Hướng dẫn mã hóa tệp trong Google Drive 2022

Tất cả các tệp được tải lên Drive hoặc được tạo trong Docs đều được mã hóa khi chuyển tiếp với mã hóa AES 256 bit. Để tăng tính bảo mật, tổ chức của bạn có thể cho phép bạn mã hóa tệp trong Google Drive, Docs, Sheets, Slides bằng mã hóa phía máy khách của Google Workspace. Các tệp được mã hóa có một số hạn chế so với các tệp tiêu chuẩn. Người dùng cũng có thể tải lên bất kỳ loại tệp Drive nào như PDF và .docx dưới dạng tệp Drive được mã hóa và tạo Docs, Sheets, Slides được mã hóa. 

Tìm hiểu về mã hóa

Mã hóa là quá trình mã hóa thông tin để bảo vệ dữ liệu của bạn. Chỉ những người dùng đã bật mã hóa phía máy khách của Workspace và đã xác minh danh tính của họ mới có thể tạo tệp. Trên tệp được mã hóa, bất kỳ người dùng nào được chia sẻ trên tệp đều có thể truy cập bằng khóa mã hóa duy nhất cho tệp đó. Thông thường, Google mã hóa nội dung của bạn khi chuyển tiếp và ở trạng thái nghỉ, nhưng với mã hóa phía máy khách, miền của bạn đã chọn thêm một lớp bảo vệ bổ sung. 

Điều khác biệt về các tệp được mã hóa

• Bạn có thể nhận ra mọi tệp được mã hóa trong Drive thông qua khóa.
• Chỉ một người dùng có thể chỉnh sửa một tệp được mã hóa vào một thời điểm. 
• Tự động lưu hoạt động khác nhau đối với các tệp được mã hóa. Tự động lưu bắt đầu cứ sau 5 phút, trừ khi thiết bị không hoạt động hoặc bạn đang thực hiện một hành động khác, chẳng hạn như bạn chia sẻ tệp hoặc cố gắng thoát khỏi tệp.
  • Nếu bạn cố gắng thoát ra khỏi tệp chưa được lưu, bạn sẽ nhận được một cảnh báo. Để tránh mất những thay đổi chưa lưu, hãy nhấp vào HỦY.
• Tự động lưu có 3 trạng thái:
  • Đang chờ lưu: đang chờ kích hoạt lưu tự động hoặc bộ hẹn giờ 5 phút.
  • Đang lưu: đang lưu, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tệp của mình
  • Đã lưu vào Drive: bạn chưa thực hiện bất kỳ thay đổi nào
• Có các bước khác nhau để tạo tệp được mã hóa. 
• Admin có thể yêu cầu người dùng đăng nhập vào một dịch vụ SSO bổ sung để truy cập các tệp được mã hóa. Nghĩa là người dùng có thể phải đăng nhập hai lần: một lần cho IDP của tổ chức của bạn và một lần với Google cho Drive, Docs, Sheets, Slides. 
• Người dùng có thể in từ Docs xuống nhưng không in được trong Sheets và Slides. 
• (beta) Có thể xuất tệp Google Sheets thành tệp Excel > Đi tới Tải xuống tệp. 
• Lịch sử phiên bản cho các tệp được mã hóa giữ lại tối đa 100 phiên bản. Sau khi bạn vượt quá 100 phiên bản, các phiên bản ít quan trọng hơn sẽ tự động bị xóa. 
• Docs, Sheets, Slides được mã hóa có kích thước tối đa là 100MB.
• Số lượng ảnh tối đa trong một tài liệu: 3000 ảnh. 
• Kích thước một hình ảnh là 1MB. 

Tính năng không có sẵn cho các tệp được mã hóa

Với các tệp mã hóa, người dùng không thể: 

• Truy cập chế độ chỉnh sửa Office
• Bình luận 
• Sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để chỉnh sửa Docs, Sheets, Slides. 
• Sử dụng các chức năng trong Sheets để thực hiện cuộc gọi bên ngoài. 
• Mở tệp Microsoft Office bằng Docs, Sheets, Slides. 
• Sử dụng một số công cụ nhất định, bao gồm: kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp, dịch và so sánh tài liệu, nhập liệu bằng giọng nói và tiện ích bổ sung. 
• Sử dụng bản xem trước tệp cho các tệp trên Drive (không phải tệp Docs, Sheets, Slides) 
• Truy cập tệp được mã hóa ngoại tuyến. 

Tạo hoặc sao chép các tệp được mã hóa

Để tạo một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày được mã hóa mới, hãy chọn một tùy chọn: 

Từ Google Drive: 

• Truy cập  drive.google.com 
• Ở trên cùng bên trái, nhấp vào New (Mới) 
• Di chuột qua mũi tên bên cạnh Docs, Sheets, Slides > Blank encrypted document/spreadsheet/presentation (Tài liệu/Bảng tính/Bản trình bày được mã hóa trống) > Create (Tạo) 

Từ Google Docs, Sheets, Slides: 

• Mở Google Docs, Sheets, Slides > File 
• New (Mới) > New encrypted document/spreadsheet/presentation (Tạo tài liệu/bảng tính/bản trình bày mới) > Create (Tạo) 

Để tải lên một tệp được mã hóa mới: 

• Truy cập  drive.google.com
• Ở trên cùng bên trái, nhấp vào New (Mới) > Encrypt and upload file (Tải lên file mã hóa) 

Để sao chép một tệp được mã hóa, hãy nhấp chuột phải hoặc nhấp đúp vào tệp, sau đó chọn Make a copy (Tạo bản sao). Người dùng cũng có thể chọn Make a encrypted copy (Tạo bảo sao được mã hóa) nếu tệp chưa có mã hóa cũng như tạo Make a decrypted copy (Tạo bản sao được giải mã). 

Lưu ý: tính năng này hiện chỉ khả dụng cho các tệp Drive (không phải Docs, Sheets, Slides) 

Những điều cần biết về mã hóa

• Admin có quyền kiểm soát nhóm và cá nhân nào có thể sử dụng mã hóa. Người dùng buộc phải liên hệ admin nếu muốn di chuyển tệp đến các vị trí đã tắt mã hoá hoặc để bật tính năng này cho các vị trí mới. 
• Mã hóa cung cấp thêm một lớp bảo vệ cho tổ chức của bạn. Các tệp được mã hóa từ đầu đến cuối và giữa các máy khách. Google không thể giải mã các tệp của bạn.Lưu ý: 
• Các ứng dụng trên máy tính của bạn được cấp đủ quyền, chẳng hạn như tiện ích mở rộng của Chrome, có thể xem và lọc các tệp đã mã hóa. 
• Mã hóa không bảo vệ tệp của bạn khỏi người có thể xem màn hình của bạn. 
• Tần suất được yêu cầu đăng nhập để mở các tệp được mã hóa phía máy khách, tùy thuộc vào cài đặt của admin. 

Tính năng mã hóa tệp trong Google Drive hiện có sẵn trên các bản Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard và Education Plus.

GCS là đối tác ủy quyền của Google tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, cung cấp các dịch vụ của Google Workspace phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp, nếu bạn quan tâm hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn 24/7.