Email Alias là gì? Hướng dẫn cài đặt Email Alias

Email Alias là gì? Đây có thể được hiểu là một email phụ nhưng vẫn có nhiều tính năng ứng dụng được trong thực tế.

Email Alias của Google Workspace – một tính năng tạo địa chỉ email bí danh chưa được nhiều người dùng biết đến. Vậy Email Alias là gì? Đây có thể được hiểu là một email phụ nhưng vẫn có nhiều tính năng ứng dụng được trong thực tế. Người dùng có thể quản lý nhiều địa chỉ email trong cùng một tài khoản Google, cũng có thể nhận được email từ người gửi qua Alias khi họ nhập sai thông tin của bạn, hoặc bạn cũng có thể cài đặt sử dụng địa chỉ email Alias này để gửi email thay cho tài khoản chính. 

email alias la gi 1

Email Alias là gì? Tổng quan về Email Alias

Mỗi người dùng trong tài khoản Google Workspace đều có một địa chỉ chính để đăng nhập vào tài khoản của họ để nhận và gửi thư. Nhưng nếu người dùng đó cần phải làm việc trên email nhiều và giao tiếp với những phân cấp khách hàng đối tác khác nhau, thay vì phải sử dụng nhiều email, admin có thể tạo email bí danh cho người dùng đó. 

Có hai loại địa chỉ Email Alias: 

  • Địa chỉ Email Alias theo tên miền chính (Primary Domain) hoặc tên miền phụ (Secondary Domain) của bạn trong gói Google Workspace.
  • Địa chỉ Email Alias theo tên miền bí danh (Alias Domain) của bạn trong gói Google Workspace.

Ví dụ: tranglh@hvn.vn muốn có một địa chỉ email riêng để làm việc về các vấn đề với đại lý của công ty. Admin tạo cho tranglh một email bí danh như tranglh.dailyphiabac@hvn.vn. Thư được gửi đến một trong hai địa chỉ sẽ đến hộp thư đến của tranglh. 

Nếu trong gói Google Workspace của bạn có tên miền bí danh (Alias Domain) thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ Alias theo tên miền bí danh đó. Các địa chỉ này cùng tên với người dùng tương ứng và không chỉnh sửa được. 

Ví dụ: bạn có tên miền Alias là Aliashvn.vn trong gói Google Workspace theo tên miền hvn.vn của bạn:

  • Khi bạn tạo tài khoản kythuat@hvn.vn thì hệ thống sẽ tự sinh ra Alias kythuat@Aliashvn.vn 
  • Bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền bí danh để khách hàng có thể gửi được mail cho các địa chỉ từ Alias này.

Admin có thể thêm tối đa 30 email bí danh cho mỗi người dùng mà không cần trả thêm chi phí. Người dùng đăng nhập tài khoản Google Workspace bằng tài khoản email chính, không phải bằng email Alias. 

  • Trong trang quản trị Google Workspace > User
  • Tìm và chọn user cần thêm Alias
  • Chọn User Information > Email Aliases
  • Bấm vào Alias để thêm tên Alias bạn muốn, nếu bạn có nhiều tên miền phụ bạn cần gán đúng tên miền. Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều Alias (không quá 30). Nếu bạn có thêm tên miền bí danh bạn sẽ thấy hệ thống tự động tạo một địa chỉ bí danh cùng tên tương ứng.
  • Chọn Save để lưu và hoàn thành thêm Alias.
email alias la gi 2

Lưu ý: 

  • Các địa chỉ Alias không được trùng tên với các user khác hoặc các Alias khác hoặc trùng tên nhóm trong gói Google Workspace của bạn. 
  • Địa chỉ Alias theo tên miền bí danh không chỉnh sửa được. 

Thiết lập gửi mail đi từ địa chỉ Alias

Sau khi thiết lập email Alias cho tài khoản, bạn sẽ có thể nhận được thư gửi đến email Alias trong vòng 24h. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ Alias, bạn cần có thêm một vài bước thiết lập. 

  • Trên giao diện Gmail > Settings > Accounts (hoặc Accounts and Import
  • Ở phần Send email as > Add another email address > điền tên và địa chỉ Alias > Next Step để hoàn thành 
email alias la gi 3

Lưu ý: 

  • Nếu bạn thêm địa chỉ Alias theo tên miền Alias trong gói Google Workspace thì bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền Alias trước khi thực hiện. 
  • Khi bạn cài đặt Send email as này dùng một địa chỉ khác bên ngoài gói Google Workspace thì sẽ cần thêm mã xác minh được gửi vào địa chỉ mà bạn thêm vào và xác nhận nó. 

Cách gửi mail bằng địa chỉ Alias

Sau khi bạn đã thêm địa chỉ Alias vào Send email as bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ Alias này trên tài khoản của chính bạn. 

  • Bấm Compose để soạn một thư mới 
  • Phần From bạn nhấn vào mũi tên để chọn gửi từ địa chỉ mail nào, bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ chính hoặc địa chỉ Alias của mình. 
  • Soạn thư và ấn Send để gửi thư đi.
email alias la gi 4
  • Nếu bạn muốn đặt địa chỉ nào làm địa chỉ gửi chính (địa chỉ gửi thư mặc định) Send email as > Make default > Always reply from default address

Các trường hợp sử dụng email Alias trên Google Workspace

GCS chia sẻ với bạn một số cách sử dụng email Alias hữu ích trên Google Workspace. 

Sắp xếp tin nhắn email

Nếu bạn nhận được câu hỏi thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh như bán hàng, hỗ trợ khách hàng, yêu cầu chung, hỗ trợ kỹ thuật,.. Bạn có thể sử dụng Alias để định tuyến những yêu cầu này đến đúng người. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ Alias nhận các thư yêu cầu trên cho người phụ trách. 

Sắp xếp thư theo cách này sẽ đem lại hiệu quả hơn so với việc tất cả các email đi vào một tài khoản để sàng lọc thủ công. 

Thêm bộ lọc cho tin nhắn của bạn

Bạn có thể tạo bộ lọc cho Alias bằng chức năng tìm kiếm trong Gmail. Nhấp vào mũi tên ở cuối thanh Search. Trong danh sách thả xuống, hãy nhập địa chỉ Alias bạn muốn sử dụng cho bộ lọc vào phần To. > Create filter

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn phải làm gì với các tin nhắn được gửi đến địa chỉ Alias, có thể là sắp xếp vào một nhãn Label nào đó để dễ quản lý, đánh dấu quan trọng hoặc đánh dấu không phải là Spam,.. tùy theo mục đích. Khi bạn đã hoàn tất > Create filter để hoàn tất.

email alias la gi 5

Ẩn địa chỉ email cá nhân

Bạn cần chia sẻ chi tiết liên lạc của ai đó trong tổ chức của bạn nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ các nhân của họ. Vậy bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ Alias của người đó là được. 

Điều này cũng có lợi khi bạn muốn dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của các Alias khác nhau. Thay vì cố gắng cập nhật tất cả khách hàng của mình, bạn chỉ có thể truy cập Admin Console để cập nhật người được liên kết với Alias để giữ liên lạc đến đúng khu vực làm việc của mình.

Duy trì tin nhắn của bạn

Bằng cách sử dụng địa chỉ Alias thay vì các tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận, sẽ dễ dàng hơn để giữ tin nhắn của bạn được sao lưu tốt hơn trong tương lai. Khi bạn cần xóa tài khoản người dùng, Google sẽ đưa bạn qua các bước phức tạp để khôi phục thư và lưu chúng vào tài khoản khác hoặc bạn sẽ mất chúng. 

Nhưng với Alias, các tin nhắn được gửi đến tài khoản người dùng được liên kết với địa chỉ Alias này. Nếu bạn cần xóa địa chỉ Alias trong tương lai, bạn không cần phải khôi phục các tin nhắn. 

Đặt địa chỉ Alias để làm việc cho bạn

Khi mới bắt đầu sử dụng, tôi đã thấy sử dụng Alias sẽ làm cho công ty có vẻ lớn hơn thực tế. Bạn có những địa chỉ tiếp nhận khác nhau đối với những vấn đề khác nhau. Khách hàng không cần phải biết bạn chỉ có một hoặc hai người xử lý tất cả các email được gửi đến hàng tá Alias khác nhau, miễn là vấn đề của họ được xử lý trong thời gian tốt.

Tiện lợi và tiết kiệm, đó là ưu điểm mà Email Alias sẽ đem đến cho bạn. Hy vọng bài viết này của GCS giúp bạn hiểu rõ hơn về email Alias và sẽ giúp cho công ty của bạn có thêm những phương án hoạt động hiệu quả và tối ưu nhất.

GCS.vn hiện đang cung cấp các phiên bản Google Workspace theo từng cấp độ doanh nghiệp. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top