Nắm vững cách tạo bảng trong GG Docs chỉ với 5 phút

Bạn muốn trình bày dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu trong Google Docs? Việc tạo bảng là một giải pháp tuyệt vời. Nếu chưa biết cách tạo bảng trong GG Docs, các bạn đừng bỏ qua bài viết dưới đây. GCS Việt Nam sẽ cung cấp đầy đủ cho các bạn từng bước hướng dẫn tạo bảng chi tiết nhất trong Google Docs, cùng tham khảo ngay. 

Lợi ích khi sử dụng cách tạo bảng trong GG Docs

Tại sao bạn nên tích cực sử dụng bảng biểu trong Google Docs? Câu trả lời sẽ nằm trong những lợi ích mà công cụ này mang lại, cụ thể như sau:

Dễ dàng tạo và chỉnh sửa bảng

Google Docs thiết kế với một giao diện vô cùng thân thiện và trực quan, cho phép người dùng khởi tạo bảng chỉ với một vài thao tác nhấp chuột đơn giản. Bạn không cần sử dụng phần mềm phức tạp như Microsoft Excel hay Word, mà có thể triển khai cách tạo bảng trong GG Docs chỉ bằng thao tác Chèn > chọn Bảng và chọn số hàng số cột phù hợp.

Sau khi chèn bảng, bạn có thể thoải mái chỉnh sửa theo nhu cầu:

• Thêm hoặc xóa hàng, cột 
• Thay đổi kích thước ô
• Căn chỉnh văn bản trong bảng
• Thay đổi màu sắc hoặc kiểu đường viền 

Chia sẻ và cộng tác với người khác trên bảng

Với khả năng là việc nhóm linh hoạt, sử dụng bảng trong Google Docs mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích thiết thực. Bởi vì Google Docs trực tiếp cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa bảng trong thời gian thực. Nhờ thế sau khi thực hiện thành công cách tạo bảng trong GG Docs, bạn có thể:

• Mời đồng nghiệp, bạn bè cùng chỉnh sửa bảng bằng cách gửi liên kết hoặc nhập email của họ. 
• Cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa nếu muốn chỉ muốn người khác đọc mà không thay đổi nội dung, bạn có thể chọn quyền “Chỉ xem”. Ngược lại, nếu muốn cộng tác chỉnh sửa, bạn có thể chọn quyền “Có thể chỉnh sửa”.
• Bình luận và trao đổi ngay trên bảng bằng tính năng nhận xét (Comment), giúp tăng cường giao tiếp và tránh sai sót.

Lưu trữ bảng trong Google Drive để truy cập từ các thiết bị

Không giống các phần mềm truyền thống cần lưu file thủ công, hệ thống sẽ tự động lưu bảng vào Drive sau khi bạn áp dụng cách tạo bảng trong GG Docs. Điều này cực kỳ hữu ích và giúp bạn:

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi vào tài liệu mình muốn chỉ cần có kết nối internet.
• Đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nếu bạn chỉnh sửa bảng trên điện thoại, nội dung sẽ được cập nhật ngay lập tức trên máy tính mà không cần thao tác thủ công.
• Bạn không cần sao chép file qua USB hay gửi email, chỉ cần mở Google Docs là có thể làm việc ngay lập tức.

Xuất bảng sang các định dạng khác từ PDF hoặc Excel

Ngoài tính năng tạo bảng trong Docs, công cụ này còn cho phép xuất bảng sang nhiều định dạng khác nhau. Cụ thể như là:

• Xuất sang PDF – nếu bạn chia sẻ bảng ở dạng không chỉnh sửa được
• Xuất sang Excel – nếu bạn muốn phân tích dữ liệu chuyên sâu và sử dụng công thức tính toán.
• Xuất sang định dạng Word – nếu cần sử dụng bảng trong Microsoft Word. 

Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng trong GG Docs

Làm thế nào để kẻ bảng trong Docs? Hãy theo dõi các bước hướng dẫn về cách tạo bảng trong GG Docs  đơn giản và chi tiết sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần ở tài liệu Google Docs mà muốn chèn bảng vào.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn cần xác định vị trí chèn bảng trong tài liệu của mình. Đưa con trỏ đến vị trí chính xác trong văn bản muốn chèn bảng. 

– Bước 3: Trên thanh công cụ phía trên cùng, bạn thực hiện thao tác Chèn >> di chuyển đến mục Bảng. 

– Bước 4: Sau đó bạn thực hiện tùy chọn các ô vuông nhỏ xuất hiện trên giao diện màn hình. Để chọn số lượng hàng và cột mong muốn, bạn chỉ cần di chuột qua lưới. Ví dụ:

• Để tạo một bảng có 2 hàng và 3 cột, hãy di chuột kéo dài qua 2 ô theo chiều dọc và 3 ô theo chiều ngang.
• Bạn sẽ thấy một hình chữ nhật màu xanh lam bao quanh số ô bạn đã chọn, đồng thời số hàng và cột bạn đang chọn cũng sẽ được hiển thị một cách rõ ràng (ví dụ: “2 x 3”).

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp chuột để chèn bảng vào phần văn bản và hoàn tất. 

Như vậy, chỉ với 05 bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây là bạn đã có thể triển khai thành công cách tạo bảng trong GG Docs. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách xóa bỏ bảng trên phần mềm này thông qua nội dung tiếp theo.

Hướng dẫn cách xóa bảng trong Google Docs

Xóa bảng trong Google Docs cũng là một thao tác đơn giản. Dưới đây là các bước chi tiết giúp bạn loại bỏ bảng khỏi tài liệu của mình một cách đơn giản.

– Bước 1: Bạn cần thực hiện thao tác chọn bảng trong tài liệu mà mình muốn xoá.

– Bước 2: Bạn click vào phần bảng và đảm bảo rằng toàn bộ bảng đã được tô sáng. 

– Bước 3: Sau khi đã chọn bạn nhấn Delete (thường được viết tắt là “Del”) hoặc phím Backspace (thường nằm phía trên phím “Enter”)

– Bước 4: Ngay lập tức, toàn bộ bảng đã chọn đã bị xóa khỏi tài liệu Google Docs.

Các tuỳ chỉnh khác khi tạo bảng trong Docs

Sau khi thực hiện cách tạo bảng trong GG Docs, bạn có thể trierern khai nhiều tùy chọn của công cụ này để phục phục nhu cầu sử dụng của mình. Dưới đây là các tùy chỉnh khi sử dụng Google Docs, bạn có thể tham khảo:

Thêm hoặc xóa hàng và cột

Trong quá trình làm việc, bạn có thể nhận thấy cần thêm hàng hoặc cột để bổ sung hoặc loại bỏ thông tin không cần thiết. Google Docs giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng theo các bước sau:

*Thêm hàng

Để thực hiện thêm hàng vào bảng, bạn cần:

– Đặt con trỏ chuột vào ô cuối cùng của hàng cuối cùng trong bảng và nhấn phím Tab. Một hàng mới sẽ tự động thêm vào cuối bảng. 

– Trong trường hợp ngữ cảnh, di chuột đến bất kỳ ô nào trong hàng mà bạn muốn thêm mới. Nhấn chuột phải và chọn Chèn hàng bên trên/Chèn hàng bên dưới tuỳ thuộc vào nhu cầu. 

*Thêm cột

Để thêm cột vào bảng, bạn chỉ cần thực hiện:

– Đầu tiên, bạn nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột bạn muốn thêm mới. 

– Tiếp tục, bạn thực hiện thao tác chọn Chèn cột bên trái/Chèn cột bên phải theo nhu cầu.

*Xoá hàng

Để xóa hàng trong bảng, bạn chỉ cần thực hiện như sau:

– Đầu tiên, bạn chọn một hoặc nhiều hàng muốn xóa hàng (thực hiện thao tác nhấp và kéo chuột qua các ô trong hàng hoặc nhấp vào lề trái của hàng).

– Sau đó, bạn nhấp chuột phải vào vùng hàng đã chọn và chọn Xoá hàng.

*Xoá cột

Tương tự như xoá hàng, bạn có thể xoá cột như sau:

– Đầu tiên, bạn chọn một hoặc nhiều cột bạn muốn xóa (bằng cách nhấp và kéo chuột qua các ô trong cột hoặc nhấp vào tiêu đề cột).

– Sau đó, bạn nhấp chuột phải vào vùng cột đã chọn và chọn Xoá cột. 

Thay đổi kích thước ô, hàng và cột

Để đảm bảo nội dung trong bảng được hiển thị đầy đủ và dễ đọc, bạn có thể điều chỉnh kích thước ô, hàng và cột linh hoạt. 

• Thay đổi chiều rộng cột

Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền bên phải của cột mà bạn muốn thay đổi kích thước >> Con trỏ chuột là biểu tượng hai mũi tên ngang(↔) >> Thực hiện nhấp và kéo chuột sang trái để thu hẹp hoặc sang phải để mở rộng cột.

• Thay đổi chiều cao hàng

Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền dưới của hàng mà bạn muốn thay đổi kích thước >> Con trỏ chuột là biểu tượng hai mũi tên dọc(↕) >> Thự hiện nhấp và kéo chuột lên để giảm chiều cao hoặc xuống để tăng chiều cao của hàng.

• Tự động điều chỉnh kích thước

Bạn thực hiện nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng và chọn Thuộc tính bảng.

Trong cửa sổ thuộc tính, bạn chọn một tùy chọn để công cụ tự điều chỉnh tự động kích thước cột hoặc hàng cho bảng. 

Định dạng văn bản trong bảng

Bạn hoàn toàn có thể định dạng văn bản trong bảng đơn giản và dễ dàng. Bạn chỉ cần thao tác:

• Đầu tiên, nhấp và kéo chuột qua văn bản mà bạn muốn định dạng.
• Sau đó, bạn sử dụng thanh công cụ để điều chỉnh thay thế phông chữ, kích thước chữ, kiểu chữ, màu chữ, căn lề và màu nền cho chữ,…
• Cuối cùng, nhấp chuột phải vào ô mà bạn đã chọn và click Thuộc tính bảng >> chuyển tab Ô >> điều chỉnh tuỳ chỉnh Căn ô theo chiều dọc (trên, giữa, dưới).

Thay đổi màu nền và đường viền của bảng

Để cách tạo bảng trong GG Docs trở nên trực quan và hấp dẫn hơn. Bạn có thể tùy chỉnh màu nền của các ô và màu sắc, kiểu dáng của đường viền bảng:

• Thay đổi màu nền ô

Đầu tiên, bạn chọn ô muốn thay đổi màu nền >> nhấp chuột vào biểu tượng Màu nền trên thanh công cụ >> tiếp tục chọn Màu tuỳ chỉnh cụ thể. 

• Thay đổi đường viền bảng

Để thay đổi đường viền của bảng tài liệu trong Google Docs, bạn cần:

– Đầu tiên, bạn chọn toàn bộ bảng hoặc các ô muốn thay đổi đường viền.

– Tiếp theo, bạn nhấp vào biểu tượng Đường viền trên thanh công cụ.

– Tiếp tục, chọn màu sắc và kiểu đường viền tùy chỉnh cài đặt sẵn trong Google Docs.

Mẹo và thủ thuật khi sử dụng bảng trong GG Docs

Để sử dụng bảng trong Google Docs một cách hiệu quả hơn, bạn có thể khám phá một số mẹo nâng cao sau đây. 

Hợp nhất ô trong bảng

Khi thực hiện thành công cách tạo bảng trong GG Docs và sử dụng bảng chia ô theo cách thông thường. Bạn còn có thể hợp nhất ô trong bảng để tạo tiêu đề tải dài hay nhóm các dữ liệu quản trong. Cách thức để thực hiện hợp nhất ô trong bảng như sau:

• Đầu tiên, bạn cần chọn các ô muốn hợp nhất (các ô này phải liền kề nhau theo hàng hoặc cột).
• Tiếp tục, bạn nhấp chuột phải vào vùng đã chọn đó.
• Cuối cùng, trong menu chọn Hợp nhất ô.

Chia tách ô đã hợp nhất

Sau khi hợp, bạn lại muốn tách chúng ra thành các ô riêng lẻ. Bạn hãy thực hiện theo các thao tác được chúng tôi chia sẻ sau đây:

• Đầu tiên, bạn nhấp chuột phải vào ô đã hợp nhất để chia tách.
• Tiếp tục, trong phần menu chọn Huỷ hợp nhất ô.

Cố định hàng tiêu đề khi cuộn trang

Khi làm việc với các bảng có nhiều hàng, việc hàng tiêu đề bị ẩn đi khi bạn cuộn xuống có thể gây khó khăn cho việc theo dõi thông tin. Google Docs cho phép bạn cố định hàng tiêu đề để nó luôn hiển thị ở đầu trang. Thao tác thực hiện đầy đủ như sau:

• Đầu tiên, bạn chọn hàng hoặc các hàng mà bạn muốn sử dụng làm tiêu đề.
• Tiếp theo, bạn nhấp vào menu Định dạng trên thanh công cụ.
• Tiếp tục, di chuột đến Bảng và trong menu phụ, bạn chèn Hàng tiêu đề chọn Ghim hàng tiêu đề.

Nếu bạn muốn bỏ cố định hàng tiêu đề, hãy thực hiện lại các bước tương tự và nhấp vào Bỏ ghim hàng tiêu đề một lần nữa để bỏ chọn.

Lời kết

Với nội dung trên đây, hy vọng rằng các bạn đã nắm được cách tạo bảng trong GG Docs cơ bản nhất. Và nếu còn bất cứ câu hỏi gì liên quan đến Google Docs hay khó khăn trong quá trình thực hiện thao tác thì ngần ngại liên hệ đến GCS Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời thông qua các kênh sau đây nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777