Hướng dẫn chi tiết cách đồng bộ Google Drive với máy tính

Hiện nay việc lưu trữ và sao lưu dữ liệu ngày càng quan trọng, đặc biệt là những dữ liệu, thông tin được lưu trên nền tảng mạng và nền tảng đám mây. Những sự cố an ninh mạng gia tăng mỗi ngày. Vì vậy, việc đồng bộ Google Drive với máy tính cho phép bạn truy cập cũng như quản lý tệp tin an toàn và dễ dàng hơn, ngay cả khi không có kết nối Internet. Trong bài viết này, GCS Vietnam sẽ hướng dẫn chi tiết cách đồng bộ Google Drive với máy tính đơn giản, nhanh chóng chỉ với vài bước đơn giản.

Hướng dẫn chi tiết cách đồng bộ Google Drive với máy tính đơn giản

Quá trình đồng bộ Google Drive với máy tính khá đơn giản với ứng Google Drive for Desktop. Chỉ với vài bước sau đây, các cá nhân có thể dễ dàng sao lưu dữ liệu trên máy tính mà không cần qua các thao tác khó nhớ, phức tạp.

– Bước 1: Truy cập vào trình duyệt: https://www.google.com/drive/download/.

Tại giao diện này, bạn sẽ thấy chữ “Download Drive for Desktop”. Bạn nhấn chuột vào đó để bắt đầu tải Drive và tiến hành cài đặt.

– Bước 2: Khi file Drive đã được tải về máy tính, bạn điều hướng đến vị trí Drive trong giao diện File máy tính.

– Bước 3: Bạn nhấn chuột phải vào file đó và chọn “Run as administrator” để thiết lập.

– Bước 4: Làm theo các hướng dẫn cài đặt của ứng dụng Drive for Desktop đến khi màn hình hiện cài đặt thành công.

– Bước 5: Khởi động ứng dụng Drive trên máy tính.

– Bước 6: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive hiện có của bạn hay tài khoản mà bạn muốn đồng bộ dữ liệu với máy tính.

– Bước 7: Tại giao diện Google Drive Preferences, Chọn thư mục bạn muốn đồng bộ

Sau khi đăng nhập, ứng dụng Drive sẽ hỏi người dùng muốn đồng bộ toàn bộ các dữ liệu trong Google Drive hay chỉ sao lưu một số thư mục cần thiết. Bạn có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu sử dụng của bạn.

Trong trường hợp bạn chỉ muốn đồng bộ các thư mục bạn chọn, bạn chọn riêng từng thư mục mà bạn muốn thực hiện đồng bộ.

– Bước 8: Sau khi bạn nhấn nút “Next”, ứng dụng sẽ bắt đầu sao chép dữ liệu từ Google Drive về máy.

Thời gian sao lưu dữ liệu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như kích thước các tệp tin trong Drive của bạn.

– Bước 9: Truy cập và kiểm tra các tệp tin đã được đồng bộ.

Kiểm tra trên máy tính

Lúc này, trên máy tính sẽ hiện tệp tin Google Drive, bạn nhấn chuột vào đó. Tiếp theo chọn “My Drive” để kiểm tra các tệp tin đã được sao lưu từ tài khoản Google Drive của bạn.

Kiểm tra trên Google Drive

Bạn mở trình duyệt Google Drive và chọn mục Computer (Máy tính) ở phía bên trái của giao diện. Sau đó bạn ấn chọn “My Laptop” để kiểm tra các tệp tin đã được đồng bộ.

Mọi thay đổi mà bạn thực hiện trong tệp tin thư mục mà bạn lưu trong máy sẽ tự động cập nhật lên nền tảng Drive và ngược lại.

Như vậy, chúng ta có thể thấy việc đồng bộ Google Drive với máy tính không có nghĩa dữ liệu thay đổi sẽ không được cập nhật. Mà điểm đặc biệt là dù dữ liệu đã được sao lưu nhưng mọi phiên bản đều sẽ được hiển thị theo thời gian thực dù trên máy tính hay Drive trên web.

Cách dừng đồng bộ Google Drive với máy tính

Trong một số trường hợp hợp, các bạn muốn ngừng đồng bộ dữ liệu Google Drive với máy tính nhằm bảo toàn dữ liệu cho máy, hoặc có nhiều dữ liệu không cần thiết phải lưu trong máy tính, hoặc có thể tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên ổ cứng. Sau đây GCS Vietnam sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết các bước để ngừng đồng bộ Google Drive với máy tính:

Cách 1: Hủy liên kết tài khoản Google

– Bước 1: Thoát ra khỏi giao diện Google Drive và ngừng các thao tác đang thực hiện trên cả Drive web, điện thoại và máy tính.

– Bước 2: Bạn truy cập vào ứng dụng Google Drive sau đó chọn Preferences (tùy chọn).

– Bước 3: Ngừng đồng bộ Google Drive với máy tính

Trong cài đặt, bạn sẽ thấy có tùy chọn có tên “Ngừng đồng bộ” (Disconnect account) hoặc ấn chọn “Hủy liên kết tài khoản”. Bạn chọn vào mục đó để dừng đồng bộ các dữ liệu giữa Drive và máy tính.

– Bước 4: Màn hình sẽ xuất hiện thông báo xác nhận, yêu cầu bạn đồng ý với việc ngừng đồng bộ để tiến hành thực hiện.

– Bước 5: Hoàn thành việc ngừng đồng bộ tài khoản Google Drive với máy tính.

Sau khi ngừng đồng bộ, bạn có thể lựa chọn xóa tiếp các thư mục, tệp tin Google Drive vẫn còn lưu trên thư mục Google Drive của máy tính để dọn sạch bộ nhớ.

Cách 2: Xóa ứng dụng Google Drive for Desktop

– Bước 1: Tìm ứng dụng Google Drive trong máy tính

– Bước 2: Nhấn chuột phải vào tên ứng dụng. Bạn chọn “Uninstall” (Gỡ cài đặt)

– Bước 3: Màn hình sẽ hiện ra giao diện quản lý các ứng dụng.

– Bước 4: Bạn chọn tiếp Google Drive và nhấn chuột phải > Chọn “Uninstall” (Gỡ cài đặt)

– Bước 5: Màn hình sẽ hiện câu hỏi bạn có chắc chắn muốn xóa ứng dụng Drive không. Bạn chọn có.

– Bước 6: Hoàn thành gỡ cài đặt ứng dụng Google Drive cho máy tính.

**Lưu ý: Sau khi xóa ứng dụng, người dùng sẽ không thể truy cập hay chỉnh sửa thêm các tệp tin trong Google Drive từ máy tính nữa.

Trường hợp nên sao lưu dữ liệu đồng bộ Google Drive với máy tính

Việc đồng bộ Google Drive với máy tính không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn đảm bảo an toàn cho thông tin, dữ liệu quan trọng về tài chính cũng như thông tin khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Sau đây GCS Vietnam sẽ chỉ ra một số trường hợp bạn nên sao lưu dữ liệu Google Drive với máy tính:

1. Sao lưu các tệp tin quan trọng

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự doanh nghiệp thường xuyên phải làm việc với các tài liệu, dự án quan trọng như tài liệu pháp lý hay các bản hợp đồng, thậm chí là thông tin tài chính hoặc dữ liệu nghiên cứu có giá trị lớn, việc sao lưu và đồng bộ dữ liệu Google Drive vào bộ nhớ máy tính sẽ giúp cho bạn tránh khỏi các sự cố mất mát dữ liệu. Từ đó, bạn sẽ yên tâm hơn nếu có bản dự phòng khi gặp các trường hợp không may xảy ra.

2. Truy cập ngoại tuyến

Nếu bạn là người thường phải làm việc ở những nơi không có kết nối Internet ổn định, việc sao lưu dữ liệu Google Drive về máy tính sẽ cho phép người dùng dễ dàng truy cập và thực hiện các tác vụ trong tài liệu mà không cần phải lo lắng về các sự cố mạng xảy ra.

3. Bảo vệ dữ liệu khỏi các chiêu trò xấu của tội phạm mạng

Mặc dù Google Drive được Google cung cấp lớp bảo mật với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, tuy nhiên việc đồng bộ Google Drive với máy tính sẽ hỗ trợ người dùng giảm thiểu được các rủi ro, thất thoát dữ liệu do tấn công mạng, các loại phần mềm độc hại ngày càng phát triển hoặc thậm chí có thể do lỗi trục trặc hệ thống làm sập nguồn mạng.

4. Củng cố lớp bảo vệ dữ liệu

Sao lưu dữ liệu Google Drive về máy tính sẽ tạo ra bản sao thứ hai có thể giúp người dùng phòng ngừa được các trường hợp mất mát dữ liệu do lỗi người dùng, cũng như vô tình xóa tệp tin hoặc gây nên sự cố không mong muốn khác khiến doanh nghiệp khó có thể xử lý kịp thời.

5. Cần lưu trữ dữ liệu dài hạn

Trong trường hợp bạn muốn lưu những tệp tin không thường xuyên mở ra trên Google Drive hoặc chỉ cần dùng đến vài lần trong năm nhưng vẫn muốn lưu trữ lâu dài, việc sao lưu dữ liệu Google Drive về máy tính sẽ là lựa chọn hợp lý, phù hợp hơn so với việc lưu trữ trên đám mây, đặc biệt là khi bạn muốn dọn bộ nhớ dung lượng Drive gần đầy.

Vì vậy, việc đồng bộ Google Drive với máy tính không chỉ giúp người dùng đảm bảo an toàn truy cập dữ liệu mà còn mang lại sự yên tâm, chủ động trong việc quản lý dữ liệu cá nhân cũng như doanh nghiệp.

Lợi ích của việc đồng bộ Google Drive với máy tính

Vậy đồng bộ Google Drive với máy tính đem lại lợi ích gì? Đồng bộ dữ liệu Google Drive với máy tính mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp bạn có thể làm việc hiệu quả cũng như linh hoạt hơn.

1. Truy cập dữ liệu ngoại tuyến

Đây có lẽ là một trong những lợi ích lớn nhất của việc đồng bộ dữ liệu Google Drive với máy tính. Sau khi đã đồng bộ, bạn có thể thoải mái truy cập và làm việc với các tệp tin của mình ngay khi người dùng không kết nối thiết bị với Internet.

Điều này cũng đặc biệt hữu ích khi bạn đang di chuyển ở nơi khác hoặc khi không có kết nối Internet ổn định, hoặc có khi lý do chỉ đơn giản là bạn tiết kiệm dung lượng 3G/4G.

2. Tự động sao lưu và cập nhật

Tất cả những thay đổi bạn thực hiện trên tệp tin đã đồng bộ ở trên máy tính hay trên Drive đều sẽ được tự động cập nhật và đồng bộ giữa cả hai nền tảng. Vì vậy, bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình luôn được sao lưu và cập nhật kịp thời, đồng thời tránh được tình trạng mất mát, rò rỉ dữ liệu do lưu nhầm phiên bản chỉnh sửa.

3. Tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên Drive

Khi đồng bộ, bạn có thể lựa chọn chế độ chỉ tải xuống hoặc chỉ lưu trữ những tệp tin có giá trị cần thiết và nên ở trên máy tính, giúp tiết kiệm được phần lớn dung lượng Drive.

4. Tích hợp đa nền tảng để làm việc trên máy tính

Người dùng có thể mở và chỉnh sửa các tệp tin Google Drive trực tiếp trên máy tính bằng các ứng dụng phổ biến chúng ta dùng thường ngày như Microsoft Office, Adobe,… Lợi ích này sẽ giúp bạn cảm giác thoải mái hơn khi có thể làm việc linh hoạt và tận dụng được các tính năng của ứng dụng mà không cần mở trình duyệt ở trên máy hay điện thoại di động.

Tóm lại, việc đồng bộ Google Drive với máy tính đem đến cho người dùng nhiều lợi ích thiết thực, hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả cũng như đảm bảo an toàn hơn cho dữ liệu của mình.

Một số lưu ý khi đồng bộ Google Drive với máy tính

Để quá trình đồng bộ dữ liệu Google Drive với máy tính diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn, người dùng cần lưu ý một số điều quan trọng sau:

Chọn lọc dữ liệu cần đồng bộ một cách kỹ lưỡng

Bạn nên xem xét, không nên đồng bộ tất cả dữ liệu trên Google Drive xuống máy tính, đặc biệt là khi dung lượng ổ cứng của máy tính có hạn và không thể chứa thêm nhiều. Vì vậy, bạn nên chọn lọc những tệp tin và thư mục quan trọng, thường xuyên sử dụng để sao lưu nhằm tiết kiệm dung lượng và tăng tốc độ đồng bộ các tệp tin.

Quản lý xung đột giữa các tệp tin

Trong trường hợp có quá nhiều người cùng chỉnh sửa trong 1 tệp tin trên Google Drive, điều này sẽ dẫn đến dễ xảy ra tình trạng xung đột dữ liệu. Khi đó, Google Drive cũng sẽ tạo ra các bản sao của tệp tin để người dùng có thể ao sánh và có được lựa chọn phù hợp.

Sao lưu các dữ liệu quan trọng

Mặc dù Google Drive có tính năng sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần, tốt hơn hết là bạn nên tự tạo cho mình một bản sao lưu dự phòng cho những tệp tin quan trong ở trên máy tính hoặc là ổ cứng riêng gắn ngoài. Cách này sẽ giúp đảm bảo được sự an toàn cho dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Cập nhật ứng dụng Google Drive lên phiên bản mới nhất

Bạn cần thường xuyên cập nhật ứng dụng Google Drive trên máy tính để có thể đảm bảo đc việc sử dụng các tính năng mới nhất hoặc khắc phục các lỗi có thể xảy ra.

Kiểm tra dung lượng Google Drive hiện có

Cần lưu ý rằng Google Drive có dung lượng lưu trữ có hạn. Bạn hãy thường xuyên kiểm tra dung lượng còn trống cũng như xóa bỏ những tệp tin không cần thiết tránh tình trạng quá đầy bộ nhớ và ảnh hưởng đến quá trình đồng bộ hàng ngày.

Bảo mật thông tin

Đặc biệt, bạn không nên chia sẻ thông tin đăng nhập Google Drive của bạn với những người khác để tránh rủi ro bị đánh cắp dữ liệu.

Bằng cách làm theo những lưu ý trên đây, bạn có thể tận dụng tối đa những lợi ích của việc đồng bộ dữ liệu Google Drive với máy tính, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cá nhân của mình.

Một số câu hỏi thường gặp khi đồng bộ Google Drive với máy tính

1. Tại sao tôi không tìm thấy tệp tin mới trên máy tính sau khi đã thêm vào Google Drive?

Việc đồng bộ dữ liệu giữa Google Drive với máy tính có thể sẽ cần thêm chút thời gian để thích nghi, đặc biệt khi bạn có nhiều tệp tin hoặc đang sử dụng kết nối Internet không ổn định. Bạn hãy kiên nhẫn chờ đợi thêm 10-30 phút và thử khởi động lại ứng dụng Google Drive đó để kiểm tra lại.

2. Tôi có thể sử dụng nhiều tài khoản Drive để đồng bộ dữ liệu trên cùng một máy tính không?

Hoàn toàn có thể nhé. Bạn chỉ cần đặt và đăng nhập tài khoản Google Drive và lựa chọn thư mục riêng để đồng bộ cho từng tài khoản.

Tuy nhiên, việc đồng bộ nhiều tài khoản Google Drive cùng lúc có thể gây nên tình trạng giảm hiệu suất máy tính và tốc độ đồng bộ.

3. Làm thế nào để thay đổi thư mục đồng bộ trong Google Drive?

Bạn có thể thực hiện thay đổi thư mục đồng bộ bằng cách mở ứng dụng Drive, nhấp vào biểu tượng bánh răng và lựa chọn “Preferences. Sau đó bạn sẽ có thể chọn lại thư mục mới để thực hiện việc đồng bộ.

4. Tôi có thể đồng một tài khoản Drive với nhiều máy tính khác nhau không?

Hoàn toàn được bạn nhé. Bạn chỉ cần cài đặt ứng dụng Drive cho mỗi máy tính và đăng nhập tài khoản đó. Dữ liệu sẽ được đồng bộ trên tất cả các máy tính mà bạn sử dụng, giúp bạn truy cập thuận tiện hơn.

5. Có cần kết nối Internet để truy cập vào các tệp tin đã đồng bộ không?

Không nhất thiết cần có kết nối Internet. Sau khi đồng bộ, các tệp tin đã được lưu trữ trên máy tính của người dùng. Vì vậy, bạn có thể cài đặt sang chế độ truy cập ngoại tuyến để có thể xem và chỉnh sửa ngay cả khi không có mạnh.

Lời kết

Việc đồng bộ Google Drive với máy tính không chỉ đơn thuần là sao lưu dữ liệu, mà còn là cách để người dùng có thể tận dụng tối đa lợi ích này của dịch vụ lưu trữ đám mây. Hy vọng rằng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này đã giúp doanh nghiệp áp dụng thành công việc đồng bộ dữ liệu trong công việc hàng ngày. Khi mà có những thắc mắc về bài viết này với GCS Vietnam thì hãy liên hệ bằng cách nhắn lại thông tin qua LiveChat để chúng tôi kịp thời hỗ trợ sớm nhất.