Chuyển đổi cộng tác trong Google Workspace

Sau hơn một năm cộng tác từ xa, nhiều người đang có dấu hiệu mệt mỏi với kỹ thuật số. Trong suốt đại dịch, hàng triệu nhân viên đã thu hẹp khoảng cách với đồng nghiệp của họ bằng cách khiến bản thân trở nên sẵn sàng hơn, tham gia các cuộc họp trực truyến và tập trung hơn vào các công cụ và ứng dụng làm việc từ xa. Là một phần trong sứ mệnh xây dựng tương lai của công việc, Google đang giải quyết những thách thức này trong Google Workspace.

Như đã thông báo trước đây, Google sẽ ra mắt smart canvas – một trải nghiệm sản phẩm mới mang đến sự phát triển cộng tác tiếp theo cho Google Workspace. Cụ thể, Google đang cải tiến các ứng dụng mà hàng trăm triệu người sử dụng mỗi ngày như Docs, Sheets, Slides để làm chúng linh hoạt, thông minh và tăng khả năng tương tác hơn nữa. Với smart canvas, Google đang mang đến nội dung và các cách kết nối giúp chuyển đổi cộng tác thành trải nghiệm phong phú hơn, tốt hơn trong Google Workspace.

Khi ra mắt Google Docs và Google Sheets vào 15 năm trước, những ứng dụng này đã định hình cho thế giới một cách làm việc mới. Chúng cho phép làm việc theo nhóm mọi lúc, mọi nơi – một sự tương phản hoàn toàn với các công cụ cũ – được thiết kế cho thời đại làm việc cá nhân trên máy tính để bàn văn phòng. Và smart canvas là bước tiến lớn tiếp theo của Google.

Làm cho sự cộng tác trở nên linh hoạt và hữu ích hơn

Mô hình công việc kết hợp đang phát triển mang lại tính cấp thiết mới cho những thách thức cộng tác hiện có. Làm thế nào để các nhóm luôn tập trung và kết nối họ khi làm việc cùng nhau, bất kể mọi người đang ở đâu? Với smart canvas, Google đang xây dựng các kết nối sâu hơn trên Google Workspace để chuyển đổi cộng tác ở bất kỳ đâu.

Ví dụ: Google sử dụng thứ mà mọi người đã sử dụng hàng ngày là “@” (mentions) để mở ra khả năng cộng tác mới và mạnh mẽ hơn. Khi bạn “@” đề cập đến một người trong tài liệu, chip thông minh sẽ hiển thị cho bạn thông tin bổ sung như vị trí, chức danh công việc và thông tin liên hệ của người đó. Để lắp chip thông minh vào công việc của bạn, chỉ cần gõ “@” để xem danh sách những người, tệp và cuộc họp được đề xuất. Từ web hoặc thiết bị di động, các cộng tác viên của bạn có thể nhanh chóng lướt qua các cuộc họp mà mọi người được liên kết hoặc xem trước các tài liệu được liên kết mà không cần thay đổi tab hoặc ngữ cảnh.

Ngoài ra, Google cũng đang giúp thúc đẩy các dự án trở nên dễ dàng hơn bằng cách sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc chung của nhóm. Bắt đầu từ hôm nay trong Docs, danh sách kiểm tra hiện đã có sẵn trên web và thiết bị di động và bạn sẽ sớm có thể chỉ định các mục hành động trong danh sách kiểm tra cho người khác. Các mục hành động này sẽ hiển thị trong Google Tasks, giúp mọi người quản lý danh sách Việc cần làm của dự án dễ dàng hơn.

Hơn nữa, Google cũng đang giới thiệu các mẫu bảng trong Google Docs. Bảng bỏ phiếu theo chủ đề sẽ cho phép bạn dễ dàng thu thập phản hồi của nhóm trong khi bảng theo dõi dự án sẽ giúp bạn nắm bắt các cột mốc và trạng thái của dự án một cách nhanh chóng. Và một mẫu tài liệu mới để ghi chú cuộc họp sẽ tự động nhập bất kỳ thông tin liên quan nào từ lời mời họp trên Google Calendar, bao gồm cả chip thông minh cho người tham dự và các tệp đính kèm.

Thêm vào đó, với định dạng không phân trang mới ra mắt trong Google Docs, bạn có thể xóa ranh giới của một trang tài liệu để tạo không gian làm việc không giới hạn cho bất kỳ thiết bị hoặc màn hình nào bạn đang sử dụng. Và nếu muốn in hoặc chuyển đổi sang PDF, bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển về chế độ xem được phân trang như trước đây.

Đối với Google Sheets, sắp tới Google sẽ cho ra mắt những chế độ xem mới trong Sheets. bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ đó để quản lý và tương tác tốt hơn với dữ liệu của mình. Lần ra mắt đầu tiên sẽ là chế độ xem dòng thời gian, giúp bạn theo dõi các tác vụ dễ dàng hơn và nhanh hơn.Với chế độ xem linh hoạt này, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo các thuộc tính như chủ sở hữu, danh mục, chiến dịch hoặc bất kỳ thuộc tính nào phù hợp nhất.

Tăng cường kết nối con người, ở bất cứ nơi nào mọi người làm việc

Với smart canvas và những cải tiến trong Google Meet, Google giúp bạn dễ dàng đưa trực tiếp giọng nói và khuôn mặt của bạn vào trải nghiệm cộng tác, giúp mọi người chia sẻ ý tưởng và giải quyết vấn đề cùng nhau từ mọi nơi. Là một phần của việc đó, Google đang xây dựng sự tích hợp chặt chẽ hơn giữa các công cụ giao tiếp và cộng tác để người dùng có thể đưa nội dung vào các cuộc trò chuyện.

Vừa qua, Google đã triển khai khả năng trình bày nội dung của bạn cho cuộc gọi Google Meet trên web trực tiếp từ Docs, Sheets hoặc Slides nơi bạn đã làm việc với nhóm của mình. Chuyển đổi giữa cộng tác trong một tài liệu và một cuộc trò chuyện trực tiếp giúp dự án và nhóm luôn giữ được sự tập trung. Sắp tới, Google sẽ tiếp tục đưa Google Meet trực tiếp vào  Docs, Sheets và Slides trên web để mọi người thực sự có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau khi họ đang cộng tác.

Bản dịch và phụ đề trực tiếp trong Google Meet cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ mọi người kết nối khi họ làm việc cùng nhau trong các nhóm phân tán. Google hiện cung cấp phụ đề trực tiếp bằng 5 ngôn ngữ, và nhiều hơn thế nữa trong tương lai. Theo dự kiến, Google sẽ giới thiệu bản dịch phụ đề trực tiếp vào cuối năm 2021. Bắt đầu với phụ đề trực tiếp bằng tiếng Anh được dịch sang tiếng Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Pháp hoặc Đức.

Với những cải tiến gần đây cho Google Meet, Google cũng mang lại cho mọi người nhiều quyền kiểm soát và linh hoạt hơn đối với trải nghiệm cuộc họp, bao gồm nhiều không gian hơn để xem mọi người và nội dung, cùng với khả năng ghim và bỏ ghim nội dung nguồn cấp dữ liệu video.

Vì hiểu rằng sự cộng tác cần diễn ra trôi chảy và nhanh chóng, Google đang giúp các nhóm đưa ra phản hồi dễ dàng hơn và di chuyển liền mạch giữa các cuộc trò chuyện và xây dựng nội dung cùng nhau. Giờ đây, các nhóm có thể chuyển trực tiếp từ thảo luận trong Google Chat sang xây dựng nội dung cùng nhau. Tạo và chỉnh sửa Sheets và Docs từ phòng Google Chat đã có sẵn trong trải nghiệm web và Google sẽ bật tính năng này cho Slides trong những tuần tới. Ngoài ra, để đánh giá phản ứng của nhóm trong quá trình thực hiện, Google cũng sẽ giới thiệu bộ biểu tượng cảm xúc trong Google Docs trong vài tháng tới.

Làm việc thông minh và an toàn hơn

Google Workspace đã được tích hợp trí thông minh mạnh mẽ cho phép mọi người tận dụng tốt nhất thời gian và sự chú ý của họ. Cho dù đó là với hai tỷ đề xuất ngữ pháp được hiển thị trong Google Docs mỗi tháng hay các đề xuất tệp thông minh trong các tính năng Ưu tiên và Truy cập nhanh của Drive giúp cắt giảm 50% thời gian tìm kiếm tệp.

Để giúp mọi người làm việc thông minh hơn, trong vài tháng tới, Google tiếp tục giới thiệu các tính năng viết được hỗ trợ bổ sung trong Docs trên web. Điều này bao gồm các cảnh báo về các từ và ngôn ngữ xúc phạm, cũng như các đề xuất về văn phong khác có thể tăng tốc độ chỉnh sửa và giúp bài viết của bạn có sức lôi cuốn hơn. Đối với Google Sheets, chức năng phân tích được hỗ trợ trong trải nghiệm web Google Sheets với các đề xuất công thức giúp mọi người, không chỉ các nhà phân tích, dễ dàng thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu hơn. Trang tính thông minh giúp bạn xây dựng và khắc phục sự cố công thức, giúp phân tích dữ liệu nhanh hơn và giảm lỗi.

Khi smart canvas phát triển, các doanh nghiệp dễ dàng kết nối các ứng dụng và công cụ họ đang dùng với Google Workspace. Điều này được xây dựng dựa trên lịch sử của Google về việc hỗ trợ nhiều tính năng bổ sung khác nhau giúp tạo ra hiệu quả cộng tác — từ việc thêm chữ ký điện tử trực tiếp trong Google Workspace với DocuSign đến trình kết nối Salesforce tích hợp với Google Sheets. Để giúp mọi người làm việc thông minh hơn, gần đây , Google đã thông báo rằng AppSheet Automation hiện đã sẵn sàng để bạn có thể tự động hóa các công việc tốn thời gian — như phê duyệt hóa đơn hoặc giới thiệu nhân viên mới — mà không cần phải viết một dòng mã.

Ngoài ra, Google đang có kế hoạch xây dựng các API bổ sung để bạn có thể đưa thông tin bạn cần từ các công cụ của bên thứ ba trực tiếp vào các phần tử smart canvas như chip thông minh, danh sách kiểm tra và mẫu bảng.

Và bởi vì lòng tin là trung tâm của mọi hoạt động cộng tác trong Google Workspace, nên Google chuẩn bị ra mắt các tính năng nâng cao giúp bảo vệ người dùng chống lại các mối đe dọa và lạm dụng bảo mật khi họ làm việc cùng nhau.

Thay đổi cách mọi người làm việc để mang đến sự đổi mới trong thế giới thực

Google nhận ra từ khách hàng của mình rằng việc thay đổi cách mọi người làm việc dẫn đến sự đổi mới trong thế giới thực.

Google Workspace thúc đẩy một cách mới để làm việc cùng nhau. Nó cho phép các nhóm của chúng tôi trên khắp thế giới – cho dù họ đang ở văn phòng, hay ở nhà hay ở cửa hàng tạp hóa – làm việc linh hoạt hơn và chuyển ý tưởng của họ thành những cách mới để làm hài lòng khách hàng.

—Theo Thibaud Cainne, Giám đốc toàn cầu của Tech Infra và Digital Workplace, Carrefour

Chuyển đổi số xảy ra ở mọi cấp độ và thường xuyên trong mọi công cụ. Chúng tôi đã có thể giúp 17.000 người của mình chuyển từ Excel sang Google Sheets chỉ trong 6 tháng bằng cách chứng minh cách chúng tôi có thể tối ưu hóa, tự động hóa và kết nối bảng tính cũng như dữ liệu của chúng. Loại công tác đó dẫn đến sự thay đổi mới trong thế giới thực cho khách hàng của chúng tôi.

—Theo Monica Andrea Diaz Pinzon, Giám đốc chuyển đổi số (Dự án đặc biệt), Banco Davivienda

Chúng tôi đã xây dựng một trung tâm kỹ thuật số trên Google Workspace để thay đổi cách chúng tôi kết nối với nhân viên và đối tác trên nhiều địa điểm và tổ chức. Nó cho phép chúng tôi thực hiện các dự án nghiên cứu lớn trong vài ngày thay vì vài tháng, bao gồm cả việc cung cấp các nghiên cứu vắc xin COVID-19.

—Theo Justin Riordan-Jones, Trưởng phòng Hệ thống và Thông tin (Nghiên cứu), Bộ Y tế & Chăm sóc Xã hội, Viện Nghiên cứu Y tế Quốc gia (Vương quốc Anh)

Khi smart canvas thúc đẩy kỷ nguyên cộng tác tiếp theo trong Google Workspace, Google vẫn cam kết cung cấp giải pháp linh hoạt, hữu ích và thúc đẩy sự đổi mới cho các tổ chức trong mọi ngành. Google Workspace sẽ tiếp tục thay đổi cách thức hoàn thành công việc trong tương lai.

Cùng GCS đón chờ những sự thay đổi mới của Google Workspace trong tương lai qua Blog Tin tức GCS nhé.