Hướng dẫn tạo Email công ty mới thành lập trong 1 phút

Đối với các startup doanh nghiệp mới thành lập thì email công ty là một thứ rất quan trọng trongv việc quan hệ giữa các đối tác. Tuy nhiên, không ít các doanh nghiệp mới thành lập đều phân vân gặp phải khó khăn khi chọn và tạo email công ty. Vì vậy, trong bài viết này GCS Vietnam sẽ chia sẻ hướng dẫn chi tiết cách tạo email công ty mới thành lập trong 1 phút, cũng như những lợi ích khi sử dụng. Khám phá chi tiết ngay.

Email công ty là gì?

Đầu tiên, chúng ta cần biết rõ Email công ty là gì trước khi đi vào chi tiết các bước tạo email công ty miễn phí dành cho các công ty mới thành lập. Email công ty, hay còn gọi là email doanh nghiệp, là một dịch vụ email được sử dụng cho mục đích giao tiếp và cộng tác trong môi trường công ty. Email công ty sử dụng tên miền riêng nhằm tính chuyên nghiệp, giúp khách hàng cũng như đối tác nhớ đến thương hiệu công ty. Đó như một dấu ấn để mọi người có thể nhận diện trong hàng trăm email được gửi đến hộp thư.

Việc đăng ký email doanh nghiệp, đặc biệt khi đăng ký Gmail của Google Workspace còn giúp công ty ngăn chặn được nhiều nguy cơ tấn công, lừa đảo qua email bằng các thư spam.

Quy trình tạo email công ty mới thành lập

Tuy nhiên, doanh nghiệp mới thành lập thường sẽ ít vốn chi phí đầu tư vào các công cụ nâng cao. Sau đây GCS Vietnam sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp quy trình tạo Email công ty mới thành lập

1. Lựa chọn nền tảng dịch vụ Email miễn phí

Trên thị trường hiện tại, có nhiều nền tảng dịch vụ email miễn phí cho phép bạn tạo email công ty với tên miền riêng, phổ biến phải kể đến  như:

• Google Gmail: Cung cấp 1 tài khoản email miễn phí với dung lượng lưu trữ 15GB.
• Zoho Mail: Cung cấp 5 tài khoản email miễn phí với dung lượng lưu trữ 5GB/tài khoản.
• Microsoft Outlook: Cung cấp 1 tài khoản email miễn phí với dung lượng lưu trữ 15GB.

2. Đảm bảo tên miền doanh nghiệp đã được xác minh

Việc xác minh tên miền giúp nền tảng dịch vụ đó xác nhận rằng bạn là chủ sở hữu của trang web và cho phép hiển thị trang web của bạn trong kết quả tìm kiếm. Có hai cách chính để doanh nghiệp có thể xác minh tên miền, đó là:

• Xác minh bằng bản ghi TXT: đây là phương pháp phổ biến và dễ thực hiện nhất. Bạn sẽ cần thêm bản ghi TXT vào cài đặt DNS của tên miền.
• Xác minh bằng thẻ meta: Phương pháp này chỉ hoạt động nếu bạn có quyền truy cập vào mã HTML của trang web.

3. Lập kế hoạch về số lượng Email cũng như ngân sách

Khi đăng ký sử dụng Email tên miền, doanh nghiệp cần xem xét kỹ và trả lời một số câu hỏi về số lượng email cũng như ngân sách phù hợp. Vì công ty mới thành lập nên số lượng người dùng email cũng sẽ không nhiều, đi kèm với đó là giới hạn về chi phí đầu tư nên việc lập kế hoạch sẽ càng quan trọng hơn. Ngoài ra, để có bước tiến lâu dài về sau, quý khách hàng cần lựa chọn gói dịch vụ phù hợp và trải nghiệm

• Mục tiêu của việc lập email công ty mới thành lập là gì?
• Có bao nhiêu người dùng trong doanh nghiệp?
• Ngân sách đầu tư cho email doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Bạn muốn cần thêm những tính năng gì cho email công ty mới thành lập?

*Lưu ý:

• Việc sử dụng email công ty miễn phí thường đi kèm với một số hạn chế như dung lượng lưu trữ, số lượng tài khoản email, tính năng hỗ trợ.
• Nếu bạn cần sử dụng nhiều tài khoản email, dung lượng lưu trữ lớn hoặc các tính năng cao cấp, bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ email trả phí.

4. Lựa chọn nhà cung cấp Email doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam

Nếu quý doanh nghiệp vẫn còn đang phân vân về việc lựa chọn nhà cung cấp Email tên miền doanh nghiệp riêng uy tín tại Việt Nam, GCS Vietnam là một trong những lựa chọn đáng tin cậy.

Là đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam, đội ngũ chuyên viên tư vấn tại GCS sẽ tận tình hỗ trợ khách hàng triển khai dịch vụ Google Workspace cùng với Gmail doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu cùng với chi phí hợp lý, ưu đãi hấp dẫn.

Đăng ký dùng thử miễn phí Email doanh nghiệp với Google Workspace

Quý doanh nghiệp nếu còn đang phân vân thì có thể thử ngay cho mình cách đăng ký email công ty mới thành lập miễn phí 14 – 30 ngày bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Đăng ký dùng thử Email doanh nghiệp miễn phí trực tiếp tại GCS Vietnam

– Bước 1: Click vào đường dẫn này để vào giao diện dùng thử:  https://gcs.vn/dung-thu-google-workspace/

– Bước 2: Ở giao diện người dùng đầu tiên. Vui lòng điền vào các thông tin cơ bản của quý doanh nghiệp vào form của GCSVN.

– Bước 3: Đội ngũ GCS Việt Nam sẽ liên hệ với bạn để hướng dẫn cách chạy thử khi thông tin đăng ký thành công hiện ra.

LIÊN HỆ GCS MIỄN PHÍ NGAY

Cách 2: Đăng ký dùng thử với Google

– Bước 1: Truy cập trang web Google Workspace: https://workspace.google.com/intl/vi/

– Bước 2: Chọn “Get Started”, sau đó một bảng yêu cầu người dùng điền các thông tin bao gồm tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và trụ sở công ty → Khi đã chọn xong, bạn tiếp tục nhấn “Next”

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhập đầy đủ email cũng như tên của mình tại phần Thông tin liên hệ

– Bước 4: Sau đó, bạn được chuyển đến phần Đăng ký tên miền.

• • Nếu bạn chưa có tên miền, quý doanh nghiệp có thể tìm một tên miền phù hợp tại hvn.vn và quay trở lại mục này để nhập tên miền bạn đã chọn.
  • Nếu bạn đã có tên miền, bạn chọn “Yes, I have one that I can use” và nhập tên miền hiện có

– Bước 5: Sau khi bạn đã thiết lập tài khoản, bạn sẽ được hỏi về việc cập nhật những thông tin của Google Workspace cũng như gửi thông tin cho người dùng trong doanh nghiệp của bạn → Nhấn chọn Ok.

– Bước 6: Tạo thông tin đăng nhập Google của bạn

Bạn sẽ được nhắc tạo thông tin đăng nhập cho địa chỉ email doanh nghiệp của mình trên màn hình tiếp theo. Để tiếp tục, chỉ cần cung cấp mật khẩu email và tên người dùng của bạn và nhấn chọn “Đồng ý và tiếp tục”.

– Bước 7: Để đăng nhập vào Google Workspace, hãy sử dụng tên miền bạn vừa tạo để nhập tài khoản “Email hoặc số điện thoại” → nhập mật khẩu → nhấn vào “Tiếp theo“.

– Bước 8: Truy cập vào tài khoản Google Workspace mới đăng ký của bạn, xác nhận bằng số điện thoại của bạn và nhận xác minh bằng tin nhắn văn bản hoặc thư thoại. Cuối cùng, nhấp vào “Nhận mã.”

– Bước 9: Kiểm tra và nhập dữ liệu để sử dụng thẻ Visa hoặc MasterCard để thanh toán. Sau khi thực hiện tất cả các mục cần thiết, hãy nhấp vào “Đồng ý và xác nhận” để bắt đầu quá trình thanh toán.

Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy quy trình triển khai email công ty mới thành lập từ Google khá dài và mất nhiều thời gian, bạn có thể đăng ký dùng thử 30 ngày của GCSVN và nhận thêm các ưu đãi về giá, tính năng khác thuận tiện hơn. Liên hệ ngay.

LIÊN HỆ GCS MIỄN PHÍ NGAY

Sau khi dùng thử từ 14 – 30 ngày và muốn đăng ký gia hạn Email tên miền công ty theo tháng hoặc năm thì có thể liên hệ trực tiếp đối tác của Google Cloud như GCS Technology Company Vietnam để có những ưu đãi về giá và các dịch vụ đi kèm.

Lợi ích khi sử dụng Email tên miền doanh nghiệp

Sử dụng Email tên miền doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với email cá nhân thông thường, giúp nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp và thúc đẩy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

1. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty

• Email tên miền sử dụng định dạng [tên cá nhân]@[tên miền công ty]
  (ví dụ: [vietnq]@[hvn.vn]), thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín hơn so với email cá nhân như [nguyenviet88]@[gmail.com]
• Tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, năng động, am hiểu công nghệ, ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác. Đặc biệt điều này còn vô cùng quan trọng đối với những công ty mới thành lập mong muốn phát triển thương hiệu của mình.
• Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng khi giao dịch, hợp tác với doanh nghiệp.

2. Tăng hiệu quả Marketing

• Email tên miền giúp củng cố thương hiệu, gia tăng nhận diện thương hiệu mỗi khi gửi email.
• Tạo chiến dịch email marketing hiệu quả, thu hút khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng hiện tại.
• Tích hợp với các công cụ marketing tự động để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch.

3. Quản lý hiệu quả

• Hệ thống email tên miền riêng biệt giúp quản lý email tập trung, dễ dàng theo dõi và phân loại email theo bộ phận, chức năng.
• Cài đặt quyền truy cập và phân quyền cho từng nhân viên, đảm bảo bảo mật thông tin.
• Lưu trữ email an toàn, dung lượng lưu trữ lớn, đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu lâu dài.

4. Tăng cường bảo mật

• Email tên miền sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến, chống spam, virus và tấn công mạng hiệu quả.
• Bảo vệ thông tin email của doanh nghiệp và khách hàng khỏi các nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu.
• Tạo dựng sự tin tưởng cho khách hàng khi giao dịch và hợp tác với doanh nghiệp.

5. Tiết kiệm chi phí

• Chi phí sử dụng email tên miền hợp lý, phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, bưu thiếp, quảng cáo truyền thống.
• Tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp.

Ngoài ra, sử dụng Email tên miền doanh nghiệp còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Tạo sự thống nhất trong giao tiếp nội bộ và đối ngoại.
• Thể hiện văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp.
• Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Sử dụng Email tên miền doanh nghiệp đối với những công ty khởi nghiệp là giải pháp tối ưu giúp nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp, gia tăng hiệu quả marketing, quản lý hiệu quả và bảo mật thông tin. Đây là khoản đầu tư thông minh, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Điểm khác biệt giữa Email doanh nghiệp và Email cá nhân

Email là công cụ giao tiếp quan trọng trong cả đời sống cá nhân và công việc. Tuy nhiên, giữa email công ty và email cá nhân có nhiều điểm khác biệt cần lưu ý để sử dụng hiệu quả và phù hợp.

Tuy nhiên còn tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà người dùng sẽ đăng ký email doanh nghiệp hay email cá nhân.

• Sử dụng Email công ty cho mục đích công việc: Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đảm bảo bảo mật thông tin, tận dụng các tính năng hỗ trợ công việc.
• Sử dụng Email cá nhân cho mục đích cá nhân: Giao tiếp với bạn bè, gia đình, đăng ký dịch vụ online, tránh ảnh hưởng đến công việc.

*Lưu ý:

• Nên chọn nhà cung cấp dịch vụ email uy tín để đảm bảo tính bảo mật và khả năng hoạt động ổn định.
• Sử dụng mật khẩu mạnh và bảo mật thông tin tài khoản email cẩn thận.

Một số lưu ý khi đăng ký Email công ty khi mới thành lập

Là một doanh nghiệp mới thành lập, việc sở hữu email công ty chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, nâng cao hiệu quả công việc và khẳng định vị thế trên thị trường.

Tuy nhiên, việc đăng ký và sử dụng email công ty hiệu quả còn nhiều điều cần lưu ý. Dưới đây là “bí kíp” giúp bạn chinh phục email công ty một cách hoàn hảo:

1. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email – Nền tảng vững chắc cho thành công

• Xác định nhu cầu: Số lượng tài khoản, dung lượng lưu trữ, tính năng cần thiết và ngân sách là những yếu tố quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
• Uy tín, trách nhiệm, nhiệt huyết là chìa khóa: Tham khảo các nhà cung cấp  Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail,… uy tin như GCS, HVN để đảm bảo được hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7.

2. Tên miền – Tạo dựng thương hiệu ấn tượng

• Tên miền ngắn gọn, dễ nhớ: Tên miền nên liên quan đến tên công ty hoặc thương hiệu để tạo sự đồng nhất và dễ nhận diện.
• Kiểm tra Hosting và gia hạn đầy đủ
• Domain uy tín về thông tin là tên miền luôn đầy đủ SSL Certificate.

3. Cài đặt Email an toàn – Bảo vệ thông tin toàn diện

• Mật khẩu mạnh: Sử dụng mật khẩu mạnh và bảo mật thông tin tài khoản email cẩn thận để tránh truy cập trái phép.
• Bảo mật hai lớp: Kích hoạt tính năng bảo mật hai lớp (2FA) để tăng cường bảo mật cho tài khoản email của bạn.
• Lọc Email hiệu quả: Cài đặt quy tắc lọc email để tránh spam, virus và các email không mong muốn.

4. Sao lưu và di chuyển dữ liệu từ email cá nhân sang Email doanh nghiệp 

• Di chuyển các tài liệu quan trọng từ Drive cá nhân sang Shared Drive để vận hành các phòng ban
• Backup toàn bộ Email từ tài khoản cá nhân sang Gmail doanh nghiệp mới.
• Nếu bạn chưa biết cách di chuyển dữ liệu có thể liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ nhanh nhất.

5. Lưu ý hữu ích khác

• Cung cấp đầy đủ thông tin công ty khi đăng ký email để tạo dựng uy tín và thương hiệu.
• Đọc kỹ các điều khoản và điều kiện trước khi đăng ký để đảm bảo quyền lợi của bạn.
• Tham khảo hướng dẫn sử dụng email của nhà cung cấp dịch vụ để sử dụng email hiệu quả nhất.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ hướng dẫn tạo Email công ty mới thành lập nhanh và hiệu quả nhất. Nếu bạn sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền thì đừng ngần ngại và hãy nhắn lại thông tin liên hệ qua LiveChat để nhận được tư vấn và những ưu đãi hấp dẫn nhất của GCS trong năm 2024 ngay.