bảo email của bạn luôn ở trạng thái được gửi thành công. Bạn cũng không cần phải tìm cách làm sao biết email đã gửi thành công hay chưa? Bạn cần tham khảo ngay một số những điều quan trọng sau đây:

Kiểm tra kỹ càng địa chỉ email của người nhận

Trước khi nhấn nút Gửi, bạn cần kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận đã nhập đúng hay chưa? Việc kiểm tra đúng chuỗi email cũng là cách giúp bạn gửi thư thành công cho người nhận. Bạn cũng không sợ gặp phải tình huống nhầm lẫn là gửi cho người khác. 

Dung lượng tệp đính kèm

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ giới hạn về dung lượng tệp đính kèm cho phép trong một email duy nhất, thường dao động từ 20MB đến 25MB. Nếu tổng dung lượng các tệp đính kèm vượt quá giới hạn này, email sẽ không thể gửi đi và thường bị kẹt lại trong Hộp thư đi, hoặc người nhận sẽ được thông báo lỗi.

Tốt nhất, bạn nên:

• Sử dụng các công cụ nén file như WinRAR hoặc 7-Zip để giảm kích thước của các tệp ảnh, video, hoặc tài liệu lớn.
• Chia nhỏ tệp nếu tệp lớn, hãy chia chúng thành nhiều email nhỏ hơn.
• Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive, hoặc Mega để lưu trữ thông tin. Sau đó, bạn chỉ cần chia sẻ liên kết tải xuống trong email. Hơn nữa, việc chia sẻ qua đám mây còn cho phép bạn quản lý quyền truy cập và theo dõi lượt tải xuống.

Chất lượng kết nối Internet

Email cần một đường truyền ổn định để có thể tải lên máy chủ gửi đi. Nếu kết nối của bạn chập chờn, bị ngắt quãng, hoặc quá yếu, email có thể bị gián đoạn trong quá trình gửi. Nếu bạn đang sử dụng dữ liệu di động, hãy kiểm tra xem dung lượng còn đủ và tốc độ mạng có bị giới hạn không.

Vấn đề với máy chủ email

Các máy chủ email, dù là của nhà cung cấp lớn như Google, Microsoft hay của dịch vụ email nội bộ doanh nghiệp, đều có thể gặp phải sự cố kỹ thuật, bảo trì, hoặc quá tải. Nếu máy chủ gửi email gặp sự cố, bạn sẽ không gửi được email. Hoặc máy chủ của người nhận gặp vấn đề, email cũng bị từ chối hoặc trả lại. 

Khi gặp phải trường hợp này, bạn cần thực hiện như sau:

• Nếu bạn sử dụng email công ty, hãy liên hệ với bộ phận IT để kiểm tra xem có bất kỳ sự cố máy chủ nào đang ảnh hưởng đến hệ thống email nội bộ hay không.
• Nếu không có thông báo lỗi cụ thể và không tìm thấy thông tin về sự cố máy chủ. Bạn có thể chờ đợi một thời gian ngắn và thử gửi lại email có thể giải quyết được vấn đề, vì sự cố có thể chỉ là tạm thời.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn biết làm sao biết email đã gửi thành công qua những phương pháp kiểm tra cụ thể trên Gmail, Outlook. Và nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ chi tiết!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777