Cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại và máy tính

Thực hiện cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại giúp người dùng chia sẻ tài liệu dễ dàng và kiểm soát truy cập hiệu quả ngay trên thiết bị di động. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết về cách thực hiện trên hệ điều hành iOS, Android và máy tính. 

Các quyền truy cập Google Drive

Google Drive là công cụ lưu trữ đám mây phổ biến, vừa giúp bạn dễ dàng chia sẻ cũng như truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, trước khi chia sẻ file tài liệu cho người khác, các bạn phải biết cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại hoặc máy tính. 

Khi thao tác mở quyền truy cập, bạn phải hiểu rõ về các loại quyền mà Google Drive cung cấp. Bởi đây là bước quan trọng để bạn có thể kiểm soát tốt dữ liệu chia sẻ của mình. 

Hiện nay, Google Drive cung cấp ba mức quyền truy cập cơ bản, đó là:

• Người xem (Viewer):

Quyền người xem cho phép thành viên được chia sẻ chỉ có thể xem nội dung trong file Google Drive mà không có quyền chỉnh sửa hay nhận xét về tài liệu. 

• Người nhận xét (Commenter):

Quyền nhận xét cho phép các thành viên được quyền truy cập Drive ở vai trò bình luận và đề xuất. Họ sẽ không được chỉnh sửa tài liệu Google Drive hay có quyền chia sẻ tệp cho người khác. 

• Người chỉnh sửa (Editor):

Đây là mức độ quyền cao nhất, có thể nói là đứng ngang hàng với chủ sở hữu. Với quyền này người dùng có thể trực tiếp thực hiện các chỉnh sửa trên tài liệu, xem lịch sử chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu cho người khác. Tuy nhiên, người chủ sở hữu có quyền tước đi quyền hạn của họ nếu không cần thiết.  

Người dùng có thể mở quyền truy cập cho người khác thông qua các hình thức như sau:

• Chia sẻ với cá nhân bằng email.
• Bất kỳ ai có liên kết (Anyone with the link).
• Chia sẻ nội bộ trong tổ chức (nếu dùng tài khoản doanh nghiệp hoặc trường học).

Tác dụng của việc kiểm soát, mở quyền truy cập vào Google Drive

Việc kiểm soát và mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại rất quan trọng trong quá trình lưu trữ và chia sẻ, bảo mật dữ liệu. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của việc mở và quản lý quyền truy cập Google Drive. 

• Đảm bảo an toàn dữ liệu

Thay vì chia sẻ tràn lan, người dùng có thể lựa chọn cấp quyền truy cập đúng đối tượng. Điều này giúp bạn hạn chế được việc rò rỉ tài liệu hoặc bị chỉnh sửa trái phép. Với các loại tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo, bảng lượng,… giới hạn quyền chỉnh sửa này rất quan trọng. 

• Chia sẻ linh hoạt trên điện thoại

Thông qua việc mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại, người dùng có thể chia sẻ tài liệu bất cứ lúc nào, kể cả khi đang di chuyển. Trong các tình huống khẩn cấp, bạn cũng dễ dàng gửi tài liệu qua Zalo, Messenger, Email,…

• Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

Việc cấp quyền chỉnh sửa cho các thành viên trong nhóm giúp mọi người cùng nhau làm việc và cập nhật tài liệu trong thời gian thực. Người chủ sở hữu tài liệu cũng hạn chế được việc gửi tài liệu qua lại nhiều lần với nhiều phiên bản khác nhau cho từng người. Điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính đồng bộ khi làm việc từ xa. 

• Theo dõi và điều chỉnh các quyền truy cập dễ dàng

Trên thiết bị điện thoại di động, người dùng có thể theo dõi ai đã được cấp quyền, điều chỉnh hoặc thu hồi quyền bất kỳ lúc nào chỉ với vài thao tác. Ngoài ra, Google Drive cũng hiển thị lịch sử chỉnh sửa. Nên người chủ sở hữu dễ dàng kiểm soát hoạt động của từng người truy cập. 

Hướng dẫn cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại

Cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại hệ điều hành iOS và Android có những điểm tương đồng nhất định. Tuy nhiên giao diện và một vài thao tác nhỏ có thể khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng thiết bị điện thoại với 02 hệ điều hành thông dụng nhất:

Cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại iOS

Nếu bạn đang sử dụng điện thoại hệ điều hành iOS, Android, hãy làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng mở ứng dụng Drive trên thiết bị điện thoại của mình, sau đó mở vào file muốn mở quyền truy cập. 

– Bước 2: Tiếp theo, người dùng bấm vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tên file >> chọn danh mục Chia sẻ  hoặc Quản lý quyền truy cập.

– Bước 3: Thực hiện thao tác mở quyền truy cập với 02 cách như sau:

+ Chia sẻ cho một cá nhân hoặc nhiều cá nhân được chọn: Người dùng chọn vào mục Thêm người hoặc nhóm >> gõ địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ file >> sau đó tùy chỉnh quyền chia sẻ Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa >> cuối cùng click vào Gửi.

+ Tùy chỉnh mục Quản lý mọi người và đường liên kết: Tùy chỉnh mục Quản lý quyền truy cập >> chọn vào mục Bị hạn chế trong Quyền truy cập chung >> chọn mục Bất kỳ ai có đường liên kết >> sau đó tùy chỉnh mức độ chia sẻ truy cập bao gồm Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa >> cuối cùng, bạn Sao chép đường liên kết và gửi đi cho mọi người muốn chia sẻ.

Cách mở quyền truy cập Google Drive trên máy tính 

Nếu như bạn đã biết cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại thì thao tác thực hiện cách mở quyền truy cập Google Drive trên thiết bị máy tính cũng có các bước tương tự. Bạn chỉ cần thao tác  thực hiện với các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng truy cập vào ứng dụng Google Drive và chọn vào file muốn mở quyền truy cập.

– Bước 2: Sau đó, bạn bấm chuột phải hoặc dấu ba chấm trên góc phải của giao diện màn hình >> chọn Chia sẻ >> chọn Chia sẻ.

– Bước 3: Lúc này, giao diện màn hình hiển thị cách thức để mở quyền truy cập. Tương tự như thiết bị điện thoại, bạn có 02 cách để thực hiện mở quyền truy cập như sau:

+ Chia sẻ cho một cá nhân hoặc nhiều cá nhân được chọn: Người dùng chọn vào mục Thêm người hoặc nhóm >> gõ địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ file >> sau đó tùy chỉnh quyền chia sẻ Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa >> thêm lời nhắn nếu cần>>  cuối cùng click vào Gửi.

+ Tùy chỉnh mục Quản lý mọi người và đường liên kết: Tùy chỉnh mục Quản lý quyền truy cập >> chọn vào mục Hạn chế trong Quyền truy cập chung >> chọn mục Bất kỳ ai có đường liên kết >> sau đó tùy chỉnh mức độ chia sẻ truy cập bao gồm Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa >> cuối cùng, bạn Sao chép đường liên kết và gửi đi cho mọi người muốn chia sẻ.

Cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại và máy tính khi ai đó yêu cầu

Khi ai đó cố gắng truy cập vào một tệp tin hoặc thư mục trên Google Drive, vì họ không có quyền. Lúc này người chủ sở hữu sẽ nhận được thông báo yêu cầu cấp quyền. Để thực hiện cách mở quyền truy cập Google Drive trên thoại và máy tính khi có yêu cầu, bạn chỉ cần thực hiện một vài thao tác cơ bản.

Cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại khi ai đó yêu cầu

Để thực hiện cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại, bạn cần thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở email thông báo yêu cầu quyền truy cập từ Gmail.

– Bước 2: Giao diện hiển thị, bạn click vào mục tài liệu trên gmail. Lúc này, hệ thống thiết bị điện thoại sẽ chuyển sang giao diện của Google Drive.

– Bước 3: Trong phần vai trò, bạn thực hiện tùy chọn quyền cho người yêu cầu là Người xem, Người nhận xem, Người chỉnh sửa.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn vào phần Chia sẻ là hoàn tất. 

Cách mở quyền truy cập Google Drive trên máy tính khi ai đó yêu cầu

Đối với việc thực hiện mở quyền truy cập Google Drive trên máy tính khi ai đó yêu cầu, bạn cũng thực hiện tương tự. Các bước được hướng dẫn cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào Gmail để mở thông báo người khác yêu cầu.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn click vào tên tài liệu trong ứng dụng Gmail thông báo. Hệ thống chuyển đến Google Drive.

– Bước 3: Bạn tiếp tục thực hiện thao tác mở quyền cho người yêu cầu bằng cách vào tùy chỉnh mục Quản lý quyền truy cập >> chọn vào mục Hạn chế trong Quyền truy cập chung 

– Bước 4: Bạn tiếp tục chọn mục Bất kỳ ai có đường liên kết >> sau đó tùy chỉnh mức độ chia sẻ truy cập bao gồm Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chọn Xong và  người yêu cầu quyền chia sẻ sẽ thấy được file theo từng quyền tùy chỉnh. 

04 Lưu ý khi áp dụng cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại 

Khi thực hiện cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại hay máy tính, người dùng cần lưu ý một số điểm quan trọng như sau: 

• Chọn đúng loại quyền chia sẻ phù hợp 

Google Drive cho phép bạn chọn một trong ba mức quyền chia sẻ Chỉ xem, Nhận xét, Người chỉnh sửa. Vì vậy, bạn cần xác định rõ mục đích chia sẻ để cấp quyền phù hợp. Đặc biệt với những tài liệu quan trọng hoặc mang tính pháp lý, bạn chỉ nên chia sẻ dưới dạng Xem hoặc Nhận xét. 

• Kiểm tra kỹ người nhận trước khi chia sẻ

Trên điện thoại, việc nhập email hoặc chọn người nhận từ danh bạ có thể gây nhầm lẫn nếu không kiểm tra kỹ. Do đó, trước khi bấm Gửi đi thì bạn cần xác nhận lại địa chỉ email và đảm bảo bạn đang chia sẻ đúng file với đúng người. 

• Luôn cập nhật mới nhất ứng dụng Google Drive

Google liên tục cập nhật giao diện và bảo mật cho ứng dụng Drive. Việc sử dụng phiên bản mới nhất sẽ giúp bạn tránh được các lỗi chia sẻ, hiển thị đầy đủ các chức năng và tăng khả năng bảo vệ dữ liệu quan trọng.

• Thường xuyên kiểm tra và thu hồi quyền truy cập không cần thiết

Sau một thời gian sử dụng, tài liệu của bạn có thể có những người đã được cấp quyền nhưng không còn cần thiết. Bạn hãy truy cập vào phần Chia sẻ và kiểm tra danh sách người dùng, thu hồi quyền nếu cần, tránh nguy cơ bị truy cập trái phép. 

Lời kết

Hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ giúp bạn nắm rõ được cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại và máy tính. Từ đó, bạn cũng dễ dàng tối ưu được quá trình làm việc cùng với ứng dụng Google Drive. Và nếu còn bất cứ câu hỏi và thắc mắc gì liên quan đến vấn đề, các bạn đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam để được giải đáp từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777