Chia sẻ và cộng tác để cùng nhau làm việc mọi nơi trong Google Docs

Bạn có thể dễ dàng nhận thấy rằng Google Docs hoàn toàn khác so với công cụ soạn thảo văn bản trước kia của bạn như Microsoft Word. Một tính năng vô cùng mạnh mẽ và tuyệt vời của Word là khả năng chia sẻ tài liệu, mọi người có thể xem, bình luận hay thậm chí là chỉnh sửa File đó tuỳ thuộc vào cách bạn chia sẻ quyền truy cập dưới dạng nào. 

Bài viết dưới đây, GCS sẽ chia sẻ và hướng dẫn bạn cách chia sẻ, cộng tác trên các File trong Google Docs giúp bạn cùng nhau làm việc mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Chia sẻ File trong Docs

Lưu ý: Các  tùy chọn chia sẻ sẽ khác nhau tùy theo quy mô nhóm mà bạn muốn :

• Tối đa 100: Bạn có thể cho phép tối đa 100 người có các quyền: xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét làm việc trên File Google Docs (Tài liệu) cùng một lúc. 
• Với 100 trở lên:  Khi 100 người trở lên đang truy cập một File, chỉ chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa File. Để cho phép hơn 100 người xem hoặc chỉnh sửa File của bạn cùng lúc, hãy xuất bản File đó dưới dạng trang web nhé.

Chia sẻ File hoặc thư mục với những người cụ thể:

1. Chọn File bạn muốn chia sẻ.
2. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ .
3. Trong phần “Chia sẻ với mọi người và nhóm”, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.

Quan trọng: Nếu bạn chia sẻ với một địa chỉ email không phải là Tài khoản Google, họ chỉ có thể xem File.

4. Để thay đổi những gì mọi người có thể làm để đọc của bạn, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
5. Chọn để thông báo cho mọi người.

Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ tài liệu với họ, hãy chọn hộp bên cạnh “Thông báo cho mọi người”. Nếu bạn thông báo cho mọi người, mỗi địa chỉ email bạn nhập sẽ được bao gồm trong email.

Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ chọn hộp.

6. Nhấp vào Share (Chia) sẻ hoặc Send (Gửi).

Chia sẻ liên kết đến một File hoặc thư mục:

Bước 1: Trong Docs, ở phía trên, bấm Share .
Lưu ý:  Bạn chỉ có thể chia sẻ các File mà bạn sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa.

Bước 2: (Tùy chọn) Để chỉ định những gì mọi người có thể làm với File của bạn khi bạn chia sẻ File, dưới tên tổ chức của bạn, hãy nhấp vào Change (Thay đổi):

Để thay đổi sự cho phép, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống và chọn Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).

Để cho phép chia sẻ liên kết ra bên ngoài tổ chức của bạn, bên cạnh tên tổ chức của bạn, hãy nhấp vào Mũi tên xuống Public (Công khai).

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên Google Workspace của bạn.

Bước 3: Nhấp vào Copy link (Sao chép liên kết).

Bước 4: Nhấp vào Done (Xong).

Bước 5: Dán liên kết vào email, trên trang web hoặc bất cứ nơi nào bạn cần chia sẻ.

Hủy chia sẻ File trong Docs (Tài liệu)

Ngừng chia sẻ File hoặc thư mục bạn sở hữu:

1. Mở Google Docs
2. Chọn một File hoặc thư mục.
3. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ .
4. Tìm người mà bạn muốn ngừng chia sẻ.
5. Ở bên phải tên của họ, nhấp vào Mũi tên xuống  Remove (Xóa).
6. Để lưu các thay đổi, hãy nhấp vào Save (Lưu).

Xóa liên kết đến File hoặc thư mục bạn sở hữu:

1. Mở màn hình chính cho Google Docs
2. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ   Get link (Nhận liên kết).
3. Trong “Nhận liên kết”, nhấp vào Mũi tên xuống .
4. Chọn Restricted (Bị hạn chế).
5. Nhấp vào Done (Xong).

Thêm nhận xét và câu trả lời trong Google Docs

Bước 1: Trong Docs chọn văn bản bạn muốn nhận xét về.

Bước 2: Nhấp vào Thêm bình luận .

Bước 3: Nhập bình luận của bạn vào ô.

Bước 4: (Tùy chọn) Để hướng dẫn nhiệm vụ của bạn hoặc nhận xét cho một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến File.

Bước 5: (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Chỉ định cho .

Bước 6: Nhấp vào Comment (Nhận xét) hoặc Assign (Chỉ định) .

Đề xuất các chỉnh sửa trong Tài liệu

Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng trong Google Docs.

Trong Docs, bạn cũng có thể đề xuất các thay đổi trực tiếp trong tài liệu mà không cần chỉnh sửa văn bản bằng cách đề xuất chỉnh sửa. Các đề xuất của bạn sẽ không thay đổi văn bản gốc cho đến khi chủ sở hữu tài liệu chấp thuận chúng. Bạn phải có quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét vào tài liệu để đề xuất các thay đổi.

1. Ở góc trên cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ Đề xuất, chế độ này cũng có thể xuất hiện dưới dạng  .
2. Để đề xuất một chỉnh sửa, chỉ cần bắt đầu nhập nơi bạn nghĩ rằng chỉnh sửa sẽ được thực hiện trong tài liệu. Đề xuất của bạn xuất hiện bằng màu mới và văn bản bạn đánh dấu để xóa hoặc thay thế bị gạch bỏ (nhưng không thực sự bị xóa cho đến khi chủ sở hữu tài liệu chấp thuận đề xuất).
3. Chủ sở hữu của tài liệu sẽ nhận được một email có đề xuất của bạn. Khi nhấp vào bất kỳ đề xuất nào, họ có thể Chấp nhận hoặc Từ chối đề xuất đó.

Trò chuyện trực tiếp với mọi người trong Docs

Bạn cũng có thể cùng nhau làm việc mọi nơi với đồng nghiệp thông qua trò chuyển trong Google Docs. Nếu có nhiều người mở File của bạn, chỉ cần nhấp vào Hiển thị trò chuyện  để mở trò chuyện nhóm. Bạn có thể nhận được phản hồi tức thì mà không cần rời khỏi File của mình.