Hướng dẫn cách dùng hàm CELL trong Google Sheets chuẩn từ A – Z

Trong Google Sheets, hàm CELL là một công cụ giúp bạn truy cập các thông tin liên quan đến ô tính như định dạng, địa chỉ, nội dung và nhiều hơn nữa. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ về cách sử dụng hàm CELL trong Google Sheets chuẩn xác, đầy đủ và chi tiết nhất. 

Hàm CELL trong Google Sheets là gì?

Hàm CELL trong Google Sheets là một hàm được sử dụng để truy xuất trả về thông tin cụ thể của một ô trong bảng tính. Ví dụ là địa chỉ ô, định dạng, nội dung, chiều rộng cột, vị trí hàng/cột, loại dữ liệu chứa trong ô đó. 

Điểm đặc biệt của hàm CELL là khả năng truy vấn nhiều loại thông tin khác nhau chỉ với một hàm duy nhất. Bởi thay vì phải sử dụng các hàm riêng biệt cho từng loại thông tin, hàm CELL gói gọn tất cả vào một cú pháp gọn gàng. Tóm lại, hàm CELL không chỉ cung cấp thông tin về ô mà còn gián tiếp giúp kiểm soát và tối ưu quá trình làm việc với bảng tính. 

Công thức của hàm CELL trong Google Sheets

Để sử dụng hàm CELL một cách hiệu quả, bạn cần nắm rõ cú pháp. Công thức cụ thể của hàm CELL trong Google Sheets là:

=CELL(kiểu_thông_tin, [tham_chiếu_ô])

Trong đó:

• kiểu_thông_tin: là một chuỗi văn bản (được đặt trong dấu ngoặc kép) chỉ định loại thông tin bạn muốn lấy từ ô. Google Sheets hỗ trợ nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại sẽ trả về một kết quả cụ thể. Dưới đây là một số kiểu_thông_tin thường gặp
  • address: Địa chỉ ô
  • row: Số hàng
  • col: Số cột
  • contents: Nội dung ô
  • type: Kiểu dữ liệu
  • prefix: Căn lề của dữ liệu (văn bản căn trái, số căn phải…)
  • width: Chiều rộng cột
• [tham_chiếu_ô]: là ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn lấy thông tin. 

Ví dụ minh hoạ về cách dùng hàm CELL trong Google Sheets

Dưới đây là các ví dụ cụ thể cho từng loại kiểu_thông_tin mà hàm CELL trong Google Sheets hỗ trợ. Mục đích chính là để bạn hình dung rõ hơn về cách hoạt động của hàm CELL.

Bảng dữ liệu ví dụ minh họa trong cách dùng hàm CELL trong Google Sheets

Hàm CELL sử dụng với kiểu địa chỉ (ADDRESS)

Nếu bạn muốn biết địa chỉ tuyệt đối của một ô bất kỳ trong bảng tính, hãy sử dụng kiểu_thông_tin là address. Kết quả sẽ trả về chuỗi văn bản biểu thị địa chỉ tuyệt đối của ô đó. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô B2

Công thức: =CELL(“address”; B2)

Kết quả: 

Trong đó: 

• Công thức này trả về địa chỉ tuyệt đối của ô B2 (chứa “Bánh Mì”). 
• Dấu đô la ($) biểu thị đây là một tham chiếu tuyệt đối, nghĩa là khi bạn sao chép công thức này sang ô khác, tham chiếu B2 sẽ không thay đổi.

Hàm CELL với kiểu cột (COL)

Hàm CELL giúp xác định số thứ tự của cột. Với kiểu_thông_tin là col, hàm sẽ trả về chỉ số (tức là số thứ tự), của cột chứa ô được tham chiếu. Các cột được đánh số bắt đầu từ 1(ví dụ cột A là 1, cột B là 2,…)

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô C3

Công thức: =CELL(“col”; C3)

Kết quả: 

Trong đó: Ô C3 chứa số lượng của “Sữa Tươi”. Vì cột C là cột thứ ba trong bảng tính, hàm CELL trả về giá trị 3.

Hàm CELL được sử dụng với kiểu nội dung (CONTENTS)

Bạn có thể dùng hàm CELL để xem chính xác nội dung của một ô, bao gồm cả công thức nếu có? Bạn có thể dùng kiểu_thông_tin là contents.

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô B2

Công thức:  =CELL(“contents”; B2)

Kết quả:

Trong đó: Ô B2 chứa văn bản “Bánh Mì”. Hàm trả về đúng chuỗi văn bản này.

Hàm CELL sử dụng với kiểu định dạng căn lề (PREFIX)

Bạn có thể sử dụng kiểu_thông_tin là prefix để biết cách một ô được căn lề. Hàm này sẽ trả về một ký tự đặc biệt biểu thị kiểu căn lề của nội dung trong ô.

Các ký tự đặc biệt bao gồm

• ‘ (dấu nháy đơn): Nếu nội dung được căn trái.
• ” (dấu nháy kép): Nếu nội dung được căn phải.
• ^ (dấu mũ): Nếu nội dung được căn giữa.
• Trống: Nếu ô không có định dạng căn lề đặc biệt (ví dụ: mặc định số căn phải, văn bản căn trái).

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô A1

Công thức: =CELL(“prefix”;A1)

Kết quả:

Trong đó: Ô A1 chứa “STT” và trong bảng mẫu, chúng ta đã căn giữa các ô tiêu đề. Do đó, hàm trả về ^.

Hàm CELL với kiểu hàng (ROW)

Hàm CELL sẽ giúp bạn biết số thứ tự của hàng chứa ô được tham chiếu. Bạn có thể sử kiểu_thông_tin là row để các hàng được đánh số bắt đầu từ 1.

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô D3

Công thức: =CELL(“row”;D3)

Kết quả: 

Trong đó: Ô D3 chứa đơn giá của “Sữa Tươi”. Vì ô này nằm ở hàng thứ ba, hàm trả về 3.

Hàm CELL sử dụng với kiểu dữ liệu (TYPE)

Hàm CELL trong Google Sheets còn giúp kiểm tra kiểu dữ liệu của một ô. Với kiểu_thông_tin là type, hàm sẽ trả về một ký tự đại diện cho loại dữ liệu mà ô đó đang chứa. Giá trị trả về bao gồm:

• b: Nếu ô chứa giá trị rỗng (blank).
• l: Nếu ô chứa giá trị văn bản (label).
• v: Nếu ô chứa giá trị số (value), bao gồm cả ngày tháng, thời gian (vì chúng được lưu trữ dưới dạng số).

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô B2

Công thức: =CELL(“type”;B2)

Kết quả:

Trong đó: B2 chứa “Bánh Mì”, là một giá trị văn bản (label).

Hàm CELL với độ rộng cột (WIDTH)

Bạn có thể sử dụng hàm CELL để biết độ rộng của một cột theo số ký tự trung bình mà ô có thể chứa. Kiểu_thông_tin được sử dụng sẽ là width. Giá trị trả về sẽ là một số nguyên biểu thị độ rộng xấp xỉ của cột, dựa trên font chữ và kích thước mặc định. Tất nhiên, nó sẽ không phải là đơn vị pixel chính xác. 

**Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tham chiếu đến ô B2

Công thức: =CELL(“width”;B2)

Kết quả:

Trong đó: Hàm trả về độ rộng của cột B (cột “Tên Sản Phẩm”). Giá trị này cho bạn biết cột B rộng bao nhiêu ký tự để hiển thị đầy đủ thông tin.

Ứng dụng của hàm CELL trong Google Sheets

Hàm CELL trong Google Sheets không chỉ cung cấp thông tin đơn lẻ về ô tính mà còn mang đến nhiều lợi ích trong các ứng dụng cụ thể như là:

• Giúp kiểm tra mức độ hợp lệ của dữ liệu

Giả sử bạn đang thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và muốn đảm bảo rằng thông tin của một cột nào đó chỉ chứa các giá trị số. Bạn có thể dùng hàm CELL với kiều_thông_tin là type để xác định xem ô có phải là số hay không? Nếu phát hiện ô nào không phải là số, bạn có thể nhanh chóng phát hiện và sửa chữa sai sót bằng hệ thống tự động báo lỗi của hàm.

• Tự động hóa toàn bộ quá trình định dạng

Bạn muốn tự động căn giữa các ô chứa tiêu đề và căn trái các ô chứa nội dung. Bạn hãy sử dụng hàm CELL với kiểu_thông_tin là “contents” hoặc “type” để xác định loại nội dung trong ô một cách tự động. Sau đó, bạn thực hiện áp dụng các định dạng điều kiện tương ứng.

• Xây dựng các công thức một cách linh hoạt

CELL là hàm lấy tên Sheet trong Google Sheets hiện tại để hiển thị trong một ô báo cáo. Tuy nhiên, kiểu_thông_tin sẽ khác, là filename. Với filename sẽ trả về đường dẫn đầy đủ bao gồm cả tên sheet, sau đó, bạn trích xuất thông tin này. Ngoài ra, bạn có thể dùng thêm hàm RIGHT, FIND hoặc MID để chỉ lấy tên Sheet từ chuỗi trả về.

• Gỡ lỗi và kiểm tra bảng tính

Nếu bạn đang nghi ngờ có lỗi trong một công thức phức tạp, hãy dùng hàm CELL với kiểu_thông_tin là contents để kiểm tra. Khi đó, kết quả sẽ trả về là công thức năm trong ô. Bạn có thể dễ dàng đối chiếu và kiểm tra lại. 

Cách dùng hàm CELL trong Google Sheets kết hợp với các hàm cơ bản khác

Ngoài ra, hàm CELL trong Google Sheets còn kết hợp được với các hàm khác, giúp giải quyết được nhiều bài toán phức tạp hơn. 

Hàm CELL kết hợp với hàm IF

Hàm IF cho phép bạn thực hiện các kiểm tra logic và trả về các giá trị khác nhau tùy thuộc vào kết quả kiểm tra. Khi hàm IF kết hợp với hàm CELL trong Google Sheets, bạn có thể tạo ra các điều kiện động dựa trên các thuộc tính của ô. Cụ thể như:

• Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu có đúng định dạng mong muốn, chỉ cho phép số hoặc chỉ cho phép văn bản.
• Tự động hóa thông báo lỗi, nếu dữ liệu không đúng định dạng hoặc thiếu. 
• Thực hiện xử lý các phép tính hoặc hành động khác nhau tùy thuộc vào loại hoặc trạng thái của ô. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, giả sử bạn muốn kiểm tra xem cột “Số Lượng” (cột C) có được nhập liệu chính xác dưới dạng số hay không. Nếu không phải số, bạn sẽ hiển thị cảnh báo “Kiểm tra lại số lượng”, ngược lại, sẽ hiển thị “OK”.

Công thức: =IF(CELL(“type”, C2)=”v”, “OK”, “Kiểm tra lại số lượng”)

Trong đó:

• CELL(“type”, C2): Hàm này sẽ trả về kiểu dữ liệu của ô C2. Nếu ô C2 chứa một giá trị số, nó sẽ trả về “v” (value). Nếu là văn bản, nó sẽ trả về “l” (label). Nếu trống, nó sẽ trả về “b” (blank).
• CELL(“type”, C2)=”v”: Đây là điều kiện logic của hàm IF. Nó kiểm tra xem kiểu dữ liệu của ô C2 có phải là số hay không.
• “OK”: Nếu điều kiện trên đúng (ô C2 là số), hàm IF sẽ trả về chuỗi văn bản “OK”.
• “Kiểm tra lại số lượng”: Nếu điều kiện trên sai (ô C2 không phải là số), hàm IF sẽ trả về chuỗi văn bản “Kiểm tra lại số lượng”.

Kết quả:

Hàm CELL kết hợp sử dụng với hàm INDEX, MATCH

Hàm INDEX và MATCH là cặp đôi tra cứu dữ liệu. Khi kết hợp hàm INDEX, MATCH với hàm CELL trong Google Sheets, bạn có thể tạo ra được các công thức tra cứu linh hoạt. Cụ thể như:

• Tra cứu, tìm kiếm dữ liệu dựa trên các thuộc tính của ô, như ô rỗng, ô chứa số, ô chứa văn bản.
• Khi dữ liệu không được sắp xếp hoặc định dạng một cách nhất quán, giúp bạn xác định vị trí các ô cần thiết
• Tạo báo cáo, cho phép bạn điều chỉnh linh hoạt dựa trên trạng thái hiện tại của dữ liệu.

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy tìm tên sản phẩm tại dòng có số lượng là 75 (dòng 4), sau đó xác định vị trí ô chứa giá trị đó.

Công thức: =CELL(“address”, INDEX(B2:B6, MATCH(75, C2:C6, 0)))

Trong đó:

• MATCH(75, C2:C6, 0): Tìm dòng nào trong cột Số lượng (C2:C6) có giá trị 75. Kết quả là dòng thứ 3 trong vùng, tức ô C4.
• INDEX(B2:B6, 3): Lấy giá trị ở dòng thứ 3 của cột Tên sản phẩm (B2:B6) → chính là ô B4 chứa “Nước giải khát”.
• CELL(“address”, …): Trả về địa chỉ tuyệt đối của ô đó, là $B$4.

Kết quả:

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm CELL trong Google Sheets

Trong quá trình sử dụng hàm CELL trong Google Sheets, đôi khi bạn cũng sẽ gặp lỗi. Do đó, để khắc phục được các lỗi đó, bạn phải hiểu rõ nguyên nhân gây ra. Cụ thể như sau:

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A thường xảy ra khi hàm CELL không thể tìm thấy thông tin hợp lệ dựa trên các đối số bạn cung cấp. Nguyên nhân và cách khắc phục của việc không tin thấy thông tin hợp lệ là:

• Bạn chỉ định một ô hoặc phạm vi ô không hợp lệ. Ô đó nằm ngoài giới hạn của bảng tính hoặc tham chiếu đến một Sheet không tồn tại.
• Bạn đã nhập một kiểu_thông_tin không được Google Sheets hỗ trợ.
• Bạn không đặt kiểu_thông_tin trong dấu ngoặc kép.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xuất hiện khi có vấn đề với kiểu dữ liệu hoặc giá trị của đối số được truyền vào hàm. Nguyên nhân và cách khắc phục của lỗi này như sau:

• Kiểu_thông_tin bạn dùng không phải là chuỗi văn bản. Do đó, đối số kiểu_thông_tin bắt buộc phải là một chuỗi văn bản (được đặt trong dấu ngoặc kép). Nếu bạn truyền một giá trị số, một tham chiếu ô không chứa văn bản, hoặc bỏ qua dấu ngoặc kép, hàm sẽ báo lỗi.
• Dữ liệu trong ô tham chiếu không hợp lệ, hàm CELL cũng có thể trả về #VALUE!. Do đó, bạn phải đảm bảo rằng dữ liệu trong ô bạn đang tham chiếu không phải là lỗi.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? là lỗi khá phổ biến khi Google Sheets không nhận diện được tên hàm hoặc một tên dải ô/tên biến mà bạn đã sử dụng. Nguyên nhân và cách khắc phục của lỗi #NAME? này như sau:

• Bạn đã gõ sai tên hàm CELL (ví dụ: “CEL” hoặc “CELLS”). Do đó, bạn phải đảm bảo bạn đã gõ đúng chính tả là CELL
• Bạn sử dụng tên biến/dải ô không tồn tại hoặc đã bị xóa. Nếu bạn đang sử dụng tên dải ô hoặc biến, hãy đảm bảo rằng chúng đã được định nghĩa chính xác trong Trình quản lý tên của Google Sheets.

Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách dùng hàm CELL trong Google Sheets

Để khai thác tối đa hiệu quả của hàm CELL và tránh được những sai sót không đáng có, bạn cần ghi nhớ lưu ý quan trọng sau đây:

• Định dạng văn bản cho kiểu_thông_tin luôn phải đặt trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn không sử dụng dấu ngoặc kép, Google Sheets sẽ coi đó là một tham chiếu ô hoặc một biến, và nếu không tìm thấy, nó sẽ báo lỗi.
• Mỗi kiểu_thông_tin sẽ trả về một loại giá trị cụ thể. Chẳng hạn, “type” sẽ trả về “b”, “l”, “v” (blank, label, value), trong khi “address” sẽ trả về một chuỗi dạng “A1”.
• Nếu bạn bỏ qua đối số [tham_chiếu_ô], hàm CELL sẽ trả về thông tin của ô cuối cùng được thay đổi trên bảng tính.
• Khi bạn muốn sử dụng hàm CELL trên một dải ô, nên kết hợp nó với ARRAYFORMULA. Nhằm mục đích là để hàm CELL trả về một mảng kết quả cho từng ô trong dải đó. Nếu không có ARRAYFORMULA, hàm CELL sẽ chỉ trả về kết quả cho ô đầu tiên trong dải.

Lời kết

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết từ A – Z này, bạn đã nắm vững cách sử dụng hàm CELL trong Google Sheets một cách thuần thục nhất. Nếu còn bất cứ vấn đề thắc mắc gì liên quan đến hàm CELL, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777