Hướng dẫn cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive để truy cập nhanh chóng

Bạn thường xuyên làm việc với các tệp trên Google Drive và muốn truy cập chúng nhanh hơn? Cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive là giải pháp lý tưởng để bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa công việc mà không cần sao chép hay di chuyển file. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết cách tạo và xóa lối tắt trên Drive hiệu quả và dễ dàng nhất nhé. 

Lối tắt tệp trên Google Drive là gì ?

Lối tắt tệp trên Google Drive hay còn được gọi là Shortcut. Đây là một dạng liên kết dẫn đến tệp hoặc thư mục khác trên Drive. Nó giống như một đường dẫn ảo, giúp người dùng truy cập vào Google Drive nhanh hơn mà không cần sao chép hay di chuyển file gốc.

Tính năng lối tắt tệp trên Google Drive còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trong việc quản lý và chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng khác. Hơn nữa, bạn cũng tránh được tình trạng người dùng tạo quá nhiều bản sao của một tệp và mất kiểm soát trong việc chỉnh sửa. Với việc sử dụng lối tắt, mọi chỉnh sửa vẫn được thực hiện trên tệp gốc và đảm bảo được tính nhất quán cũng như đồng bộ thông tin. 

Đặc biệt hơn, cách tạo lối tắt tệp trên Google Drive chỉ chiếm rất ít dung lượng lưu trữ và có thể đặt ở bất kỳ thư mục nào bạn muốn. Bởi mỗi tệp hoặc thư mục có thể tạo được nhiều lối tắt ở các vị trí khác nhau mà không ảnh hưởng đến tệp chính. 

Lợi ích của việc sử dụng lối tắt trên Drive

Google Drive là công cụ lưu trữ tích hợp rất nhiều tính năng hỗ trợ người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc. Trong số đó, tính năng cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive là một chức năng rất hữu ích. Bởi vì nó giúp:

• Tiết kiệm thời gian truy cập tệp/folder mà không cần sao chép.

Với lối tắt tệp trên Google Drive, bạn có thể truy cập nhanh vào bất kỳ tệp hoặc thư mục nào mà không cần tạo bản sao hay ghi nhớ đường dẫn phức tạp. Ngoài ra, thay vì sao chép file từ thư mục này sang thư mục khác, bạn chỉ cần thực hiện cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive. Từ lối tắt được tạo, bạn sẽ đến ngay được với file gốc cần sử dụng.  Khi bạn xử lý nhiều dự án cùng lúc hoặc phải truy cập vào một nhóm tài liệu cố định thường xuyên thì điều này vô cùng hữu ích. 

• Đồng bộ trên mọi thiết bị 

Ngay sau khi bạn thêm một lối tắt vào Google Drive từ máy tính, lối tắt đó sẽ tự động xuất hiện trên ứng dụng Drive trong điện thoại Android, iPhone. Đối với những đối tượng thường xuyên làm việc từ xa hoặc hay di chuyển, tính năng này vô cùng hữu ích. Bởi bạn không cần gửi lại file qua email hay nhớ đường link thủ công. Bạn chỉ cần mở thư mục có chứa lối tắt và truy cập tài liệu trong tích tắc. 

• Dễ chia sẻ link lối tắt cho đồng nghiệp, không ảnh hưởng file gốc

Khác với bản sao, lối tắt không làm thay đổi hoặc nhân bản nội dung của tệp gốc. Cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive chỉ đơn thuần là một liên kết dẫn nó. Do đó, khi chia sẻ lối tắt này, bạn có thể linh hoạt cấp quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa mà không sợ người nhận làm thay đổi dữ liệu gốc. Bạn vẫn giữ được toàn quyền kiểm soát nội dung trong khi vẫn hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. 

Trong trường hợp, lối tắt không còn cần thiết, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách xóa lối tắt trên Drive. Khi xóa lối tắt đi, bạn cũng không sợ ảnh hưởng đến tệp gốc. Việc này cực kỳ tiện lợi khi bạn thường xuyên dọn dẹp, tối ưu hóa không gian lưu trữ trên Google Drive.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive

Việc thực hiện cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive rất đơn giản và có thể thực hiện trên cả điện thoại lẫn máy tính. Hãy cùng tìm hiểu từng bước chi tiết về cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive dưới đây:

Trên máy tính

Để tạo lối tắt trên máy tính, bạn có thể sử dụng trình duyệt web của mình. Quy trình thực hiện cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập vào nền tảng Google Drive

Mở trình duyệt web yêu thích và truy cập vào địa chỉ drive.google.com. Đảm bảo bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Google mà bạn muốn tạo lối tắt.

– Bước 2: Tìm và chọn tệp/thư mục

Duyệt qua các tệp và thư mục của bạn để tìm đến mục mà bạn muốn tạo lối tắt. Bạn có thể sử dụng trực tiếp thanh tìm kiếm hoặc điều hướng thủ công. Sau khi tìm thấy, nhấp chuột một lần vào tệp hoặc thư mục đó để chọn.

– Bước 3: Mở menu tùy chọn

Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục đã chọn Sắp xếp. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện với đa dạng các tùy chọn khác nhau.

– Bước 4: Chọn Thêm lối tắt vào Drive

Trong menu ngữ cảnh, tìm và nhấp vào tùy chọn Thêm lối tắt > tiếp đến chọn Sắp xếp.

– Bước 5: Chọn vị trí lưu lối tắt và xác nhận

Một hộp thoại mới sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn vị trí mà bạn muốn đặt lối tắt. Bạn có thể chọn Drive của tôi, một thư mục cụ thể nào đó, hoặc thậm chí là một thư mục được chia sẻ với bạn. 

Sau khi chọn xong vị trí, nhấp vào nút Thêm để hoàn tất. Lối tắt sẽ xuất hiện tại vị trí bạn đã chọn, thường có một biểu tượng mũi tên nhỏ để phân biệt với tệp gốc.

Ngoài ra, Google Drive còn hỗ trợ một cách tạo lối tắt nhanh chóng bằng phím tắt nếu bạn đang sử dụng trình duyệt Google Chrome:

– Bước 1: Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn tạo lối tắt.

– Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C (trên Windows) hoặc Cmd + C (trên macOS) để sao chép tệp/thư mục.

– Bước 3: Điều hướng đến vị trí trong Drive mà bạn muốn đặt lối tắt.

– Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + V (trên Windows) hoặc Cmd + Shift + V (trên macOS) để dán lối tắt. Đây là một thủ thuật tiện lợi giúp bạn tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi cần tạo nhiều lối tắt.

Trên điện thoại

Cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive ở thiết bị điện thoại di động cũng rất đơn giản. Quy trình thực hiện tạo lối tắt cho tệp trên Drive ở cả hai hệ điều hành (Android hoặc iOS), tương tự như nhau:

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive

Tìm và mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Đảm bảo rằng bạn đã thực hiện đăng nhập vào đúng tài khoản Google.

– Bước 2: Tìm tệp hoặc thư mục

Sử dụng tính năng tìm kiếm hoặc điều hướng thủ công để định vị tệp hoặc thư mục mà bạn muốn tạo lối tắt.

– Bước 3: Truy cập tùy chọn khác

Ngay bên cạnh tên tệp hoặc thư mục, bạn sẽ thấy biểu tượng ba chấm ngang (•••). Nhấn vào biểu tượng này để mở menu tùy chọn cho tệp/thư mục đó.

– Bước 4: Chọn Thêm lối tắt vào Drive

Trong menu xuất hiện, cuộn xuống và tìm tùy chọn Thêm lối tắt vào Drive, nhấn vào tùy chọn này.

– Bước 5: Chọn vị trí và xác nhận

Ứng dụng sẽ hiển thị một màn hình mới cho phép bạn chọn thư mục mà bạn muốn đặt lối tắt. Bạn có thể chọn thư mục Drive của tôi một thư mục cụ thể hoặc một thư mục được chia sẻ. 

Sau khi đã chọn xong vị trí mong muốn, nhấn vào nút Thêm để hoàn tất quá trình. Lối tắt sẽ ngay lập tức xuất hiện tại vị trí bạn đã chọn trên Drive của mình và sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị.

Lưu ý quan trọng khi tạo lối tắt

Quá trình thực hiện cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive tương đối dễ. Nhưng bạn cũng cần phải nắm rõ một số lưu ý quan trọng sau đây để tránh những nhầm lẫn không đáng có như sau:

• Quyền truy cập: Người xem lối tắt cần có quyền truy cập vào tệp gốc

Bạn tạo một lối tắt cho tệp được quyền truy cập. Nhưng sau đó bạn chia sẻ cho một người không có quyền truy cập vào tệp gốc thì người đó sẽ không mở được file ra. Khi nhấp vào, hệ thống sẽ báo lỗi quyền truy cập.

Do đó, để người khác có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp thông qua lối tắt, họ phải cấp quyền truy cập vào file đó. Bởi lối tắt chỉ là một đường dẫn, không thay đổi được cơ chế hay quyền hạn đã được thiết lập sẵn đó. 

• Giới hạn: Số lượng lối tắt tối đa cho mỗi tệp/thư mục

Google Drive không có một con số giới hạn nhất định khi bạn thực hiện tạo lối tắt cho tệp/thư mục. Nhưng khi bạn tạo quá nhiều lối tắt, có thể gây ra hiệu suất hoạt động của tệp. 

Do đó, bạn nên sử dụng tính năng này một cách hợp lý để đảm bảo hiệu suất tối ưu cho Google Drive của bạn.

• Không thể tạo lối tắt đến tệp chứa lối tắt khác

Bạn không thể tạo một lối tắt cho một lối tắt. Lối tắt được thiết lập chỉ được trỏ trực tiếp về tệp/thư mục gốc. Bởi Google Drive quy định mọi lối tắt đều có một điểm đến cuối cùng rõ ràng.

Hướng dẫn chi tiết cách xóa lối tắt cho tệp trên Google Drive

Việc xóa lối tắt trên Google Drive cũng đơn giản như khi bạn tạo chúng. Cách xóa lối tắt trên Drive ở máy tính và điện thoại như sau:

Trên máy tính

Việc xóa lối tắt trên máy tính được thực hiện dễ dàng thông qua giao diện web của Google Drive.

– Bước 1: Truy cập Google Drive

Mở trình duyệt web của bạn trên thiết bị và tiến hành truy cập vào drive.google.com. Đảm bảo bạn đã đăng nhập đúng vào địa chỉ tài khoản Google của mình.

– Bước 2: Tìm và chọn lối tắt

Duyệt qua các thư mục của bạn để tìm lối tắt mà bạn muốn xóa. Lối tắt thường có một biểu tượng mũi tên nhỏ trên biểu tượng tệp/thư mục để dễ nhận biết.

– Bước 3: Mở menu tùy chọn

Nhấp chuột phải vào lối tắt đó > sau đó một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện.

– Bước 4: Chọn Xóa hoặc Chuyển vào thùng rác

Trong menu, tìm và nhấp vào tùy chọn vào biểu tượng Xóa. Lối tắt sẽ được chuyển vào thư mục Thùng rác của bạn.

– Bước 5 (Tùy chọn): Xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác

Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn lối tắt và không thể khôi phục lại được, hãy truy cập vào thư mục Thùng rác ở thanh điều hướng bên trái. Sau đó, nhấp chuột phải vào lối tắt bạn vừa xóa và chọn Xóa vĩnh viễn.

Trên điện thoại

Xóa lối tắt trên điện thoại di động (Android hoặc iOS) cũng tương tự như trên máy tính, thực hiện qua ứng dụng Google Drive.

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive

Khởi chạy ứng dụng Google Drive trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.

– Bước 2: Tìm lối tắt cần xóa

Điều hướng đến vị trí của lối tắt mà bạn muốn gỡ bỏ.

– Bước 3: Truy cập tùy chọn khác

Nhấn vào biểu tượng ba chấm ngang (•••) bên cạnh tên lối tắt. Thao tác này sẽ mở một menu chứa các tùy chọn cho lối tắt đó.

– Bước 4: Chọn Xóa

Trong menu xuất hiện, cuộn xuống và chọn tùy chọn Xóa. Lối tắt sẽ được chuyển vào Thùng rác của bạn.

– Bước 5 (Tùy chọn): Xóa vĩnh viễn 

Tương tự như trên máy tính, nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn, bạn cần vào mục Thùng rác trong ứng dụng, chọn lối tắt và chọn Xóa vĩnh viễn.

Lưu ý khi sử dụng xóa lối tắt trên Drive

Khi thực hiện cách xóa lối tắt trên Drive, một số điều quan trọng cần phải ghi nhớ để tránh những hiểu lầm như sau:

• Không thể xóa lối tắt trong thư mục Drive thuộc sở hữu của người khác

Nếu bạn có quyền truy cập vào một thư mục được chia sẻ do người khác làm chủ sở hữu. Trong thư mục đó có một lối tắt, bạn không thể trực tiếp xóa lối tắt đó. Nếu bạn muốn loại bỏ lối tắt đó khỏi thư mục, bạn cần liên hệ với chủ sở hữu để họ thực hiện xóa. 

• Việc xóa lối tắt không ảnh hưởng đến tệp gốc

Khi bạn xóa một lối tắt, bạn chỉ đơn thuần là loại bỏ liên kết dẫn đến tệp hoặc thư mục đó. Tệp gốc vẫn giữ nguyên vẹn ở vị trí ban đầu trong Google Drive. Nếu bạn muốn xóa tệp gốc, bạn cần phải truy cập trực tiếp vào tệp đó và thực hiện thao tác xóa tại vị trí của nó.

>>> Xem thêm: Chuyển dữ liệu từ iCloud Drive sang Google Drive

Lời kết

Cách tạo lối tắt cho tệp trên Google Drive không chỉ giúp truy cập nhanh chóng mà còn tối ưu hệ thống lưu trữ và chia sẻ. Hy vọng rằng với nội dung bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về những tiện ích mà lối tắt trên Drive mang lại.

Ngoài ra, người dùng nên đăng ký gói Google Drive bản quyền với dung lượng lớn và độ bảo mật dữ liệu cao, bằng cách mua ngay gói Google Workspace chính hãng. Và nếu bạn còn bất cứ băn khoăn gì hãy liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777