Cập nhật nâng cấp Admin Console quản lý người dùng và tên miền

Đầu năm nay, Google đã công bố thiết kế cập nhật cho trang chủ Admin Console, nhằm mục đích giúp điều hướng xung quanh Admin Console nhanh hơn, dễ dàng tìm thấy các mục bạn cần quản lý và đơn giản hơn để hiểu cách Google Workspace được triển khai trong tổ chức của bạn. 

Mới đây, Google giới thiệu một số cải tiến mới giúp admin dễ dàng thực hiện các hành động phổ biến hơn khi quản lý người dùng và tên miền trong tổ chức của họ, bao gồm các cải tiến đối với quy trình làm việc: 

• Thêm người dùng và ảnh hồ sơ người dùng
• Cập nhật, đổi tên và xóa người dùng
• Quản lý tên miền và thay đổi tên miền chính

Thêm người dùng trên Admin Console

Từ trang đích của Admin Console, khi chọn “Add a user” (thêm người dùng), bạn sẽ thấy hộp thoại toàn màn hình mới, được sắp xếp hợp lý, trước tiên sẽ hiển thị các trường quan trọng nhất, bao gồm địa chỉ email chính và phụ và thông tin tên miền của người dùng. 

Tạo mật khẩu

Ngoài ra, bạn có thể chọn tạo hay tự động tạo mật khẩu cho người dùng và chỉ định liệu người dùng có nên thay đổi mật khẩu khi họ đăng nhập lần đầu vào tài khoản Google Workspace của mình hay không. 

Lưu ý: mặc định là tự động tạo mật khẩu để tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật tài khoản tiêu chuẩn của ngành. 

Cài ảnh profile cho người dùng trên Admin Console

Từ cùng một biểu mẫu, bạn có thể chỉ định người dùng một đơn vị tổ chức và tải lên ảnh hồ sơ cho người dùng. 

Google giúp admin dễ dàng khám phá hơn khi cho phép người dùng cập nhật ảnh hồ sơ của họ. Giờ đây, bạn có thể tìm thấy cài đặt này trong menu thả xuống “More” (thêm) trong phần quản lý người dùng của Admin Console.

Xóa người dùng

Các bản cập nhật cung cấp thêm thông tin về những gì sẽ xảy ra khi bạn xóa người dùng, các lựa chọn thay thế để xóa người dùng và các tùy chọn truyền dữ liệu.

Khi xóa người dùng, bạn sẽ thấy thông tin như thời điểm bắt đầu chuyển dữ liệu của người dùng, trạng thái bị tạm ngưng của người dùng và thời gian admin phải khôi phục tài khoản nếu cần.

Cập nhật người dùng

Google đã bổ sung thêm thông tin về những gì xảy ra với địa chỉ email cũ và ảnh hưởng đến tính khả dụng trong Google Trò chuyện để được hướng dẫn cải thiện. 

Cập nhật quản lý tên tên miền

Google đã thực hiện cải tiến đối với trang Tên miền > Quản lý tên miền:

Đầu tiên, Google đã thêm cột “Action” (hành động) nơi admin có thể xem và nhanh chóng thực hiện các hành động như “Remove” (xóa), “Add users” (thêm người dùng), “Set up redirect” (thiết lập chuyển hướng), v.v.

Cột “Status” (trạng thái) sẽ phản ánh tốt hơn trạng thái của một tên miền cụ thể, chẳng hạn như “Verified” (đã xác minh), “Gmail activated” (gmail đã kích hoạt) hoặc “Verify Domain” (xác minh tên miền). Ngoài ra, bạn sẽ có thể xác minh tên miền hoặc kích hoạt Gmail trực tiếp từ cột và xem thông tin bổ sung như cách Gmail được thiết lập cho tên miền cụ thể đó.

Trong cột “Type” (loại) bạn sẽ thấy thêm các chi tiết mô tả liên quan đến loại tên miền, chẳng hạn như tên miền chính hoặc tên miền thử nghiệm. 

Google cũng đã cập nhật trải nghiệm để hướng dẫn admin tốt hơn thông qua các tùy chọn thêm tên miền bổ sung vào tài khoản Workspace của họ. Google đã thay đổi “domain alias” (tên miền bí danh) thành “user alias domain” (tên miền bí danh người dùng) để giải thích rõ hơn khi nào nên chọn tùy chọn này. Tương tự, Google cũng đã cập nhật các thuật ngữ “domain” (tên miền) thành “secondary domain” (tên miền phụ) để cung cấp ngữ cảnh và sự khác biệt rõ ràng hơn khi quản lý tên miền chính và tên miền phụ.

Trong quá trình này, bạn sẽ nhận thấy nhiều thông tin và chú thích hơn trong suốt quá trình để giúp đảm bảo bạn không vô tình sao chép các tên miền hoặc chọn một loại tên miền không thể được sử dụng làm tên miền chính. 

Ví dụ: khi nhập tên tên miền, bạn sẽ thấy tiền tố “www” được điền sẵn, tiền tố này sẽ chỉ rõ hơn cho admin mục đích của trường.

Bạn sẽ thấy một cảnh báo nếu bạn vô tình thêm một bản sửa lỗi trước “www” khác vào tên tên miền của mình:

Thay đổi tên tên miền chính

Khi thay đổi tên miền chính, bạn sẽ thấy hướng dẫn về thời điểm tên miền chính nên thay đổi, thông tin quan trọng liên quan đến việc thay đổi tên miền của bạn. và các hướng hành động thay thế để xem xét.

Lưu ý quan trọng: Google đã chuyển vị trí của tùy chọn “Change primary domain” (thay đổi tên miền chính) lên đầu bảng. Thay đổi này giúp tùy chọn dễ dàng tìm thấy hơn, trong khi trước đây bạn phải di chuột qua tên tên miền để xem tùy chọn này.

Nếu bạn chọn một tên miền không thể chuyển đổi thành tên miền chính, bạn sẽ thấy thêm thông tin về lý do tại sao lại như vậy và các bước bạn có thể thực hiện để khắc phục sự cố.

Khi bạn đã thay đổi thành công tên tên miền chính của mình, bạn sẽ thấy màn hình thành công với thông tin bổ sung về thời gian thay đổi sẽ có hiệu lực và bất kỳ bước bổ sung nào tiếp theo. 

Google hy vọng những cải tiến nâng cấp Admin Console này cung cấp ngữ cảnh và hướng dẫn có thể hành động, giúp admin quản lý người dùng và tên miền trong tổ chức của họ dễ dàng hơn.

Hy vọng những thông tin chia sẻ của GCS Technology về những cập nhật nâng cấp của Admin Console sẽ hữu ích với bạn. Để lại thông tin ở phần Chatbox hoặc gọi tới Hotline: 024.9999.7777 nếu bạn gặp phải bất kỳ thắc mắc nào mà cần đội ngũ chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ nhé.