05 Cách tạo link Google Meet nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả

Google Meet là công cụ hữu ích giúp bạn tạo cuộc họp trực tuyến nhanh chóng và dễ dàng. Vậy cách tạo link Google Meet như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo cuộc họp Google Meet trên máy tính, điện thoại, và cách tối ưu hóa quản lý link để đảm bảo hiệu quả và bảo mật.

Lợi ích của việc tạo link Google Meet

Khi công nghệ ngày càng phát triển, việc tổ chức họp trực tuyến không chỉ là giải pháp giải quyết tình thế trước mắt mà đã và đang trở thành xu hướng tất yếu. Lúc này, Google Meet đã nổi lên nhanh chóng với sự tiện lợi, dễ dàng và bảo mật cao. Đồng thời, công cụ này còn sở hữu nhiều lợi ích hữu hiệu khác như là:

Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc

Trước đây, bạn phải sắp xếp địa điểm, di chuyển hay chuẩn bị các thiết bị cồng kềnh để tham gia buổi họp. Giờ đây, bạn chỉ cần tạo link Google Meet để tổ chức cuộc họp nhanh chóng.  Sau khi tạo link Google Meet, bạn chỉ cần gửi cho những người tham gia mà không tốn thời gian. 

Ngoài ra, ứng dụng Google Meet còn hỗ trợ các tính năng như chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp, tạo phụ đề tự động. Người tham gia có thể dễ dàng trình bày tài liệu, thuyết trình và thảo luận. Các tính năng này sẽ giúp bạn có một buổi họp diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. 

Đặc biệt, Google Meet còn tích hợp nhiều công cụ khác trong hệ sinh thái Google như Google Calendar, Gmail… Bạn có thể dễ dàng lên lịch, nhận thông báo nhắc nhớ, cuộc họp quan trọng. Từ đó, góp phần tối ưu hoá quy trình làm việc, tập trung cho công việc của bạn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý vì tính năng tích hợp công cụ chỉ được áp dụng cho tài khoản đăng ký dịch vụ Google Workspace bản quyền.  

Dễ dàng truy cập và quản lý người tham gia

Bạn có thể dễ dàng tạo link Google Meet trên cả máy tính và điện thoại. Sau đó, bạn chỉ cần chia sẻ qua email, tin nhắn hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn muốn. Người nhận chỉ cần nhấp vào link là có thể tham gia mà không cần cài đặt thêm bất cứ phần mềm nào. Thậm chí những đối tượng không có tài khoản Google cũng có thể tham gia nếu được phép. 

Ngoài ra, Google Meet còn cung cấp tính năng quản lý người tham gia hiệu quả. Người tổ chức cuộc họp sẽ có một số những quyền như sau:

• Phê duyệt người tham gia vào phòng hợp, tránh được các trường hợp người lạ xâm nhập.
• Tắt micro và video của người khác, đảm bảo cuộc họp không bị nhiễu loạn.
• Trao quyền cho người khác tham gia cuộc họp làm host để sử dụng các tính năng.

Tạo sự chuyên nghiệp và uy tín

Ngoài ra, việc sử dụng Google Meet để tổ chức cuộc họp trực tuyến còn giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Sử dụng Google Meet, bạn sẽ luôn yên tâm về hình ảnh âm thanh sắc nét, tín hiệu luôn ổn định giúp buổi họp diễn ra thuận tiện. 

Hơn nữa, Google Meet cho phép bạn tạo cuộc họp từ trước thông qua Google Calendar và tự động gửi lời mời cho người tham gia. Khi buổi họp diễn ra, chỉ cần nhấp vào link là mọi người có thể tham gia đúng giờ mà không mất thời gian tìm kiếm hoặc hỏi lại link. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt về tác phong chuyên nghiệp và khoa học của bạn.

Đảm bảo bảo mật thông tin an toàn

Google Meet trong hệ sinh thái Google Workspace được tích hợp với nhiều lớp bảo mật. Đảm bảo sử dụng nền tảng này bạn hoàn toàn yên tâm sau khi thực hiện cách tạo link Google Meet:

• Toàn bộ dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tài liệu chia sẻ đều được mã hóa trong suốt quá trình truyền tải, giúp ngăn chặn việc nghe lén hoặc đánh cắp thông tin.
• Chỉ những người được mời hoặc được chủ phòng phê duyệt mới có thể tham gia, hạn chế tình trạng người lạ xâm nhập vào cuộc họp.
• Google Meet không tự động ghi lại cuộc họp, trừ khi bạn chủ động bật tính năng ghi âm, giúp đảm bảo các thông tin nhạy cảm không bị rò rỉ.

Hướng dẫn chi tiết 05 cách tạo link Google Meet

Google Meet đang cung cấp rất nhiều cách khác nhau để tạo link cuộc họp phù hợp với từng nhu cầu. Dù bạn sử dụng điện thoại hay máy tính, việc tạo link Google Meet cũng rất đơn giản.

Cách tạo link Google Meet tức thì

Đây là cách nhanh nhất khi bạn cần bắt đầu một cuộc họp ngay lập tức mà không cần chuẩn bị trước. Phù hợp cho những tình huống đột xuất như trao đổi gấp với đồng nghiệp, họp khẩn hoặc khi cần kết nối nhanh chóng. Bạn chỉ mất vài giây để tạo cuộc họp và người tham gia chỉ cần nhấn vào link là có thể vào phòng ngay lập tức. Với link tạo phòng họp này sẽ hết hiệu lực ngay sau khi tất cả mọi người rời khỏi phòng. 

Bạn có thể dễ dàng tạo link Google Meet tức thì trên cả điện thoại và máy tính như sau:

*Cách tạo link Google Meet ngay trên máy tính 

• Bước 1: Truy cập vào Google Meet trên trình duyệt của thiết bị.
• Bước 2: Bạn cần click vào mục “Cuộc họp mới” >> chọn “Bắt đầu một cuộc họp tức thì”.

• Bước 3: Người tạo dùng đường link hiển thị trên giao diện, sao chép và chia sẻ cho người tham gia.

Cách tạo link Google Meet trên điện thoại

• Bước 1: Truy cập và ứng dụng Google Meet trên điện thoại (nếu chưa có vào CH Play và Appstore để tải về).
• Bước 2: Bước tiếp theo chọn vào mục “Cuộc họp mới” >> sau đó click vào “Bắt đầu một cuộc họp tức thì”

• Bước 3: Người tạo dùng đường link sao chép và chia sẻ qua các ứng dụng và mời người tham gia vào.

Cách tạo link Google Meet để sử dụng sau

Nếu bạn cần một đường link họp sẵn sàng cho cuộc họp dự kiến nhưng chưa xác định thời gian cụ thể. Bạn có thể tạo link Google Meet để sử dụng sau, sẵn sàng dùng ngay khi cần. Dưới đây là cách tạo link Google Meet để sử dụng sau đơn giản và dễ dàng trên điện thoại và máy tính:

 *Cách tạo link Google Meet trên máy tính 

• Bước 1:  Truy cập vào Google Meet trên trình duyệt của thiết bị.
• Bước 2:  Sau khi mở giao diện Google Meet chọn vào “Cuộc họp mới” >> click vào “Tạo một cuộc họp để sử dụng sau”.

• Bước 3: Người tạo copy đường link họp và gửi cho những người tham gia.

*Cách tạo link Google Meet trên điện thoại

• Bước 1: Truy cập và ứng dụng Google Meet trên điện thoại (nếu chưa có vào CH Play và Appstore để tải về).
• Bước 2: Click “Cuộc họp mới” >> “Nhận đường liên kết…cuộc họp để chia sẻ”.

• Bước 3: Người tạo sao chép và chia sẻ đường link qua các ứng dụng và mời người tham dự.

Cách tạo link Google Meet cố định

Đây là cách tạo link chuyên nghiệp và phù hợp cho lớp học trực tuyến, buổi họp định kỳ hoặc link họp lâu dài cho nhóm làm việc. Cách thức để tạo link Google Meet cố định như sau:

Cách tạo link Google Meet trên máy tính 

• Bước 1: Truy cập vào Google Meet trên trình duyệt của thiết bị.
• Bước 2:  Tiếp tục click vào mục “Cuộc họp mới” >> chọn tiếp phần “Lên lịch trong lịch Google”.

• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin về cuộc họp vào các mục, gồm có Tiêu đề, thời gian bắt đầu, kết thúc cuộc họp, vị trí, thông báo, chế độ hiển thị mặc định.

• Bước 4: Nhấn “Lưu” để thiết lập cuộc họp cố định và người tạo dùng đường link để chia sẻ cho mọi người.

Cách tạo link Google Meet trên điện thoại

• Bước 1: Truy cập và ứng dụng Google Meet trên điện thoại (nếu chưa có vào CH Play và Appstore để tải về).
• Bước 2: Tiếp tục chọn vào phần “Cuộc họp mới” >> chọn ngay vào “Lên lịch trong lịch Google”.

• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin về cuộc họp vào các mục, gồm có Tiêu đề, thời gian bắt đầu, kết thúc cuộc họp, vị trí, thông báo, chế độ hiển thị mặc định.

• Bước 4: Nhấn “Lưu” để thiết lập cuộc họp cố định và người tạo dùng đường link để chia sẻ cho mọi người.

Cách tạo link phòng Google Meet từ Google Calendar

Các bạn cũng có thể tạo phòng Google Meet thông qua ứng dụng Google Calendar. Các bước tạo phòng như sau:

• Bước 1: Truy cập vào công cụ Google Calendar bằng trình duyệt.
• Bước 2: Click vào “Tạo” >> chọn “Sự kiện”.

• Bước 3: Nhập tiêu đề của sự kiện và thiết lập khung thời gian diễn ra.
• Bước 4: Nhấn chọn  “Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet” >> Chọn  “Loại mặc định cho tổ chức của bạn”.

• Bước 5: Thêm người tham gia cuộc họp >> nhấn “Lưu” để lời mời gửi hoàn tất. 

Cách tạo link Google Meet từ Gmail

Gmail cũng là một công cụ giúp bạn có thể tạo cuộc họp trực tuyến đơn giản và dễ dàng:

• Bước 1: Truy cập vào công cụ Gmail bằng trình duyệt.
• Bước 2: Click vào biểu tượng “Google Meet” bên trái trên thanh menu.

• Bước 3: Tiếp tục chọn vào “Cuộc họp mới”.
• Bước 4: Chọn  “Tham gia ngay” hoặc lấy đường link hoặc gửi lời mời cho người khác.

Cách tạo link Google Meet giờ đây trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết nếu bạn nắm rõ được 5 cách với những hướng dẫn chi tiết ở trên. Hãy chọn cách phù hợp nhất với nhu cầu của mình để đảm bảo các buổi tham dự trực tuyến diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả nhất nhé.

Tối ưu hoá và quản lý link Google Meet

Tạo link Google Meet thôi chưa đủ. Để buổi họp diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất, bạn cần phải biết cách tối ưu và quản lý link hiệu quả:

Quản lý quyền truy cập

Để tránh được các vấn đề bị người lạ xâm nhập, quấy rối trong cuộc họp, nên không phải ai cũng có link là được phép truy cập vào. Tất cả các quyền kiểm soát người tham gia sẽ chỉ hỗ trợ:

• Đối tượng tham gia là người trong tổ chức vào có sử dụng tài khoản Google Workspace.
• Người ngoài tổ chức và không có tài khoản Google cần được sự chấp thuận của người tạo cuộc họp mới có thể tham gia. 
• Người tạo cuộc họp có quyền xoá người tham gia nếu gây rối và không có phận sự liên quan trong cuộc họp.
• Người tạo cuộc họp có quyền tắt micro, video của người tham gia ngay lập tức. 

Bảo mật link Google Meet

Để bảo mật link Google Meet tốt và tránh bị kẻ xấu nhắm đến, bạn cần lưu ý:

• Tránh đăng link Google Meet lên mạng xã hội, diễn đàn công khai, chỉ gửi cho những người liên quan qua tin nhắn hoặc email.
• Bất kỳ ai muốn tham gia đều phải được sự kiểm duyệt của người chủ trì để kiểm soát danh sách truy cập an toàn. 
• Khi tạo cuộc họp từ Google Calendar, link sẽ đi kèm lời mời và chỉ người nhận được email mới có thể tham gia.

Lưu ý về thời gian hết hạn

Thực tế, mỗi loại link sẽ có thời gian hết hạn khác nhau. Hiểu rõ thời gian của từng loại sẽ giúp bạn tránh được những trường hợp mất link hay gián đoạn:

• Link tạo từ Google Meet trực tiếp sẽ hết hạn ngay sau khi tất cả người tham gia rời khỏi cuộc họp.
• Link tạo từ Google Calendar sẽ tồn tại đến khi sự kiện kết thúc, ngay cả khi cuộc họp đã kết thúc trước đó.
• Link tạo từ Google Classroom sẽ tiếp tục hoạt động cho đến khi giáo viên tắt phòng học.
• Link dùng lại nhiều lần sẽ hoạt động liên tục cho đến khi bạn xóa sự kiện.

FAQ – Câu hỏi thường gặp khi tạo link Google Meet?

Khi sử dụng Google Meet để tạo cuộc họp trực tuyến, có rất nhiều câu hỏi liên quan mà người dùng thắc mắc. Dưới đây là một số câu hỏi cũng như giải thích chi tiết về cách tạo link Google Meet mà bạn có thể tham khảo: 

Có cần sử dụng phần mềm để tạo link Google Meet không?

Google Meet hoạt động trực tiếp trên các trình duyệt như Chrome, Firefox, Edge. Bạn chỉ cần truy cập vào https://meet.google.com/ và đăng nhập tài khoản Google là đã có được link ngay lập tức. Ngoài ra, để tạo link Google Meet, bạn có thể sử dụng Gmail, Google Calendar.

Tôi có thể bảo mật link Google Meet của mình như thế nào?

Bảo mật là yếu tố rất quan trọng khi họp trực tuyến, đặc biệt là khi thảo luận về thông tin nhạy cảm. Dưới đây là các cách giúp bạn bảo mật link Google Meet tối đa:

• Chỉ gửi link cho người liên quan thông qua email hoặc tin nhắn riêng.
• Phải phê duyệt cho những người tham gia ngoài tổ chức trước khi vào phòng họp.
• Hạn chế ai có thể trình bày, tắt micro của người khác hoặc chia sẻ màn hình để tránh gián đoạn cuộc họp.
• Đảm bảo bạn là người cuối cùng rời phòng họp để tránh phòng hoạt động mà không có ai kiểm soát.

Link Google Meet có dùng lại được không?

Link Google Meet có thể dùng lại được, nhưng bạn nên tạo link đúng cách ngay từ đầu để tránh bị hết hạn bất ngờ. 

Điều gì xảy ra nếu tôi mất link Google Meet?

Nếu bạn mất link cuộc họp vẫn có thể khôi phục bằng cách:

• Kiểm tra lời mời họp trong email  nếu tạo bằng Gmail
• Tìm lại link trong Google Calendar
• Vào Google Meet tìm kiếm cuộc họp gần nhất (chỉ trên điện thoại)

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo link Google Meet trên máy tính và điện thoại. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn tổ chức cuộc họp trực tuyến dễ dàng, chuyên nghiệp và bảo mật hơn. Nếu bạn có thắc mắc, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ trực tiếp qua các kênh GCS Việt Nam được hỗ trợ nhé!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777