Hướng dẫn cài đặt Outlook sử dụng Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook(GWSMO): ứng dụng cho phép đồng bộ tài khoản Google Workspace vào Outlook.

Để giúp giữ an toàn cho tài khoản của bạn, kể từ ngày 30 tháng 5 năm 2022, Google sẽ bỏ tính năng hỗ trợ “Truy cập ứng dụng kém an toàn” – Less secure apps access – điều này có nghĩa là Google không còn hỗ trợ việc sử dụng giao thức POP3 và IMAP để liên kết tài khoản của bạn vào các ứng dụng hoặc thiết bị của bên thứ ba (điển hình như Outlook hay Thunderbird .v.v.). Bạn lưu ý thời hạn này không áp dụng cho người dùng Google Workspace (bản trả phí), ngày thực thi đối với những khách hàng này sẽ được thông báo trên blog Workspace vào một ngày sau đó.

Cách cài đặt sử dụng Outlook truyền thống đối với người dùng Gmail là tạo profile trên Outlook bằng tài khoản Gmail của họ, sử dụng một trong hai giao thức POP3 hoặc IMAP. Các phiên bản Outlook đời cũ bắt buộc trên Gmail phải bật các cài đặt cho phép sử dụng giao thức POP/IMAP và cho phép Truy cập ứng dụng kém an toàn, đối với người sử dụng Google Workspace đôi khi những cài đặt này bị tắt bởi quản trị viên.

Vấn đề là ứng dụng Outlook gần như là một phần không thể thiếu đối với đa số dân văn phòng tại Việt Nam, vì nó cho phép liên kết nhiều hộp thư và có thể kết hợp với lịch, trình quản lý tác vụ, trình quản lý liên hệ, ghi chú và nhật ký. Như vậy câu hỏi đặt ra là nếu Google không còn hỗ trợ Truy cập ứng dụng kém an toàn nữa thì chúng ta có thể dùng được Outlook nữa không ?

Câu trả lời là . Việc Google bỏ tính năng Less secure apps access chỉ nhằm mục đích giúp nâng cao bảo mật cho người dùng Gmail, chúng ta vẫn có thể liên kết tài khoản vào Outlook thông qua một giao thức có mức độ bảo mật cao cấp hơn đó là OAuth và MAPI. 

  • OAuth – Open Authentication: đây là một phương thức chứng thực giúp các ứng dụng có thể chia sẻ tài nguyên với nhau mà không cần chia sẻ thông tin username và password. Các phiên bản Outlook 2016 trở về trước không hỗ trợ phương thức này, để sử dụng nó bạn sẽ cần có phiên bản cấp cao hơn là Outlook 365 (Outlook for Microsoft 365), bạn sẽ cần mua bản quyền để sử dụng nó.
  • MAPI – Messaging Application Program Interface : đây là giao thức đồng bộ dựa trên công nghệ độc quyền của Microsoft sử dụng cho Outlook. Nếu bạn là người dùng Microsoft 365, bạn có thể dễ dàng kết nối tài khoản của bạn vào Outlook bằng giao thức này. Tuy nhiên nếu bạn là người dùng Google Workspace, bạn sẽ cần một ứng dụng miễn phí hỗ trợ kết nối, đó là Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (viết tắt là GWSMO).

Trong bài viết này, GCS sẽ giới thiệu với bạn về ứng dụng Google Workspace Sync for Microsoft Outlook, cách tải và cài đặt ứng dụng này.

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) là gì?

  • Google Workspace Sync for Microsoft Outlook viết tắt là GWSMO: một ứng dụng cho phép đồng bộ tài khoản Google Workspace của bạn vào Outlook. GWSMO đồng bộ các dữ liệu cốt lõi của Google Workspace: Gmail, Calendar, Contact, Note, Task và rất dễ dàng để cài đặt.
  • Tất nhiên khi bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng được tạo bởi hai công ty đối thủ MicrosoftGoogle, một số thứ sẽ không hoạt động hoàn hảo và có thể khác so với khi bạn sử dụng các sản phẩm 100% của Google hoặc 100% của Microsoft: một số loại dữ liệu không được đồng bộ hóa khi sử dụng Outlook cho tài khoản Google Workspace của bạn, một số khác được đồng bộ hóa, nhưng được định dạng khác nhau. Tin vui là hầu hết email, sự kiện lịch và danh bạ của bạn được đồng bộ hóa thường xuyên và hoàn hảo giữa tài khoản Google Workspace và ứng dụng Outlook của bạn. Dù sao chúng ta vẫn đang cài đặt tài khoản Gmail và sử dụng hàng ngày trên Outlook từ nhiều năm nay đấy thôi, điều quan trọng là bạn phải nhận thức được một số thiếu sót tiềm ẩn trong quá trình này.
  • GWSMO không hỗ trợ người dùng MacOS. GWSMO là ứng dụng của Google chỉ dành cho Microsoft.
  • Khi bạn sử dụng GWSMO, bạn chỉ cần tạo profile trên GWSMO và bật ứng dụng Outlook của bạn để GWSMO đồng bộ và sử dụng. Lưu ý là bạn chỉ có thể sử dụng 1 profile trên Outlook của bạn.

GWSMO đồng bộ những dữ liệu gì giữa Google Workspace và Outlook?

  • Google Workspace Sync for Microsoft Outlook đồng bộ các dữ liệu cốt lõi của Google Workspace: Gmail, Calendar, Contact, Keep, Tasks.
  • GmailOutlook: GWSMO đồng bộ qua lại dữ liệu giữa GmailOutlook, nhưng sẽ có khác biệt về giao diện và tên chức năng, chẳng hạn như :
  • Label (Nhãn) của Gmail sẽ xuất hiện dưới dạng Folder (Thư mục) trên Outlook và ngược lại, ví dụ bạn tạo 1 Folder (Thư mục) con trong Inbox (Hộp thư đến) trong Outlook thì thư mục này sẽ xuất hiện trên Gmail với dạng nhãn “Inbox/folder_name”.
  • Gắn cờ (Flag) trong Outlook sẽ là gắn sao (Starred) trong Gmail.
  • Hộp thư rác (Junk email) trong Outlook là mục Spam trong Gmail
  • Tương tự với Calendar, ContactTask, các dữ liệu đều được đồng bộ qua lại và chỉ khác giao diện và tên chức năng.
  • Đối với Notes : bạn có thể vào Google Drive để truy cập các Notes bạn tạo trên Outlook. Tuy nhiên bạn không nên chia sẻ hay chuyển đổi định dạng của ghi chú này vì sẽ khiến nó ngừng đồng bộ hóa.

Hướng dẫn cài đặt Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Bước 1: Download GWSMO

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 1

Bước 2: Tạo profile trên GWSMO

  • Khi bạn tải xong GWSMO, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị để bạn điền tài khoản Google Workspace vào để tạo Profile. Bạn có thể mở lại cửa sổ tạo Profile này bằng cách vào Start/Google Workspace Sync/Set up a Google Workspace Sync user 
image3
  • Nhập tên tài khoản Google Workspace cần tạo Profile >> Continue
image2
  • Lúc này một cửa sổ đăng nhập Google sẽ xuất hiện >> bạn bấm vào tài khoản cần cài đặt.
Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 5
  • Trường hợp bạn chưa từng đăng nhập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính thì sẽ cửa sổ đăng nhập sẽ khác một chút >> bạn bấm Next
image4
  • Nhập mật khẩu của tài khoản >> bấm Next
image7
  • Nhập mã đăng nhập nếu có (khi bạn sử dụng xác minh 2 bước hoặc tài khoản của bạn có thông tin email hoặc số điện thoại khôi phục thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác minh tài khoản) >> Bấm Next để tiếp tục.
image6
  • Bấm Allow để cho phép GWSMO truy cập tài khoản Google Workspace của bạn. Cửa sổ sẽ hiện thông báo xác nhận thành công, bạn có thể tắt trình duyệt và quay lại cửa sổ Set up Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.
Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 9
  • Lúc này cửa sổ tạo Profile sẽ có các tùy chọn cho phép bạn import các file .pst vào tài khoản của bạn. Nếu bạn muốn import file .pst vào tài khoản bạn check vào Import data from an existing profile và chọn đường dẫn đến file .pst bạn cần. Lưu ý dữ liệu trên file .pst của bạn sẽ được import vào Outlook và đồng bộ với tài khoản Gmail của bạn -> như vậy dung lượng của tài khoản Gmail sẽ bị đầy lên theo dung lượng của file import.
image8
  • Bấm Create profile để hoàn thành. Một cửa sổ thông báo đồng bộ thành công sẽ hiện lên, bạn bấm vào Start Microsoft Outlook để vào Outlook.
Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 12
  • Khi Outlook khởi động sẽ có một cửa sổ nhỏ để bạn chọn Profile đăng nhập. Bạn chọn Profile bạn muốn đăng nhập và bấm OK
image10
  • Nếu bạn không muốn đăng nhập Outlook theo Profile GWSMO bạn bấm vào mũi tên và chọn “Outlook” để vào Outlook nguyên bản.
Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 11
Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 13
Giao diện của Outlook và các tính năng

Trên đây là hướng dẫn cài đặt Outlook sử dụng Google Workspace Sync for Microsoft Outlook. GCS hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Google Workspace. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top