Hướng dẫn giao việc trên Google Sheets cho Newbie từ A – Z

Nếu bạn đang tìm cách phân công công việc sao cho hiệu quả với nhóm dự án đang cộng tác làm việc với nhau trên Google Sheets. Bạn hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước cách giao việc trên Google Sheets đầy đủ nhất. Cùng tham khảo ngay nội dung bài viết được chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé. 

Lợi ích của tính năng giao việc trên Google Sheets

Google Sheets là một công cụ cộng tác làm việc miễn phí. Bạn có thể thao tác rất nhiều tính năng trong ứng dụng này, đặc biệt là tính năng giao việc trên Google Sheets. Khi thực hiện thao tác giao việc thông qua công cụ Google Sheets, người dùng nhận về rất nhiều lợi ích thú vị như là:

• Giao việc minh bạch, rõ ràng theo từng đầu việc

Khi bạn sử dụng tính năng giao việc trên Google Sheets thông qua mục Nhận xét, có thể gán trách nhiệm trực tiếp cho từng người. Tức là bạn chỉ cần gõ @email, người trong nhóm sẽ xuất hiện. Từ đó, đối tượng được nhận nhiệm vụ sẽ thấy rõ được tên của mình rõ ràng, tránh bị bỏ sót hoặc hiểu lầm không đáng có. 

Ngoài ra, với tính năng lịch sử nhận xét và phản hồi đều được lưu trữ, bạn sẽ tạo ra được các dấu vết làm việc minh bạch. Khi muốn thực hiện kiểm tra thành viên đảm nhiệm nội dung trong dự án, bạn chỉ cần mở lại toàn bộ lịch sử nhận xét. 

• Tự động gửi thông báo quan trọng đến người phụ trách

Khi bạn thực hiện giao việc trên Google Sheets và tag tên một ai đó trong phần nhận xét để gán nhiệm vụ. Lúc này, Google Sheets sẽ tự động gửi email thông báo đến người được giao. Nhờ đó, bạn sẽ giảm thiểu được tình trạng quên việc, bỏ sót công việc. Đặc biệt điều này rất hữu ích với những đối tượng làm việc từ xa hoặc nhiều người cùng thao tác trên một file làm việc. 

Khi thực hiện giao việc vụ theo cách thức gán tên trên Google Sheets cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bởi bạn sẽ không cần phải nhắn tin hay gửi email thủ công đến người được phân công nhiệm vụ như trước nữa. 

• Dễ dàng theo dõi tiến độ triển khai công việc

Google Sheets hỗ trợ nhiều tính năng giúp bạn dễ dàng theo dõi các bước và tiến độ công việc một cách trực quan. Do đó, bạn có thể sử dụng kết hợp tính năng giao việc với các tác vụ khác như checkbox để đánh dấu đã hoàn thành, drop-down list chọn trạng thái, định dạng có điều kiện,… Để từ những thao tác này, bạn có thể dễ dàng theo dõi, lọc ra những đầu mục từ việc theo danh sách tên của người được giao để cải thiện hiệu suất làm việc cho họ. 

• Tính năng miễn phí, dễ dùng và không cần cài đặt phần mềm

Khác với các công cụ quản lý công việc và giao việc chuyên biệt như Trello, Asana hay Jira, tính năng này của Google Sheets có sẵn và miễn phí. Bạn sẽ không cần phải đăng ký tài khoản, thêm phí sử dụng để dùng tính năng quản lý và giao việc. Việc cần làm của bạn rất đơn giản, đó là đăng nhập tài khoản Google và sử dụng miễn phí trên Google Sheets. Không tốn chi phí, không cài phần mềm, mọi thứ đều online và dễ truy cập từ máy tính đến điện thoại.

Ngoài những lợi ích mà tính năng giao việc trên Google Sheets, các bạn có thể tham khảo thêm những điểm nổi bật khác của tác vụ này. Đây là những so sánh về điểm nổi bật của tính năng giao việc trên Google Sheets và phần mềm quản lý công việc chuyên biệt khác. Từ đó, bạn có thể hiểu được lý do tại sao tính năng giao việc trên Google Sheets lại được ưa chuộng đến như vậy.

Tóm lại, thao tác giao việc trên Google Sheets phù hợp với nhóm nhỏ, công việc đơn giản. Còn nếu như bạn làm việc trong một dự án lớn của tổ chức và cần phân tầng quản lý trực tiếp, bạn nên sử dụng các phần mềm chuyên biệt. 

Yêu cầu tiên quyết trước khi thực hiện giao việc trên Google Sheets

Trước khi thực hiện tác vụ giao việc trên Google Sheets, điều quan trọng mà bạn cần phải làm là chỉnh quyền truy cập phù hợp. Đồng thời cả hai bên người giao và người nhận công việc đều phải có tài khoản Google. 

• Người giao việc và người nhận việc đều cần có tài khoản Google để cộng tác với nhau. 
• Google Sheets hoạt động dựa trên cơ chế chia sẻ. Nếu bạn không thực hiện cấp quyền thì người nhận cũng sẽ không thể xem, chỉnh sửa và nhận cả thông báo giao việc. Đồng thời, file Trang tính cũng cần được chia sẻ đúng quyền Viewer (Chỉ xem) không giao việc được; Commenter (Nhận xét) có thể được tag trong nhận xét; Editor (Chỉnh sửa) có thể chỉnh sửa dữ liệu, hoàn thành task.

Tóm lại, trước khi thực hiện được thao tác giao việc trên Google Sheets, nếu bạn không phân quyền đúng hoặc người nhận không có tài khoản Google, việc giao việc sẽ không hiệu quả như mong đợi.

Giao việc trên Google Sheets bằng tính năng nhận xét từ A – Z

Nhiều người chỉ biết đến tính năng nhận xét trong Google Sheets để thảo luận những vấn đề liên quan đến nội dung. Nhưng thực chất, tính năng này còn giúp bạn giao việc trên Google Sheets cho người khác. Bạn có thể sử dụng để tối ưu công việc của mình trên Google Sheets một cách thuận tiện nhất. 

Cách thức để giao việc trên Google Sheets bằng tính năng nhận xét này khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở file Google Sheets, chọn vùng dữ liệu muốn giao việc hay tạo phần nhận xét với người khác.

– Bước 2: Sau đó, bạn chỉ cần nhấn chuột phải, chọn vào Nhận xét trong menu hoặc nhấn phím tắt Ctrl + Alt + M.

– Bước 3: Tại phần cửa sổ Nhận xét, bạn nhập theo cú pháp @ + Email người nhận hoặc Tag tên người muốn giao việc.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn đánh dấu vào ô Giao cho… chọn Giao.

– Bước 5: Ngay sau đó, người được giao việc sẽ nhận được một email thông báo từ Google Sheets và hoàn tất. 

Cách tính năng hỗ trợ quản lý công việc khác trên Google Sheets

Ngoài việc giao việc trực tiếp bằng tính năng nhận xét, Google Sheets còn sở hữu một loạt tính năng hỗ trợ quản lý công việc khác. Những tính năng này sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót  trong quá trình làm việc với dữ liệu. Dưới đây là một số tính năng, bạn có thể tham khảo thêm trong Google Sheets.

Theo dõi tiến độ công việc qua checkbox

Để theo dõi tiến độ công việc, bạn có thể sử dụng checkbox (hộp kiểm) trong Google Sheets. Với tính năng này, thay vì phải gõ Đã hoàn thành vào một ô, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột để đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ đã xong. 

Để thực hiện tạo checkbox trong Google Sheets, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Bạn chọn vào các ô muốn thêm hộp kiểm

– Bước 2: Bạn vào thành công cụ và chọn Chèn

-Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn Hộp kiểm và các ô nhỏ tự động hiển thị. 

Tạo danh sách lựa chọn 

Ngoài ra, để đảm bảo tính nhất quán và tránh nhập dữ liệu sai sót trong các cột, bạn có thể sử dụng danh sách lựa chọn. Với tính năng này, thay vì tự gõ các trạng thái “Done”, “Hoàn thành”, “Xong rồi”, bạn chỉ cần chọn từ danh sách một lựa chọn.

Để thực hiện tạo danh sách lựa chọn quản lý công việc trong Google Sheets, bạn thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Bạn chọn vào dải ô muốn áp dụng danh sách lựa chọn

– Bước 2: Bạn chọn Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn Xác thực dữ liệu

–Bước 3: Bạn chọn vào phần Tiêu chí và chọn Danh sách mục

– Bước 4: Bạn nhập các mục của danh sách và Lưu hoàn tất. 

Định dạng có điều kiện tự động

Để bảng tính quản lý công việc sinh động và dễ đọc hơn, bạn hãy dùng định dạng có điều kiện trong Google Sheets. Tính năng này cho phép bạn tự động thay đổi màu sắc của ô, chữ viết hoặc cả hàng dựa trên một điều kiện nhất định.

Ví dụ như ứng dụng trong quản lý công việc:

• Tô màu đỏ cho các công việc quá hạn
• Tô màu xanh cho công việc đã hoàn thành
• Tô màu vàng cho công việc đang thực hiện

Để tạo định dạng có điều kiện trong Google Sheets, bạn thực hiện các bước sau đây:

– Bước 1: Bạn chọn vào dải ô hoặc các cột bạn muốn áp dụng định dạng.

– Bước 2: Bạn chọn vào Định dạng trên thanh công cụ >> chọn tiếp Định dạng có điều kiện

– Bước 3: Trên thanh bên phải thiết lập các quy tắc, chọn Định dạng ô nếu… và thiết lập màu nền, màu chữ, in đậm,…. và chọn Xong hoàn tất. 

Lời kết

Bài viết đã cung cấp cho bạn toàn bộ quy trình giao việc trên Google Sheets từng bước đầy đủ nhất. Nếu trong quá trình thực hiện áp dụng bạn gặp bất kỳ vướng mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777