Chia sẻ và cộng tác để cùng nhau làm việc mọi nơi trong Google Docs

Bạn có thể dễ dàng nhận thấy rằng Google Docs hoàn toàn khác so với công cụ soạn thảo văn bản trước kia của bạn như Microsoft Word. Một tính năng vô cùng mạnh mẽ và tuyệt vời của Word là khả năng chia sẻ tài liệu, mọi người có thể xem, bình luận hay thậm chí là chỉnh sửa File đó tuỳ thuộc vào cách bạn chia sẻ quyền truy cập dưới dạng nào. 

Bài viết dưới đây, GCS sẽ chia sẻ và hướng dẫn bạn cách chia sẻ, cộng tác trên các File trong Google Docs giúp bạn cùng nhau làm việc mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Chia sẻ File trong Docs

Lưu ý: Các  tùy chọn chia sẻ sẽ khác nhau tùy theo quy mô nhóm mà bạn muốn :

  • Tối đa 100: Bạn có thể cho phép tối đa 100 người có các quyền: xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét làm việc trên File Google Docs (Tài liệu) cùng một lúc. 
  • Với 100 trở lên:  Khi 100 người trở lên đang truy cập một File, chỉ chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa File. Để cho phép hơn 100 người xem hoặc chỉnh sửa File của bạn cùng lúc, hãy xuất bản File đó dưới dạng trang web nhé.
cùng nhau làm việc mọi nơi

Chia sẻ File hoặc thư mục với những người cụ thể:

  1. Chọn File bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ Chia sẻ.
  3. Trong phần “Chia sẻ với mọi người và nhóm”, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.

Quan trọng: Nếu bạn chia sẻ với một địa chỉ email không phải là Tài khoản Google, họ chỉ có thể xem File.

  1. Để thay đổi những gì mọi người có thể làm để đọc của bạn, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống Xuống và sau đó Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
  2. Chọn để thông báo cho mọi người.

Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ tài liệu với họ, hãy chọn hộp bên cạnh “Thông báo cho mọi người”. Nếu bạn thông báo cho mọi người, mỗi địa chỉ email bạn nhập sẽ được bao gồm trong email.

Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ chọn hộp.

  1. Nhấp vào Share (Chia) sẻ hoặc Send (Gửi).

Chia sẻ liên kết đến một File hoặc thư mục:

Bước 1: Trong Docs, ở phía trên, bấm Share .
Lưu ý:  Bạn chỉ có thể chia sẻ các File mà bạn sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa.

Bước 2: (Tùy chọn) Để chỉ định những gì mọi người có thể làm với File của bạn khi bạn chia sẻ File, dưới tên tổ chức của bạn, hãy nhấp vào Change (Thay đổi):

Để thay đổi sự cho phép, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống và img 601d40297137achọn Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).

Để cho phép chia sẻ liên kết ra bên ngoài tổ chức của bạn, bên cạnh tên tổ chức của bạn, hãy nhấp vào Mũi tên xuống img 601d4029c0846img 601d402a2e923Public (Công khai).

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên Google Workspace của bạn.

Bước 3: Nhấp vào Copy link (Sao chép liên kết).

Bước 4: Nhấp vào Done (Xong).

Bước 5: Dán liên kết vào email, trên trang web hoặc bất cứ nơi nào bạn cần chia sẻ.

Hủy chia sẻ File trong Docs (Tài liệu)

Ngừng chia sẻ File hoặc thư mục bạn sở hữu:

  1. Mở Google Docs
  2. Chọn một File hoặc thư mục.
  3. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ Chia sẻ.
  4. Tìm người mà bạn muốn ngừng chia sẻ.
  5. Ở bên phải tên của họ, nhấp vào Mũi tên xuống  Xuống và sau đó Remove (Xóa).
  6. Để lưu các thay đổi, hãy nhấp vào Save (Lưu).
cùng nhau làm việc mọi nơi

Xóa liên kết đến File hoặc thư mục bạn sở hữu:

  1. Mở màn hình chính cho Google Docs
  2. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ   Chia sẻ và sau đó Get link (Nhận liên kết).
  3. Trong “Nhận liên kết”, nhấp vào Mũi tên xuống Xuống.
  4. Chọn Restricted (Bị hạn chế).
  5. Nhấp vào Done (Xong).

Thêm nhận xét và câu trả lời trong Google Docs

cùng nhau làm việc mọi nơi

Bước 1: Trong Docs chọn văn bản bạn muốn nhận xét về.

Bước 2: Nhấp vào Thêm bình luận img 601d402c8730e.

Bước 3: Nhập bình luận của bạn vào ô.

Bước 4: (Tùy chọn) Để hướng dẫn nhiệm vụ của bạn hoặc nhận xét cho một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến File.

Bước 5: (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Chỉ định cho .

Bước 6: Nhấp vào Comment (Nhận xét) hoặc Assign (Chỉ định) .

Đề xuất các chỉnh sửa trong Tài liệu

Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng trong Google Docs.

Trong Docs, bạn cũng có thể đề xuất các thay đổi trực tiếp trong tài liệu mà không cần chỉnh sửa văn bản bằng cách đề xuất chỉnh sửa. Các đề xuất của bạn sẽ không thay đổi văn bản gốc cho đến khi chủ sở hữu tài liệu chấp thuận chúng. Bạn phải có quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét vào tài liệu để đề xuất các thay đổi.

cùng nhau làm việc mọi nơi
  1. Ở góc trên cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ Đề xuất, chế độ này cũng có thể xuất hiện dưới dạng  Đề xuất.
  2. Để đề xuất một chỉnh sửa, chỉ cần bắt đầu nhập nơi bạn nghĩ rằng chỉnh sửa sẽ được thực hiện trong tài liệu. Đề xuất của bạn xuất hiện bằng màu mới và văn bản bạn đánh dấu để xóa hoặc thay thế bị gạch bỏ (nhưng không thực sự bị xóa cho đến khi chủ sở hữu tài liệu chấp thuận đề xuất).
  3. Chủ sở hữu của tài liệu sẽ nhận được một email có đề xuất của bạn. Khi nhấp vào bất kỳ đề xuất nào, họ có thể Chấp nhận Đánh dấuhoặc Từ chối Đóngđề xuất đó.

Trò chuyện trực tiếp với mọi người trong Docs

cùng nhau làm việc mọi nơi

Bạn cũng có thể cùng nhau làm việc mọi nơi với đồng nghiệp thông qua trò chuyển trong Google Docs. Nếu có nhiều người mở File của bạn, chỉ cần nhấp vào Hiển thị trò chuyện  Hiển thị trò chuyện để mở trò chuyện nhóm. Bạn có thể nhận được phản hồi tức thì mà không cần rời khỏi File của mình.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top