Google Workspace for Government: Giải pháp bảo mật cho chính phủ

Công nghệ ngày càng phát triển, hệ thống bộ máy cơ quan chính phủ cũng đang phải đối mặt với thách thức trong việc cải thiện và nâng cao năng suất hoạt động, đảm bảo an toàn cho những mối đe dọa an ninh thông tin nghiêm trọng cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân. Google Workspace for Government chính là giải pháp phù hợp nhất để giải quyết những vấn đề này. Cùng GCSVN tìm hiểu những tính năng cùng lợi ích, ứng dụng của bộ công cụ này ngay.

Google Workspace for Government là gì?

Google Workspace for Government là phiên bản bộ ứng dụng văn phòng thuộc hệ sinh thái của Google được thiết kế dành riêng cho các cơ quan chính phủ.  Bộ công cụ đám mây này bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Gmail, Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet và Calendar.

Tuy nhiên vì cơ quan chính phủ cần có những biện pháp bảo mật cấp quốc gia nên Google Workspace cũng phát triển những tính năng bảo mật nâng cao nhằm đảm bảo tuyệt đối không xảy ra sự cố xâm nhập trái phép lấy cắp thông tin hay làm tổn hại tài nguyên quốc gia.

Các tính năng trong dịch vụ Google Workspace for Government

Google Workspace dành cho chính phủ cung cấp những tính năng cộng tác, năng suất dựa trên nền tảng đám mây và đặc biệt là đáp ứng được các yêu cầu nghiêm ngặt về mức độ bảo mật, tuân thủ cũng như khả năng mở rộng linh hoạt. Sau đây GCS Vietnam sẽ nói kỹ hơn về những tính năng nổi bật của Workspace for Government.

Bảo mật chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt

– Data Loss Prevention (DLP): là phương pháp chống thất thoát, rò rỉ dữ liệu quan trọng được truyền tải qua các công cụ như Gmail, Chat và các ứng dụng khác mà doanh nghiệp sử dụng tài khoản Google để đăng nhập.

– Tự động phát hiện và ngăn chặn kịp thời các mối đe dọa

Đây là tính năng sử dụng công nghệ AI và Học máy để phát hiện cũng như ngăn chặn các sự cố khác liên quan đến an ninh mạng như các loại phần mềm độc hại, lừa đảo và các chiêu trò từ chối phần mềm, dịch vụ.

– Kiểm soát truy cập người dùng nâng cao: Tính năng này cho phép quản trị viên có thể thiết lập thêm các chính sách, quy định về những thiết bị hoặc người dùng được phép truy cập dựa trên vai trò, vị trí cũng như thiết bị của người dùng.

– Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế

Google Workspace for Government chấp hành và tuân theo các tiêu chuẩn bảo mật cấp quốc tế như FedRAMP, CJIS và HIPAA, vì vậy các tổ chức chính phủ có thể yên  tâm lưu trữ và truy cập thông tin, chia sẻ những dữ liệu nội bộ.

– Google Workspace Assured Controls

Tính năng này được thiết kế để hỗ trợ người dùng, cụ thể là các cơ quan chính phủ có thể đáp ứng các yêu cầu pháp lý cũng như bảo vệ thông tin nhạy cảm, quan trọng bằng cách kiểu soát, phê duyệt truy cập, mã hóa phía máy khách và mã hóa khóa.

Kết nối, cộng tác, nâng cao năng suất

– Gmail: cung cấp dịch vụ gửi, nhận Email an toàn và uy tín, chuyên nghiệp cùng với dung lượng lưu trữ lớn nếu cơ quan chính phủ lựa chọn các gói cao hơn như Google Workspace Enterprise. Ngoài ra, Gmail còn có thêm các tính năng tìm kiếm và lọc thư thông minh, ngăn chặn spam để bảo vệ cơ quan chính phủ bị tấn công an ninh mạng.

– Google Drive: là nền tảng không gian lưu trữ đám mây bảo mật và tiện lợi cho những người thường xuyên cần truy cập tệp tin cũng như cần dung lượng lớn để chứa thông tin. Ngoài ra, tổ chức chính phủ còn có thể chia sẻ và cộng tác với các thành viên ngay trên các tệp tin của Drive.

– Docs, Sheets, Slides: là bộ công cụ văn phòng trực tuyến hỗ trợ soạn thảo các văn bản chính sách, soạn báo cáo, tạo lập các bảng dữ liệu thông tin trực quan có biểu đồ, thuyết trình những chính sách, bộ luật mới bằng Slides chuyên nghiệp. Đặc biệt, bộ công cụ này cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa, góp ý, từ đó cải thiện năng suất nhanh chóng.

– Google Meet: hỗ trợ các buổi họp từ xa khi các thành viên trong tổ chức chính phủ cần họp gấp hoặc đang ở xa chưa kịp lên lịch trình. Tính năng bảo mật đa lớp trong Google Meet sẽ bảo vệ nội dung và những thông tin trong cuộc họp không bị phát tán ra ngoài và ngăn chặn kẻ lạ xâm nhập vào cuộc họp

– Google Calendar: lên lịch trình, quản lý lịch làm việc. Tính chất công việc của mọi người trong cơ quan chính phủ thường bận rộn và nhiều lịch hẹn với các đối tác đề trao đổi, hợp tác. Google Calendar chính là cứu cánh giúp các thành viên cũng như đối tác có thể chia sẻ và ghi nhớ lịch, thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng.

– Google Chat: có thể trao đổi, nhắn tin tức thời an toàn, cho phép trao đổi các thông tin quan trọng, thông báo khẩn hoặc những công việc gấp nhanh chóng và tiện lợi cho các đồng nghiệp.

– Gemini for Google Workspace: hỗ trợ nghiên cứu, phân tích tình hình thị trường, nhà nước, các vấn đề còn tồn đọng của xã hội hiện nay, từ đó tóm tắt, tổng hợp thông tin. Mới đây nhất, Google còn cho cho ra mắt Google AI Overviews giúp nghiên cứu, tóm tắt dữ liệu từ nhiều nguồn bằng công nghệ AI mới mạnh mẽ.

Mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt

– Google Workspace Marketplace: cung cấp hàng loạt những tiện ích ứng dụng của bên thứ ba, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc hiệu quả, cho phép các cơ quan chính phủ tùy chỉnh, linh hoạt thêm tính năng vào nhu cầu cụ thể của tổ chức.

– API: hỗ trợ tích hợp Google Workspace với các ứng dụng cũng như hệ thống hiện đang vận hành của cơ quan chính phủ.

– Hỗ trợ quản trị linh hoạt: Google Workspace cung cấp tính năng quản trị linh mạnh mẽ gồm có quản lý người dùng, truy cập và quản lý các thiết bị, dữ liệu một cách dễ dàng.

Với những tính năng và lợi ích kể trên, Google Workspace for Government chính là giải pháp phù hợp và lý tưởng giúp cơ quan chính phủ bảo mật thông tin một cách tốt nhất, cải thiện hiệu quả làm việc cũng như tăng cường cộng tác giữa các thành viên với nhau.

Lợi ích sử dụng Google Workspace for Government

Google Workspace for Government được nghiên cứu và phát triển đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật cũng như tuân thủ chính sách để đảm bảo hiệu quả hoạt động năng suất cao của cơ quan chính phủ. Việc ứng dụng Google Workspace đem đến những lợi ích thiết thực hỗ trợ nhiều trong các tác vụ văn phòng và xử lý dịch vụ công cho người dân.

Tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất

– Làm việc ở bất cứ đâu bất kỳ lúc nào

Google Workspace là nền tảng làm việc dựa trên đám mây, cho phép các cán bộ, công chức có thể truy cập Email, tài liệu, tệp tin trên mọi thiết bị ở bất cứ đâu vì mọi người làm việc trong cơ quan chính phủ có thể thường phải đi công tác để gặp mặt đối tác. Vì vậy, Google Workspace for Government giúp tổ chức tăng cường tính linh hoat, và hiệu quả công việc, đặc biệt trong những tình huống cấp bách cần phải giải quyết ngay lúc đó.

– Cộng tác kết nối hiệu quả 

Các công cụ như Docs, Sheets, Slides hỗ trợ mọi người có thể làm việc, cộng tác với nhau, cùng chia sẻ, góp ý trong dự án để hoàn thiện bản thảo một cách nhanh nhất. Ngoài ra, những thành viên trong nhóm có thể theo dõi quá trình, tiến độ dự án một cách thuận tiện.

– Tự động hóa quy trình 

Google Workspace cung cấp các công cụ giúp tự động hóa quy trình làm việc. Thay vì kiểm duyệt, theo dõi các tác vụ theo cách thủ công, cơ quan chính phủ có thể sử dụng AppSheet để tối giản các bước như thu gọn quá trình, giảm thiểu sai sót trong việc xử lý đơn từ dịch vụ công, xem lại tài liệu hay lên lịch cuộc hẹn…

Ngoài ra, các cán bộ có thể sử dụng Google Forms để thu thập ý kiến của các thành viên hoặc công dân về dịch vụ công, tiết kiệm thời gian tổng hợp thông tin và nghiên cứu.

Tối ưu ngân sách đầu tư phần mềm

Google Workspace for Government còn là giải pháp giúp cơ quan chính phủ tiết kiệm chi phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng cũng như tối ưu ngân sách vào việc tuyển thêm nhân sự. Đặc biệt, bằng cách cải thiện hiệu suất làm việc và hoàn thành được nhiều đầu việc hơn, Google Workspace giúp tổ chức tiết kiệm chi phí vận hành.

Nâng cao chất lượng dịch vụ công

Nhờ có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, làm quen, các cán bộ, công chức có thể thực hiện các thao tác đơn giản và thực hiện các công việc hiệu quả hơn, ngay cả đối với những người mới làm quen bộ công cụ Google Workspace. Từ đó, chất lượng dịch vụ công cũng sẽ được cải thiện.

Ngoài ra, Google Meet và Chat trong Google Workspace hỗ trợ tổ chức có thể giao tiếp với người dân nhanh chóng. Đặc biệt, Gemini AI Chatbot còn giúp giải đáp mọi thắc mắc của công chúng từ những thông tin được tải lên trong Google Workspace của tổ chức.

Hơn thế nữa, Google Workspace còn cung cấp thêm các công cụ để công khai thông tin cũng như báo cáo dữ liệu một cách minh bạch và dễ dàng tiếp cận người dùng, góp phần cải thiện lòng tin của người dân đối với chính phủ nhà nước.

Thúc đẩy tình hình chuyển đổi số và hiện đại hóa

Google Workspace là bước tiến đi đầu khi cung cấp bộ công cụ cải thiện hiệu năng làm việc từ xa, mang đến môi trường hiện đại, năng động và tăng sự sáng tạo, linh hoạt, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của tổ chức và nâng cao năng lực cạnh tranh của cơ quan chính phủ.

Hơn thế nữa, Google Workspace còn tích hợp thêm trí tuệ nhân tạo Gemini vào các công cụ như Docs, Sheets, Slides giúp cải thiện hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian, tập trung vào những công việc nhà nước quan trọng hơn. Ngoài ra, Google liên tục cập nhật những tính năng và công nghệ mới nhất cho Google Workspace for Government, đảm bảo cơ quan chính phủ luôn được sử dụng những tính năng tiên tiến và hiện đại nhất.

Các trường hợp ứng dụng Google Workspace for Government

Google Workspace for Government hiện nay đã được ứng dụng phổ biến trong các cơ quan chính phủ nhà nước của nhiều quốc gia, mang lại hiệu quả tác động tích cực trong nhiều công việc khác nhau như:

Quản lý và điều hành

– Họp các ban, ngành qua Google Meet: Thay vì thường xuyên phải gặp nhau để họp trực tiếp, nếu là vấn đề có thể giải quyết nhanh và không cần hình thức quá trang trọng, mọi người có thể tổ chức cuộc họp qua Google Meet, giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại đồng thời tăng cường trao đổi thông tin giữa các ban, ngành.

– Phân công nhiệm vụ, quản lý dự án qua Google Tasks, Google Calendar, Google Keep: nhanh chóng phân công nhiệm vụ, công việc cho mọi người, quản lý dự án hiệu quả hơn.

– Lưu trữ tệp tin, dữ liệu bảo mật quốc gia an toàn qua Google Drive: Để lưu trữ các tệp tin an toàn, các cán bộ công chức sẽ cần đến Google Drive với dung lượng lớn.

– Quản lý thu thập thông tin tự động qua Google Forms: Hơn thế nữa, tổ chức có thể sử dụng Google Forms để tạo biểu mẫu trực tuyến, tự động hóa quy trình tổng hợp và xử lý thông tin.

Giao tiếp và hợp tác

– Giao tiếp chuyên nghiệp với đối tác chuyên nghiệp qua Gmail: hệ thống email bảo mật, chuyên nghiệp với tên miền riêng giúp cơ quan chính phủ có thể gia tăng tính chuyên nghiệp và giao tiếp hiệu quả với đối tác, người dân.

– Hợp tác biên tập các bản tài liệu, chính sách bằng Docs, Sheets, Slides: tổ chức chính phủ sẽ có những điều luật, chính sách chung, quy định, hướng dẫn dịch vụ công và cần nhiều người cùng chỉnh sửa, hợp tác với nhau để tạo nên bản hoàn chỉnh. Lúc đó, bộ ba công cụ này sẽ là giải pháp hữu hiệu.

Cung cấp dịch vụ công trực tuyến

– Xây dựng trang thông tin, đăng ký điện tử qua Google Sites: 

Để thỏa mãn nhu cầu muốn thực hiện các dịch vụ công trực tuyến một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, cơ quan chính phủ có thể sử dụng Google Sites để xây dựng website đăng tải các thông tin, hỏi đáp thắc mắc, cung cấp các dịch vụ có thể tra cứu trực tuyến, kê khai online. Nhờ vậy, người dân sẽ được hỗ trợ kịp thời.

– Tiếp nhận, xử lý các phản ánh kiến nghị của người dân qua Google Forms: 

Các cán bộ chỉ cần đăng tải mẫu Google Forms để thu thập ý kiến phản hồi của người dân. Sau đó, tổ chức chỉ cần đọc trong bảng form những câu trả lời được tổng hợp từ đó xử lý minh bạch từng việc.

Các ứng dụng khác

– Quản lý nhân sự, tài sản bằng Google Sheets: các cán bộ có thể tận dụng Google Sheets để tạo bảng danh sách nhân sự, tính lương, ngày phép để tổng kết vào cuối tháng. Ngoài ra, việc quản lý tài sản, thu chi trong tổ chức chính phủ cũng vô cùng quan trọng. Google Sheets sẽ giúp thông tin được sắp xếp rõ ràng và dễ nhìn, nhanh chóng khi tính toán bằng các hàm công thức.

– Phân tích dữ liệu bằng tiện ích Looker Studio: Cơ quan chính phủ thường xuyên cần phân tích các báo cáo dữ liệu số, thông tin lớn. Looker Studio sẽ trợ giúp tạo các bản báo cáo trực quan dễ dàng và nhanh chóng.

Đơn vị nào tại Việt Nam cung cấp dịch vụ Google Workspace for Government?

Ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của chính phủ ngày càng trở nên quan trọng. Google Workspace for Government, với những tính năng ưu việt về bảo mật, quản lý dữ liệu đám mây và cộng tác hiệu quả là lựa chọn đáng cân nhắc để nâng cao năng suất và chuyên nghiệp hóa hoạt động.

Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín là rất quan trọng. GCS Technology Company Vietnam đối tác chính thức của Google tại Việt Nam, tự hào là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai các giải pháp Google Workspace cho cơ quan chính phủ.

Vậy vì sao nên tin tưởng lựa chọn GCS Vietnam? Sau đây là những lý do GCS Vietnam là sự lựa chọn đúng đắn:

– GCS Vietnam được chứng nhận là đối tác cao cấp, đảm bảo hiệu quả chất lượng dịch vụ và khách hàng sẽ được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp bởi các chuyên gia Google

– GCS Vietnam đã có hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai Google Workspace cho đa dạng quy mô doanh nghiệp và đa lĩnh vực, trong đó có cơ quan nhà nước cùng với những yêu cầu khác nhau.

– Đội ngũ chuyên gia của GCS Vietnam được cấp bằng chứng nhận Professionals của Google và cũng sẽ hiểu rõ được những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải, sau đó đưa ra quy trình giải quyết và các gói giải pháp phù hợp, luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng.

– Ngoài ra, GCS Vietnam còn cung cấp dịch vụ trọn gói, từ tư vấn đến triển khai, đào tạo, hỗ trợ giải đáp và giải quyết mọi vấn đề sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ, đảm bảo cơ quan chính phủ có thể sử dụng Google Workspace for Government hiệu quả nhất.

– Chi phí hợp lý và thường có những chương trình ưu đãi cho khách hàng mới và khách hàng thân thiết. Hiện nay GCS Vietnam đang có chương trình giảm 60% dành cho khách hàng đăng ký mới Google Workspace.

Nếu quý khách mong muốn trải nghiệm Google Workspace for Government với đầy đủ các tính năng cơ bản, hãy liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp mọi thắc mắc và vấn đề về Google Workspace:

Một số câu hỏi thường gặp về Google Workspace for Government

1. Google Workspace for Government có điểm gì khác biệt so với các phiên bản thông thường? 

Về cơ bản, Google Workspace for Government vẫn sẽ cung cấp các công cụ cơ bản như Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet… Tuy nhiên, phiên bản dành cho chính phủ sẽ cần gia tăng thêm mức độ bảo mật để đáp ứng các yêu cầu quốc gia cũng như chứa các thông tin tuyệt mật.

2. Dữ liệu của tôi sẽ được bảo mật như thế nào khi sử dụng Google Workspace for Government?

Google Workspace for Government được thiết kế và xây dựng dựa trên chế độ bảo mật nền tảng đa lớp, gồm có mã hóa các tập tin dữ liệu, xác thực hai yếu tố, kiểm soát quyền truy cập,… và các tính năng bảo mật nâng cao khác. Hơn thế nữa, Google cũng tuân thủ các quy chuẩn bảo mật quốc tế như FedRAMP High Authorization, HIPAA, CJIS.

3. Google Workspace for Government có hỗ trợ tích hợp các hệ thống hiện có không?

Có. Google Workspace for Government hỗ trợ tích hợp với các hệ thống email, lịch làm việc, quản lý tài liệu hiện có. Điều này giúp đảm bảo tính liên tục trong công việc và tận dụng tối đa các khoản đầu tư công nghệ.

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp các tổ chức có thể hiểu rõ thêm về Google Workspace for Government. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào và mong muốn được tư vấn thêm về dịch vụ, đừng ngần ngại nhắn qua LiveChat thông tin liên hệ của quý vị để được đội ngũ chuyên gia giải đáp và hỗ trợ thêm.