Cách xuống dòng Google Sheets trên điện thoại và máy tính

Một trong những thao tác cơ bản mà nhiều người dùng vẫn còn bối rối khi sử dụng công cụ Google Sheets, đó chính là xuống dòng. Đặc biệt là khá nhiều người không biết cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho bạn các cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại và máy tính hiệu quả nhất. Cùng tham khảo ngay.

Cách xuống dòng trong Google Sheets có lợi ích gì?

Cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hay máy tính là một thao tác trình bày giúp cho dữ liệu trở nên dễ đọc, dễ hiểu. Đặc biệt khi bạn làm việc với các loại ghi chú, địa chỉ, mô tả sản phẩm hay các thông tin phân tích quan trọng khác. 

Ngoài ra, thực hiện cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại và máy tính còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác. Cụ thể như là:

• Trình bày thông tin rõ ràng và mạch lạc

Thay vì bạn nhồi nhét nội dung dữ liệu trong 1 đường thẳng. Bạn có thể phân tách chúng thành các dòng riêng biệt. Khi nhìn vào bảng tính, người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung dữ liệu hơn. 

• Bảng tính có tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp 

Một bảng tính được trình bày gọn gàng, các thông tin được sắp xếp hợp lý bằng thao tác xuống dòng dễ tạo ấn tượng tốt cho người đọc. Đặc biệt là khi chia sẻ bảng tính cho đối tác, họ sẽ đánh giá cao sự chỉn chu và chuyên nghiệp của bạn hơn. 

• Nhập liệu các đoạn văn dài dễ dàng hơn

Yếu tố xuống dòng trong GG Sheets sẽ giúp bạn nhập liệu các đoạn văn dài hoặc danh sách trong cùng một số dễ dàng hơn. Ví dụ, bạn có thể ghi chú chi tiết về tiến độ của dự án và liệt kê các công việc cần làm trong cùng 1 ô dễ nhìn. 

Cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại 

Nếu bạn đang sử dụng điện thoại và chưa biết cách xuống dòng trong ô Google Sheets. Bạn hãy tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết về cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại cả hệ điều hành Android và IOS dưới đây:

Xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hệ điều hành iOS

Nếu bạn đang sử dụng thiết bị điện thoại hệ điều hành IOS, việc xuống dòng trong Google Sheets sẽ trở nên dễ dàng hơn với bạn. Dưới đây là các thao tác thực hiện cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hệ điều hành IOS:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần thực hiện mở Google trang tính trên thiết bị điện thoại.

– Bước 2:  Sau đó, bạn thực hiện tạo trang tính mới hoặc dùng file cũ để thêm dữ liệu.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn thực hiện gõ văn bản trong 1 ô của trang tính.

– Bước 4:  Sau đó vào chữ A gạch chân phía bên trên cùng của giao diện  

– Bước 5: Tiếp theo, bạn vào phần Ô và chọn Xuống dòng tự động click mở và hoàn tất.

Xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hệ điều hành Android

Nếu bạn sử dụng thiết bị điện thoại hệ điều hành Android, thực hiện cách xuống dòng sẽ có nhiều lựa chọn hơn. Dưới đây là 02 cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hệ điều hành Android:

Chia ký tự cắt xuống dòng

Bạn có thể thực hiện cách xuống dòng trong Google Sheets trên điện thoại bằng thao tác cắt ký tự khá đơn giản. Cách thức thực hiện các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở dữ liệu Google Trang tính trên thiết bị điện thoại.

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện tạo dữ liệu Trang tính mới hoặc thêm vào file cũ. 

– Bước 3: Tại phần ô nhập dữ liệu, bạn tạo nội dung 2 dòng muốn phân tách cách nhau bằng 1 ký tự nào đó. 

– Bước 4: Sau đó, bạn thực hiện bôi đen ký tự giữa 2 dòng, nhấn phím mũi tên xuống dòng trên bàn phím.

– Bước 5: Cuối cùng, trên giao diện điện thoại của bạn sẽ hiển thị kết quả. 

Xuống dòng tự động

Ngoài cách xuống dòng thủ công, bạn có thể thực hiện thao tác này bằng cách nhập tự động. Cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hệ điều hành Android bằng cách tự động như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google trang tính trên thiết bị điện thoại. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn click chọn vào biểu tượng chữ A có gạch bên cạnh trên thanh công cụ bên trên cùng. 

– Bước 3: Tại bước này, bạn cuộn danh mục tính năng xuống và chọn vào hình hướng xuống dòng tự động như hình dưới. 

– Bước 4: Cuối cùng, dữ liệu bạn nhập trên bảng tính sẽ được hiển thị xuống dòng tự động theo độ dài của cột. 

Cách xuống dòng trong Google Sheets trên thiết bị máy tính

Cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại với máy tính có giống nhau hay không? Cơ bản thì cách xuống dòng trong GG Sheets trên hai thiết bị này không quá giống nhau. Cách thức thực hiện xuống dòng trong Google Sheets cơ bản dễ hơn rất nhiều và có nhiều phương pháp thực hiện hơn. Dưới đây là một số những phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất:

Xuống dòng trong GG Sheets bằng tổ hợp phím Enter

Xuống dòng trong Google Sheets bằng phím Enter là cách làm đơn giản nhất cho bạn. Khi bạn nhập liệu trong một ô và muốn chuyển xuống dòng mới cùng ô đó, bạn chỉ cần nhấp vào tổ hợp phím Alt + Enter (đối với hệ điều hành Windows) hoặc Option + Return (đối với hệ điều hành macOS). 

Thao tác này sẽ ngay lập tức tạo một dòng mới bên trong ô hiện tại, cho phép bạn tiếp tục nhập liệu mà không di chuyển sang ô khác. Đặc biệt, phương pháp hữu ích khi bạn muốn nhập nhiều đoạn văn bản ngắn, danh sách các mục hoặc các thông tin chi tiết liên quan đến nhau trong cùng một ô.

Xuống dòng trong Google Sheets bằng phím Page Down

Ngoài tổ hợp phím Enter, bạn có thể sử dụng phím Page Down để xuống dòng trong Google Sheets. Thao tác để thực hiện cách xuống dòng trong Google Sheets trên máy tính bằng phím này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Google Trang tính trên thiết bị máy tính.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào Page Down (dấu mũi tên chỉ xuống) trên bàn phím. Lúc này con trỏ chuột di chuyển xuống ô bên dưới để bạn nhập dữ liệu.

*Lưu ý: Thao tác này sẽ không có chức năng tạo dòng mới trong một ô cụ thể. Nó chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ điều hướng trong bảng tính. 

Cách xuống dòng trong 1 ô Google Sheet nhanh chóng

Ngoài các cách trên, Google Sheets còn cung cấp nhiều công cụ phím tắt và hàm giúp xuống dòng một cách nhanh chóng và linh hoạt. Dưới đây là một số phương pháp nâng cao mà bạn có thể khám phá:

Sử dụng Wrap Text

Tính năng Wrap Text trong Google Sheets sẽ giúp bạn tự động xuống dòng khi đã vượt quá kích thước chiều rộng của ô. Giống như cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại sử dụng công cụ Wrap Text, bạn thực hiện trên máy tính bằng các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google Trang tính. 

– Bước 2: Bạn thực hiện tạo Trang tính với dữ liệu mới hoặc dùng file cũ để thêm nội dung.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn vào ô muốn xuống dòng >> click chọn Định dạng >> chọn Xuống dòng tự động >> chọn Xuống dòng. 

– Bước 4: Tiếp tục, bạn click vào biểu tượng Xuống dòng trên thanh công cụ trên cùng như hình bên dưới.

– Bước 5: Cuối cùng, dữ liệu sẽ tự động xuống dòng và hiển thị đầy đủ nội dung. 

Sử dụng hàm CHAR

Hàm CHAR trong Google Sheet cho phép bạn chèn các ký tự đặc biệt dựa trên mã số ASCII hoặc Unicode của chúng. Ký tự xuống dòng tương ứng với mã số 10. Do đó, bạn có thể sử dụng hàm CHAR(10) trong các công thức để tự động thêm dòng mới vào chuỗi văn bản.

*Ví dụ, nếu bạn muốn kết hợp hai đoạn văn bản ở hai ô C5 và D5 và ngăn cách chúng bằng một dòng mới, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google trang tính >> chọn vào một ô bất kỳ để thực hiện thiết lập thao tác xuống dòng.

– Bước 2: Để kết hợp và ngăn cách chúng, bạn thực hiện công thức =C5&CHAR(10)&D5. Trong đó, CHAR (10) là ký tự biểu thị cho dấu ngắt dòng trong Windows.

– Bước 3: Nhấn Enter và chạy công thức, kết quả cuối cùng sẽ nhận được. 

Sử dụng hàm SUBSTITUTE

Hàm SUBSTITUTE cho phép bạn thay thế một chuỗi văn bản bằng một chuỗi văn bản khác trong một ô. Bạn có thể tận dụng hàm này để thay thế một ký tự hoặc chuỗi ký tự nhất định bằng ký tự xuống dòng (CHAR(10)). 

*Ví dụ, nếu bạn có một danh sách các mục Cam, Táo, Xoài được phân tách bằng dấu phẩy và bạn muốn hiển thị mỗi mục trên một dòng riêng biệt, bạn có thể sử dụng công thức theo các bước tương tự như:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở phần Google trang tính trên thiết bị và chọn vào ô dữ liệu cần thao tác. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập công thức =SUBSTITUTE(C5, “, “, CHAR(10)). Với

+ C5: Ô chứa dữ liệu cần xử lý

+ “ , ”: Ký tự cần thay thế (bạn có thể sử dụng là dấu phẩy, dấu chấm phẩy, hoặc dấu cách,…)

+ CHAR (10): Biểu thị cho dấu ngắt dòng trong phần mềm Google Sheets.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn nút Enter để áp công thức ra kết quả cuối cùng. 

Sử dụng hàm TRIM

Hàm TRIM trong Google Sheets được sử dụng để loại bỏ các khoảng trắng thừa ở đầu, cuối và giữa các từ trong một chuỗi văn bản. Mặc dù không trực tiếp tạo ra dòng mới, việc sử dụng hàm TRIM kết hợp với các phương pháp xuống dòng khác có thể giúp bạn làm sạch dữ liệu và đảm bảo việc xuống dòng diễn ra đúng như mong muốn. Đặc biệt khi bạn làm việc với dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và có thể chứa các khoảng trắng không nhất quán.

*Ví dụ, người dùng có ô dữ liệu bao gồm thông tin là “Cam,    Táo, Xoài”. Đặc biệt giữa Cam và Táo có khoảng trắng thừa, để xuống dòng các mục này, bạn thực hiện các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở dữ liệu ở bảng tính Google Sheets và chọn ô cần thao tác xuống dòng.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập công thức: =TRIM(SUBSTITUTE(C5, “, “, CHAR(10))). Trong đó,

+ C5: Ô chứa dữ liệu cần xử lý

+ “ , ”: Ký tự cần thực hiện thay thế (có thể là dấu phẩy, dấu chấm phẩy, hoặc dấu cách,…)

+ CHAR (10): Biểu thị cho chính dấu ngắt dòng trong Google Sheets.

+ TRIM(): Loại bỏ khoảng trắng thừa trong ô dữ liệu.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn Enter để kết quả hiển thị và các ô xuống dòng. 

Những lưu ý khi áp dụng cách xuống dòng trong GG Sheets

Mặc dù thực hiện thao tác cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại hay máy tính, có vẻ đơn giản. Nhưng để đảm bảo hiệu quả trình bày và quản lý dữ liệu tốt nhất, bạn cần lưu ý một số khía cạnh quan trọng. Việc bỏ qua những chi tiết này có thể dẫn đến tình trạng hiển thị không mong muốn, gây khó khăn trong việc đọc và phân tích thông tin. Dưới đây là những điểm bạn cần đặc biệt chú ý khi thực hiện xuống dòng trong GG Sheets:

Kiểm tra và điều chỉnh chiều cao của hàng sau khi xuống dòng

Sau khi bạn thực hiện cách xuống dòng trong 1 ô Google Sheet, đặc biệt là khi sử dụng tính năng Wrap Text (bọc văn bản) hoặc chèn ký tự xuống dòng bằng các hàm như CHAR(10). Điều quan trọng là bạn phải kiểm tra xem chiều cao của hàng đó đã tự động điều chỉnh để hiển thị toàn bộ nội dung hay chưa.

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần điều chỉnh thủ công chiều cao hàng để tránh tình trạng chữ bị ẩn hoặc hiển thị không đầy đủ, gây khó hiểu cho người xem. Đặc biệt quan trọng khi bạn thực hiện cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại, nơi không gian hiển thị thường bị hạn chế hơn so với trên máy tính. Hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được hiển thị rõ ràng.

Cân nhắc kỹ lưỡng khi sử dụng tính năng Wrap Text

Tính năng Wrap Text là một công cụ giúp tự động xuống dòng trong Google Sheet khi nội dung vượt quá chiều rộng cột. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn có các đoạn văn bản dài hoặc nhiều từ trong một ô. 

Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng khi sử dụng nó. Bởi văn bản tự động xuống dòng có thể làm cho các mục dữ liệu tương ứng trên các dòng khác nhau không thẳng hàng, gây khó khăn trong việc so sánh và đối chiếu thông tin. Trong những trường hợp này, bạn nên sử dụng phím tắt để xuống dòng sẽ hữu ích hơn rất nhiều.

Ngoài ra, khi sử dụng Wrap Text, cách văn bản được xuống dòng sẽ phụ thuộc vào chiều rộng của cột. Một cột hẹp sẽ khiến văn bản xuống dòng nhiều hơn so với một cột rộng. Do đó, bạn cần điều chỉnh chiều rộng cột sao cho phù hợp với nội dung hợp lý.

Duy trì sự nhất quán trong phương pháp xuống dòng

Khi bạn đã chọn một phương pháp cách xuống dòng hãy cố gắng áp dụng nó một cách nhất quán trong toàn bộ bảng tính. Bởi nếu bạn sử dụng nhiều phương pháp xuống dòng khác nhau một cách tùy tiện có thể tạo ra sự lộn xộn và gây khó chịu cho người xem.

Chú ý đến định dạng khi sao chép và dán dữ liệu

Khi bạn sao chép các ô chứa nội dung đã được xuống dòng (bằng phím tắt, Wrap Text hoặc hàm). Sau đó, bạn dán chúng vào vị trí khác trong cùng bảng tính hoặc sang một bảng tính khác, định dạng xuống dòng thường sẽ được giữ nguyên. Điều này có thể hữu ích trong nhiều trường hợp, nhưng đôi khi nó có thể tạo ra các kết quả không mong muốn nếu định dạng không phù hợp với vị trí mới.

Do đó, sau khi dán dữ liệu hãy luôn kiểm tra kỹ xem định dạng xuống dòng có còn phù hợp hay không. Bạn điều chỉnh lại chiều cao hàng, bật/tắt Wrap Text hoặc thậm chí xóa định dạng và thực hiện lại thao tác xuống dòng cho phù hợp với cấu trúc của bảng tính mới.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc cách xuống dòng trong Google Sheet trên điện thoại và máy tính:

Có những chế độ nào khi định dạng Wrap Text trong Google Sheets?

Wrap Text trong Google Sheets (trên cả máy tính và điện thoại) có ba chế độ chính để kiểm soát cách nội dung hiển thị trong một ô khi nó vượt quá chiều rộng của cột:

• Tràn (Overflow) – chế độ hiển thị mặc định của Google Sheets. Khi nội dung trong một ô dài hơn chiều rộng của cột, phần nội dung dư thừa sẽ tràn sang các ô trống nằm ngay bên phải.
• Bọc (Wrap) – tự động xuống dòng nội dung bên trong ô sao cho nó vừa với chiều rộng hiện tại của cột. Nếu văn bản quá dài, nó sẽ tiếp tục xuống các dòng mới trong cùng một ô. Chiều cao của hàng sẽ tự động điều chỉnh để đảm bảo hiển thị đầy đủ toàn bộ nội dung đã được bọc.
• Cắt (Clip) – nội dung vượt quá sẽ bị cắt đi và không được hiển thị. Bạn chỉ có thể nhìn thấy phần đầu của văn bản vừa với chiều rộng hiện tại của ô.

Làm sao để xuống dòng trong Google Sheets mà không cần dùng chuột?

Bạn có thể dùng tổ hợp phím:

• Windows: Alt + Enter
• Mac: Ctrl + Option + Enter

Khi nào nên dùng hàm CHAR để xuống dòng?

Khi bạn muốn tạo xuống dòng bằng công thức hoặc xử lý chuỗi văn bản trong một ô duy nhất.

Google Sheets có giới hạn số dòng khi xuống dòng trong một ô không?

Không có giới hạn cụ thể, nhưng quá nhiều dòng có thể khiến hiệu suất giảm hoặc khó hiển thị hết.

Lời kết

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn đã biết rõ cách xuống dòng trong Google Sheets trên điện thoại cũng như trên máy tính. Đừng quên kết hợp thêm các mẹo như Wrap Text, phím tắt hoặc hàm CHAR để tối ưu hoá việc trình bày dữ liệu trong một ô Google Sheet. Hãy lưu lại bài viết của GCS để tham khảo khi cần và chia sẻ cho bạn bè nếu bạn thấy hữu ích nhé!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777