Hướng dẫn cách sử dụng hàm dịch trong Google Sheets từ A – Z

Google Sheets là một công cụ bảng tính mang tới khá nhiều hàm thông minh. Trong đó không thể không kể đến hàm dịch trong Google Sheets. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ mang đến cho các bạn những thông tin cụ thể và hướng dẫn cách sử dụng hàm dịch trong Google Sheets chi tiết nhất. Hãy cùng theo dõi ngay. 

Hàm dịch trong Google Sheets là gì?

Hàm dịch trong Google Sheets còn được biết đến với cái tên khác là hàm Google Translate. Hàm Google Translate trong Google Sheets được tích hợp sẵn các ngôn ngữ. Do đó, hàm sẽ cho phép người dùng tự động dịch đa dạng văn bản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác trong bảng tính. Vì, hàm Google Translate sử dụng chính công nghệ dịch, áp dụng trực tiếp vào các ô trong Google Sheets. 

Hàm dịch trong Google Sheets vô cùng tiện ích. Bởi nó giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt là người dùng hay làm việc với dữ liệu đa ngôn ngữ. Hơn nữa, hàm dịch còn mang tới nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

• Dịch nhanh chóng hàng loạt nội dung
• Không cần sao chép dữ liệu sang một công cụ khác bên ngoài
• Dễ dàng tích hợp vào các báo cáo đa ngôn ngữ
• Tối ưu hóa công việc cho người làm nội dung, marketing, data analyst,…

Với tính năng đặc biệt hữu ích của mình, hàm dịch trong Google Sheets ngày càng được sử dụng phổ biến. Hiện tại, Google đã biến hàm Google Translate trở thành công cụ không thể thiếu cho người dùng toàn cầu.

Công thức của hàm Google Translate trong Google Sheets

Để sử dụng được hiệu quả hàm dịch trong Google Sheets, trước tiên bạn phải nắm rõ được cú pháp chuẩn của nó. Cú pháp của hàm Google Translate trong Google Sheets như sau:

=GOOGLETRANSLATE(văn_bản, [ngôn_ngữ_nguồn], [ngôn_ngữ_đích])

Trong đó:

• văn_bản: Là nội dung bạn muốn dịch, có thể là văn bản trực tiếp hoặc ô chứa văn bản.
• [ngôn_ngữ_nguồn] (tùy chọn): Mã ngôn ngữ nguồn (ví dụ “en” cho tiếng Anh, “vi” cho tiếng Việt). Nếu để trống, Google sẽ tự động xác định.
• [ngôn_ngữ_đích]: Mã ngôn ngữ muốn dịch sang.

Ví dụ minh họa thực tế về cách dùng hàm dịch trong Google Sheets

Để hiểu rõ hơn về cú pháp hoạt động của hàm dịch trong Google Sheets, các bạn hãy theo dõi một số ví dụ minh họa thực tế sau đây: 

Ví dụ thực hiện các công thức minh họa với bảng dữ liệu sau đây:

Dịch văn bản từ ngôn ngữ tiếng Anh sang phiên bản tiếng Việt Nam

*Ví dụ: Dịch tên sản phẩm trong bảng dữ liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt

Công thức  =GOOGLETRANSLATE(B2;”EN”;”VI”)

Trong đó: 

• B2 : Văn bản cần dịch tại ô A2.
• “EN” : Mã của ngôn ngữ là tiếng Anh.
• “VI” : Mã của ngôn ngữ là tiếng Việt.

*Kết quả: 

Dịch văn bản từ tiếng Việt Nam sang tiếng Nhật Bản

*Ví dụ: Dịch tên sản phẩm trong bảng dữ liệu từ tiếng Việt Nam sang tiếng Nhật Bản

Công thức =GOOGLETRANSLATE(C2;”VI”;”JA”)

Trong đó:

• C2  Văn bản cần dịch tại ô B2.
• “VI” : Mã ngôn ngữ của tiếng Việt.
•  “JA” : Mã ngôn ngữ của tiếng Nhật Bản.

*Kết quả:

Dịch văn bản từ tiếng Anh sang ngôn ngữ tiếng Hàn Quốc

*Ví dụ: Dịch tên sản phẩm trong bảng dữ liệu từ tiếng Anh sang tiếng Hàn Quốc

Công thức =GOOGLETRANSLATE(B2;”EN”;”KO”)

Trong đó:

• B2 : Văn bản cần dịch tại ô A2.
• “EN” : Mã ngôn ngữ của tiếng Anh.
• “KO” : Mã của ngôn ngữ tiếng Hàn Quốc

*Kết quả:

Ứng dụng của hàm Google Translate trong Google Sheets

Hàm dịch trong Google Sheets không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ dịch ngôn ngữ mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực trong học tập, công việc,…. Từ việc hỗ trợ dịch thuật nhanh chóng, đến việc tạo báo cáo song ngữ hỗ trợ giao tiếp,…

Hãy cùng khám phá một số ứng dụng nổi bật của hàm Google Translate trong Google Sheets để thấy rõ được tiện ích mà công cụ này mang đến.

• Hỗ trợ học tập và nghiên cứu tài liệu tiếng nước ngoài

Hàm dịch trong Google Sheets giúp sinh viên, học sinh nhanh chóng dịch các đoạn văn, cụm từ hoặc bảng thuật ngữ từ tài liệu gốc sang tiếng Việt để dễ dàng nắm bắt nội dung. Khi làm bài thuyết trình, luận văn hoặc tóm tắt nội dung học thuật từ sách, báo quốc tế, thì điều này vô cùng hữu ích.

• Tạo báo cáo song ngữ phục vụ công việc

Đối với những người làm trong môi trường doanh nghiệp, nhất là các công ty có yếu tố nước ngoài, việc tạo báo cáo song ngữ (tiếng Việt – tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác) là rất cần thiết. Hàm Google Translate giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi nội dung từ ngôn ngữ mẹ đẻ sang ngôn ngữ quốc tế chỉ trong vài giây mà không cần sao chép qua các công cụ dịch bên ngoài.

• Hỗ trợ giao tiếp và trao đổi thông tin với khách hàng quốc tế

Trong các tình huống cần phản hồi nhanh email, tin nhắn hoặc bảng khảo sát từ khách hàng quốc tế, chúng ta có thể sử dụng hàm dịch. Hàm dịch trong Google Sheets sẽ giúp người dùng hiểu rõ nội dung và phản hồi kịp thời. 

• Hỗ trợ tạo nội dung trên mạng xã hội đa ngôn ngữ

Đối với người làm nội dung hoặc marketing quốc tế, việc đăng tải bài viết trên mạng xã hội bằng nhiều ngôn ngữ giúp mở rộng phạm vi tiếp cận. Google Sheets kết hợp với hàm Google Translate giúp bạn nhanh chóng dịch các nội dung sẵn có mà vẫn đảm bảo đúng ý nghĩa, nhất quán về thông điệp.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm dịch trong Google Sheets

Đôi khi sử dụng hàm dịch trong Google Sheets không đúng cách, bạn sẽ gặp phải lỗi. Do đó, để tránh được những gián đoạn không đáng có, bạn phải hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi như sau:

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE thường xuất hiện khi có vấn đề về các đối số hoặc định dạng dữ liệu đầu vào. *Nguyên nhân chủ yếu là do: 

• Văn bản quá dài, mặc dù hàm Google Translate lại giới hạn về độ dài khi dịch văn bản trong một lần. 
• Tham chiếu ô không hợp lệ sẽ khiến cho hàm không thể xử lý, dẫn đến lỗi.
• Cú pháp sai, vô tình nhập thừa hoặc thiếu dấu ngoặc kép, dấu phẩy, các ký tự sẽ dẫn đến lỗi. 

*Cách khắc phục cho lỗi #VALUE! như sau:

• Nếu bạn đang dịch một đoạn văn bản dài, hãy chia nhỏ thành các câu hoặc đoạn văn ngắn và dịch từng phần.
• Đảm bảo cú pháp chuẩn, nhập đúng và đủ các đối số cần thiết, đặc biệt là dấu phẩy và dấu ngoặc kép.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xảy ra khi Google Sheets không nhận diện được tên hàm bạn đã nhập. *Nguyên nhân mà lỗi này xảy ra là khi:

• Hàm khi gõ bị sai tên GOOGLETRANSLATE nhưng lại gõ là GOOGLTRANSLATE, GOOGLE_TRANSLATE,…. 
• Ngôn ngữ Google Sheets không hỗ trợ hàm trong phần cài đặt ngôn ngữ của ứng dụng

*Cách khắc phục lỗi #NAME? như sau:

• Cẩn thận kiểm tra và đảm bảo rằng bạn gõ đúng chính tả hàm
• Sử dụng từ gợi ý hàm khi nhập thay vì gõ tự động tránh viết sai

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! xảy ra khi hàm dịch trong Google Sheets không thể xử lý. Bởi đối với hàm dịch, nó thường liên quan đến các vấn đề kết nối hoặc giới hạn dịch thuật. 

*Nhưng nguyên nhân chính yếu dẫn đến lỗi này có thể là do: 

• Hàm dịch cần kết nối internet để gửi yêu cầu dịch đến máy chủ của Google. Nếu mạng internet gián đoạn, yếu hoặc không ổn định, hàm sẽ không hoạt động.
• Google áp đặt giới hạn về số lượng yêu cầu dịch hoặc số lượng ký tự có thể dịch trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 24 giờ). Nếu vượt quá giới hạn dịch thuật, hàm sẽ không hoạt động. 
• Nhập mã ngôn ngữ không hợp lệ hay không tồn tại hàm sẽ trả về lỗi #ERROR!.

*Cách khắc phục lỗi #ERROR! như sau:

• Đảm bảo có kết nối internet ổn định và mạnh mẽ
• Đảm bảo sử dụng mã ngôn ngữ chính xác theo chuẩn ISO 639-1
• Nếu dịch một lượng lớn dữ liệu, hãy chia nhỏ từng phần để dịch 

Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách dùng hàm dịch trong Google Sheets 

Khi bạn bắt đầu sử dụng hàm dịch trong Google Sheets, có một vài lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để tối ưu hóa hiệu quả và tránh các vấn đề không đáng có như sau:

Danh sách một số tên viết tắt của các loại ngôn ngữ trên thế giới

Để sử dụng hàm dịch trong Google Sheets một cách hiệu quả, việc biết các mã ngôn ngữ chuẩn là vô cùng quan trọng. Dưới đây là danh sách một số mã ngôn ngữ phổ biến mà bạn có thể thường xuyên sử dụng:

*Lưu ý: Nếu bạn muốn Google Sheets tự động phát hiện ngôn ngữ gốc, bạn có thể sử dụng “auto” làm đối số source_language. Ví dụ: =GOOGLETRANSLATE(A1, “auto”, “VI”). Tuy nhiên, việc này đôi khi không chính xác hoàn toàn, đặc biệt với các đoạn văn bản ngắn. Do đó, bạn luôn phải ưu tiên chỉ định mã ngôn ngữ nguồn nếu đã biết rõ.

Lưu ý về giới hạn sử dụng

Google có thể áp đặt giới hạn về số lượng yêu cầu dịch hoặc số lượng ký tự bạn có thể dịch trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 24 giờ). Nếu bạn dịch một lượng lớn dữ liệu, bạn có thể gặp phải lỗi #ERROR! do vượt quá giới hạn. 

Nếu nhu cầu dịch của bạn là liên tục và với khối lượng rất lớn, việc cân nhắc sử dụng Google Cloud Translation API (có phí) có thể là giải pháp tối ưu hơn. Bởi vì nó cung cấp giới hạn cao hơn và khả năng tùy chỉnh tốt hơn.

Hiệu suất của hàm có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng ô cần dịch

Nếu bạn có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn ô chứa công thức GOOGLETRANSLATE, bảng tính có thể trở nên chậm chạp hoặc không phản hồi. Mỗi công thức là một yêu cầu gửi đến máy chủ của Google. Do đó, việc xử lý quá nhiều yêu cầu cùng lúc có thể làm giảm hiệu suất tổng thể của Google Sheets. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc dịch theo từng đợt, hoặc sao chép và dán giá trị, sau khi đã dịch xong để giảm tải cho bảng tính.

Lời kết 

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn một cách đầy đủ và chi tiết về cách sử dụng hàm dịch trong Google Sheets. Hãy lưu lại bài viết này để tham khảo khi cần và đừng ngần ngại áp dụng ngay những kiến thức trên vào thực tiễn. Nếu còn bất cứ băn khoăn nào liên quan đến cách sử dụng hàm Google Translate trong Google Sheet, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được nhận phản hồi từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777