Google Drive có xem được lịch sử chỉnh sửa không? Giải đáp thắc mắc từ A – Z

Google Drive có xem được lịch sử chỉnh sửa không? Có. Google Drive cho phép người dùng có thể xem lại được lịch sử chỉnh sửa của các file. Hãy cùng GCS Việt Nam khám phá nội dung chi tiết về cách xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive từ A đến Z trong bài viết sau đây nhé. 

Xem lại lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive là như thế nào? 

Google Drive là công cụ lưu trữ đám mây, cho phép bạn có thể xem lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa các tệp tin được tạo bằng Google Docs, Sheets, Slides. Ngoài ra, bạn có thể xem lại ai đã chỉnh sửa nội dung gì, vào thời điểm nào hoặc khôi phục lại các phiên bản cũ. 

Google Drive phân loại các bản ghi chỉnh sửa này thành hai dạng chính là lịch sử phiên bản và hoạt động. Mỗi loại sẽ hỗ trợ phục vụ người dùng với một mục đích khác nhau. Cụ thể như sau:

Lịch sử phiên bản

Lịch sử phiên bản là một tính năng nổi bật dành cho các tệp tạo trực tiếp từ ứng dụng Google như Docs, Sheets, Slides,… Với mỗi thay đổi trực tiếp trên các ứng dụng, Google sẽ lưu lại một phiên bản riêng biệt. Người dùng có thể:

• Xem lại toàn bộ các phiên bản trước đây
• Biết được ai là người chỉnh sửa, chỉnh sửa phần nào
• Khôi phục lại phiên bản cũ chỉ với một cú click
• Đặt tên cho từng phiên bản để theo dõi quá trình chỉnh sửa tài liệu. 

Google sẽ tự động lưu lại các phiên bản chính và bạn cũng có thể chủ động nắm được nội dung của từng giai đoạn chỉnh sửa. Tuy nhiên, chức năng xem lại lịch sử phiên bản chỉ khả dụng cho các tệp tin được tạo bằng công cụ của Google. Các tệp tải lên như PDF, ảnh, tệp Word, bạn sẽ chỉ sử dụng được tính năng lịch sử hoạt động.

Nhật ký hoạt động

Bên cạnh lịch sử phiên bản, Google Drive còn có nhật ký hoạt động. Tính năng này cho phép bạn theo dõi các thao tác trên mọi loại tệp, bao gồm:

• Ai đã thêm, xóa, chia sẻ, đổi tên hoặc chỉnh sửa tệp
• Thời gian cụ thể khi hành động sẽ diễn ra
• File có được di chuyển vào thư mục mới hay bị xóa. 

Nhật ký hoạt động áp dụng cho tất cả mọi loại tệp, bao gồm không chỉ các tệp Google Docs, Sheets, Slides mà còn cả các tệp tải lên như PDF, hình ảnh (JPG, PNG), video (MP4, MOV), tệp nén (ZIP, RAR) và nhiều loại khác nữa. Tuy nhiên, tính năng này chỉ hiển thị thao tác và người thay đổi, không hiển thị nội dung đã thay đổi. 

Lợi ích của việc xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive

Việc xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive mang lại vô vàn lợi ích thiết thực. Dưới đây là những điểm nổi bật mà tính năng này mang lại cho người dùng:

Cung cấp hệ thống sao lưu và khôi phục mạnh mẽ

Bạn sẽ không phải hỏi Google Drive có xem được lịch sử chỉnh sửa không, khi đã biết ứng dụng này có khả năng sao lưu và khôi phục mạnh mẽ thông qua tính năng lịch sử phiên bản. Với các tệp tin trong Google Docs, Google Sheets, Google Slides,… Google Drive sẽ tự động lưu lại từng phiên bản mỗi khi bạn thực hiện thay đổi chỉnh sửa. Bạn sẽ được cho phép  xem lại và khôi phục bất kỳ phiên bản nào trong quá khứ.

Ví dụ, nếu bạn phát hiện nội dung bị chỉnh sửa hay xóa nhầm, chỉ cần mở mục Lịch sử chỉnh sửa và chọn Khôi phục phiên bản này. 

Kiểm soát và theo dõi toàn bộ tiến độ công việc

Việc sử dụng tính năng xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive còn giúp người dùng có khả năng giám sát tiến độ công việc chính xác theo thời gian. Bởi nhờ vào lịch sử phiên bản và nhật ký hoạt động, bạn có thể thấy ai đã chỉnh sửa vào thời điểm nào, nội dung được thay đổi như thế nào?

Hơn nữa, tính năng xem lịch sử từng ô trong Google Sheets giúp bạn kiểm soát chi tiết những thay đổi trong từng ô. Điều này giúp bạn theo dõi công việc một cách chi tiết ở cả cấp độ dữ liệu nhỏ nhất. 

Tăng cường tính minh bạch 

Tính năng xem lịch sử chỉnh sửa còn giúp nâng cao tính minh bạch trong quá trình làm việc cộng tác. Bởi khi bật lịch sử chỉnh sửa, mọi người tham gia đều có thể thấy rõ từng sự thay đổi, ai thực hiện thay đổi vào thời gian nào. 

Ngoài ra, tính năng xem lại lịch sử còn xác định được chính xác trách nhiệm chỉnh sửa của từng thành viên. Vì mọi thay đổi được ghi lại rõ ràng, đồng nghĩa với việc những thay đổi trong trường hợp lén lút sẽ không thể nào xảy ra được.

Cải thiện tối đa quy trình làm việc với dữ liệu

Việc xem lịch sử chỉnh sửa từ Google Drive còn giúp cải thiện quy trình làm việc. Bởi vì,

• Xem lại lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive cho phép xác định chính xác từng phiên bản nào đang là bản chính thức, tránh trường hợp làm việc trên file sai.
• Bạn có thể tạo bản sao từ một phiên bản cụ thể hoặc đặt tên cho từng bản để dễ quản lý.
• Với tính năng tự động lưu mọi phiên bản, bạn không phải lưu nhiều file trong ổ cứng một cách thủ công, mất nhiều thời gian.
• Khi xảy ra lỗi hoặc cần kiểm tra lại dữ liệu, bạn chỉ cần vào lịch sử phiên bản và chọn thời điểm mong muốn để khôi phục.

Cách xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive cụ thể

Google Drive có giao diện được thiết kế trực quan. Do đó, bạn chỉ cần thực hiện một vài thao tác cơ bản là có thể xem được lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive một cách dễ dàng. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể, bạn có thể tham khảo ngay.

Xem lịch sử chỉnh sửa các file Google Docs, Sheets, Slides,..

Như là nói, các tài liệu được tạo trực tiếp trong hệ sinh thái của Google như Docs, Sheets, Slides,… quy trình xem lịch sử chỉnh sửa được tối ưu hóa cao. Bạn sẽ có được cái nhìn chi tiết cho mọi thay đổi.  

Để có thể xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive với các file Google Docs, Sheets, Slides,.. bạn chỉ cần thực hiện theo một số các thao tác cơ bản sau:

– Bước 1: Mở tệp cần xem

Đầu tiên, bạn hãy mở Google Drive, chọn vào tài liệu Google Docs, bảng tính Google Sheets hoặc bản trình bày Google Slides mà bạn muốn kiểm tra lịch sử chỉnh sửa. 

– Bước 2: Truy cập Lịch sử phiên bản

Trên thanh menu ở phía trên cùng của giao diện, bạn thấy mục Tệp, nhấn chọn. Một menu thả xuống hiển thị, chọn vào Nhật ký phiên bản >> chọn Lịch sử phiên bản. 

– Bước 3: Khám phá các phiên bản và lựa chọn 

Cột bên phải của giao diện màn hình xuất hiện các phiên bản đã lưu, bao gồm cả tên người chỉnh sửa, ngày giờ. 

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào từng phiên bản để xem nội dung chi tiết. Bạn có thể khôi phục phiên bản đó, đặt tên cho phiên bản đó, tạo bản sao riêng,…

Xem lịch sử chỉnh sửa mọi loại tệp tin, tệp PDF, hình ảnh,..

Đối với các tệp không phải của Google như PDF, hình ảnh (JPEG, PNG), video (MP4), tệp nén (ZIP) hoặc bất kỳ định dạng tệp nào khác mà bạn tải lên Google Drive. Bạn sẽ không có tính năng Lịch sử phiên bản chi tiết như Docs, Sheets, Slides. Tuy nhiên, Google Drive vẫn cung cấp cách để bạn theo dõi các thay đổi và quản lý phiên bản đã tải lên thông qua Nhật ký hoạt động. 

Để xem lịch sử chỉnh sửa mọi loại tệp thông qua Nhật ký hoạt động, bạn cần thực hiện các thao tác như sau:

– Bước 1: Mở Google Drive trên máy tính

Truy cập vào drive.google.com bằng trình duyệt web của bạn.

– Bước 2: Chọn tệp cần xem

Bạn cần điều hướng đến vị trí của tệp PDF, hình ảnh hoặc bất kỳ tệp nào khác, muốn xem lịch sử.

– Bước 3: Truy cập bảng điều khiển chi tiết

Bạn chọn tệp đó bằng một cú nhấp chuột phải. Sau đó, nhìn lên góc trên bên phải của giao diện Google Drive, bạn sẽ thấy một biểu tượng hình chữ “i” trong vòng tròn Thông tin về tệp. Nhấp vào biểu tượng này để mở bảng điều khiển chi tiết ở bên phải màn hình.

– Bước 4: Xem lịch sử Hoạt động 

Trong bảng điều khiển chi tiết, bạn sẽ thấy hai tab Chi tiết, Hoạt động. Nhấp vào tab Hoạt động, bạn sẽ thấy một danh sách các hành động đã được thực hiện trên tệp này.

Các phím tắt hữu ích để xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive

Để tối ưu trải nghiệm và tiết kiệm thời gian làm việc cùng Google Drive, bạn có thể sử dụng phím tắt để mở lịch sử chỉnh sửa cho mọi loại tệp. 

Khi bạn đang mở một tệp Google Docs, Google Sheets hoặc Google Slides trên trình duyệt máy tính:

• Đối với người dùng Windows: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Shift + H
• Đối với người dùng Mac: Nhấn tổ hợp phím Cmd + Option + Shift + H

Ngay lập tức, bảng điều khiển Lịch sử phiên bản sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn, hiển thị toàn bộ các phiên bản đã lưu của tài liệu.

Còn nếu bạn muốn xem thông tin file hoặc hoạt động trên Google Drive, chỉ cần nhấn file và nhấn vào tổ hợp Alt + A.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive, cùng với các giải đáp chi tiết:

1- Ai có thể xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Drive?

Chỉ những người có quyền Chỉnh sửa đối với tệp tin mới có thể xem lịch sử phiên bản. Những đối tượng có quyền Xem, Nhận xét không thể truy cập vào tính năng lịch sử phiên bản. Tuy nhiên, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tệp đều có thể xem nhật ký Hoạt động của file đó trên Google Drive. 

2 – Google Drive lưu giữ lịch sử chỉnh sửa trong bao lâu?

Google Drive lưu giữ lịch sử phiên bản của các tệp Docs, Sheets, Slides vô thời hạn và không giới hạn số lượng phiên bản, miễn là tệp đó vẫn tồn tại trong Drive của bạn. 

Đối với các tệp không phải của Google là PDF, hình ảnh,… Google Drive sẽ lưu giữ các phiên bản cũ trong 30 ngày hoặc tối đa 100 phiên bản. Để tránh bị xóa, hãy mở trình đơn Quản lý phiên bản theo bối cảnh trên phiên bản tệp rồi chọn Giữ vĩnh viễn. Các phiên bản xuất hiện theo thứ tự khi được tải lên Drive.

3 – Có thể xem lịch sử chỉnh sửa của một thư mục không?

Bạn không thể xem lịch sử chỉnh sửa nội dung của một thư mục theo cách giống như một tệp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xem Nhật ký hoạt động của thư mục bằng cách Chọn thư mục trong Google Drive >> chọn biểu tượng i trong vòng tròn Thông tin >> chọn tab Hoạt động. 

4 – Lịch sử chỉnh sửa có tính năng tìm kiếm không?

Hiện tại, tính năng lịch sử phiên bản của Google Drive không có chức năng tìm kiếm trực tiếp. Bạn phải thực hiện cuộn các phiên bản thủ công để tìm bản mình cần nhất. 

>>> Xem thêm: Chuyển dữ liệu từ iCloud Drive sang Google Drive

Lời kết

Như vậy, thông qua bài viết này, bạn đã trả lời được câu hỏi “Google Drive có xem được lịch sử chỉnh sửa không?”. Và câu trả lời nhận được là Có. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn sở hữu phiên bản Google Drive cao cấp với nhiều tính năng bổ trợ và dung lượng lưu trữ cao hơn, bảo mật hơn thì hãy nhanh tay đăng ký ngay gói Google Workspace bản quyền. 

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến vấn đề sử dụng Google Drive, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để hỗ trợ kịp thời nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777