05 Cách tạo checkbox trong Google Sheets đơn giản nhất

Giờ đây, bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, lập danh sách kiểm tra hay tạo khảo sát tương tác trong Google Sheets nhờ vào bộ công cụ checkbox. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách tạo checkbox trong Google Sheets một cách đơn giản và chi tiết nhất. Cùng tham khảo ngay nhé.

Tạo checkbox trong Google Sheets là gì?

Checkbox trong Google Sheets hay còn gọi là ô tick. Một loại điều khiển tương tác cho phép người dùng đánh dấu trạng thái đã chọn hoặc chưa chọn trong một ô cụ thể của bảng tính. Người dùng chỉ cần nhấp vào ô đó để thay đổi trạng thái. 

Hiểu cụ thể hơn, khi người dùng triển khai cách tạo checkbox trong Google Sheets, tức là bạn đang biến một ô tính thông thường thành dữ liệu đặc biệt. Giá trị mặc định của ô checkbox chưa được tích là FALSE, còn khi tích sẽ là TRUE. 

Chức năng cơ bản của một ô checkbox mang ý nghĩa lớn trong việc tổ chức và quản lý dữ liệu. Bởi thay vì phải gõ Hoàn thành hay Chưa hoàn thành vào một ô. Bạn chỉ cần một cú nhấp chuột và đánh dấu, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu. Đồng thời, người dùng cũng dễ dàng nắm bắt trạng thái các mục trong danh sách hoặc nhiệm vụ.

Lợi ích khi áp dụng cách tạo checkbox trong Google Sheets

Cách tạo checkbox trong Google Sheets không chỉ đơn giản là thao tác lựa chọn mà còn mang nhiều lợi ích thiết thực khác. Đặc biệt là giúp nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện khả năng quản lý dự án và làm cho bảng tính trở nên trực quan, dễ sử dụng hơn rất nhiều.

Dưới đây là 05 lợi ích nổi bật nhất mà việc thực hiện cách tạo checkbox trong Google Sheets mang lại cho người dùng.

• Đầu tiên, checkbox giúp tăng cường tính tương tác và trực quan hóa dữ liệu

Thay vì bạn phải nhấp từng từ vào ô để đánh dấu trạng thái đã hoàn thành, chưa hoàn thành, có hoặc không. Giờ đây, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột để thay đổi trạng thái nhanh chóng. Với công cụ hữu ích này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian nhập liệu, dễ dàng đọc trạng thái từng mục. Đồng thời, bảng tính với các ô tích sẽ giúp dễ nhìn, dễ hiểu so với bảng chỉ chữa các dòng chữ lặp đi lặp lại.

• Thứ hai, checkbox giúp quản lý danh sách công việc và dự án

Bạn có thể dễ dàng tạo một danh sách các nhiệm vụ, sau đó tích vào ô checkbox tương ứng để hoàn tất chúng. Với sự đơn giản này, việc theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn. Bạn sẽ nắm rõ được việc gì đã xong, những gì còn dang dở.

• Thứ ba, tích hợp với các hàm và tính năng nâng cao

Ngoài ra, các ô checkbox có thể được sử dụng làm điều kiện cho nhiều hàm khác nhau. Với giá trị TRUE/FALSE, bạn có thể sử dụng kết hợp với các hàm như COUNTIF để đếm số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành, SUMIF để tính tổng chi phí cho các mục đã chọn, hoặc FILTER để chỉ hiển thị các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Hơn nữa, các ô checkbox khi kết hợp định dạng có điều kiện sẽ tự động thay đổi màu sắc các hàng, hoặc ô. Ví dụ, gạch ngang các nhiệm vụ đã hoàn thành, hoặc tô màu đỏ cho các mục ưu tiên.

• Thứ tư, nâng cao tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu.

Việc áp dụng cách tạo checkbox trong Google Sheets, bạn loại bỏ khả năng người dùng nhập sai dữ liệu. Bởi mỗi checkbox chỉ có hai trạng thái duy nhất, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trên toàn bộ bảng tính. Tính năng này rất quan trọng khi bạn làm việc với các tập dữ liệu lớn hoặc nhiều người cùng nhau cộng tác trên bảng tính.

• Cuối cùng, tạo khảo sát và biểu mẫu đơn giản

Bằng cách tạo checkbox trong Google Sheets, bạn có thể tạo các câu hỏi trắc nghiệm hoặc danh sách chọn lựa. Tính năng hữu ích này sẽ giúp người dùng thu thập thông tin hay ý kiến phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau mà không cần phải dùng đến công cụ khảo sát phức tạp nào khác. 

05 Cách tạo checkbox trong Google Sheets

Việc chèn checkbox trong Google Sheets có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Mỗi phương pháp được đánh giá là đều có ưu và nhược điểm riêng. Với từng nhu cầu khác nhau, bạn có thể sử dụng một trong 05 cách tạo ô tích trong Google Sheets phổ biến và hiệu quả dưới đây.

Tạo checkbox trong Google Sheets bằng thanh công cụ Insert

Đây là phương pháp phổ biến và trực quan nhất để triển khai cách tạo checkbox trong Google Sheets. Dù bạn là những người mới bắt đầu cũng có thể thực hiện được dễ dàng. Thao tác thực hiện tạo checkbox trong Google Sheets bằng công cụ Insert bao gồm 3 bước đơn giản:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện đăng nhập vào Google Sheets để tạo checkbox.

– Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ menu bạn chọn Chèn (Insert) >> chọn Hộp kiểm.

– Bước 3: Sau đó, các ô tích sẽ hiển thị tự động và bạn chỉ cần điền nội dung thông tin vào.

Trong trường hợp, nếu bạn muốn làm một cột hộp kiểm có checkbox, chỉ cần bôi đen toàn bộ cột và thực hiện theo 03 bước bên trên.

Cách tạo checkbox trong Google Sheets bằng thanh công cụ Data

Ngoài việc sử dụng thanh công cụ menu “Chèn”, bạn cũng có thể tạo checkbox trong Google Sheets thông qua thanh công cụ “Dữ liệu” (Data), cụ thể là thông qua tính năng “Xác thực dữ liệu” (Data Validation). Phương pháp này mang lại sự linh hoạt cao hơn, đặc biệt khi bạn muốn tùy chỉnh giá trị mà checkbox trả về hoặc áp dụng các quy tắc xác thực phức tạp hơn.

Đồng thời với phương pháp này, bạn có thể gán giá trị TRUE hoặc FALSE vào hộp kiểm cho dữ liệu rất dễ dàng. 

Các bước để  thực hiện cách tạo checkbox trong Google Sheets bằng thanh công cụ Data cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở trang tính muốn chèn hộp kiểm.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào một ô tính hoặc toàn bộ cột để tạo dữ liệu bằng cách chọn Dữ liệu (Data) >> chọn tiếp Xác thực dữ liệu ((Data validation).

– Bước 3: Một thanh tab công cụ sẽ bắt đầu xuất hiện bên phải màn hình, chọn vào Thêm quy tắc.

– Bước 4: Bạn thực hiện thêm Tiêu chí và nhấn vào dấu mũi tên nhỏ, lướt tìm để chọn Hộp đánh dấu.

– Bước 5: Để tạo checkbox vào các hộp đánh dấu đã hiển thị, bạn chỉ cần tích vào ô sử dụng giá trị tùy chỉnh trong ô.

– Bước 6: Tiếp theo, bạn chọn mục Đã đánh dấu, nhập chữ TRUE. Còn mục Đã bỏ đánh dấu, nhập chữ FALSE >> rồi nhấn Xong.

Cách tạo checkbox trong Google Sheets bằng hàm CHAR

Phương pháp này không chèn một đối tượng checkbox tương tác thực sự, mà thay vào đó, nó chèn một ký tự Unicode có hình dạng giống như một ô tích. Điều này có thể hữu ích khi bạn cần một biểu tượng checkbox tĩnh trong báo cáo hoặc khi bạn muốn hiển thị trạng thái mà không cần tương tác trực tiếp với ô.

Hàm CHAR trong Google Sheets trả về một ký tự dựa trên mã Unicode của nó. Có các mã Unicode phổ biến được sử dụng để tạo biểu tượng checkbox:

• CHAR(9745): Trả về ký tự ô tích đã chọn (☑).
• CHAR(9744): Trả về ký tự ô tích chưa chọn (☐).
• CHAR(9746): Trả về ký tự ô tích chưa chọn (☒).
• CHAR(9989): Trả về ký tự ô tích chưa chọn (✅).
• CHAR(10003): Trả về ký tự ô tích chưa chọn (✓).
• CHAR(10007): Trả về ký tự ô tích chưa chọn (✗).

Các bước thực hiện cách tạo checkbox trong Google Sheets bằng hàm CHAR cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào bảng tính trong Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện chọn vào ô hoặc một cột muốn chèn checkbox.

– Bước 3: Tại ô muốn chèn hộp kiểm, bạn chỉ cần nhập đúng công thức là =CHAR(9745) là xong, kết quả như dưới đây.

Ngoài ra, bạn cũng có thể  kết hợp hàm CHAR và hàm IF để tạo checkbox có điều kiện ở một ô. Đây được xem là một checkbox động, tức là thay đổi giữa trạng thái tích và không tích dựa trên một điều kiện hoặc giá trị của một ô khác.

*Ví dụ: Giả sử bạn có một cột A chứa trạng thái TRUE hoặc FALSE (ví dụ: từ một checkbox thực sự hoặc một công thức nào đó). Bạn muốn hiển thị một biểu tượng checkbox tương ứng trong cột B.

Tại ô B2, nhập công thức =IF(A2=TRUE, CHAR(9745), CHAR(9744))

Giải thích:

• IF(A2=TRUE, …): Kiểm tra xem giá trị ở ô A2 có phải là TRUE không.
• CHAR(9745): Nếu A2 là TRUE, hiển thị ký tự ô tích đã chọn (☑).
• CHAR(9744): Nếu A2 là FALSE, hiển thị ký tự ô tích chưa chọn (☐).

Bạn có thể kéo công thức này xuống để áp dụng cho các hàng khác. Khi giá trị ở cột A thay đổi, biểu tượng checkbox ở cột B cũng sẽ tự động thay đổi theo.

Cách tạo checkbox trong Google Sheets bằng phím tắt

Đối với những người thường xuyên làm việc với Google Sheets và muốn tối ưu hóa tốc độ, việc sử dụng phím tắt để tạo checkbox có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Mặc dù Google Sheets không có một phím tắt trực tiếp và duy nhất cho việc chèn checkbox, bạn vẫn có thể tận dụng một chuỗi các phím tắt để thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng.

Cách thực hiện cách tạo ô tick trong Google Sheets bằng chuỗi phím tắt như sau:

– Bước 1: Tại giao diện của trang tính Google Sheets, bạn chỉ cần nhấn vào Trợ giúp >> chọn mục Phím tắt trong danh sách hiển thị.

– Bước 2: Khi đã kích hoạt phím tắt, bạn thiết lập Bật phím tắt tương thích trong bảng tính.

– Bước 3: Sau đó, bạn nhấn tổ hợp phím Alt + I + X, nhấn liền nhau 3 phím này trên bàn phím.

– Bước 4: Cuối cùng, các ô checkbox sẽ hiển thị trên bảng dữ liệu. Với các ô còn lại bạn chỉ cần kéo ô trên đầu xuống và chèn. 

Cách tạo checkbox trong Google Sheets theo dạng hình ảnh

Cách này không phải là cách chính thức để tạo checkbox trong Google Sheets mà là một thủ thuật để chèn các biểu tượng checkbox dưới dạng hình ảnh hoặc ký tự đặc biệt được định dạng để trông giống checkbox. Mặc dù không có chức năng tương tác click, nhưng nó có thể hữu ích trong các trường hợp bạn chỉ cần hiển thị trực quan trạng thái trong báo cáo hoặc tài liệu mà không cần khả năng click để thay đổi.

Để triển khai thực hiện, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào bảng tính cần chèn hộp kiểm và dấu tích theo mong muốn.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào Chèn (Insert) >> chọn Hình ảnh (Image) >> vào Chèn hình ảnh trong ô (Image in cell).

– Bước 3: Sau đó, bạn chỉ cần chèn ảnh có dạng checkbox vào bảng tính bằng cách chọn mục Tải lên >> chọn Duyệt qua >> mở hình ảnh chọn Open và hoàn tất. 

Cách tùy chỉnh màu sắc cho checkbox trong Google Sheets

Sau khi tạo ô checkbox trong Google Sheets xong, nếu như bạn muốn tùy chỉnh màu sắc để nhận diện rõ hơn. Bạn có thể triển khai thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào bảng tính >> chọn ô checkbox hoặc phạm vi ô muốn tùy chỉnh màu sắc.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện chọn Định dạng trên thanh công cụ >> chọn Định dạng có điều kiện.

– Bước 3: Trong mục Định dạng ô nếu,…. bạn hãy tùy chọn Công thức tùy chỉnh là….

– Bước 4: Tiếp theo, bạn tiến hành nhập công thức =D3=TRUE. Trong đó, D3 là địa chỉ ô checkbox đầu tiên trong phạm vi ô đã chọn).

– Bước 5: Tại mục Kiểu định dạng, bạn có thể tùy chỉnh kiểu chữ, màu chữ, màu nền cho checkbox. 

– Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện thao tác nhấn Xong để thay đổi hoàn tất.

*Lưu ý, sau mỗi bảng tính đã tạo checkbox thì bạn nên tùy chỉnh màu sắc cho các ô tích. Mục đích chính là để bảng tính thêm phần trực quan hơn. Đồng thời, việc làm này còn hỗ trợ người theo dõi phân loại thông tin, sắp xếp nội dung công việc được đồng nhất và hiệu quả hơn. 

Lưu ý quan trọng khi thực hiện tạo ô checkbox trong Google Sheets

Khi bạn bắt tay vào tạo checkbox trong Google Sheets, có một vài lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo tính hiệu quả, độ chính xác và khả năng quản lý của bảng tính. Việc nắm vững những điểm này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót phổ biến và tận dụng tối đa sức mạnh của công cụ này.

• Hiểu rõ giá trị ẩn của Checkbox

Một checkbox trong Google Sheets không chỉ là một biểu tượng trực quan. Nó mang giá trị ẩn tức là TRUE khi được tích (checked) và FALSE khi không được tích (unchecked). Khi sử dụng checkbox cùng các hàm có điều kiện như COUNTIF, SUMIF, FILTER, IF,… bạn cần cân nhắc đúng công thức mới có thể tạo ra kết quả đúng.

• Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để trực quan hóa

Nếu bạn thiết lập quy tắc định dạng để tự động thay đổi màu sắc, kiểu chữ của một hàng và một ô nên kết hợp với định dạng có điều kiện. Nhằm mục đích tạo trạng thái một cách trực quan hơn.

• Tránh tạo quá nhiều ô tích mà không cần thiết

Nếu tạo quá nhiều checkbox vào một bảng tính lớn có thể gây ảnh hưởng nhẹ đến hiệu suất. Hãy chỉ tạo checkbox ở những nơi thực sự cần thiết cho tính tương tác và quản lý trạng thái.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến cách tạo checkbox trong Google Sheets.

1 – Làm thế nào để xóa checkbox trong Google Sheets?

Để xóa các ô tích trong Google Sheets, bạn thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào ô hoặc phạm vi ô chứa checkbox muốn xóa.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện vào menu chọn Dữ liệu (Data) > > Xác thực dữ liệu (Data validation).

– Bước 3: Tiếp theo ở hộp thoại Quy tắc xác thực dữ liệu (Data validation rules), chọn quy tắc áp dụng cho các ô đã chọn.

– Bước 4: Nhấp vào nút Xóa quy tắc (Remove Rule) ở phía bên dưới hộp thoại.

– Bước 5: Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn vào Xong (Done) để kết thúc quá trình xóa.

2 – Giá trị của checkbox là gì khi tích và không tích?

Mặc định, khi bạn tạo checkbox trong Google Sheets bằng thanh công cụ Data mà không tùy chỉnh, giá trị đó sẽ là:

• TRUE khi checkbox được tích (checked).
• FALSE khi checkbox không được tích (unchecked).

3 – Tôi có thể tự động tích checkbox dựa trên một điều kiện nào đó không?

Không, bạn không thể tự động tích hoặc bỏ tích một checkbox trực tiếp bằng công thức trong một ô khác. Checkbox được thiết kế để người dùng tương tác bằng cách nhấp chuột.

4 – Có thể sử dụng checkbox trên thiết bị di động không?

Có, checkbox trong Google Sheets hoạt động tốt trên cả ứng dụng Google Sheets dành cho thiết bị di động hệ điều hành iOS và Android. Bạn có thể dễ dàng tích hoặc bỏ tích các ô check bằng cách chạm vào chúng trên màn hình điện thoại hoặc máy tính bảng. 

5 – Checkbox có hiển thị được trên bản in không?

Có, nhưng chỉ dưới dạng biểu tượng đơn giản. Nếu cần hiển thị đẹp hơn, bạn có thể dùng ký tự đặc biệt bằng CHAR(9745).

6 – Có thể dùng checkbox để lọc dữ liệu được không?

Hoàn toàn có. Kết hợp checkbox với FILTER hoặc QUERY giúp bạn lọc nhanh các hàng được đánh dấu.

Lời kết

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về cách tạo checkbox trong Google Sheets này, các bạn đã có đủ kiến thức và tự tin sử dụng công cụ. Nếu còn bất cứ khó khăn hay thắc mắc gì liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua một số các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777