Di chuyển tài liệu được chia sẻ từ thư mục dùng chung về My Drive

Lưu ý khi di chuyển tài liệu từ thư mục dùng chung về My Drive

• Thư mục dùng chung khác với Shared Drive (bộ nhớ dùng chung). Vì vậy, hãy cân nhắc việc sử dụng Shared Drive thay vì chỉ chia sẻ qua thư mục. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ không mô tả các bước di chuyển nội dung đến/từ Shared Drive.
• Di chuyển tài liệu từ thư mục được chia sẻ vào My Drive là một động tác di chuyển chứ không phải sao chép. Vì vậy, nội dung di chuyển sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi thư mục được chia sẻ. Từ đó:
• Người dùng sẽ không thấy được di chuyển tài liệu trong phần thư mục được chia sẻ. Mọi quyền đối với phần tài liệu được di chuyển sẽ kế thừa từ thư mục chia sẻ cũ và các quyền mới sẽ được chuyển sang thư mục đích.
• Bạn sẽ mất khoảng thời gian khá dài nếu bạn di chuyển các thư mục nặng có chứa nhiều tệp hay thư mục con.

Cần làm gì trước khi di chuyển tài liệu

Khi người dùng di chuyển tài liệu từ thư mục được chia sẻ sang My Drive, họ sẽ thấy cảnh báo trước khi việc di chuyển bắt đầu tiến hành. Điều này giúp tránh được việc người dùng vô tình chuyển hoặc xóa quyền của những người khác. Trong trường hợp người dùng tiếp tục di chuyển tài liệu, họ sẽ nhận được một thông báo khác về sự thay đổi này và có thể hoàn tác hành động.

Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi được hoạt động đối với tệp và thư mục ở trong My Drive. Điều này có nghĩa là nếu trước đó bạn chia sẻ thư mục từ My Drive mà ai đó di chuyển tài liệu ra khỏi thư mục được chia sẻ thì sẽ có thể thấy được thông báo trong lịch sử hoạt động rằng tệp đã bị xóa. Bên cạnh đó, thông báo cũng sẽ nêu rõ ai đã chuyển tệp của bạn và chuyển vào thời gian nào.

Doanh nghiệp cần làm gì trước tình trạng tự do di chuyển tài liệu?

Nếu tổ chức của bạn không có cấu trúc thư mục dùng chung mở rộng thì bạn cũng có thể không phải làm gì cả. Tuy nhiên, đối với các tổ chức sử dụng rộng rãi các thư mục chia sẻ thì cần lên phương án cụ thể để giải quyết vấn đề này.

Sử dụng bộ nhớ dùng chung Shared Drive

Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng Shared Drive (bộ nhớ dùng chung) thay vì dùng chung các thư mục để chia sẻ tài liệu. Shared Drive sẽ giải quyết được vấn đề cộng tác nhóm và quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp.

Shared Drive là một không gian chung của doanh nghiệp giúp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp mọi lúc mọi nơi. Khác với My Drive, các tệp trong Shared Drive sẽ thuộc về cả nhóm chứ không chỉ của một cá nhân cụ thể. Kể cả khi các cá thành viên khác không sử dụng, các tệp đã được chia sẻ vào vẫn được giữ nguyên trạng thái.

Khóa thư mục chia sẻ của bạn bằng chế độ “Can view” (Chỉ xem)

Nếu người dùng chỉ có quyền xem thư mục, họ sẽ không thể di chuyển tài liệu được. Đây cũng là một cách khá an toàn để đảm bảo tài liệu của bạn không bị xóa khỏi thư mục chia sẻ. Tuy nhiên, cách này sẽ khiến bạn phải mất thời gian sắp xếp những tài khoản phù hợp để có thể áp dụng chế độ này. Bên cạnh đó, bạn cũng nên nhắc nhở nhân viên cẩn thận khi cấp quyền truy cập chỉnh sửa cho các thư mục được chia sẻ.

Không di chuyển tài liệu vào My Drive có sẵn trong một thư mục

Để tránh nội dung của bạn bị xóa khỏi các thư mục chia sẻ, bạn có thể hướng dẫn người dùng của mình không di chuyển bất kỳ nội dung nào từ Shared with Me sang My Drive nếu nội dung đó đã nằm trước trong một thư mục.

Shared with Me không phải là một thư mục, vì thế, người dùng có thể di chuyển một cách an toàn mục cấp cao nhất từ Shared with Me sang My Drive. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến ai vì bạn không di chuyển bất cứ thứ gì ra khỏi thư mục đó.

Tuy vậy, nếu bạn nhấp vào một thư mục trong Được chia sẻ, sau đó kéo thư mục vào My Drive. Dữ liệu đó sẽ không còn trong thư mục của bạn hay bất kỳ ai trong nhóm nữa. Hiện nay, để ngăn chặn người dùng vô tình di chuyển nhầm thư mục được chia sẻ, các doanh nghiệp đã hướng dẫn người dùng không bao giờ được kéo tệp vào trong My Drive.

Nếu như thư mục dung chung của doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị hết dung lượng hoặc cần thêm dung lượng để lưu trữ thì GCS hiện đang có dịch vụ nâng cấp dùng lượng Drive chung cho bạn.

Thay vì chia sẻ tệp, hãy thêm phím tắt (shortcut)

Doanh nghiệp nên hướng dẫn người dùng của bạn thêm các phím tắt vào nơi mà họ muốn truy cập tệp từ thư mục khác. Điều này sẽ tránh được sự nhầm lẫn di chuyển tài liệu sang bên My Drive.

Vậy là bạn đã nắm được thông tin về việc di chuyển tài liệu được chia sẻ từ thư mục dùng chung về My Drive. Nếu bạn đang băn khoăn về Drive cũng như các gói dịch vụ của Google Workspace, hãy nhấc máy lên liên hệ với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin của bạn ở phần liên hệ, chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn bạn lựa chọn gói dịch vụ cho doanh nghiệp phù hợp nhất.